Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 2026

Trong bối cảnh doanh nghiệp FDI tiếp tục mở rộng hoạt động tại Việt Nam, nhu cầu xin giấy phép lao động cho người nước ngoài ngày càng tăng, đặc biệt đối với các vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Đối với doanh nghiệp Nhật Bản, việc cử chuyên gia, kỹ sư, quản lý hoặc nhân sự nội bộ sang Việt Nam làm việc là nhu cầu phổ biến. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp người Nhật làm việc tại Việt Nam đều đương nhiên được miễn giấy phép lao động.

Vì vậy, trước khi sử dụng nhân sự nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định rõ người lao động thuộc diện phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, thuộc diện không phải xin giấy phép nhưng phải xin giấy xác nhận, hay chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo. Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xử phạt, bảo đảm kế hoạch nhân sự và thuận lợi hơn trong quá trình xin visa, thẻ tạm trú hoặc giải trình với cơ quan quản lý lao động.

1. Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?

1.1. Cách hiểu về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một vị trí, thời hạn, địa điểm và cho một người sử dụng lao động cụ thể. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh việc sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định pháp luật.

Trên thực tế, giấy phép lao động thường được yêu cầu đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các vị trí như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Mỗi vị trí sẽ có yêu cầu riêng về hồ sơ, kinh nghiệm, bằng cấp, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn.

Đối với doanh nghiệp Nhật Bản, giấy phép lao động cho người nước ngoài thường phát sinh khi công ty mẹ tại Nhật cử chuyên gia sang Việt Nam hỗ trợ kỹ thuật, điều hành nhà máy, quản lý dự án, đào tạo nhân sự hoặc tham gia vận hành công ty con tại Việt Nam.

1.2. Vì sao doanh nghiệp cần xin giấy phép lao động đúng quy định?

Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là nghĩa vụ tuân thủ quan trọng của doanh nghiệp. Nếu người nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhưng không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong trường hợp phải có, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến hồ sơ nhân sự.

Ngoài ra, giấy phép lao động còn liên quan trực tiếp đến visa, thẻ tạm trú, hợp đồng lao động, bổ nhiệm nội bộ, nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và việc quản lý người lao động nước ngoài trong quá trình thanh tra lao động. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem thủ tục này là một phần của hệ thống quản trị nhân sự, thay vì chỉ xử lý khi người lao động chuẩn bị nhập cảnh hoặc bắt đầu làm việc.

1.3. Người Nhật làm việc tại Việt Nam có bắt buộc phải xin giấy phép lao động không?

Người Nhật làm việc tại Việt Nam không mặc nhiên được miễn giấy phép lao động chỉ vì có quốc tịch Nhật Bản. Việc có phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hay không phụ thuộc vào vị trí công việc, thời gian làm việc, hình thức làm việc, quan hệ với doanh nghiệp tại Việt Nam và việc người lao động có thuộc một trong các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định hay không.

Ví dụ, một chuyên gia Nhật Bản sang Việt Nam làm việc dài hạn cho công ty con tại Việt Nam thường phải xem xét thủ tục xin giấy phép lao động. Ngược lại, nếu người Nhật là nhà đầu tư góp vốn đạt ngưỡng luật định, hoặc chỉ vào Việt Nam làm việc ngắn hạn dưới thời hạn nhất định theo quy định, người đó có thể thuộc diện không phải xin giấy phép lao động nhưng vẫn cần kiểm tra nghĩa vụ xác nhận hoặc thông báo.

2. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 2026

2.1. Điều kiện đối với người lao động nước ngoài

Để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, người lao động cần đáp ứng điều kiện về năng lực hành vi, sức khỏe, lý lịch, trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc. Tùy từng vị trí, hồ sơ có thể cần bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm, giấy tờ chứng minh là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng tài liệu do nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại. Đây là bước dễ làm kéo dài thời gian chuẩn bị hồ sơ nếu doanh nghiệp không dự kiến từ sớm.

2.2. Điều kiện về vị trí công việc: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về các vị trí công việc của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trong đó bao gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Đây là các nhóm vị trí thường gặp trong hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Đối với doanh nghiệp Nhật Bản, cần mô tả chính xác vị trí công việc của người Nhật tại Việt Nam. Nếu là chuyên gia kỹ thuật, hồ sơ cần chứng minh chuyên môn, kinh nghiệm và nhiệm vụ thực tế. Nếu là nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành, hồ sơ cần thể hiện rõ vai trò quản lý, chức danh, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Việc xác định sai vị trí có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc không được chấp thuận. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời chức danh nội bộ, mô tả công việc, tài liệu bổ nhiệm và chứng cứ chứng minh năng lực của người lao động.

2.3. Điều kiện về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp

Không phải doanh nghiệp muốn sử dụng lao động nước ngoài ở vị trí nào cũng được chấp thuận ngay. Doanh nghiệp cần chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phù hợp với hoạt động kinh doanh, vị trí công việc và khả năng đáp ứng của thị trường lao động trong nước.

Theo thông tin từ Cổng Thông tin điện tử Chính phủ về Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài; trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thuyết phục, thống nhất và phù hợp với thực tế sử dụng lao động.

3. Trường hợp người Nhật có được miễn giấy phép lao động không?

3.1. Người Nhật là nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên

Một trong những trường hợp phổ biến mà người Nhật có thể không phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là trường hợp người đó là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; hoặc là Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Đây là nhóm trường hợp được ghi nhận trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Ví dụ, một cá nhân Nhật Bản góp vốn 5 tỷ đồng để thành lập công ty TNHH tại Việt Nam và trực tiếp tham gia quản lý công ty có thể thuộc diện không phải xin giấy phép lao động theo nhóm nhà đầu tư. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị tài liệu chứng minh tư cách góp vốn, giá trị vốn góp và chức danh tương ứng.

3.2. Người Nhật vào Việt Nam làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày trong 01 năm

Người Nhật là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm, có thể thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Ví dụ, công ty mẹ tại Nhật cử chuyên gia sang Việt Nam 20 ngày để xử lý lỗi dây chuyền sản xuất, sau đó sang thêm 30 ngày để đào tạo kỹ thuật và tổng thời gian làm việc trong năm vẫn dưới 90 ngày. Trường hợp này có thể không phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, nhưng doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát số ngày làm việc, nội dung công việc và nghĩa vụ thông báo nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

3.3. Người Nhật di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc ngành dịch vụ theo cam kết WTO

Người Nhật di chuyển nội bộ doanh nghiệp cũng có thể được miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện. Trường hợp này thường áp dụng đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam thuộc phạm vi ngành dịch vụ theo cam kết WTO, đồng thời đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.

Ví dụ, một tập đoàn Nhật Bản hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật có công ty con tại Việt Nam và điều chuyển chuyên gia đã làm việc tại Nhật trên 12 tháng sang Việt Nam hỗ trợ dự án. Doanh nghiệp cần kiểm tra ngành dịch vụ, quan hệ giữa công ty mẹ và công ty tại Việt Nam, thời gian tuyển dụng trước điều chuyển và hồ sơ chứng minh vị trí công việc.

3.4. Người Nhật kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam

Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam là một trong các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp này cũng có thể áp dụng với người Nhật nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hôn nhân và nơi sinh sống tại Việt Nam.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tình trạng hôn nhân để bỏ qua toàn bộ thủ tục. Hồ sơ nhân sự vẫn cần lưu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, cư trú, hộ chiếu, vị trí làm việc và thủ tục thông báo/xác nhận nếu pháp luật yêu cầu trong từng trường hợp cụ thể.

3.5. Lưu ý: miễn giấy phép lao động không có nghĩa là miễn toàn bộ thủ tục

Điểm quan trọng mà nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn là: người Nhật thuộc diện miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần làm gì. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thực hiện thủ tục thông báo trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

Để hiểu sâu hơn về các trường hợp miễn, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Các trường hợp miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài của YP Law Firm. Việc rà soát kỹ diện miễn giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thủ tục, tránh tình trạng sử dụng lao động nước ngoài không có căn cứ pháp lý phù hợp.

4. Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

4.1. Bước 1: Rà soát vị trí và điều kiện của người lao động nước ngoài

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hay thuộc diện miễn. Đây là bước rất quan trọng vì nếu xác định sai, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sai bộ hồ sơ hoặc bỏ lỡ thời hạn thông báo/xác nhận.

Đối với case doanh nghiệp Nhật, YP Law Firm thường rà soát các yếu tố như: người Nhật sang Việt Nam làm việc bao lâu, làm cho pháp nhân nào, có phải nhà đầu tư không, có được điều chuyển nội bộ không, chức danh là gì, có bằng cấp/kinh nghiệm phù hợp không và có liên quan đến thủ tục visa, thẻ tạm trú hay không.

4.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Sau khi xác định người lao động thuộc diện phải xin giấy phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo vị trí cụ thể. Hồ sơ cần thống nhất giữa tài liệu của doanh nghiệp và tài liệu của người lao động. Nếu có sự mâu thuẫn giữa chức danh trên quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, mô tả công việc và bằng cấp/kinh nghiệm, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi.

Đối với người Nhật, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Dịch vụ xin cấp giấy phép lao động cho người Nhật chuyên nghiệp của YP Law Firm để hiểu rõ hơn quy trình chuẩn bị hồ sơ, cách xử lý tài liệu từ Nhật Bản và các lưu ý thực tiễn khi xin giấy phép.

4.3. Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện.

Trong quá trình xử lý, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc làm rõ hồ sơ. Doanh nghiệp nên theo dõi sát tiến độ để bảo đảm người lao động không bắt đầu làm việc khi chưa có kết quả pháp lý phù hợp.

4.4. Bước 4: Nhận giấy phép lao động và quản lý thời hạn hiệu lực

Sau khi được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu trữ bản gốc hoặc bản sao phù hợp trong hồ sơ nhân sự, theo dõi thời hạn hiệu lực và chuẩn bị thủ tục gia hạn nếu người lao động tiếp tục làm việc. Giấy phép lao động cũng thường là tài liệu quan trọng trong hồ sơ visa, thẻ tạm trú hoặc hồ sơ quản trị nội bộ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng nếu người lao động thay đổi vị trí, địa điểm làm việc, người sử dụng lao động hoặc thông tin quan trọng khác, có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh, cấp lại hoặc xin giấy phép mới tùy từng trường hợp.

5. Rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng người nước ngoài không có giấy phép lao động

5.1. Rủi ro bị xử phạt hành chính

Nếu doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động cho người nước ngoài, không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng giấy tờ đã hết hiệu lực, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt đối với người sử dụng lao động có thể từ 30.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng tùy số lượng người lao động vi phạm.

Đây là rủi ro đáng kể, đặc biệt với doanh nghiệp FDI sử dụng nhiều chuyên gia nước ngoài hoặc có lịch điều chuyển nhân sự thường xuyên.

5.2. Rủi ro ảnh hưởng đến visa, thẻ tạm trú và kế hoạch nhân sự

Hồ sơ lao động nước ngoài thường gắn với visa, thẻ tạm trú và kế hoạch nhân sự. Nếu người Nhật làm việc tại Việt Nam nhưng hồ sơ lao động chưa hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi gia hạn tình trạng cư trú, bổ nhiệm nhân sự hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

Đối với các vị trí quản lý hoặc chuyên gia chủ chốt, việc chậm giấy phép lao động có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án, lịch vận hành nhà máy, kế hoạch đào tạo hoặc giao dịch với khách hàng.

5.3. Rủi ro trong thanh tra lao động và quản trị tuân thủ

Trong quá trình thanh tra lao động, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hồ sơ liên quan đến người lao động nước ngoài. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không thống nhất hoặc không chứng minh được căn cứ miễn, doanh nghiệp có thể bị đánh giá là chưa tuân thủ đúng quy định.

Đối với doanh nghiệp Nhật Bản, việc quản trị hồ sơ lao động nước ngoài còn liên quan đến báo cáo nội bộ, kiểm toán tuân thủ và tiêu chuẩn quản trị từ công ty mẹ. Vì vậy, giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được quản lý như một phần của hệ thống compliance, không chỉ là thủ tục hành chính riêng lẻ.

6. YP Law Firm hỗ trợ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài như thế nào?

6.1. Tư vấn điều kiện cấp giấy phép lao động và trường hợp miễn

YP Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát từng trường hợp cụ thể để xác định người lao động nước ngoài thuộc diện phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, thuộc diện miễn nhưng phải xin giấy xác nhận, hay thuộc diện chỉ cần thông báo. Việc rà soát được thực hiện dựa trên quốc tịch, vị trí công việc, thời gian làm việc, hình thức làm việc và hồ sơ chứng minh của người lao động.

6.2. Hỗ trợ hồ sơ cho chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật người Nhật

Đối với case doanh nghiệp Nhật, YP Law Firm có thể hỗ trợ rà soát tài liệu từ Nhật Bản, hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự, chuẩn bị bản dịch, xây dựng mô tả công việc, kiểm tra bằng cấp/kinh nghiệm và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Điểm quan trọng là hồ sơ không chỉ cần đủ giấy tờ, mà còn phải thể hiện hợp lý vì sao doanh nghiệp cần sử dụng người lao động nước ngoài ở vị trí đó.

6.3. Tư vấn pháp lý lao động thường xuyên cho doanh nghiệp Nhật Bản

Sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép, doanh nghiệp vẫn cần quản lý hợp đồng lao động, tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, nội quy lao động, chấm dứt hợp đồng và các vấn đề nhân sự khác. Vì vậy, doanh nghiệp Nhật Bản có thể tham khảo thêm bài viết Tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam để có góc nhìn tổng thể hơn về quản trị lao động tại Việt Nam.

7. Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho người nước ngoài

7.1. Giấy phép lao động cho người nước ngoài có thời hạn bao lâu?

Thời hạn giấy phép lao động phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, vị trí công việc, thời hạn hợp đồng hoặc văn bản cử sang làm việc, nhưng doanh nghiệp cần theo dõi sát thời hạn để chuẩn bị thủ tục gia hạn hoặc cấp mới nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam.

7.2. Người Nhật sang Việt Nam họp ngắn ngày có cần giấy phép lao động không?

Không phải mọi trường hợp người Nhật sang Việt Nam ngắn ngày đều cần giấy phép lao động cho người nước ngoài. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc sang họp, khảo sát, làm việc kỹ thuật, đào tạo, quản lý hoặc thực hiện công việc có tính thường xuyên. Nếu người Nhật thực tế làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần rà soát diện miễn hoặc thủ tục thông báo/xác nhận phù hợp.

7.3. Người Nhật là giám đốc công ty tại Việt Nam có được miễn giấy phép lao động không?

Có thể được miễn nếu người Nhật đồng thời đáp ứng điều kiện thuộc một trong các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, chẳng hạn là chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Nếu chỉ giữ chức danh giám đốc nhưng không đáp ứng điều kiện miễn, doanh nghiệp vẫn cần xem xét thủ tục xin giấy phép lao động.