Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập sâu rộng và sự biến đổi không ngừng của hệ thống pháp luật Việt Nam, rủi ro pháp lý đã trở thành một trong những “tử huyệt” có thể đánh sập một doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng bất cứ lúc nào. Từ những tranh chấp hợp đồng thương mại, rắc rối trong quan hệ lao động, cho đến các chế tài xử phạt hành chính do thiếu hiểu biết về quy định chuyên ngành… tất cả đều là những “cái bẫy” vô hình.

Trước thực tế đó, mô hình Pháp chế thuê ngoài nổi lên như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp sở hữu một “lá chắn thép” với chi phí hợp lý. Vậy cụ thể, một đơn vị pháp chế thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ làm những gì? Phạm vi công việc bao phủ đến đâu?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết Phạm vi tư vấn dịch vụ pháp chế thuê ngoài để bạn đọc có cái nhìn tổng quan hơn về dịch vụ này.

1. Tại sao doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi tư vấn dịch vụ pháp chế thuê ngoài?

Trong tư duy quản trị truyền thống, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng thuê luật sư chỉ là giải pháp tình thế, chỉ cần thiết khi công ty vướng vào tranh chấp, kiện tụng hoặc đòi nợ khó đòi. Cách tiếp cận “đau đâu chữa đó” này khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động và thường phải trả cái giá rất đắt cho những sai sót lẽ ra có thể ngăn chặn từ đầu.

Ngược lại, tư duy pháp lý hiện đại mà Y&P Law Firm theo đuổi đặt trọng tâm vào Pháp luật phòng ngừa. Giống như y học dự phòng, việc thiết lập một “hàng rào bảo vệ” ngay từ khi doanh nghiệp vận hành quan trọng hơn nhiều so với việc đi xử lý khủng hoảng. Để làm được điều này, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải xác định rõ phạm vi tư vấn. Điều này không chỉ là một thủ tục hợp đồng, mà là một chiến lược quản trị mang lại 03 lợi ích cốt lõi:

1.1. Tối ưu hóa ngân sách và Phân bổ nguồn lực thông minh

Bài toán kinh tế luôn là ưu tiên hàng đầu. Khi phạm vi công việc không rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào hai trạng thái: hoặc là trả tiền cho những việc không đáng, hoặc là phát sinh chi phí “ẩn” khổng lồ.

Dịch vụ pháp chế thuê ngoài tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Loại bỏ lãng phí: Việc xác định rõ phạm vi giúp doanh nghiệp phân tách rạch ròi giữa công việc hành chính đơn thuần (soạn công văn thường, lưu trữ hồ sơ…) và công việc đòi hỏi chuyên môn pháp lý cao (thẩm định hợp đồng, tư vấn chiến lược). Bạn không nên trả phí dịch vụ chuyên gia pháp lý chỉ để làm những việc mà nhân viên hành chính có thể đảm nhận.
Kiểm soát dòng tiền: Một phạm vi rõ ràng đi kèm với một mức phí cố định giúp chủ doanh nghiệp hoạch định chính xác ngân sách năm, tránh tình trạng “sốc chi phí” khi nhận báo giá phát sinh từng vụ việc lẻ tẻ.

1.2. Không bỏ sót “khoảng trắng” rủi ro

Rủi ro pháp lý thường ẩn nấp ở những nơi doanh nghiệp ít ngờ tới nhất – chúng tôi gọi đó là những “khoảng trắng”. Nếu chỉ ký hợp đồng thuê ngoài chung chung như “tư vấn pháp luật thường xuyên”, rất dễ xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc”.

Rà soát toàn diện: Khi phạm vi được quy định chi tiết (ví dụ: bao gồm cả rà soát tuân thủ nội bộ, bảo vệ dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ…), đơn vị tư vấn buộc phải có trách nhiệm “quét” qua mọi ngóc ngách hoạt động của doanh nghiệp.
Bịt kín lỗ hổng: Đảm bảo rằng không chỉ các hợp đồng kinh tế lớn được xem xét, mà cả những quy trình nhỏ như quy chế lương thưởng, quy trình kỷ luật lao động hay bảo mật thông tin cũng được rà soát. Chính những chi tiết nhỏ bị bỏ sót này thường là nguyên nhân dẫn đến các án phạt hành chính hoặc thua kiện lao động sau này.

