Tư vấn về phương án sử dụng lao động theo quy định pháp luật

Phương án sử dụng lao động là một trong những nội dung pháp lý doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng khi tái cơ cấu tổ chức, thay đổi công nghệ, thu hẹp hoạt động hoặc thực hiện các giao dịch làm thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu xử lý vấn đề lao động sau khi đã quyết định đóng một bộ phận, hợp nhất nhà máy hoặc cắt giảm nhân sự. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những câu hỏi khó: Ai được tiếp tục làm việc? Những ai phải chấm dứt hợp đồng? Việc tham vấn và thông báo đã đúng trình tự chưa?

Theo Điều 42, Điều 43 và Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, việc xây dựng phương án sử dụng lao động không đơn thuần là lập danh sách nhân sự bị ảnh hưởng. Đây còn là cơ chế để doanh nghiệp xác định phương án bố trí lao động, xem xét khả năng tiếp tục sử dụng nhân sự, bảo đảm quyền lợi của người lao động và kiểm soát rủi ro pháp lý trong quá trình thay đổi tổ chức.

1. Phương án sử dụng lao động là gì? Có phải chỉ là danh sách nhân sự bị cắt giảm?

Dưới góc độ pháp lý, phương án sử dụng lao động là văn bản thể hiện kế hoạch sắp xếp và xử lý các vấn đề lao động phát sinh trong những trường hợp luật định, bao gồm việc xác định người tiếp tục làm việc, người được đào tạo lại, người chuyển sang làm việc không trọn thời gian, người nghỉ hưu và người phải chấm dứt hợp đồng lao động.

Theo khoản 1 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, phương án sử dụng lao động phải có các nội dung chủ yếu sau:

• Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng hoặc được chuyển sang làm việc không trọn thời gian.
• Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu.
• Số lượng và danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động.
• Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong quá trình thực hiện.
• Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.

Như vậy, phương án sử dụng lao động không đồng nghĩa với danh sách những người doanh nghiệp dự kiến cho nghỉ việc. Một phương án sử dụng lao động được xây dựng đầy đủ phải thể hiện cách doanh nghiệp xử lý tổng thể nguồn nhân lực bị tác động, bao gồm cả các giải pháp duy trì việc làm và nguồn lực cần thiết để thực hiện.

Ví dụ, một nhà máy đang sử dụng 300 lao động dự kiến tự động hóa dây chuyền đóng gói. Một số công việc thủ công sẽ không còn cần thiết, nhưng doanh nghiệp lại phát sinh nhu cầu tuyển dụng nhân sự vận hành và bảo trì thiết bị.

Nếu chỉ lập danh sách những người cần cắt giảm, doanh nghiệp có thể bỏ qua khả năng đào tạo lại và bố trí một phần lao động hiện hữu vào các vị trí mới. Ngược lại, khi xây dựng phương án sử dụng lao động có căn cứ, doanh nghiệp có thể xác định nhóm tiếp tục làm việc, nhóm cần đào tạo, nhóm có thể chuyển sang công việc khác và nhóm thực sự không còn vị trí phù hợp.

2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc xây dựng phương án sử dụng lao động?

Không phải mọi quyết định điều chuyển nhân sự hoặc mọi đợt tuyển dụng, tinh giản nhân sự đều tự động làm phát sinh nghĩa vụ lập phương án sử dụng lao động theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân thay đổi, phạm vi người lao động bị ảnh hưởng và điều kiện pháp luật tương ứng.

Thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc tổ chức lại lao động

Theo khoản 1 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, thay đổi cơ cấu, công nghệ bao gồm:

• Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động.
• Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề của người sử dụng lao động.
• Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm.

Theo khoản 3 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, khi những thay đổi này ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 44. Nếu có chỗ làm việc mới, doanh nghiệp phải ưu tiên đào tạo lại người lao động để tiếp tục sử dụng.

