Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại?

Ban hành nội quy lao động là thủ tục nền tảng để người sử dụng lao động thiết lập trật tự, kỷ cương tại doanh nghiệp: từ thời giờ làm việc, an toàn, vệ sinh lao động cho đến các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần gửi dự thảo nội quy lao động để Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở góp ý là đã hoàn tất thủ tục. Cách hiểu này dẫn đến một câu hỏi pháp lý quan trọng: ban hành nội quy lao động có bắt buộc phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc hay không?

Câu trả lời là: CÓ. Bài viết dưới đây phân tích căn cứ pháp lý của nghĩa vụ này, mối quan hệ giữa thủ tục đối thoại với thủ tục tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, và hệ quả pháp lý mà doanh nghiệp có thể phải gánh chịu nếu bỏ qua một trong hai thủ tục.

Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại?

1. Ban hành nội quy lao động là trường hợp bắt buộc phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc

Trước hết, cần xác định đối thoại tại nơi làm việc là gì. Khoản 1 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

“Đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc nhằm tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.”

Trên cơ sở đó, khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 xác định các trường hợp người sử dụng lao động bắt buộc phải tổ chức đối thoại:

“2. Người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc trong trường hợp sau đây:

a) Định kỳ ít nhất 01 năm một lần;

b) Khi có yêu cầu của một hoặc các bên;

c) Khi có vụ việc quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36, các điều 42, 44, 93, 104, 118 và khoản 1 Điều 128 của Bộ luật này.”

Điều 118 được viện dẫn tại điểm c nêu trên chính là điều luật quy định về nội quy lao động. Như vậy, ngay ở cấp độ luật, Bộ luật Lao động 2019 đã đặt việc ban hành nội quy lao động vào nhóm “vụ việc” mà người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại. Từ “phải” trong điều luật thể hiện đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phải lựa chọn hay khuyến nghị.

Cần lưu ý, đối thoại khi có vụ việc theo điểm c khoản 2 Điều 63 là một cơ chế độc lập với đối thoại định kỳ theo điểm a của cùng khoản. Doanh nghiệp không thể lấy cuộc đối thoại định kỳ hằng năm để thay thế cho cuộc đối thoại về dự thảo nội quy lao động, trừ khi cuộc đối thoại đó được tổ chức đúng nội dung và trình tự của đối thoại khi có vụ việc như phân tích tại Mục 2 dưới đây.

2. Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định cụ thể trình tự đối thoại khi ban hành nội quy lao động

Hướng dẫn khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019, khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP tiếp tục khẳng định nội quy lao động là một trong các vụ việc phải tổ chức đối thoại, đồng thời quy định trình tự mà người sử dụng lao động phải thực hiện:

“1. Đối với vụ việc người sử dụng lao động phải tham khảo, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36; cho thôi việc đối với người lao động theo quy định tại Điều 42; phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44; thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định tại Điều 93; quy chế thưởng theo quy định tại Điều 104 và nội quy lao động theo quy định tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được thực hiện như sau:

a) Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;

b) Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;

c) Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;

d) Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

đ) Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định này;

e) Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.”

Phân tích quy định trên có thể thấy, trình tự gồm hai giai đoạn gắn liền với nhau:

Giai đoạn lấy ý kiến (điểm a, điểm b): người sử dụng lao động gửi dự thảo nội quy lao động; phía người lao động lấy ý kiến người lao động mình đại diện và tổng hợp thành văn bản gửi lại.

Giai đoạn đối thoại (điểm c đến điểm e): trên cơ sở ý kiến đã tổng hợp, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại trực tiếp; diễn biến đối thoại được lập biên bản có chữ ký của đại diện các bên; nội dung chính được công bố công khai trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Điểm c sử dụng cụm từ “căn cứ ý kiến”, cho thấy việc tiếp nhận văn bản góp ý không phải là điểm kết thúc của thủ tục mà là tiền đề để tiến hành đối thoại. Nói cách khác, văn bản góp ý và cuộc đối thoại là hai bước nối tiếp, không thể thay thế cho nhau.

Quy định này được củng cố tại khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

“3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này.”