1.3. Cơ sở để Đo lường hiệu quả (KPIs) và Quản trị mục tiêu

Làm sao để biết luật sư thuê ngoài có làm tốt hay không nếu không có thước đo? Việc xác định phạm vi dịch vụ chính là cơ sở để thiết lập hệ thống KPI đánh giá năng lực đối tác:

Định lượng công việc: Dựa trên phạm vi đã chốt, doanh nghiệp có thể đo lường khối lượng văn bản đã soạn thảo, số giờ tư vấn đã sử dụng.
Cam kết chất lượng: Phạm vi công việc rõ ràng thường đi kèm với cam kết về thời gian phản hồi. Ví dụ: Hợp đồng quy định rõ việc rà soát hợp đồng dưới 5 trang phải hoàn thành trong 24h. Đây là thước đo khách quan nhất để đánh giá sự chuyên nghiệp và tốc độ của đơn vị dịch vụ.

1.4. Thiết lập ranh giới trách nhiệm và Phối hợp nhịp nhàng

Cuối cùng, việc rõ ràng về phạm vi giúp định hình mối quan hệ hợp tác. Nó trả lời cho câu hỏi: “Việc này là của ai?”.

Nhân sự nội bộ của doanh nghiệp biết rõ khi nào cần chuyển hồ sơ cho đơn vị cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài và khi nào họ cần tự xử lý.
Tránh xung đột quy trình hoặc sự đùn đẩy trách nhiệm khi sự cố xảy ra. Một phạm vi rõ ràng tạo nên một guồng máy vận hành trơn tru, nơi pháp chế thuê ngoài hoạt động như một mảnh ghép vừa vặn hoàn hảo vào bộ máy của doanh nghiệp, chứ không phải một bộ phận tách rời xa lạ.

2. Phạm vi tư vấn dịch vụ pháp chế thuê ngoài tại Y&P Law Firm

Tại Y&P Law Firm, chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp ở quy mô khác nhau sẽ đối mặt với những thách thức pháp lý khác nhau. Do đó, chúng tôi thiết kế các gói giải pháp linh hoạt (Basic, Pro, VIP, Super VIP) nhằm “may đo” chính xác theo nhu cầu thực tế của Quý Khách hàng.

Dưới đây là 04 trụ cột dịch vụ chính mà Y&P cung cấp cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài của chúng tôi để bảo vệ toàn diện cho doanh nghiệp:

2.1. Tư vấn Quản trị & Tuân thủ Doanh nghiệp

Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định từ bên trong. Tùy thuộc vào gói dịch vụ, Y&P sẽ tham gia từ mức độ rà soát cơ bản đến trực tiếp đại diện thực hiện thủ tục.

Dịch vụ pháp chế thuê ngoài tư vấn quản trị doanh nghiệp

Cập nhật Bản tin pháp lý:

Cung cấp bản tin pháp lý định kỳ hàng tháng để cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) mới nhất liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Điểm khác biệt: Không chỉ gửi văn bản, chúng tôi đánh giá tác động của quy định mới đến hoạt động cụ thể của Doanh nghiệp để giúp Doanh nghiệp có phương án điều chỉnh kịp thời (Áp dụng từ gói Pro).

Tổ chức & Tái cấu trúc Doanh nghiệp:

Tư vấn điều kiện, trình tự thủ tục thay đổi Đăng ký kinh doanh (ĐKKD), lập và điều chỉnh Dự án đầu tư.
Quyền lợi cao cấp:

Miễn phí dịch vụ với thủ tục cơ bản hoặc giảm phí sâu cho thủ tục phức tạp (Gói VIP/Super VIP).