Nhiều người lao động có nguy cơ mất việc vì lý do kinh tế

Khoản 2 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 xác định các trường hợp vì lý do kinh tế bao gồm khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế; thực hiện chính sách, pháp luật của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế.

Theo khoản 4 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, khi vì lý do kinh tế mà nhiều người lao động có nguy cơ mất việc làm, phải thôi việc, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019.

Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc thay đổi chủ sở hữu trong các trường hợp luật định

Theo khoản 1 Điều 43 Bộ luật Lao động 2019, khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019.

Khoản 2 Điều 43 Bộ luật Lao động 2019 đồng thời quy định người sử dụng lao động hiện tại và người sử dụng lao động kế tiếp có trách nhiệm thực hiện phương án sử dụng lao động đã được thông qua.

Trên thực tế, nghĩa vụ này đặc biệt đáng lưu ý trong giao dịch mua bán doanh nghiệp, hợp nhất nhà máy, chuyển giao dây chuyền sản xuất hoặc sáp nhập các đơn vị. Việc thay đổi chủ sở hữu không có nghĩa toàn bộ quan hệ lao động có thể được xử lý tùy nghi theo quyết định của bên mua hoặc bên bán.

Cần lưu ý thêm: Bộ luật Lao động không quy định một ngưỡng số lượng cụ thể để áp dụng khái niệm “nhiều người lao động” tại các khoản nêu trên. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá hoàn cảnh thực tế, phạm vi ảnh hưởng và căn cứ pháp lý của từng trường hợp, không tự đặt ra một ngưỡng cứng để loại trừ nghĩa vụ.

3. Nếu xây dựng phương án muộn hoặc không đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro gì?

Hậu quả không chỉ là thiếu một tài liệu trong hồ sơ nhân sự. Vấn đề lớn hơn là doanh nghiệp có thể triển khai các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm của người lao động mà chưa đáp ứng đầy đủ nghĩa vụ pháp lý.

Theo điểm b khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không lập phương án sử dụng lao động, lập phương án sử dụng lao động thiếu nội dung chủ yếu hoặc không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp luật yêu cầu có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm (x2 với tổ chức).

Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể phải giải quyết các tranh chấp phát sinh về việc chấm dứt hợp đồng, trợ cấp mất việc làm hoặc những quyền lợi khác của người lao động. Mức độ trách nhiệm cụ thể phụ thuộc vào hành vi, chứng cứ và các quy định được áp dụng cho từng trường hợp.

Ví dụ, doanh nghiệp quyết định đóng một phân xưởng, thông báo cho người lao động nghỉ việc ngay sau đó nhưng chưa xây dựng phương án, chưa có hồ sơ trao đổi ý kiến và cũng chưa thực hiện việc thông báo theo yêu cầu pháp luật. Khi phát sinh tranh chấp, việc chứng minh rằng quyết định cắt giảm nhân sự có lý do kinh doanh sẽ chưa đủ để thay thế các nghĩa vụ về phương án sử dụng lao động và trình tự.

Do đó, xây dựng phương án sử dụng lao động từ giai đoạn chuẩn bị tái cơ cấu là cách phòng ngừa rủi ro hiệu quả hơn nhiều so với chờ đến khi có khiếu nại mới hoàn thiện hồ sơ.

4. Tại sao doanh nghiệp cần được tư vấn khi xây dựng phương án sử dụng lao động?

Doanh nghiệp có thể tự lập phương án sử dụng lao động dựa trên dữ liệu nhân sự nội bộ. Tuy nhiên, khi việc tái cơ cấu có khả năng ảnh hưởng đến nhiều lao động, vấn đề khó nhất thường không phải là lập văn bản, mà là xác định đúng căn cứ pháp lý, lựa chọn phương án khả thi và bảo đảm từng bước triển khai không mâu thuẫn với nhau.

Việc tham vấn luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý chuyên về lao động mang lại giá trị ở những khía cạnh sau.

