YP Law Firm kiểm tra an toàn lao động cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là nhà máy và cơ sở sản xuất, việc có đầy đủ hồ sơ chưa đồng nghĩa toàn bộ hệ thống an toàn đang được vận hành đúng quy định. Hồ sơ có thể hết hiệu lực, máy móc có thể chưa được kiểm định đúng kỳ hạn, phương tiện bảo vệ cá nhân có thể được trang cấp nhưng người lao động không sử dụng đúng hoặc quy trình nội bộ không còn phù hợp với thực tế sản xuất. Dịch vụ kiểm tra an toàn lao động của YP Law Firm được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp rà soát đồng thời hồ sơ pháp lý và tình trạng thực tế, từ đó nhận diện những điểm còn thiếu và xác định thứ tự ưu tiên khắc phục.

YP Law Firm tiếp cận dịch vụ dưới góc độ kiểm tra tuân thủ pháp lý. Nội dung kiểm tra được thiết kế theo đặc thù ngành nghề, quy mô lao động, dây chuyền sản xuất, máy móc, khu vực làm việc và mức độ rủi ro của từng doanh nghiệp. Đây cũng là cách doanh nghiệp thực hiện tốt hơn trách nhiệm kiểm soát nội bộ bởi điểm d khoản 2 Điều 7 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015 quy định người sử dụng lao động có nghĩa vụ cử người giám sát, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy trình và biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc.

1. Dịch vụ kiểm tra an toàn lao động tại YP Law Firm gồm những gì?

Dịch vụ của YP Law Firm được thiết kế theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp thay vì sử dụng một bảng kiểm giống nhau cho mọi nhà máy. Trước khi triển khai, đội ngũ phụ trách trao đổi với doanh nghiệp về ngành nghề hoạt động, số lượng lao động, số lượng nhà xưởng, dây chuyền sản xuất, máy móc có nguy cơ cao, hóa chất sử dụng, tình trạng hồ sơ và mục tiêu của đợt kiểm tra.

Phạm vi kiểm tra an toàn lao động có thể tập trung riêng vào hồ sơ hoặc mở rộng sang khảo sát tại cơ sở. Với doanh nghiệp đang chuẩn bị làm việc với cơ quan quản lý, khách hàng, công ty mẹ hoặc cần đánh giá tổng thể tình trạng tuân thủ, YP Law Firm có thể xây dựng phạm vi rà soát rộng hơn để kết quả sử dụng được trực tiếp cho kế hoạch khắc phục.

1.1. Kiểm tra an toàn lao động được thiết kế theo quy mô doanh nghiệp

Một văn phòng sử dụng ít máy móc sẽ có phạm vi rất khác với nhà máy cơ khí, điện tử, thực phẩm, hóa chất hoặc doanh nghiệp có nhiều kho và dây chuyền sản xuất. Vì vậy, YP Law Firm xác định trước khu vực, loại hồ sơ, nhóm máy móc và đối tượng lao động cần được ưu tiên kiểm tra.

Cách xây dựng phạm vi riêng cũng phù hợp với khoản 1 Điều 72 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, theo đó việc bố trí người hoặc bộ phận làm công tác an toàn, vệ sinh lao động phải căn cứ vào quy mô, tính chất lao động, nguy cơ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và điều kiện lao động của cơ sở.

1.2. Kiểm tra an toàn lao động bắt đầu bằng danh mục tài liệu cần cung cấp

Sau khi thống nhất phạm vi, YP Law Firm gửi doanh nghiệp danh mục hồ sơ cần chuẩn bị. Tùy tình trạng thực tế, tài liệu có thể gồm kế hoạch an toàn, vệ sinh lao động; nội quy và quy trình vận hành; hồ sơ huấn luyện; hồ sơ kiểm định; hồ sơ máy móc; biên bản tự kiểm tra; hồ sơ trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân; hồ sơ tai nạn, sự cố; hồ sơ sức khỏe nghề nghiệp và các tài liệu có liên quan.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải có sẵn một bộ hồ sơ hoàn hảo trước khi sử dụng dịch vụ. Việc xác định hồ sơ nào đang thiếu, hồ sơ nào không còn phù hợp và tài liệu nào cần bổ sung chính là một phần của quá trình kiểm tra.

2. Kiểm tra an toàn lao động đối với hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Ở bước rà soát hồ sơ, YP Law Firm không chỉ kiểm tra việc doanh nghiệp “có tài liệu hay không” mà còn xem xét tài liệu đó có phù hợp với mô hình hoạt động hiện tại, có được cập nhật, ký ban hành đúng thẩm quyền và có phản ánh đúng tình trạng ngoài thực tế hay không.

Nội dung này đặc biệt quan trọng bởi Điều 15 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015 yêu cầu người sử dụng lao động căn cứ pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và điều kiện sản xuất, kinh doanh để xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện nội quy, quy trình bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động.

2.1. Kiểm tra an toàn lao động đối với nội quy, kế hoạch và biên bản

YP Law Firm rà soát sự liên kết giữa kế hoạch an toàn hằng năm, quy trình nội bộ, biên bản kiểm tra, tài liệu phân công trách nhiệm và hồ sơ theo dõi việc khắc phục. Nếu doanh nghiệp đã phát hiện một nguy cơ trong biên bản trước đó nhưng không có tài liệu chứng minh biện pháp xử lý, vấn đề này sẽ được ghi nhận để làm rõ.

Việc rà soát hồ sơ cũng giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ thiếu những tài liệu cơ bản khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền, bởi điểm a và điểm b khoản 2 Điều 21 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP năm 2022 quy định xử phạt đối với hành vi không xây dựng, ban hành hoặc tổ chức thực hiện kế hoạch, nội quy, quy trình bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động và hành vi không bố trí người hoặc bộ phận làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo quy định.

2.2. Kiểm tra an toàn lao động đối với hồ sơ nhận diện nguy cơ

YP Law Firm đối chiếu hồ sơ đánh giá nguy cơ với dây chuyền, máy móc, hóa chất và công việc thực tế của doanh nghiệp. Mục tiêu là xác định doanh nghiệp đã nhận diện đúng những điểm có khả năng gây tai nạn hay chưa và biện pháp kiểm soát đang được thể hiện như thế nào trong hồ sơ.

Theo khoản 1 Điều 18 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, người sử dụng lao động phải tổ chức đánh giá, kiểm soát yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại tại nơi làm việc; đồng thời khoản 3 Điều 18 của Luật này yêu cầu đối với yếu tố nguy hiểm phải thường xuyên kiểm soát, quản lý và ít nhất một lần trong một năm phải tổ chức kiểm tra, đánh giá.

3. Kiểm tra an toàn lao động trực tiếp tại doanh nghiệp

Sau bước rà soát tài liệu, YP Law Firm có thể thực hiện khảo sát trực tiếp tại nhà máy, kho, khu vực sản xuất hoặc địa điểm làm việc theo phạm vi đã thống nhất. Mục tiêu của bước này là so sánh tình trạng được thể hiện trên hồ sơ với cách doanh nghiệp thực tế đang vận hành.

Việc kiểm tra có thể bao gồm luồng di chuyển trong nhà xưởng, khu vực máy móc, hệ thống điện, khu vực có nguy cơ ngã cao, kho chứa vật tư, khu vực sử dụng hóa chất, biển cảnh báo, lối đi, vị trí làm việc của người lao động và việc sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân.

3.1. Kiểm tra an toàn lao động tập trung vào các vị trí có nguy cơ cao

Thay vì dành thời gian như nhau cho mọi khu vực, YP Law Firm ưu tiên những nơi có nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động hoặc có khả năng phát sinh vi phạm lớn nếu xảy ra sự cố. Các điểm phát hiện được ghi nhận theo vị trí, tình trạng thực tế, hồ sơ liên quan và mức độ cần xử lý.

Cách kiểm tra này bám sát nghĩa vụ của doanh nghiệp tại khoản 1 Điều 16 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, theo đó nơi làm việc phải đáp ứng các yêu cầu liên quan đến không gian, độ thoáng, bụi, hơi, khí độc, nóng, ẩm, tiếng ồn, rung và các yếu tố nguy hiểm, có hại khác, đồng thời phải được kiểm tra, đo lường định kỳ theo quy định.

3.2. Kiểm tra an toàn lao động đối chiếu hồ sơ với thực tế

Một nội dung quan trọng của dịch vụ là kiểm tra tính thống nhất giữa tài liệu và hiện trường. Ví dụ, hồ sơ ghi nhận doanh nghiệp đã trang cấp phương tiện bảo vệ cá nhân nhưng thực tế người lao động không sử dụng; quy trình quy định khu vực nguy hiểm phải có cảnh báo nhưng ngoài hiện trường không có; hoặc hồ sơ máy móc đã được lưu nhưng tình trạng sử dụng thực tế không còn phù hợp.

YP Law Firm đang áp dụng cách tiếp cận kết hợp rà soát hồ sơ và quan sát hiện trường trong hoạt động đánh giá tuân thủ đối với nhà máy. Doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi sang các vấn đề môi trường, sức khỏe và an toàn có thể tham khảo thêm Dịch vụ Audit EHS cho nhà máy, doanh nghiệp FDI | Y&P.

4. Kiểm tra an toàn lao động đối với máy móc, thiết bị và hồ sơ kiểm định

Đối với nhà máy có cầu trục, xe nâng, bình chịu áp lực, nồi hơi hoặc những máy, thiết bị thuộc nhóm có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động, YP Law Firm rà soát danh mục tài sản, thời hạn kiểm định, hồ sơ kỹ thuật, tài liệu bảo dưỡng và tình trạng quản lý thực tế.

YP Law Firm thực hiện việc kiểm tra dưới góc độ tuân thủ pháp lý. Hoạt động kiểm định kỹ thuật thuộc ngành nghề có điều kiện vẫn phải được thực hiện bởi tổ chức đáp ứng điều kiện pháp luật; YP Law Firm có thể hỗ trợ doanh nghiệp xác định đối tượng cần kiểm định, kiểm tra hồ sơ và phối hợp với đơn vị kỹ thuật phù hợp.

4.1. Kiểm tra an toàn lao động về tình trạng kiểm định máy móc

Đội ngũ rà soát thời hạn của chứng nhận, sự phù hợp giữa hồ sơ và máy đang sử dụng, tình trạng bảo dưỡng và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Nếu phát hiện máy móc đã quá thời hạn, hồ sơ không khớp hoặc doanh nghiệp chưa xác định được nghĩa vụ kiểm định, vấn đề sẽ được đưa vào danh sách cần xử lý.

Căn cứ pháp lý trực tiếp là khoản 1 Điều 31 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, theo đó máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động phải được kiểm định trước khi đưa vào sử dụng và kiểm định định kỳ trong quá trình sử dụng.

4.2. Kiểm tra an toàn lao động đối với bảo dưỡng và hồ sơ kỹ thuật

Bên cạnh giấy chứng nhận kiểm định, YP Law Firm còn xem xét doanh nghiệp có duy trì hồ sơ kỹ thuật, nhật ký hoặc tài liệu chứng minh việc kiểm tra và bảo dưỡng trong quá trình sử dụng hay không.

Nội dung này được đối chiếu với khoản 3 Điều 30 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, theo đó trong quá trình sử dụng máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, lập và lưu giữ hồ sơ kỹ thuật an toàn theo quy chuẩn tương ứng.

5. Kiểm tra an toàn lao động đối với người lao động và phương tiện bảo vệ cá nhân

Hồ sơ đầy đủ nhưng người lao động chưa được hướng dẫn đúng hoặc không sử dụng trang bị bảo hộ trên thực tế vẫn tạo ra khoảng trống tuân thủ. Vì vậy, tùy phạm vi dịch vụ, YP Law Firm kiểm tra hồ sơ huấn luyện, nhóm đối tượng được huấn luyện, thời điểm thực hiện, nội dung liên quan đến vị trí công việc và việc sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân.

5.1. Kiểm tra an toàn lao động đối với hồ sơ huấn luyện

YP Law Firm rà soát danh sách người lao động, vị trí công việc và hồ sơ huấn luyện để xác định nhóm nào cần được ưu tiên kiểm tra hoặc bổ sung tài liệu. Đối với những công việc có yêu cầu nghiêm ngặt, hồ sơ được đối chiếu kỹ hơn với vị trí làm việc thực tế.

Nghĩa vụ này được đặt ra tại khoản 2 Điều 14 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, theo đó người sử dụng lao động phải tổ chức huấn luyện và cấp thẻ an toàn trước khi bố trí người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt; ngoài ra khoản 4 Điều 14 của Luật này còn quy định trách nhiệm tổ chức huấn luyện cho những nhóm người lao động khác trước khi bố trí làm việc và huấn luyện lại định kỳ.

5.2. Kiểm tra an toàn lao động đối với phương tiện bảo vệ cá nhân

YP Law Firm kiểm tra hồ sơ trang cấp và quan sát thực tế việc sử dụng mũ, kính, găng tay, giày bảo hộ, dây an toàn, mặt nạ hoặc những trang bị phù hợp với đặc điểm công việc của doanh nghiệp.

Theo khoản 1 Điều 23 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, người lao động làm công việc có yếu tố nguy hiểm hoặc có hại phải được người sử dụng lao động trang cấp đầy đủ phương tiện bảo vệ cá nhân và phải sử dụng trong quá trình làm việc; điểm c khoản 3 Điều 23 của Luật này đồng thời yêu cầu người sử dụng lao động hướng dẫn và giám sát việc sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân.

6. Kiểm tra an toàn lao động và phân loại rủi ro cần khắc phục

Sau khi hoàn thành rà soát, YP Law Firm không chỉ lập danh sách những nội dung “đạt” hoặc “không đạt”. Các vấn đề được phân loại theo mức độ ảnh hưởng và tính cấp thiết để doanh nghiệp biết nội dung nào cần xử lý ngay, nội dung nào cần bổ sung hồ sơ và nội dung nào có thể được cải tiến theo lộ trình.

6.1. Kiểm tra an toàn lao động xác định vấn đề cần ưu tiên

Những nguy cơ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, tính mạng của người lao động, máy móc bắt buộc kiểm định nhưng đã hết hạn hoặc tình trạng có khả năng dẫn đến sự cố được ưu tiên thông báo sớm để doanh nghiệp có biện pháp xử lý.

Việc đưa ra phương án khắc phục cũng phù hợp với điểm c khoản 4 Điều 18 Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 năm 2015, theo đó sau khi có kết quả kiểm tra và đánh giá, người sử dụng lao động phải có biện pháp khắc phục, kiểm soát các yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại tại nơi làm việc.

6.2. Kiểm tra an toàn lao động xây dựng kế hoạch xử lý theo từng bộ phận

Để kết quả dịch vụ có thể triển khai thực tế, YP Law Firm có thể đề xuất đầu việc, mức độ ưu tiên, bộ phận phụ trách và tài liệu cần hoàn thiện. Doanh nghiệp nhờ đó có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận nhân sự, pháp chế, kỹ thuật, sản xuất hoặc quản lý nhà máy thay vì nhận một báo cáo dài nhưng không xác định được bước tiếp theo.

Đối với doanh nghiệp cần tìm hiểu sâu hơn cách tổ chức kiểm tra tại nhà máy, có thể tham khảo Quy trình chi tiết kiểm tra an toàn lao động trong nhà máy để kết hợp nội dung dịch vụ với phương pháp duy trì kiểm tra nội bộ thường xuyên.

7. Kết quả doanh nghiệp nhận được sau kiểm tra an toàn lao động

Đầu ra của dịch vụ được YP Law Firm xây dựng theo phạm vi đã thống nhất với khách hàng. Thông thường, kết quả tập trung vào tình trạng hồ sơ, vấn đề được phát hiện tại hiện trường, căn cứ pháp lý liên quan, mức độ ưu tiên và phương án xử lý.

7.1. Báo cáo kiểm tra an toàn lao động phục vụ ban lãnh đạo

Báo cáo được trình bày theo hướng giúp người ra quyết định nhanh chóng xác định khu vực hoặc vấn đề cần ưu tiên. Thay vì chỉ trích dẫn quy định pháp luật, YP Law Firm liên kết giữa nghĩa vụ pháp lý, tình trạng thực tế và hành động cần thực hiện.

Trong trường hợp phát hiện nguy cơ nghiêm trọng, YP Law Firm có thể trao đổi sớm với đầu mối phụ trách để doanh nghiệp chủ động xử lý trước khi báo cáo đầy đủ được hoàn thiện.

7.2. Hồ sơ kiểm tra an toàn lao động hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục

Theo phạm vi công việc, YP Law Firm có thể hỗ trợ rà soát hoặc xây dựng lại biểu mẫu kiểm tra, biên bản, quy trình nội bộ, danh mục theo dõi và kế hoạch khắc phục. Đối với nội dung cần đơn vị kỹ thuật đủ điều kiện thực hiện, YP Law Firm xác định yêu cầu pháp lý và phối hợp để doanh nghiệp có hồ sơ phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đồng thời cần quản lý nghĩa vụ môi trường phát sinh từ hoạt động sản xuất, có thể kết hợp phạm vi dịch vụ với Dịch vụ quan trắc môi trường định kỳ cho doanh nghiệp. Hoạt động quan trắc môi trường bên ngoài doanh nghiệp và quan trắc môi trường lao động là các nội dung khác nhau, vì vậy phạm vi cụ thể cần được xác định riêng theo hồ sơ của từng cơ sở.

8. Thời gian thực hiện kiểm tra an toàn lao động tại YP Law Firm

YP Law Firm không áp dụng một thời lượng cố định cho mọi doanh nghiệp. Thời gian phụ thuộc vào số lượng cơ sở, diện tích nhà máy, số dây chuyền, số lượng lao động, máy móc, mức độ đầy đủ của hồ sơ và phạm vi khách hàng yêu cầu.

Với một số doanh nghiệp quy mô trung bình, phần khảo sát trực tiếp tại cơ sở có thể được bố trí trong khoảng 01–03 ngày sau khi hoàn thành bước thu thập và rà soát hồ sơ ban đầu; nhà máy có nhiều dây chuyền, hóa chất, giấy phép hoặc phạm vi đánh giá rộng sẽ cần thời gian dài hơn. Đây cũng là cách YP hiện xác định thời gian đối với các cuộc đánh giá tuân thủ tại nhà máy.

Trước khi triển khai, YP Law Firm sẽ thống nhất với khách hàng về phạm vi, kế hoạch thực hiện và thời điểm bàn giao kết quả. Trường hợp có vấn đề cần xử lý ngay, doanh nghiệp có thể được cảnh báo sớm mà không phải chờ hoàn tất toàn bộ báo cáo.

9. Chi phí dịch vụ kiểm tra an toàn lao động tại YP Law Firm

Chi phí dịch vụ được xác định dựa trên khối lượng công việc thực tế thay vì áp dụng một mức giá duy nhất cho mọi nhà máy. Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá gồm số lượng cơ sở cần kiểm tra, quy mô lao động, số lượng máy móc, số dây chuyền sản xuất, khối lượng hồ sơ, phạm vi khảo sát trực tiếp, nhu cầu hỗ trợ chuẩn hóa tài liệu và thời gian yêu cầu hoàn thành.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi tập trung vào rà soát hồ sơ, kiểm tra tổng thể tại hiện trường hoặc kết hợp rà soát và hỗ trợ khắc phục. YP Law Firm tiếp nhận thông tin sơ bộ trước, xác định khối lượng công việc và gửi báo giá để khách hàng xem xét trước khi triển khai.

Các chi phí của đơn vị kỹ thuật có điều kiện, nếu phát sinh nhu cầu kiểm định máy móc, đo đạc hoặc thực hiện dịch vụ chuyên ngành khác, cần được xác định riêng theo đối tượng và đơn vị thực hiện. Cách tách rõ phạm vi giúp khách hàng kiểm soát ngân sách và tránh nhầm lẫn giữa phí tư vấn pháp lý với phí dịch vụ kỹ thuật.

10. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kiểm tra an toàn lao động tại YP Law Firm?

Doanh nghiệp có thể yêu cầu YP Law Firm thực hiện kiểm tra khi chuẩn bị làm việc với cơ quan quản lý; chuẩn bị đón đoàn đánh giá của khách hàng hoặc công ty mẹ; vừa thay đổi người phụ trách; đưa thêm dây chuyền, máy móc vào hoạt động; có sự cố hoặc dấu hiệu mất an toàn; hồ sơ đã tồn tại nhiều năm nhưng chưa được rà soát tổng thể; hoặc ban lãnh đạo muốn có một đánh giá độc lập về tình trạng tuân thủ.

Việc chủ động kiểm tra trước giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý vấn đề trong điều kiện kiểm soát được, thay vì chỉ phát hiện thiếu sót khi cơ quan chức năng, đối tác hoặc khách hàng đã yêu cầu cung cấp hồ sơ.

Đặc biệt, với nhà máy có nhiều máy móc, nhiều khu vực sản xuất và hệ thống hồ sơ do nhiều bộ phận cùng quản lý, kiểm tra an toàn lao động định kỳ còn giúp phát hiện khoảng cách giữa quy trình được ban hành và tình trạng vận hành thực tế.

Để nhận tư vấn và hỗ trợ tốt nhất, Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

Công ty Luật TNHH Youth & Partners:

Email: contact@yplawfirm.vn

Hotline: 088 995 6888

Địa chỉ:

Hà Nội: P219, Tầng thương mại, Tháp Đông, tòa nhà học Viện Quốc Phòng, đường Nguyễn Văn Huyên, phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.  

Bắc Ninh: Số 26 đường Đoàn Trần Nghiệp, phường Kinh Bắc, tỉnh Bắc Ninh. 

Phú Thọ: Số 170 đường Nguyễn Văn Linh, phường Vĩnh Phúc, tỉnh Phú Thọ.