Trực tiếp đại diện Doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước; hoặc “cầm tay chỉ việc” hướng dẫn nhân sự nội bộ thực hiện (Gói Super VIP).

Kiện toàn hệ thống văn bản quản trị nội bộ:

Rà soát rủi ro pháp lý trên nền tảng các văn bản, tài liệu Doanh nghiệp đang sử dụng.
Xây dựng mới hệ thống biểu mẫu, quy chế quản lý nội bộ.

- Gói Pro: Xây dựng tài liệu thiết yếu (< 5 trang).

- Gói VIP/Super VIP: Xây dựng tài liệu chuyên sâu, không giới hạn số trang.

Song ngữ: Hỗ trợ soạn thảo tài liệu Song ngữ (Anh – Việt) phục vụ doanh nghiệp FDI hoặc đối tác nước ngoài (Gói VIP/Super VIP).

2.2. Tư vấn Hoạt động Kinh doanh & Thương mại

Trong mảng này, Y&P đóng vai trò là “người gác cổng” cho các giao dịch, đảm bảo an toàn dòng tiền và lợi ích thương mại cho khách hàng cụ thể như sau:

Quản trị Hợp đồng & Thỏa thuận thương mại:

Rà soát, chỉnh sửa các hợp đồng đầu vào/đầu ra trên cơ sở dự thảo có sẵn.
Thiết kế và soạn thảo mới các loại hợp đồng từ thông dụng đến chuyên sâu, phù hợp với mô hình kinh doanh đặc thù của từng khách hàng.

Làm việc với Đối tác & Cơ quan Nhà nước:

Rà soát tính pháp lý của các Công văn, văn bản hành chính trước khi phát hành.

Trực tiếp soạn thảo văn bản phản hồi, công văn giải trình kiến nghị.
Đặc quyền Super VIP: Luật sư Y&P trực tiếp đại diện Doanh nghiệp tham gia các buổi họp, làm việc, giải trình với Đối tác và Cơ quan chức năng để bảo vệ quyền lợi tối đa.

Giải quyết tranh chấp (Giai đoạn tiền tố tụng):

Tư vấn chiến lược hòa giải, thương lượng nhằm giảm thiểu thiệt hại và duy trì quan hệ đối tác.
Soạn thảo Thư cảnh báo, Công văn đòi nợ hoặc văn bản pháp lý trao đổi giữa các bên (Gói VIP).
Trực chiến: Luật sư trực tiếp tham gia đàm phán trên bàn thương lượng theo phạm vi đại diện ủy quyền (Gói Super VIP).

2.3. Quản trị Lao động & EHS

Con người là tài sản lớn nhất nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất. Y&P hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế.

Tư vấn Nhân sự (HR) - EHS (Môi trường, An toàn) - Tài chính:

Giải đáp nhanh các vướng mắc pháp lý phát sinh hàng ngày.

Xây dựng hệ thống biểu mẫu chuyên sâu: Quy trình tuyển dụng, Hệ thống đánh giá KPI, Quy trình An toàn lao động…
Hỗ trợ soạn thảo tài liệu Song ngữ Anh - Việt (Gói VIP).
Hướng dẫn trực tiếp cách thức triển khai quy trình tại doanh nghiệp (Gói Super VIP).

Quan hệ Lao động & Xử lý kỷ luật:

Tư vấn trình tự xử lý kỷ luật lao động “đúng luật”, giải quyết khiếu nại, tố cáo và các thủ tục thôi việc/sa thải an toàn.
Tư vấn lộ trình đào tạo nhận thức pháp luật cho nhân viên.
Đào tạo In-house: Tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp tại doanh nghiệp về các chủ đề nóng (Luật Lao động, Thuế TNCN, Bảo mật thông tin…) với tần suất 1-3 nội dung/năm (Tùy gói VIP/Super VIP).

2.4. Đào tạo & tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, việc tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải tốt về “Sản phẩm” mà còn phải chuẩn về “Hệ thống”. Các tiêu chuẩn về Lao động, Đạo đức kinh doanh và Môi trường đang trở thành những hàng rào kỹ thuật then chốt.

Dịch vụ Tuân thủ Tiêu chuẩn Quốc tế của Y&P Law Firm được thiết kế đặc thù để giúp doanh nghiệp “vượt rào” thành công, đáp ứng các yêu cầu khắt khe (Audit) từ các đối tác lớn như Samsung, Apple, Nike, Walmart…

Nội dung tư vấn: Liêm chính doanh nghiệp; Phòng chống Quấy rối tình dục (QRTD); Bộ quy tắc ứng xử RBA (RBA Code of Conduct).

Phạm vi thực hiện:

Rà soát, chỉnh sửa tài liệu tuân thủ có sẵn.
Xây dựng tài liệu còn thiếu và hướng dẫn đào tạo (Gói Pro).
Cung cấp tài liệu Song ngữ và Đào tạo 01 nội dung/năm (Gói VIP).
Kiểm toán nội bộ: Thực hiện soát xét trực tiếp (Audit) 01 buổi tại trụ sở Doanh nghiệp và Đào tạo 02 nội dung/năm (Gói Super VIP).

3. Giới hạn phạm vi tư vấn dịch vụ pháp chế thuê ngoài tại Y&P Law Firm

Để đảm bảo sự minh bạch về tài chính và trách nhiệm, Y&P Law Firm cũng xác định rõ các hạng mục công việc không nằm trong phạm vi của các gói Pháp chế thuê ngoài tiêu chuẩn (trừ khi có thỏa thuận riêng):

Lệ phí nhà nước và chi phí bên thứ ba: Phí dịch vụ pháp chế thuê ngoài là chi phí được trả cho chất xám của Luật sư. Các khoản lệ phí cấp phép nhà nước, phí công chứng, phí dịch thuật, phí giám định… sẽ do Doanh nghiệp chi trả trực tiếp theo hóa đơn thực tế phát sinh theo vụ việc của Khách hàng.
Tham gia tố tụng tại Tòa án/Trọng tài: Việc Luật sư tham gia tranh tụng tại phiên tòa (với tư cách Luật sư bảo vệ hoặc Người đại diện theo ủy quyền) là một quy trình tố tụng độc lập, phức tạp và kéo dài. Do đó, hạng mục này thường được tách thành một vụ việc riêng biệt với mức phí ưu đãi giảm từ 10-50% cho khách hàng đang sử dụng dịch vụ thuê ngoài tùy theo từng gói dịch vụ.
Các dịch vụ khác: Các công việc thuần túy về kế toán, kiểm toán tài chính, hoặc môi giới thương mại không thuộc phạm vi tư vấn của Y&P (tuy nhiên, chúng tôi có thể giới thiệu các đối tác tin cậy trong mạng lưới liên kết cho Khách hàng).

4. Kết luận

Trong kỷ nguyên kinh doanh hiện đại, việc sử dụng dịch vụ pháp chế thuê ngoài không còn là xu hướng mà là một chiến lược cạnh tranh thông minh. Một doanh nghiệp muốn đi nhanh và đi xa cần một hệ thống quản trị rủi ro vững chắc làm bệ phóng.

Với phạm vi cung cấp dịch vụ toàn diện từ quản trị nội bộ, hợp đồng, lao động đến giải quyết tranh chấp, cùng quy trình kiểm soát chất lượng 5 bước nghiêm ngặt, Y&P Law Firm tự hào là người đồng hành tin cậy, giúp doanh nghiệp Việt Nam vững vàng trước mọi sóng gió pháp lý.

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng trang bị “lá chắn thép” cho mình chưa? Hãy để Y&P Law Firm gánh vác nỗi lo pháp lý, để bạn toàn tâm toàn ý chèo lái con thuyền doanh nghiệp vươn ra biển lớn.

Xem thêm về dịch vụ pháp chế thuê ngoài tại: Dịch vụ pháp chế thuê ngoài - Lợi ích tối đa, chi phí tối thiểu