Trong thực tiễn làm nghề, tôi thường xuyên nhận được những yêu cầu tư vấn trong tâm trạng bức xúc từ các Trưởng phòng HR: “Luật sư ơi, nhân viên bên em tự ý nghỉ việc 5 ngày liền không báo một lời, gây đình trệ cả dây chuyền. Em ra quyết định sa thải ngay và giữ lại lương tháng cũ để trừ phạt có đúng luật không?”

Câu trả lời của tôi luôn bắt đầu bằng một sự thật phũ phàng: Người lao động sai rõ ràng về mặt thực tế khi tự ý nghỉ việc, nhưng doanh nghiệp lại rất dễ thua kiện về mặt pháp lý.

Nhiều người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) tin rằng khi nhân viên tự ý nghỉ việc, mình nắm toàn bộ quyền quyết định. Nhưng thực tế lại chứng minh điều ngược lại: Chỉ cần một sơ suất nhỏ trong việc xác định ý chí của người lao động (“NLĐ”) khi họ tự ý nghỉ việc, sai một bước thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động (“HĐLĐ”), quyết định của doanh nghiệp sẽ bị tuyên vô hiệu. Hậu quả là doanh nghiệp không những phải nhận người lao động trở lại làm việc mà còn phải bồi thường số tiền lương, BHXH lên đến hàng trăm triệu đồng.

Vậy làm sao để giải bài toán nhân sự tự ý nghỉ việc một cách nhanh gọn, đúng luật và tối ưu nhất? Dưới góc nhìn của một Luật sư tranh tụng, tôi sẽ phân tích 3 phương án xử lý phổ biến hiện nay đối với hành vi tự ý nghỉ việc để chỉ ra những “bẫy” pháp lý chết người và giải pháp an toàn nhất cho doanh nghiệp.

I. PHÂN TÍCH 3 PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ KHI NGƯỜI LAO ĐỘNG TỰ Ý NGHỈ VIỆC

Khi đối mặt với trường hợp NLĐ tự ý nghỉ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên, NSDLĐ thường nhanh chóng chọn 1 trong 3 phương án dưới đây. Tuy nhiên, nếu không nắm chắc kỹ trị pháp lý, mỗi phương án đều ẩn chứa những “cạm bẫy” khiến doanh nghiệp mất trắng quyền chủ động khi xử lý người lao động tự ý nghỉ việc.

Xử lý lao động tự ý nghỉ việc – Cẩn thận kẻo đúng lại thành sai

1. Phương án 1: Mặc nhiên xem NLĐ “Đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật” – Cái bẫy “Ý chí chủ quan”

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án này khi NLĐ tự ý nghỉ việc vì muốn áp dụng ngay Điều 35 và Điều 40 Bộ luật Lao động (“BLLĐ”) 2019 để buộc NLĐ bồi thường nửa tháng tiền lương, hoàn trả chi phí đào tạo và từ chối trả các khoản trợ cấp.

Các doanh nghiệp thường lầm tưởng rằng “NLĐ tự ý nghỉ việc không báo trước = Đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật”. Nhưng theo hướng dẫn tại Công văn 308/CV-PC của Bộ LĐ-TB&XH, để quy kết một người tự ý nghỉ việc là đơn phương chấm dứt HĐLĐ, doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh “ý chí chủ quan” của NLĐ là chủ động muốn dứt bỏ quan hệ lao động.

Nếu như NLĐ chỉ im lặng tự ý nghỉ việc mà không có đơn xin nghỉ hay văn bản tuyên bố chấm dứt, họ hoàn toàn có thể cãi tại Tòa: “Tôi bị ốm nặng hoặc tôi gặp sự cố đột xuất nên không thể đến làm việc, tôi tự ý nghỉ việc tạm thời chứ không hề có ý định nghỉ việc luôn!”. Lúc này, việc doanh nghiệp tự ý ghi nhận NLĐ tự ý nghỉ việc là đơn phương chấm dứt hợp đồng để cấn trừ lương tháng cũ sẽ bị Tòa tuyên là hành vi vi phạm pháp luật.

2. Phương án 2: Xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức Sa thải – Bẫy rủi ro gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp

Khoản 4 Điều 125 BLLĐ 2019 cho phép sa thải khi NLĐ tự ý nghỉ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày. Đây là phương án “thỏa mãn sự bức xúc” nhất của doanh nghiệp khi nhân viên tự ý nghỉ việc, nhưng lại là con đường chứa đầy chông gai tranh tụng.

Doanh nghiệp thường đưa ra quan điểm để sa thải NLĐ rằng hành vi tự ý nghỉ việc đó “không có lý do chính đáng”. Vậy thế nào là “lý do chính đáng” khi NLĐ tự ý nghỉ việc? Luật liệt kê thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm đau… nhưng trên thực tế, khái niệm này bị co giãn rất rộng tại Tòa. Người lao động hoàn toàn có thể “hợp thức hóa” việc tự ý nghỉ việc bằng một giấy xác nhận khám bệnh thu thập sau đó.

Khi chọn phương án sa thải người lao động tự ý nghỉ việc, doanh nghiệp rất dễ rơi vào hai sai sót lớn về mặt thủ tục theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

Không chứng minh triệt để việc NLĐ tự ý nghỉ việc là “không có lý do chính đáng” trước khi ra quyết định.
Vi phạm quy trình tố tụng nội bộ: Như vi phạm thời hạn thông báo mời họp kỷ luật hành vi tự ý nghỉ việc (phải báo trước 05 ngày làm việc) hoặc thiếu sự tham gia đúng quy chuẩn của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Sa thải người tự ý nghỉ việc được xem như một vụ án hình sự thu nhỏ trong nội bộ doanh nghiệp. Chỉ cần sai một bước về thẩm quyền hay thủ tục gửi thư, doanh nghiệp sẽ thua trắng và phải bồi thường tối thiểu 02 tháng tiền lương cộng toàn bộ lương trong những ngày NLĐ không được làm việc (Điều 41 BLLĐ 2019).

Phương án xử lý khi người lao động tự ý nghỉ việc

3. Phương án 3: NSDLĐ chủ động Đơn phương chấm dứt HĐLĐ – Lựa chọn tối ưu và an toàn

Sự khác biệt cốt lõi giữa Phương án 3 và Phương án 2 nằm ở bản chất pháp lý và gánh nặng thủ tục tố tụng.

Nếu Phương án 2 (Sa thải) là việc doanh nghiệp đóng vai trò như một “cơ quan xét xử” để áp dụng hình thức kỷ luật sa thải với hành vi tự ý nghỉ việc;

Thì Phương án 3 (Đơn phương chấm dứt HĐLĐ) theo Điểm e Khoản 1 Điều 36 BLLĐ 2019 lại là việc doanh nghiệp thực hiện quyền tự quyết để chấm dứt quan hệ lao động khi nhân viên tự ý nghỉ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.

a. Những ưu điểm vượt trội

Miễn nghĩa vụ báo trước: Doanh nghiệp được giải phóng hoàn toàn khỏi nghĩa vụ báo trước theo quy định tại Khoản 3 Điều 37 BLLĐ 2019 khi NLĐ tự ý nghỉ việc. Điều này đồng nghĩa với việc ngay sau khi xác định đủ 05 ngày làm việc liên tục nhân viên tự ý nghỉ việc không lý do, NSDLĐ có thể ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng ngay lập tức mà không phải chờ đợi.
Triệt tiêu thủ tục kỷ luật phức tạp: Doanh nghiệp xử lý trường hợp tự ý nghỉ việc sẽ loại bỏ toàn bộ quy trình họp hành phức tạp. Doanh nghiệp không cần gửi thư mời họp 03 lần, không cần căn giờ trước 05 ngày làm việc, cũng không bắt buộc phải xin ý kiến hay có sự tham gia của Công đoàn. Nhờ đó, rủi ro bị Tòa án tuyên hủy quyết định cho người tự ý nghỉ việc do sai sót thủ tục được hạ xuống mức thấp nhất.

b. Lưu ý về nghĩa vụ chứng cứ

Nhược điểm duy nhất của phương án này nằm ở gánh nặng thu thập chứng cứ ban đầu. Dù không phải mở phiên họp kỷ luật người tự ý nghỉ việc, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ chứng minh người lao động đã tự ý nghỉ việc đủ 05 ngày làm việc liên tục và “không có lý do chính đáng”.

Do đó, NSDLĐ xử lý nhân sự tự ý nghỉ việc bắt buộc phải lưu giữ chặt chẽ bộ hồ sơ gồm:

Bảng chấm công thể hiện NLĐ tự ý nghỉ việc;
Biên bản xác nhận việc NLĐ tự ý nghỉ việc có chữ ký của quản lý trực tiếp và người làm chứng;
Thư bảo đảm hoặc email yêu cầu người lao động chấm dứt việc tự ý nghỉ việc, quay lại làm việc và giải trình lý do.

Đánh giá tổng quan: So với Phương án 2 vốn chứa đựng rủi ro tranh tụng cực kỳ cao, Phương án 3 là giải pháp xử lý NLĐ tự ý nghỉ việc có mức độ rủi ro rất thấp. Phương án này giúp doanh nghiệp vừa giải quyết dứt điểm vị trí của nhân sự tự ý nghỉ việc để tuyển người mới, vừa hạn chế tối đa các “bẫy” pháp lý tại Tòa.

II. NGHĨA VỤ TÀI CHÍNH VÀ THỦ TỤC HẬU CHẤM DỨT HĐLĐ KHI NLĐ TỰ Ý NGHỈ VIỆC

Dù doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý nào khi nhân viên tự ý nghỉ việc, dưới góc độ tố tụng và quản trị rủi ro, NSDLĐ cần đặc biệt tách biệt giữa việc xử lý hành vi tự ý nghỉ việc và nghĩa vụ tài chính hậu chấm dứt.

1. Sai lầm đắt giá: Tự ý khấu trừ hoặc giữ lại tiền lương tháng cũ của người tự ý nghỉ việc

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp tự ý giữ lại toàn bộ tiền lương tháng trước của nhân viên tự ý nghỉ việc để “trừ phạt” hoặc bù đắp thiệt hại vận hành. Đây là một sai lầm pháp lý vô cùng nghiêm trọng khi xử lý người tự ý nghỉ việc.

Theo quy định của pháp luật lao động, tiền lương phát sinh từ những ngày công thực tế người lao động đã làm việc trước khi tự ý nghỉ việc là quyền tài sản độc lập. Doanh nghiệp không có quyền tự đặt ra các khoản phạt tiền hay tự ý cấn trừ lương của người tự ý nghỉ việc. Nếu NSDLĐ cố tình giữ lương, khi phát sinh tranh chấp về việc tự ý nghỉ việc, doanh nghiệp không những bị buộc phải trả đủ tiền lương cộng tiền lãi chậm trả, mà còn đối mặt với nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính.

2. Trách nhiệm thanh toán và chốt sổ BHXH đúng thời hạn

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ với người tự ý nghỉ việc, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan. Doanh nghiệp có nghĩa vụ bắt buộc phải:

Thanh toán dứt điểm tiền lương cho những ngày làm việc thực tế trước khi tự ý nghỉ việc và tiền phép năm chưa nghỉ.
Hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (chốt sổ BHXH/BHTN) và trả lại toàn bộ giấy tờ bản chính cho người tự ý nghỉ việc.

Rủi ro lớn nhất ở giai đoạn này là hành vi “ngâm” sổ BHXH để làm khó người tự ý nghỉ việc. Việc vi phạm thời hạn thanh toán hoặc không chốt sổ BHXH cho người tự ý nghỉ việc đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

III. KẾT LUẬN VÀ LỜI KHUYÊN QUẢN TRỊ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Lời khuyên quản trị dành cho doanh nghiệp khi người lao động tự ý nghỉ việc

Xử lý trường hợp nhân viên tự ý nghỉ việc không phải là cuộc tranh chấp hơn thua với mỗi NLĐ, mà là bài toán tối ưu hóa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

1. Khuyến nghị phương án

Doanh nghiệp hãy ưu tiên áp dụng phương án NSDLĐ chủ động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điểm e Khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 khi nhân sự tự ý nghỉ việc. Phương án này vừa giúp giải phóng vị trí công việc nhanh chóng để tuyển dụng nhân sự mới, vừa triệt tiêu tối đa các bẫy rủi ro về mặt thủ tục xử lý hành vi tự ý nghỉ việc.

2. Khuyến nghị hành động

Lời khuyên quản trị dành cho NSDLĐ để phòng ngừa rủi ro từ việc nhân sự tự ý nghỉ việc là hãy chủ động “phòng bệnh hơn chữa bệnh”:

Chuẩn bị sẵn hệ thống quy chế chấm công chặt chẽ để kịp thời phát hiện nhân sự tự ý nghỉ việc;
Xây dựng mẫu biên bản ghi nhận hành vi tự ý nghỉ việc chuẩn pháp lý;
Ban hành quy trình gửi thông báo giao việc/yêu cầu giải trình khi NLĐ bắt đầu có dấu hiệu tự ý nghỉ việc ngay từ khi ký kết hợp đồng lao động.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hồ sơ chứng cứ ngay từ đầu chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp luôn giữ vững thế chủ động và an toàn tuyệt đối trước mọi nguy cơ khiếu kiện khi xử lý người lao động tự ý nghỉ việc.

Xem thêm:

Dịch vụ luật sư tư vấn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Dịch vụ luật sư tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động uy tín

Dịch Vụ Xử Lý Tranh Chấp Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động