Xác định đúng trường hợp pháp luật yêu cầu lập phương án sử dụng lao động

Không phải mọi quyết định tinh giản nhân sự đều có cùng căn cứ pháp lý. Việc thay đổi cơ cấu, công nghệ theo Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 khác với việc tổ chức lại doanh nghiệp theo Điều 43; điều chuyển một nhân viên sang bộ phận khác cũng không mặc nhiên đồng nghĩa doanh nghiệp phải lập phương án sử dụng lao động theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019.

Tư vấn pháp lý giúp doanh nghiệp rà soát nguyên nhân thực tế, tài liệu thể hiện việc tái cơ cấu và phạm vi ảnh hưởng đến người lao động, từ đó xác định nghĩa vụ cần thực hiện. Đây là bước quan trọng để tránh hai rủi ro trái ngược: bỏ sót nghĩa vụ bắt buộc hoặc triển khai một quy trình không phù hợp với tình huống thực tế.

Đánh giá phương án bố trí nhân sự trước khi quyết định cắt giảm

Một kế hoạch tái cơ cấu hiệu quả không nhất thiết phải dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng với toàn bộ nhân sự tại bộ phận bị thay đổi. Có trường hợp doanh nghiệp có thể bố trí lại công việc, đào tạo lại hoặc sắp xếp người lao động sang vị trí khác.

Người tư vấn có thể phối hợp cùng bộ phận nhân sự rà soát mô tả công việc, hợp đồng hiện hữu, nhu cầu tuyển dụng và tiêu chí lựa chọn nhân sự. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp nhận diện các lựa chọn khả thi, đồng thời kiểm tra những rủi ro có thể phát sinh nếu thay đổi công việc, tiền lương hoặc địa điểm làm việc không đúng quy định.

Hạn chế sai sót về thủ tục và hồ sơ

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể đồng thời cần phương án, biên bản trao đổi ý kiến, thông báo công khai, thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, quyết định nhân sự và hồ sơ thanh toán chế độ.

Nếu văn bản sử dụng không thống nhất về danh sách, thời điểm hoặc căn cứ pháp lý, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi thực hiện và giải trình. Tư vấn pháp lý giúp rà soát tính thống nhất của các tài liệu, xác định trình tự cần hoàn thành và phân định trách nhiệm giữa các bộ phận trước khi ban hành quyết định chính thức.

Dự liệu nghĩa vụ tài chính và nguy cơ tranh chấp

Một phương án sử dụng lao động có thể hợp lý về mặt vận hành nhưng vẫn phát sinh chi phí đáng kể nếu chưa tính đến trợ cấp mất việc, tiền lương trong thời gian chuyển tiếp, đào tạo lại hoặc các khoản phải thanh toán khác.

Việc rà soát pháp lý từ sớm giúp doanh nghiệp dự kiến các nghĩa vụ có thể phát sinh, xác định hồ sơ cần chuẩn bị và giảm nguy cơ phải xử lý tranh chấp sau khi quyết định đã được thực hiện. Tuy nhiên, tư vấn không thể bảo đảm tuyệt đối rằng sẽ không có khiếu nại hoặc tranh chấp; kết quả vẫn phụ thuộc vào tình tiết cụ thể và việc doanh nghiệp thực hiện đúng các nghĩa vụ đã xác định.

Có góc nhìn độc lập khi quyết định ảnh hưởng đến nhiều người lao động

Khi doanh nghiệp chịu áp lực giảm chi phí hoặc phải hoàn thành tái cơ cấu trong thời hạn ngắn, việc đánh giá nội bộ đôi khi tập trung nhiều vào mục tiêu vận hành mà chưa nhận diện đầy đủ hệ quả pháp lý đối với người lao động.

Ý kiến độc lập từ chuyên gia pháp lý giúp doanh nghiệp kiểm tra lại căn cứ, phát hiện những điểm thiếu trong hồ sơ và cân nhắc các phương án thay thế trước khi ra quyết định. Điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp đóng cửa một nhà máy, hợp nhất nhiều đơn vị, chuyển giao hoạt động hoặc thay đổi mô hình sản xuất có tác động đến số lượng lớn nhân sự.