Như vậy, Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã chỉ rõ: việc tham khảo ý kiến khi ban hành nội quy lao động phải được thực hiện theo đúng trình tự đối thoại khi có vụ việc tại khoản 1 Điều 41, chứ không phải bằng một hình thức góp ý tùy nghi do doanh nghiệp tự xác định.

3. Tổ chức đối thoại không thay thế nghĩa vụ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Bên cạnh nghĩa vụ đối thoại, khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Từ quy định này, cần nhìn nhận mối quan hệ giữa hai nghĩa vụ theo cả hai chiều:

Thứ nhất, tổ chức đối thoại không đồng nghĩa với việc được bỏ qua thủ tục lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Tại doanh nghiệp có công đoàn cơ sở hoặc tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp, tổ chức này phải được gửi dự thảo, phải lấy ý kiến người lao động và có văn bản góp ý. Văn bản góp ý này còn là thành phần bắt buộc trong hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo khoản 3 Điều 120 Bộ luật Lao động 2019: “Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở”. Một cuộc họp đối thoại được tổ chức mà không có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì vẫn chưa đáp ứng khoản 3 Điều 118.

Thứ hai, chỉ lấy ý kiến Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở mà không tổ chức đối thoại thì chưa bảo đảm đầy đủ trình tự ban hành nội quy lao động. Việc gửi dự thảo và nhận văn bản góp ý mới chỉ đáp ứng điểm a, điểm b khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Các bước tổ chức đối thoại, lập biên bản có chữ ký của đại diện các bên và công bố công khai nội dung chính theo điểm c, điểm đ, điểm e chưa được thực hiện. Trong khi đó, khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động “phải tổ chức đối thoại”, và khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu việc tham khảo ý kiến “thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41”. Do đó, thủ tục chỉ dừng ở việc xin ý kiến Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở là thủ tục chưa hoàn chỉnh.

Vì vậy, khi tư vấn xây dựng nội quy lao động, Youth & Partners luôn khuyến nghị khách hàng thực hiện đồng thời cả việc lấy ý kiến công đoàn cơ sở và tổ chức đối thoại với nhóm đại diện đối thoại của người lao động, nhằm bảo đảm đầy đủ cả hai yêu cầu pháp luật nêu trên.

Tham khảo ý kiến và đối thoại khi có ban hành nội quy lao động

4. Quy trình ban hành nội quy lao động đúng trình tự

Trên cơ sở các quy định đã phân tích, quy trình ban hành nội quy lao động đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nên được thực hiện theo các bước sau:

Xây dựng dự thảo nội quy lao động với đầy đủ các nội dung chủ yếu theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Gửi văn bản kèm dự thảo đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động, trong đó có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Tiếp nhận văn bản tổng hợp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động; bảo đảm lấy ý kiến lao động nữ đối với các nội dung liên quan đến quyền, lợi ích của họ.
Tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về dự thảo; thành phần, thời gian, địa điểm xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Lập biên bản đối thoại có chữ ký của đại diện các bên tham gia.
Công bố công khai nội dung chính của cuộc đối thoại tại nơi làm việc chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại.
Hoàn thiện và ban hành nội quy lao động.
Đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, theo khoản 1 và khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Gửi nội quy đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính theo khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Cần nhấn mạnh rằng pháp luật yêu cầu doanh nghiệp tổ chức đối thoại để thảo luận, tham vấn, chứ không yêu cầu phải đạt được sự đồng thuận của phía người lao động. Quyền quyết định nội dung cuối cùng của nội quy lao động vẫn thuộc về người sử dụng lao động. Tuy nhiên, quá trình đối thoại phải được thực hiện thực chất và được ghi nhận đầy đủ bằng tài liệu, bởi đây là chứng cứ quan trọng nhất để chứng minh tính hợp pháp của nội quy lao động khi phát sinh tranh chấp.

Quy trình ban hành nội quy lao động chuẩn

5. Hệ quả pháp lý khi ban hành nội quy lao động không đúng trình tự

Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, bởi hậu quả của việc bỏ qua thủ tục đối thoại không chỉ dừng lại ở rủi ro xử phạt hành chính mà còn tác động trực tiếp đến tính hợp pháp của các quyết định xử lý kỷ luật lao động.

Thứ nhất, nội quy lao động không được ban hành đúng trình tự thì không đủ điều kiện làm căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động.

Nội quy lao động là căn cứ chủ yếu để người sử dụng lao động xác định hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật. Khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm:

“3. Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.”

Quy định này cần được hiểu là nội quy lao động làm căn cứ xử lý kỷ luật phải là nội quy lao động hợp pháp, tức là được ban hành đúng nội dung và đúng trình tự theo quy định của pháp luật. Một văn bản được ban hành khi chưa hoàn thành thủ tục đối thoại bắt buộc theo khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì không đáp ứng điều kiện này.

Bên cạnh đó, đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.” Hồ sơ đăng ký phải bao gồm văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo khoản 3 Điều 120. Khi trình tự lấy ý kiến và đối thoại không được thực hiện đúng, cơ sở để xác định nội quy lao động đã phát sinh hiệu lực hợp pháp cũng bị đặt dấu hỏi.

Thứ hai, quyết định xử lý kỷ luật dựa trên nội quy lao động đó là trái pháp luật.

Khi nội quy lao động không đủ điều kiện làm căn cứ pháp lý, mọi quyết định xử lý kỷ luật lao động được ban hành trên cơ sở nội quy lao động đó, đặc biệt là quyết định sa thải, có nguy cơ cao bị cơ quan có thẩm quyền xác định là trái pháp luật. Trong tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, đồng thời phải chứng minh căn cứ xử lý kỷ luật là hợp pháp. Nếu không xuất trình được hồ sơ chứng minh đã tổ chức đối thoại khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp sẽ ở thế bất lợi trước Tòa án.

Thứ ba, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và buộc khắc phục hậu quả.

Kể từ ngày 10 tháng 9 năm 2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có hiệu lực và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi, trong đó có:

“c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;”

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt nêu trên là mức phạt đối với cá nhân; mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, tức là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với doanh nghiệp cho mỗi hành vi.

Đáng chú ý hơn, điểm a khoản 4 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định biện pháp khắc phục hậu quả: “Buộc người sử dụng lao động nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải thuộc hành vi vi phạm quy định tại điểm đ khoản 2, điểm d khoản 3 Điều này”. Như vậy, một quyết định sa thải không đúng trình tự hoặc không có căn cứ hợp pháp không chỉ dẫn đến tiền phạt, mà còn có thể buộc doanh nghiệp nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương cho những ngày người lao động không được làm việc.

Tóm lại, chuỗi hệ quả pháp lý có thể được khái quát như sau: nội quy lao động không được ban hành đúng trình tự → không đủ điều kiện làm căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động → quyết định xử lý kỷ luật dựa trên nội quy lao động đó là trái pháp luật.

6. Kết luận

Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc không? Câu trả lời là có. Khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 xác định việc ban hành nội quy lao động theo Điều 118 là vụ việc người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại; khoản 1 Điều 41 và khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định cụ thể trình tự đối thoại mà doanh nghiệp phải tuân thủ.

Đồng thời, việc tổ chức đối thoại không thay thế nghĩa vụ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019; ngược lại, việc chỉ lấy ý kiến Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở mà không tổ chức đối thoại cũng chưa bảo đảm đầy đủ trình tự ban hành nội quy lao động. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ cả hai thủ tục và lưu giữ hồ sơ chứng minh tương ứng, bao gồm văn bản gửi dự thảo, văn bản góp ý, biên bản đối thoại và tài liệu công bố công khai nội dung chính của cuộc đối thoại.

Đối với doanh nghiệp đã ban hành nội quy lao động nhưng chưa tổ chức đối thoại, cần sớm rà soát và hoàn thiện lại trình tự trước khi tiếp tục sử dụng nội quy lao động làm căn cứ xử lý kỷ luật, nhằm hạn chế rủi ro quyết định xử lý kỷ luật bị tuyên là trái pháp luật và các nghĩa vụ tài chính phát sinh kèm theo.

Xem thêm:

Nội quy lao động là gì? Quy trình đăng ký nội quy lao động

Không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không? Lưu ý 2026

Dịch vụ đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp toàn quốc