Quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài chuyên nghiệp

Trong kỷ nguyên kinh tế biến động, việc sở hữu một “lá chắn pháp lý” vững chắc là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, thay vì duy trì một phòng pháp chế nội bộ tốn kém, nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng sang dịch vụ pháp chế thuê ngoài.

1. Hiểu rõ về quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài có quan trọng không?

Sự khác biệt giữa một đơn vị tư vấn hời hợt và một đối tác pháp lý chuyên nghiệp nằm ở tính hệ thống. Khi doanh nghiệp nắm vững quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài, họ không còn rơi vào thế bị động “đợi Luật sư” mà hoàn toàn làm chủ được thời gian của mình.

Một quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi được tiến độ công việc của Luật sư: Thay vì chỉ nhận kết quả cuối cùng, doanh nghiệp có thể giám sát từng điểm chạm, từ lúc tiếp nhận yêu cầu, nghiên cứu hồ sơ đến khi đưa ra giải pháp thực thi.

• Tối ưu hóa thời gian phản hồi: Quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài rõ ràng, minh bạch sẽ giúp xác lập các mốc thời gian cam kết. Doanh nghiệp biết chính xác khi nào một hợp đồng được rà soát xong hay một vấn đề tư vấn có kết quả, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp không bị đình trệ kế hoạch sản xuất kinh doanh.

• Kiểm soát chi phí dựa trên hiệu quả thực tế: Minh bạch hóa các hạng mục công việc giúp doanh nghiệp đánh giá được giá trị của số tiền bỏ ra so với khối lượng tư vấn nhận được, tránh các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

• Quản trị rủi ro từ sớm: Quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài chuẩn sẽ cho phép Luật sư tiếp cận thông tin một cách hệ thống, từ đó phát hiện các “điểm mù” pháp lý trước khi chúng trở thành tranh chấp thực tế.

• Xây dựng kho lưu trữ dữ liệu pháp lý: Một quy trình chuyên nghiệp luôn đi kèm với việc bàn giao và lưu trữ hồ sơ khoa học, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hoặc bàn giao khi có sự thay đổi về nhân sự cấp cao.

Như vậy, trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật, dịch vụ pháp chế thuê ngoài không còn đơn thuần là giải pháp “chữa cháy” khi phát sinh rủi ro, mà cần được nhìn nhận như một phần trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi của dịch vụ này không nằm ở số lượng ý kiến tư vấn, mà ở cách thức dịch vụ được triển khai một cách bài bản, có quy trình và có khả năng đo lường hiệu quả.

Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài có quy trình chuyên nghiệp, doanh nghiệp không chỉ nhận được sự hỗ trợ pháp lý, mà còn có được một đối tác đồng hành chiến lược, giúp dự báo rủi ro, tối ưu quyết định kinh doanh và bảo vệ lợi ích dài hạn. Ngược lại, việc thiếu một quy trình rõ ràng sẽ khiến dịch vụ pháp lý trở nên rời rạc, bị động và khó kiểm soát.

2. Giới thiệu về quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài chuyên nghiệp của Y&P Law Firm

2.1. Quy trình tiêu chuẩn

Tại Youth & Partners, chất lượng tư vấn không chỉ đến từ kiến thức, mà còn từ một quy trình kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt qua 5 bước “tinh lọc” như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu tư vấn

Tại Y&P Law Firm, chúng tôi sẽ có đội ngũ chuyên viên pháp lý túc trực các nền tảng mạng xã hội như Zalo, Email để tiếp nhận yêu cầu tư vấn của Khách hàng 24/7. Do đó, mọi yêu cầu tư vấn của Khách hàng sẽ được Y&P Law Firm tiếp nhận một cách nhanh chóng, kịp thời.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu tư vấn, các Luật sư trưởng phòng của Y&P sẽ nhanh chóng bóc tách bản chất sự việc, đảm bảo thấu hiểu bối cảnh kinh doanh và yêu cầu tư vấn của khách hàng ngay từ bước đầu tiên.

Bước 2: Phân tích chuyên sâu và Xây dựng giải pháp sơ bộ

Sau khi định vị được vấn đề, nhóm chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiên cứu và phân tích chuyên sâu vấn đề pháp lý của Khách hàng. Tại đây, chúng tôi không chỉ tìm câu trả lời “đúng” mà còn xây dựng những phương án xử lý có tính khả thi cao, phù hợp với nguồn lực thực tế của đơn vị.

Bước 3: Luật sư trung cấp rà soát kết quả tư vấn

Để đảm bảo tính đa chiều, các dự thảo giải pháp từ chuyên viên sẽ được chuyển tới đội ngũ Luật sư trung cấp rà soát. Tại bước này, các vấn đề pháp lý của Khách hàng sẽ được đối chiếu lại về mặt kỹ thuật, chỉnh sửa các chi tiết chuyên môn và bổ sung các phương án dự phòng nhằm gia cố độ an toàn cho khách hàng.

Bước 4: Luật sư trưởng phòng thẩm định và phê duyệt cuối cùng

Trước khi gửi kết quả tư vấn chính thức cho Khách hàng, kết quả tư vấn do Luật sư trung cấp rà soát sẽ được Luật sư Trưởng phòng rà soát lại. Với tư duy pháp lý chiến lược cùng kinh nghiệm thực tiễn chuyên sâu, Luật sư trưởng phòng của Y&P sẽ hoàn thiện báo cáo dựa trên góc nhìn toàn diện: vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa lợi ích kinh tế và chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp.

Bước 5: Phát hành Báo cáo pháp lý cho Khách hàng

Sau khi Luật sư trưởng phòng rà soát, Kết quả cuối cùng sẽ được gửi đến khách hàng là một bản Báo cáo pháp lý chính thức một cách mạch lạc, chi tiết qua Email/Zalo.

