Các trường hợp miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp thường quan tâm đến vấn đề miễn giấy phép lao động. Đây là nội dung quan trọng vì không phải mọi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, việc được miễn không có nghĩa là doanh nghiệp có thể sử dụng lao động nước ngoài mà không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào.

Vì vậy, khi doanh nghiệp dự kiến tuyển dụng, điều chuyển hoặc mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việc, cần xác định ngay từ đầu người lao động thuộc diện phải xin giấy phép lao động, thuộc diện miễn giấy phép lao động nhưng phải xin giấy xác nhận, hay chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo. Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro vi phạm pháp luật, bảo đảm tiến độ làm việc của nhân sự nước ngoài và thuận lợi hơn trong quá trình xin visa, thẻ tạm trú hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

1. Miễn giấy phép lao động là gì?

1.1. Cách hiểu đúng về miễn giấy phép lao động

Miễn giấy phép lao động có thể hiểu là trường hợp người lao động nước ngoài được làm việc tại Việt Nam mà không phải xin giấy phép lao động theo thủ tục thông thường. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng “miễn” ở đây không đồng nghĩa với việc người lao động được làm việc hoàn toàn tự do, không cần hồ sơ chứng minh hoặc không cần thông báo với cơ quan nhà nước.

Trong nhiều trường hợp, người sử dụng lao động vẫn phải nộp hồ sơ để xin giấy xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Giấy xác nhận này là tài liệu pháp lý chứng minh người lao động nước ngoài thuộc trường hợp được miễn và có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn nhất định.

Nói cách khác, giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là hai loại tài liệu khác nhau. Một bên là giấy phép cho phép người lao động nước ngoài làm việc; bên còn lại là văn bản xác nhận người lao động thuộc diện không phải xin giấy phép. Việc nhầm lẫn giữa hai loại tài liệu này có thể khiến doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định.

1.2. Vì sao doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp miễn giấy phép lao động?

Việc xác định đúng trường hợp miễn giấy phép lao động có ý nghĩa rất lớn đối với kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc hoặc các tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam, nhân sự nước ngoài thường giữ vai trò quản lý, chuyên gia kỹ thuật, giám đốc điều hành hoặc nhân sự được điều chuyển nội bộ. Nếu hồ sơ lao động nước ngoài bị xử lý chậm hoặc bị từ chối, hoạt động kinh doanh có thể bị ảnh hưởng trực tiếp.

Ngoài ra, việc xác định sai diện miễn có thể dẫn đến rủi ro khi thanh tra lao động, gia hạn visa, xin thẻ tạm trú hoặc thực hiện thủ tục nội bộ với công ty mẹ. Do đó, trước khi đưa người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời các yếu tố: quốc tịch, vị trí công việc, thời gian làm việc, hình thức làm việc, quan hệ với doanh nghiệp tại Việt Nam, giấy tờ chứng minh kinh nghiệm và hồ sơ pháp lý của người sử dụng lao động.

2. Các trường hợp miễn giấy phép lao động phổ biến

2.1. Chủ sở hữu, thành viên góp vốn, Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên

Một trong các trường hợp miễn giấy phép lao động thường gặp là người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên. Tương tự, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên cũng thuộc nhóm không phải xin giấy phép lao động.

Đây là trường hợp phổ biến đối với nhà đầu tư nước ngoài trực tiếp tham gia quản lý công ty tại Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh tư cách góp vốn, tỷ lệ vốn góp, giá trị vốn góp và chức danh quản lý tương ứng. Nếu giá trị góp vốn dưới ngưỡng luật định, người nước ngoài có thể không thuộc diện miễn theo nhóm này và cần đánh giá theo nhóm điều kiện khác.

2.2. Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày trong 01 năm

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm, thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Trường hợp này thường áp dụng cho chuyên gia vào Việt Nam để hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn, xử lý sự cố, đào tạo nội bộ, chuyển giao quy trình hoặc tham gia dự án trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ tổng số ngày làm việc trong năm, lịch nhập cảnh, nội dung công việc và hồ sơ chứng minh vị trí chuyên môn. Nếu vượt quá thời hạn hoặc thay đổi bản chất công việc, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động.

