Hoàn trả chi phí đào tạo nghề: Điều kiện và thủ tục xử lý

Đầu tư phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao là chiến lược trọng tâm của các doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, tình trạng người lao động sau khi hoàn thành khóa đào tạo nâng cao trình độ nghề nghiệp do công ty tài trợ lại đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc trước hạn đang diễn ra ngày càng phổ biến. Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và thu hồi dòng vốn đầu tư đúng quy định, người sử dụng lao động và người lao động cần nắm vững các căn cứ pháp lý, điều kiện và trình tự hoàn trả chi phí đào tạo theo pháp luật lao động hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý xác lập nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo của người lao động

Để yêu cầu một người lao động hoàn trả lại số tiền công ty đã chi trả cho khóa học nghề nghiệp, các bên cần căn cứ vào các quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giáo dục nghề nghiệp.

1.1. Khái niệm chi phí đào tạo nghề theo Bộ luật Lao động 2019

Theo quy định tại khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo nghề bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được cử đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Do đó, không phải mọi khoản tiền công ty chi ra đều mặc nhiên được coi là chi phí đào tạo. Cơ quan tài phán chỉ công nhận những khoản mục có hóa đơn, chứng từ kế toán hợp pháp mang tên doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến nội dung khóa học nghề được thỏa thuận bằng văn bản.

1.2. Những khoản chi phí không được tính vào nghĩa vụ hoàn trả

Thực tiễn giải quyết tranh chấp cho thấy nhiều yêu cầu của doanh nghiệp bị bác bỏ do gộp các khoản chi phí không hợp lệ vào đơn yêu cầu bồi hoàn:

- Các chi phí đào tạo nội bộ thông thường, hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới vào làm việc (Onboarding) do chính cán bộ nhân sự hoặc cấp trên trực tiếp hướng dẫn tại nơi làm việc mà không phát sinh hợp đồng đào tạo và hóa đơn bên ngoài.

- Chi phí tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn kỹ năng ngắn hạn mang tính đại trà cho toàn thể cán bộ công nhân viên công ty mà không cử đích danh người lao động theo diện đào tạo nghề nghiệp nâng cao.

- Các khoản phụ cấp đi lại, phụ cấp dự án phát sinh trong quá trình vừa học vừa làm việc tạo ra doanh thu thực tế cho doanh nghiệp.

2. Các trường hợp người lao động bắt buộc phải hoàn trả chi phí đào tạo

Theo quy định pháp luật hiện hành, nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo của người lao động phát sinh trong 03 trường hợp chính sau đây:

- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật: Căn cứ khoản 3 Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật (như tự ý bỏ việc không lý do chính đáng hoặc vi phạm thời hạn báo trước), họ bắt buộc phải hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.

- Vi phạm cam kết về thời hạn làm việc sau đào tạo: Hai bên đã ký kết Hợp đồng đào tạo nghề và thỏa thuận rõ sau khi học xong, người lao động phải làm việc cho công ty trong một thời hạn nhất định. Nếu người lao động tự ý nghỉ việc trước thời hạn cam kết (dù việc chấm dứt hợp đồng lao động đó có báo trước đúng thời hạn theo Điều 35), người lao động vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn trả chi phí theo hợp đồng đào tạo nghề đã ký.

- Không hoàn thành khóa đào tạo do lỗi chủ quan: Người lao động tự ý bỏ học giữa chừng, bị cơ sở đào tạo đình chỉ hoặc đuổi học do vi phạm quy chế đào tạo, hoặc không đạt chứng chỉ/văn bằng tốt nghiệp như đã cam kết trong hợp đồng đào tạo.

3. Những sai lầm pháp lý khiến doanh nghiệp thất bại khi đòi hoàn trả chi phí đào tạo

Trong thực tế giải quyết tranh chấp tại Tòa án nhân dân, không ít người sử dụng lao động bị bác yêu cầu khởi kiện chỉ vì những thiếu sót về mặt hồ sơ thủ tục ban đầu:

3.1. Không giao kết hợp đồng đào tạo nghề riêng biệt

Nhiều công ty chỉ ghi nhận một câu ngắn gọn trong Hợp đồng lao động hoặc Quyết định cử đi học với nội dung: “Sau khóa học nhân viên cam kết làm việc 03 năm, nếu vi phạm phải bồi thường toàn bộ chi phí”. Theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, hai bên bắt buộc phải ký kết Hợp đồng đào tạo nghề bằng văn bản (lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản) khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề từ kinh phí của người sử dụng lao động. Nếu thiếu hợp đồng này, Tòa án có căn cứ xác định không đủ cơ sở pháp lý ràng buộc nghĩa vụ bồi hoàn của người lao động.

3.2. Thiếu chứng từ kế toán và hóa đơn hợp pháp chứng minh chi phí

Nhiều doanh nghiệp chuyển tiền trực tiếp cho cơ sở đào tạo bằng tài khoản cá nhân của giám đốc, hoặc thanh toán bằng tiền mặt nhưng chỉ lưu giữ biên nhận viết tay không có giá trị pháp lý kế toán. Đến khi tranh chấp xảy ra, người lao động phủ nhận số tiền thực tế và doanh nghiệp không thể chứng minh được dòng tiền hợp pháp đã giải ngân cho khóa học.

3.3. Quy định cam kết thời hạn làm việc bất hợp lý hoặc tự ý cấn trừ lương

Những điều khoản mang tính chất bất tương xứng nghiêm trọng (ví dụ: khóa học chỉ kéo dài 03 ngày với chi phí vài triệu đồng nhưng bắt cam kết làm việc 05 năm) thường bị Hội đồng xét xử đánh giá là thỏa thuận bất bình đẳng, dẫn đến việc bị tuyên vô hiệu. Bên cạnh đó, hành vi giữ giấy tờ cá nhân hoặc tự ý khấu trừ toàn bộ tháng lương cuối cùng của nhân sự khi chưa có sự đồng ý sẽ vi phạm trực tiếp Điều 48 và Điều 102 Bộ luật Lao động 2019.

4. Trình tự, thủ tục doanh nghiệp yêu cầu người lao động hoàn trả chi phí đào tạo

Khi phát sinh hành vi vi phạm cam kết đào tạo nghề, quy trình xử lý và yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo theo đúng trình tự pháp luật gồm 05 bước sau:

4.1. Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng đào tạo nghề

Rà soát hình thức văn bản, thẩm quyền của người đại diện ký kết và đối chiếu các điều khoản trách nhiệm bồi hoàn trong Hợp đồng đào tạo nghề.

4.2. Bước 2: Tập hợp hóa đơn, chứng từ chi phí thực tế

Phân loại và tổng hợp các khoản chi có hóa đơn GTGT hợp lệ, ủy nhiệm chi ngân hàng của doanh nghiệp, bảng lương và chứng từ đóng BHXH trong thời gian người lao động nghỉ làm việc để đi học tập trung.

4.3. Bước 3: Xác định mức độ vi phạm và tính toán số tiền yêu cầu

Đối chiếu thời gian người lao động đã thực tế làm việc sau đào tạo với tổng thời gian cam kết để tính toán số tiền phải hoàn trả theo tỷ lệ khấu trừ tương ứng.

4.4. Bước 4: Phát hành văn bản thông báo và thương lượng

Gửi thông báo yêu cầu thực hiện nghĩa vụ hoàn trả đến người lao động, ấn định thời hạn phản hồi (thường từ 05 – 07 ngày làm việc) và tổ chức buổi làm việc trực tiếp để lập Biên bản thỏa thuận lộ trình thanh toán.

4.5. Bước 5: Hòa giải lao động và khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền

Trường hợp người lao động không hợp tác thanh toán, doanh nghiệp tiến hành thủ tục hòa giải thông qua Hòa giải viên lao động (trừ trường hợp không bắt buộc hòa giải) và nộp hồ sơ khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền để thu hồi chi phí theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.

Trên đây là toàn bộ quy định pháp luật về điều kiện, căn cứ và trình tự yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo nghề. Trường hợp Quý doanh nghiệp đang cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, soạn thảo Hợp đồng đào tạo nghề hoặc đại diện giải quyết tranh chấp thu hồi chi phí đào tạo, vui lòng liên hệ theo các thông tin trên website.

xem thêm:

Văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội: Giải pháp đáng tin cậy

Văn phòng luật sư Hải Phòng uy tín và chuyên nghiệp

Dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên trọn gói tại Y&P