Làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam 2025

Giới thiệu chung

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, số lượng trẻ em có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam ngày càng tăng. Việc làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài không chỉ giúp bảo đảm quyền lợi hợp pháp của trẻ mà còn là cơ sở quan trọng để trẻ tham gia học tập, chăm sóc y tế, cư trú và nhập quốc tịch.

Hiện nay, thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam 2025 đã được pháp luật quy định cụ thể, tuy nhiên trên thực tế vẫn có nhiều vướng mắc do giấy tờ nước ngoài, vấn đề dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về căn cứ pháp lý, hồ sơ, quy trình và các lưu ý khi thực hiện.

1. Khái niệm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài là giấy tờ hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, ghi nhận sự kiện sinh ra của một cá nhân trong các trường hợp sau:

• Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là người nước ngoài.
• Trẻ em sinh ra tại nước ngoài nhưng cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam và có nhu cầu đăng ký khai sinh tại Việt Nam.
• Trẻ em có cha mẹ đều là công dân Việt Nam nhưng sinh ra ở nước ngoài.

Ở Việt Nam, các trường hợp này thường gặp ở:

• Người dân địa phương đi xuất khẩu lao động, kết hôn với người nước ngoài.
• Gia đình có bố mẹ sống ở nước ngoài nhưng về Việt Nam sinh con.
• Người gốc Việt định cư ở nước ngoài, muốn làm thủ tục khai sinh tại quê hương.

2. Căn cứ pháp lý khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Thủ tục làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài hiện nay được điều chỉnh bởi:

• Luật Hộ tịch 2014.
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
• Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
• Các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (ví dụ Công ước La Hay về hợp pháp hóa lãnh sự).

Việc nắm rõ cơ sở pháp lý giúp công dân tránh tình trạng thiếu giấy tờ hoặc áp dụng sai quy định.

3. Thẩm quyền đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Theo quy định, thẩm quyền được chia như sau: Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (Phòng Tư pháp - Hộ tịch): có thẩm quyền đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài.

Điều này có nghĩa, nếu bạn là người dân đang cư trú ở xã nào, bạn có thể liên hệ với UBND xã đó để được hướng dẫn, giải quyết.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu).

2. Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con nếu có.

3. Giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con:

   - Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có).

   - Giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, con (nếu chưa kết hôn, ví dụ: Giấy xét nghiệm ADN).

4. Giấy tờ tùy thân của cha, mẹ:

   - Hộ chiếu hoặc căn cước công dân của người Việt Nam.

   - Hộ chiếu của người nước ngoài.

5. Văn bản thỏa thuận của cha mẹ lựa chọn quốc tịch cho con theo quy định với trường hợp trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là công dân nước ngoài.

6. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (thẻ tạm trú hoặc xác nhận cư trú).

7. Bản dịch công chứng hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ bằng tiếng nước ngoài.

Lưu ý thực tế tại nhiều địa phương: nhiều hồ sơ bị trả lại do thiếu hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ nước ngoài. Đây là điểm người dân cần đặc biệt quan tâm.

5. Trình tự, thủ tục khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục ở trên. Nếu giấy tờ được cấp tại nước ngoài, cần dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp tại Bộ phận một cửa- Trung tâm hành chính công của UBND cấp xã.
• Người dân có thể đến UBND xã nơi mình cư trú để được cán bộ hộ tịch hướng dẫn trước khi nộp.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý

• Cán bộ tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ.
• Nếu hợp lệ, sẽ nhập thông tin vào Sổ hộ tịch điện tử.
• Trường hợp cần xác minh, cơ quan có thể yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời hạn giải quyết.