5. Dịch vụ tư vấn phương án sử dụng lao động cho doanh nghiệp

Khi tái cơ cấu có tác động đến nhiều vị trí công việc, bộ phận nhân sự thường phải phối hợp đồng thời với ban lãnh đạo, kế toán, quản lý vận hành và người đại diện người lao động. Nếu không có bộ phận pháp chế chuyên trách, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định căn cứ áp dụng, phân loại nhân sự và chuẩn bị hồ sơ.

Dịch vụ tư vấn pháp lý về phương án sử dụng lao động có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo các nhóm công việc sau:

• Rà soát căn cứ và hồ sơ: Đánh giá kế hoạch tái cơ cấu, hợp đồng lao động, cơ cấu nhân sự hiện tại và xác định những nghĩa vụ pháp lý có liên quan.
• Xây dựng nội dung phương án: Hỗ trợ doanh nghiệp xác định các nhóm lao động, giải pháp bố trí hoặc đào tạo lại, danh sách dự kiến chấm dứt hợp đồng và nguồn lực thực hiện.
• Rà soát thủ tục và tài liệu: Soạn thảo hoặc hiệu chỉnh phương án, biên bản trao đổi ý kiến, thông báo và các văn bản lao động liên quan theo hồ sơ thực tế.
• Đánh giá rủi ro trước khi triển khai: Kiểm tra căn cứ chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ về thông báo, chế độ đối với người lao động và các điểm có thể phát sinh tranh chấp.

Tại Y&P Law Firm, việc tư vấn nên được triển khai trên cơ sở hồ sơ và kế hoạch cụ thể của doanh nghiệp, thay vì sử dụng một mẫu phương án sử dụng lao động chung cho mọi trường hợp. Nội dung hỗ trợ có thể được điều chỉnh theo quy mô nhân sự, hình thức tái cơ cấu và các vấn đề pháp lý thực tế mà doanh nghiệp cần xử lý.

Mục tiêu của dịch vụ không phải là hợp thức hóa mọi quyết định cắt giảm nhân sự, mà là giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ, lựa chọn phương án khả thi và hạn chế rủi ro khi thực hiện.

6. Câu hỏi thường gặp về phương án sử dụng lao động

1. Doanh nghiệp có bắt buộc lập phương án sử dụng lao động trong mọi trường hợp tái cơ cấu không?

Không thể kết luận cho mọi trường hợp. Cần đối chiếu các điều kiện tại khoản 3, khoản 4 Điều 42 và khoản 1 Điều 43 Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là nguyên nhân thay đổi và mức độ ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động.

2. Phương án sử dụng lao động có bắt buộc phải liệt kê người lao động tiếp tục làm việc và người bị chấm dứt hợp đồng không?

Có. Điểm a và điểm c khoản 1 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu xác định số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, được đào tạo lại, chuyển sang làm việc không trọn thời gian và người phải chấm dứt hợp đồng lao động, bên cạnh các nội dung chủ yếu khác.

3. Sau khi thông qua phương án sử dụng lao động, doanh nghiệp có phải công khai không?

Có. Theo khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, phương án sử dụng lao động phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.

7. Kết luận

Phương án sử dụng lao động là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức lại nguồn nhân lực khi thay đổi cơ cấu, công nghệ, gặp khó khăn kinh tế hoặc thực hiện các giao dịch doanh nghiệp thuộc trường hợp luật định. Giá trị của phương án sử dụng lao động không nằm ở số lượng người được đưa vào danh sách cắt giảm, mà ở việc doanh nghiệp đánh giá đầy đủ giải pháp bố trí, đào tạo lại, quyền lợi và nguồn lực để thực hiện.

Tham khảo:

Dịch vụ Luật sư giải quyết tranh chấp lao động uy tín

Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại?

Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể