1. Thực trạng phát hành Quyết định nghỉ việc tại nhiều doanh nghiệp

Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp lao động, không ít trường hợp người lao động nhận được Quyết định nghỉ việc có con dấu đỏ của doanh nghiệp nhưng chữ ký của người đại diện theo pháp luật lại là bản photo (chữ ký đen). Cách thức ban hành văn bản này tồn tại ở nhiều doanh nghiệp, khi bộ phận nhân sự nhận được chỉ thị về việc cho người lao động nào đó thôi việc và “tự xử lý” một cái quyết định cho đủ thủ tục. Khi phát sinh khiếu nại hoặc khởi kiện về hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, giá trị của quyết định này được đem ra tranh luận và phân tích.

Điển hình tại một vụ án tranh chấp lao động do YP Law Firm tham gia tố tụng tại Phú Thọ, Công ty TNHH C. đã ban hành Quyết định nghỉ việc số 04/2025 đối với người lao động. Khi bị khởi kiện vì đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái quy định, doanh nghiệp viện lý do bộ phận nhân sự tự ý ghép chữ ký photo của Giám đốc rồi đóng con dấu Công ty vào văn bản. Do đó, doanh nghiệp không thừa nhận giá trị pháp lý của Quyết định nghỉ việc này.

Quyết định nghỉ việc có chữ ký photo

2. Giá trị pháp lý của Quyết định nghỉ việc có chữ ký photo

Trong các vụ tranh chấp lao động, một lập luận thường gặp từ phía doanh nghiệp khi muốn phủ nhận trách nhiệm pháp lý đối với các văn bản bất lợi (như Quyết định nghỉ việc, Quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động) là viện dẫn lý do: “Văn bản có chữ ký photo (chữ ký đen) nên không có giá trị pháp lý” hoặc “Do bộ phận HR tự photo chữ ký của lãnh đạo rồi đóng dấu, người đại diện theo pháp luật không trực tiếp ký”.

Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý và thực tiễn giải quyết tranh chấp tại Tòa án cũng như Viện kiểm sát, lập luận này hoàn toàn không có cơ sở để chấp nhận.

2.1. Quy định của pháp luật về “Bản gốc” - “Bản chính”

Tham chiếu quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (dù áp dụng trực tiếp cho khối cơ quan, tổ chức nhà nước, nhưng logic pháp lý này vẫn được Tòa án vận dụng làm chuẩn mực đánh giá quy trình ban hành văn bản của tổ chức, doanh nghiệp):

Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy (chữ ký tươi). Bản gốc này thông thường chỉ được lập 01 bản và lưu giữ tại văn thư/hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp.

Bản chính văn bản giấy: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức, được tạo ra bằng cách sao chụp (photo) từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, sau đó đóng con dấu đỏ (“dấu tươi”) của pháp nhân lên đó.

Theo đúng quy trình hành chính chuẩn mực, người đại diện theo pháp luật không bao giờ ký tay lên từng văn bản phát hành cho từng cá nhân, đơn vị; mà chỉ ký trên 01 bản gốc. Bản gốc đó được photo thành nhiều bản, và các bản photo có đóng con dấu đỏ (dấu tươi) đều là bản chính có hiệu lực pháp lý hoàn toàn như nhau.

Quyết định nghỉ việc có chữ ký photo là bản chính?

2.2. Khối doanh nghiệp tư nhân và quyền tự quyết quy trình ban hành văn bản

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân, pháp luật lao động và pháp luật doanh nghiệp hiện hành không bắt buộc hoặc giới hạn cụ thể quy trình kỹ thuật trình ký nội bộ. Do đó, việc ban hành văn bản theo quy trình nào thuộc quyền tự quyết và tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp:

Nếu doanh nghiệp lựa chọn cơ chế photo chữ ký của lãnh đạo rồi đóng dấu đỏ của Công ty để phát hành văn bản, thì văn bản đó ngay lập tức phát sinh hiệu lực pháp lý đối với bên nhận/người lao động kể từ thời điểm được ban hành và đóng dấu chính thức.

Doanh nghiệp không thể lấy sự yếu kém, lỏng lẻo trong quy trình quản trị nội bộ hoặc lỗi quản lý con dấu của nhân viên HR/văn thư để làm lý do phủ nhận hiệu lực văn bản đối với người lao động.

2.3. Tư cách pháp nhân và giá trị định đoạt của con dấu đỏ (“dấu tươi”)

Con dấu của doanh nghiệp đại diện cho tư cách pháp nhân và khẳng định tính chính thức của văn bản do doanh nghiệp phát hành.

Khi văn bản đã mang con dấu đỏ thật (“dấu tươi”) của doanh nghiệp, về mặt chứng cứ trước Hội đồng xét xử, văn bản đó được mặc nhiên thừa nhận là biểu lộ ý chí chính thức của pháp nhân.

Việc Tòa án hay Viện kiểm sát đánh giá giá trị chứng cứ của văn bản dựa trên sự hiện diện của con dấu hợp pháp. Nếu con dấu là thật, Tòa án sẽ không xem xét lý do “chữ ký không tươi” để vô hiệu hóa văn bản nhằm giúp doanh nghiệp né tránh nghĩa vụ bồi thường khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

2.4. Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với hành vi của nhân sự nội bộ

Trường hợp doanh nghiệp cho rằng nhân viên HR hay bộ phận văn thư tự ý photo chữ ký và đóng dấu khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc, đây hoàn toàn là quan hệ quản lý nội bộ giữa doanh nghiệp và người lao động đó:

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước người lao động bị chấm dứt hợp đồng về nội dung văn bản đã phát hành ra ngoài.

Sau khi chấp hành nghĩa vụ bồi thường/khôi phục quyền lợi cho người lao động bị chấm dứt hợp đồng trái luật, doanh nghiệp mới có quyền tiến hành xử lý kỷ luật lao động hoặc yêu cầu cá nhân vi phạm (HR/văn thư) bồi thường thiệt hại nội bộ theo quy định của Nội quy lao động và Bộ luật Lao động.

3. Bài học quản trị doanh nghiệp khi ban hành Quyết định nghỉ việc

Từ thực tiễn tranh tụng nêu trên, rủi ro pháp lý lớn nhất của doanh nghiệp không chỉ xuất phát từ việc thiếu căn cứ chấm dứt hợp đồng, mà còn từ sự lỏng lẻo trong quy trình ban hành văn bản và quản lý con dấu nội bộ. Để kiểm soát rủi ro phát sinh từ hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát và thực thi 2 giải pháp quản trị sau:

Bài học quản trị doanh nghiệp khi ban hành Quyết định nghỉ việc

3.1. Chuẩn hóa quy trình trình ký và ban hành Quyết định nghỉ việc

Quy trình ban hành văn bản nhân sự cần được thể chế hóa thành Quy chế nội bộ với các quy định cụ thể:

Phân định rõ thẩm quyền: Quy định cụ thể cá nhân có thẩm quyền ký Quyết định nghỉ việc (thường là Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản). Trường hợp ủy quyền, văn bản ủy quyền phải còn hiệu lực và đăng ký/lưu trữ công khai tại phòng Hành chính - Nhân sự.

Thiết lập cơ chế kiểm soát chéo (Phiếu trình ký): Mọi Quyết định nghỉ việc trước khi trình đại diện pháp luật ký phải đi kèm Phiếu trình ký có đầy đủ chữ ký nháy của: Cán bộ soạn thảo (HR), Trưởng bộ phận Nhân sự và Bộ phận Pháp chế/Cố vấn pháp lý. Việc này đảm bảo nội dung văn bản đã được kiểm tra tính hợp pháp và tính chính xác trước khi ban hành.

Tạo lập mã lưu vết: Mỗi Quyết định nghỉ việc khi phát hành phải được cấp mã số định danh, ghi nhận vào Hệ thống quản lý văn bản đi và lưu giữ 01 bản gốc có chữ ký trực tiếp tại văn thư.

3.2. Siết chặt Quy chế quản lý, sử dụng con dấu pháp nhân

Con dấu là công cụ xác nhận giá trị pháp lý của doanh nghiệp đối với bên thứ ba. Lỗi của nhân viên giữ dấu không giải phóng trách nhiệm pháp lý của pháp nhân. Do đó, doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc quản lý con dấu nghiêm ngặt:

Nguyên tắc đóng dấu trên bản gốc: Bộ phận văn thư/thủ kho dấu tuyệt đối chỉ được đóng con dấu đỏ của Công ty trên văn bản đã có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) của người có thẩm quyền. Trường hợp phát hành bản chính bằng phương pháp nhân bản (photo), văn thư chỉ thực hiện đóng dấu sau khi đối chiếu trực tiếp với bản gốc đã có chữ ký tươi đang lưu trữ tại hồ sơ.

Cấm hành vi tự ý sao chụp chữ ký: Quy định rõ trong Nội quy lao động hành vi tự ý ghép chữ ký photo, chữ ký điện tử chưa được cấp phép hoặc đóng dấu khống là vi phạm kỷ luật lao động mức độ nghiêm trọng, có thể bị xử lý sa thải và yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh.

Lập sổ nhật ký sử dụng con dấu: Mọi lượt đóng con dấu đỏ phải được ghi nhận chi tiết vào Sổ theo dõi sử dụng con dấu (bao gồm: Ngày đóng dấu, tên văn bản, số ký hiệu, số lượng bản đóng dấu, người đề nghị và người ký duyệt).

Xem thêm:

Dịch Vụ Xử Lý Tranh Chấp Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Hết hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn lần 2 mà tiếp tục làm việc

Dịch vụ giải quyết tranh chấp lao động