2.3. Người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO

Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp cũng có thể thuộc diện miễn giấy phép lao động nếu đáp ứng điều kiện cụ thể. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp này áp dụng đối với người là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, được di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO, đồng thời đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải mọi trường hợp điều chuyển nội bộ đều được miễn. Hồ sơ cần chứng minh quan hệ giữa công ty nước ngoài và hiện diện thương mại tại Việt Nam, ngành dịch vụ phù hợp, thời gian tuyển dụng trước khi điều chuyển và vị trí công việc của người lao động.

2.4. Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam

Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam là một trong các trường hợp được ghi nhận tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019. Theo hướng dẫn mới, có những trường hợp không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Việc người lao động thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua toàn bộ nghĩa vụ quản lý lao động nước ngoài. Hồ sơ nhân sự vẫn cần lưu đầy đủ giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, nơi cư trú, thông tin hộ chiếu và thông báo theo quy định.

2.5. Chuyên gia, nhà quản lý, giảng viên, nhà nghiên cứu trong một số lĩnh vực đặc thù

Một số trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam làm việc trong lĩnh vực giáo dục, nghiên cứu, tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội cũng có thể thuộc diện không phải xin giấy phép lao động nếu được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

Đây là nhóm trường hợp có tính chuyên biệt, thường cần văn bản xác nhận hoặc tài liệu chứng minh từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ điều kiện trước khi áp dụng để tránh nhầm lẫn với nhóm chuyên gia thông thường phải xin giấy phép lao động.

3. Doanh nghiệp có phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động không?

3.1. Trường hợp phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Phần lớn các trường hợp miễn giấy phép lao động vẫn cần thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy xác nhận trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.

3.2. Trường hợp không phải xin xác nhận nhưng vẫn phải thông báo

Một số trường hợp không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc. Nội dung thông báo thường gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai nhóm: nhóm phải xin giấy xác nhận và nhóm chỉ phải thông báo. Đây là điểm có giá trị thực tiễn rất lớn vì nếu áp dụng sai, doanh nghiệp có thể bị xem là sử dụng lao động nước ngoài chưa đúng thủ tục.

3.3. Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Thời hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của từng trường hợp cụ thể nhưng không quá 02 năm. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn hiệu lực của giấy xác nhận, thời hạn làm việc thực tế và kế hoạch gia hạn nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam.

4. Hồ sơ và thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động

4.1. Thành phần hồ sơ cơ bản

Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm văn bản đề nghị theo mẫu, giấy khám sức khỏe, ảnh màu, hộ chiếu còn thời hạn và giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài thuộc diện không phải xin giấy phép lao động.

Đối với giấy tờ nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.

4.2. Thời điểm nộp hồ sơ

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đúng thời điểm, tránh tình trạng người lao động đã bắt đầu làm việc nhưng hồ sơ xác nhận chưa được nộp hoặc chưa được cấp. Với hồ sơ xin xác nhận, thời điểm nộp là trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày dự kiến làm việc. Với trường hợp chỉ phải thông báo, doanh nghiệp cần thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.

4.3. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện.

Trên thực tế, tại nhiều địa phương, Sở Nội vụ hoặc cơ quan được phân cấp sẽ là đầu mối xử lý thủ tục.

5. Rủi ro pháp lý nếu xác định sai trường hợp miễn giấy phép lao động

5.1. Rủi ro bị xử phạt hành chính

Nếu doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài mà không có giấy phép lao động, không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc không thực hiện thông báo đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro xử phạt hành chính. Ngoài tiền phạt, vi phạm còn có thể ảnh hưởng đến hồ sơ quản lý lao động, uy tín doanh nghiệp và quá trình làm việc với cơ quan nhà nước.