Bước 4: Nhận kết quả

• Người dân nhận Giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Trung tâm hành chính công của UBND cấp xã.
• Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo (khoản 4 Điều 29 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

6. Một số tình huống thực tế tại xã Bình Nguyên

Trường hợp 1: Cha là người nước ngoài, mẹ là người Việt Nam

Một gia đình tại thành phố Hà Nội, có mẹ là công dân Việt Nam, cha là người Hàn Quốc. Khi sinh con tại Việt Nam, họ phải đăng ký khai sinh tại UBND xã nơi cư trú. Hồ sơ cần bổ sung: bản dịch công chứng hộ chiếu của cha và giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp 2: Trẻ sinh tại nước ngoài, cha mẹ là người Việt Nam

Một cặp vợ chồng quê ở Việt Nam, sinh con tại Nhật Bản. Họ có giấy khai sinh do Nhật cấp. Khi về Việt Nam, để làm thủ tục nhập hộ khẩu cho con, họ cần đăng ký khai sinh lại tại Việt Nam. Giấy khai sinh Nhật phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Trường hợp 3: Cha mẹ chưa đăng ký kết hôn

Nhiều cặp đôi ở các địa phương có con chung với người nước ngoài nhưng chưa kết hôn. Khi làm khai sinh, cần có văn bản nhận con. Đây là giấy tờ bắt buộc để ghi nhận thông tin cha trong giấy khai sinh.

7. Những lỗi thường gặp khi làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

1. Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ cấp ở nước ngoài.
2. Không dịch công chứng các tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
3. Khai sai thông tin (họ tên, ngày tháng năm sinh của cha hoặc mẹ).
4. Không chứng minh được quan hệ cha - mẹ - con khi chưa đăng ký kết hôn.
5. Nộp sai nơi có thẩm quyền: nhiều người dân nộp trực tiếp tại UBND tỉnh thay vì UBND cấp xã.

8. Dịch vụ hỗ trợ làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Thủ tục khai sinh có yếu tố nước ngoài thường phức tạp, đặc biệt trong khâu dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng minh mối quan hệ cha mẹ - con. Vì vậy, nhiều gia đình đã tìm đến dịch vụ luật sư hoặc văn phòng pháp lý để được hỗ trợ:

• Tư vấn về điều kiện, hồ sơ.
• Hỗ trợ dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Đại diện nộp hồ sơ và nhận kết quả.
• Giải quyết nhanh các vướng mắc khi cha mẹ chưa đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ ở nước ngoài thiếu sót.

Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp người dân tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ.

9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài mất bao lâu?

Trả lời: Theo quy định tại khoản 4 Điều 29 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì thời hạn giải quyết là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, Phòng Tư pháp kiểm tra hồ sơ. Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng quy định pháp luật thì đăng ký theo trình tự, thủ tục quy định tại Khoản 2 Điều 36 của Luật Hộ tịch..

Câu hỏi 2: Có thể làm giấy khai sinh cho con tại xã nơi cư trú không?

Trả lời: Có. Người dân có thể đến UBND xã nơi đăng ký tạm trú hoặc thường trú để được hướng dẫn, giải quyết.

Câu hỏi 3: Nếu cha mẹ chưa kết hôn thì khai sinh cho con thế nào?

Trả lời: Trường hợp này cần làm thủ tục nhận cha, con kết hợp đăng ký khai sinh để được ghi đầy đủ thông tin của cha.

Câu hỏi 4: Có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không?

Trả lời: Có. Tất cả giấy tờ do nước ngoài cấp muốn sử dụng tại Việt Nam đều phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ khi được miễn theo điều ước quốc tế).

Câu hỏi 5: Con sinh ra ở nước ngoài, về Việt Nam có nhập khẩu được không?

Trả lời: Có. Sau khi đăng ký khai sinh lại tại UBND cấp xã, bạn có thể làm thủ tục nhập khẩu cho con bằng cách đăng ký thay đổi thông tin cư trú tại xã nơi cư trú.

Kết luận

Thủ tục làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam 2025 là bước quan trọng để trẻ em có đầy đủ quyền lợi hợp pháp. Người dân cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đặc biệt là giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự.

Việc tuân thủ đúng pháp luật không chỉ giúp trẻ có giấy tờ hợp lệ mà còn là nền tảng cho các quyền lợi trong học tập, y tế, cư trú và quốc tịch sau này. Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, gia đình có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ luật sư hỗ trợ thủ tục hộ tịch.

Xem thêm: Thủ tục làm giấy khai sinh cho con và những lưu ý năm 2025