Tại Y&P Law Firm, chúng tôi quan niệm rằng “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Việc áp dụng quy trình kiểm soát qua 3 cấp độ nhân sự (Chuyên viên - Luật sư trung cấp - Luật sư trưởng phòng) có thể tốn nhiều công sức nội bộ hơn, nhưng giúp đảm bảo giải pháp đưa ra là tối ưu về mặt chi phí và chiến lược cho Khách hàng. Với quy trình này, Khách hàng nhận được không chỉ là một văn bản tư vấn luật, mà còn là một giải pháp quản trị rủi ro toàn diện đã được thẩm định kỹ lưỡng.

2.2. Thời gian phản hồi yêu cầu tư vấn

Để đảm bảo chất lượng tư vấn tốt nhất thông qua quy trình kiểm soát nhiều bước, Y&P Law Firm thiết lập khung thời gian phản hồi tiêu chuẩn và cơ chế ưu tiên như sau:

• Thời gian phản hồi tiêu chuẩn: Đối với các yêu cầu tư vấn thông thường, Y&P sẽ gửi kết quả tư vấn trong vòng 03 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ thông tin và hồ sơ từ Khách hàng. Khoảng thời gian này là cần thiết để các Luật sư thực hiện nghiên cứu, đối chiếu quy định và rà soát chéo nội bộ.

• Cơ chế phản hồi hỏa tốc trong ngày: Chúng tôi hiểu rằng trong kinh doanh, nhiều tình huống khẩn cấp đòi hỏi sự phản ứng ngay lập tức. Do đó, với từng gói dịch vụ, Khách hàng sẽ được cấp một “Quỹ thời gian ưu tiên”. Các yêu cầu sử dụng quỹ này sẽ được Y&P ưu tiên xử lý “Hỏa tốc” (trong ngày hoặc trong vòng 24h) mà không phải chờ theo quy trình tiêu chuẩn.

Cụ thể, định mức số giờ tư vấn gấp trong ngày với từng gói dịch vụ như sau:

• Gói Pro: Áp dụng thời gian tiêu chuẩn tư vấn gấp là 03 giờ/ngày.
• Gói VIP: Áp dụng thời gian tiêu chuẩn tư vấn gấp là 10 giờ/ngày.
• Gói Super Vip: Áp dụng thời gian tiêu chuẩn tư vấn gấp là 15 giờ/ngày.

2.3. Phương thức quản trị số giờ tư vấn cho Khách hàng

Tại Y&P Law Firm, với từng gói dịch vụ khác nhau thì Khách hàng sẽ được sử dụng số giờ tư vấn tương ứng với từng gói.

Ví dụ:

Gói basic: 7 triệu/tháng tương ứng với 10 giờ tư vấn/tháng

Gói Vip: 15 triệu/tháng tương ứng với 40 giờ tư vấn/tháng

Xem thêm về: Chi phí dịch vụ pháp chế thuê ngoài cho doanh nghiệp.

Tại Y&P Law Firm, chúng tôi hiểu rằng “thời gian” trong dịch vụ pháp lý là một khái niệm trừu tượng. Để Khách hàng có thể dễ dàng hình dung và kiểm soát chi phí, Y&P đã tiêu chuẩn hóa quy trình tính phí dựa trên khối lượng công việc thực tế (số lượng từ). Cách tính này được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên năng suất làm việc tiêu chuẩn của luật sư chuyên nghiệp, đảm bảo sự công bằng và hợp lý nhất.

Công thức quy đổi thời gian tư vấn được áp dụng như sau:

- Email tư vấn hoặc Thư tư vấn hoặc Tài liệu soạn thảo: 500 từ tương ứng với 1 giờ;

- Tài liệu cần rà soát, kiểm tra tính pháp lý, review: 2000 từ tương ứng với 01 giờ;

Tại Y&P, chúng tôi hiểu rằng việc kiểm soát chi phí pháp lý là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Do đó, nhằm giúp khách hàng quản lý ngân sách hiệu quả và tránh phát sinh các khoản phí vượt định mức không mong muốn, chúng tôi áp dụng “Cơ chế cảnh báo sớm”. Theo đó:

• Y&P sẽ chủ động cập nhật định kỳ tổng thời gian đã sử dụng trong tháng.

• Đặc biệt, khi thời lượng tư vấn chạm ngưỡng 80% hạn mức gói, chúng tôi sẽ gửi thông báo chính thức. Việc này giúp Quý Khách hàng có đủ thông tin để cân nhắc, điều phối các yêu cầu pháp lý còn lại hoặc quyết định các phương án ưu tiên phù hợp cho phần thời gian cuối tháng.

3. So sánh hiệu quả Quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài của Y&P Law Firm so với các phương án khác

Để cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả của dịch vụ pháp chế thuê ngoài, chúng tôi xin đưa ra bảng tham chiếu so sánh giữa quy trình chuẩn mực tại Y&P Law Firm với hai mô hình truyền thống: Pháp chế nội bộ (In-house Counsel) và Dịch vụ pháp lý vụ việc như sau:

Doanh nghiệp của bạn đã có lá chắn pháp lý chưa? Hãy để Youth & Partners trở thành bộ phận pháp chế chuyên nghiệp, tận tâm và hiệu quả của bạn.

Tại Youth & Partners (Y&P), chúng tôi không chỉ cung cấp giải pháp, chúng tôi cung cấp một quy trình vận hành chuẩn mực để đảm bảo mọi rủi ro của doanh nghiệp đều được kiểm soát từ xa.

Xem thêm chi tiết về Dịch vụ pháp chế thuê ngoài: Phạm vi tư vấn dịch vụ pháp chế thuê ngoài cho doanh nghiệp