5.2. Rủi ro ảnh hưởng đến visa, thẻ tạm trú và kế hoạch nhân sự

Hồ sơ lao động nước ngoài thường liên quan trực tiếp đến visa, thẻ tạm trú và kế hoạch điều chuyển nhân sự. Nếu doanh nghiệp xác định sai trường hợp miễn giấy phép lao động, người lao động có thể gặp khó khăn khi gia hạn tình trạng cư trú hoặc chứng minh mục đích làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Trên thực tế, không phải trường hợp nào người lao động nước ngoài cũng đủ điều kiện miễn giấy phép lao động. Nếu sau khi rà soát, người lao động không thuộc diện miễn hoặc doanh nghiệp chưa có đủ căn cứ chứng minh diện miễn, doanh nghiệp cần chuyển hướng sang thủ tục xin cấp giấy phép lao động để bảo đảm tính hợp pháp của quan hệ làm việc. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Dịch vụ xin cấp giấy phép lao động cho người Nhật chuyên nghiệp của YP Law Firm để hiểu rõ hơn về quy trình, hồ sơ và các lưu ý khi thực hiện thủ tục cho chuyên gia, nhà quản lý người Nhật tại Việt Nam.

5.3. Rủi ro trong thanh tra lao động và quản trị tuân thủ

Trong quá trình thanh tra lao động, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hồ sơ liên quan đến người lao động nước ngoài. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không chứng minh được căn cứ miễn, doanh nghiệp có thể bị đánh giá là chưa tuân thủ đúng quy định.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc các doanh nghiệp FDI có tiêu chuẩn quản trị nội bộ cao, việc thiếu hồ sơ lao động nước ngoài có thể ảnh hưởng đến báo cáo tuân thủ, kiểm toán nội bộ và đánh giá rủi ro từ công ty mẹ.

6. YP Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp trong thủ tục miễn giấy phép lao động như thế nào?

6.1. Rà soát điều kiện miễn giấy phép lao động

YP Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ của từng người lao động nước ngoài để xác định thuộc diện phải xin giấy phép lao động, thuộc diện miễn giấy phép lao động phải xin giấy xác nhận, hay thuộc diện chỉ phải thông báo.

Việc rà soát được thực hiện trên cơ sở vị trí công việc, quốc tịch, thời gian làm việc, hình thức làm việc, tài liệu chứng minh kinh nghiệm và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.

6.2. Chuẩn bị hồ sơ xác nhận và hồ sơ thông báo

YP Law Firm có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị văn bản đề nghị, giấy tờ chứng minh, rà soát yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực và làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

Đối với các doanh nghiệp có yếu tố Nhật Bản, việc sử dụng đội ngũ am hiểu ngôn ngữ và văn hóa pháp lý có thể giúp hạn chế sai sót trong quá trình chuẩn bị tài liệu. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Luật sư tiếng Nhật: Tư vấn pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp để hiểu rõ hơn vai trò của luật sư trong quản trị rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam.

6.3. Tư vấn tổng thể về lao động nước ngoài, visa, thẻ tạm trú và tuân thủ nhân sự

Thủ tục miễn giấy phép lao động không nên được xem là một thủ tục riêng lẻ. Trên thực tế, vấn đề này thường liên quan đến hợp đồng lao động, bổ nhiệm nội bộ, visa, thẻ tạm trú, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và quy chế quản trị nhân sự. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng lộ trình tuân thủ tổng thể thay vì xử lý từng thủ tục riêng biệt.

Đối với doanh nghiệp Nhật Bản đang sử dụng chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật tại Việt Nam, bài viết Tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam cũng là nguồn tham khảo hữu ích để doanh nghiệp nhận diện thêm các nghĩa vụ lao động liên quan.

7. Câu hỏi thường gặp về miễn giấy phép lao động

7.1. Người nước ngoài được miễn giấy phép lao động có cần làm thủ tục gì không?

Có. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

7.2. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thời hạn của giấy xác nhận phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể nhưng không quá 02 năm. Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn để kịp thời gia hạn hoặc thực hiện thủ tục mới nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam.