Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân, do vậy, Điều 3 Nghị định số 122/2020/NĐ-CP đưa ra 3 nguyên tắc phối hợp, liên thông giữa các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể:
1. Cơ quan đăng ký kinh doanh là cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
2. Việc phối hợp, liên thông giữa các cơ quan quản lý nhà nước quy định tại các Điều 5, 6, 7 và 8 Nghị định số 122/2020/NĐ-CP được thực hiện qua phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
3. Cơ quan quản lý nhà nước về lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, các thông tin về đăng ký doanh nghiệp đã được chia sẻ từ cơ quan đăng ký kinh doanh trừ tên, mã số doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện khi thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan.
Quy trình phối hợp, liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan bảo hiểm xã hội
Theo Điều 5 Nghị định này, sau khi cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ quan đăng ký kinh doanh chia sẻ thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và thông tin về tổng số lao động dự kiến, ngành, nghề kinh doanh, phương thức đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Đáng lưu ý, mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội
Quy trình phối hợp, liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý nhà nước về lao động:
Theo quy định mới tại Nghị định số 122/2020/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh chia sẻ thông tin về tên, mã số, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, ngành, nghề kinh doanh chính và tổng số lao động dự kiến của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện được thành lập trên địa bàn cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp) nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để phục vụ quản lý nhà nước về lao động.
Quy trình phối hợp, liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế trong đăng ký sử dụng hóa đơn:
Căn cứ Điều 7 Nghị định số 122/2020/NĐ-CP, trường hợp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đã hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải chia sẻ thông tin đăng ký thành lập của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, chi nhánh cho cơ quan thuế.
Trên cơ sở thông tin do cơ quan thuế phản hồi, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và Thông báo về cơ quan thuế quản lý cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Về phía doanh nghiệp, chi nhánh, nhóm đối tượng này có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện về việc sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Phối hợp, liên thông giữa cơ quan quản lý nhà nước về lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội
Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam có trách nhiệm chia sẻ thông tin về tình hình thay đổi và tăng, giảm lao động của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cho Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua cổng Dịch vụ công quốc gia. Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thống nhất nội dung chia sẻ thông tin nêu tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.
Các thay đổi trên bắt đầu từ 15/10/2020
Ngoài ra, Nghị định số 122/2020/NĐ-CP nêu rõ, sau khi thành lập, trường hợp thay đổi các thông tin có liên quan, doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện đăng ký hoặc thông báo thay đối với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.