Thỏa ước lao động tập thể mẫu và 5 lưu ý khi áp dụng

Nhiều doanh nghiệp tìm thỏa ước lao động tập thể mẫu để tiết kiệm thời gian, nhưng lại sao chép nguyên văn một bản trên mạng rồi ký. Kết quả thường gặp là thỏa ước có điều khoản thấp hơn luật, không đủ tỷ lệ biểu quyết hoặc không được gửi cơ quan quản lý đúng hạn. Khi tranh chấp xảy ra, chính văn bản đó lại trở thành bất lợi cho doanh nghiệp.

Bài viết cung cấp một thỏa ước lao động tập thể mẫu cấp doanh nghiệp theo Bộ luật Lao động 2019, quy trình ký kết từng bước và 5 lưu ý quan trọng khi áp dụng. Nội dung được cập nhật theo quy định đến tháng 10/2026, trong đó có Luật Công đoàn 2024 và việc chuyển chức năng quản lý lao động sang Bộ Nội vụ.

Thỏa ước lao động tập thể là gì?

Theo Điều 75 Bộ luật Lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể, được các bên ký kết bằng văn bản. Nội dung thỏa ước không được trái quy định của pháp luật và được khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật.

Nói cách khác, thỏa ước là “luật riêng” của doanh nghiệp. Theo Điều 79, nếu quyền lợi trong hợp đồng lao động đã giao kết thấp hơn thỏa ước thì phải thực hiện theo thỏa ước; quy định nội bộ trái thỏa ước phải được sửa đổi cho phù hợp. Vì vậy, trước khi dùng bất kỳ thỏa ước lao động tập thể mẫu nào, doanh nghiệp cần hiểu rõ hiệu lực ràng buộc của nó.

Các loại thỏa ước lao động tập thể

Bài viết này tập trung vào thỏa ước cấp doanh nghiệp, loại phổ biến nhất trong thực tiễn; thỏa ước lao động tập thể mẫu bên dưới cũng được soạn cho cấp này.

Căn cứ pháp lý của thỏa ước lao động tập thể mẫu

• Bộ luật Lao động 2019, Chương V (Điều 65–87): thương lượng tập thể, ký kết, hiệu lực, sửa đổi và thỏa ước vô hiệu.
• Luật Công đoàn 2024 (số 50/2024/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025): quyền của công đoàn cơ sở trong thương lượng và giám sát thực hiện thang, bảng lương (LuatVietnam).
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, được sửa đổi bởi Nghị định 283/2026/NĐ-CP ban hành ngày 15/7/2026 (Thư viện Pháp luật).

Thỏa ước lao động tập thể mẫu cấp doanh nghiệp

Pháp luật hiện hành không ban hành biểu mẫu bắt buộc cho thỏa ước. Vì vậy, thỏa ước lao động tập thể mẫu dưới đây được xây dựng theo các nội dung thương lượng tại Điều 67 Bộ luật Lao động 2019. Các ô […] là phần doanh nghiệp cần điền theo kết quả thương lượng thực tế. Doanh nghiệp có thể sao chép thỏa ước lao động tập thể mẫu này vào Word rồi chỉnh theo quy mô và ngành nghề của mình.

Download tại đây

Quy trình ký kết thỏa ước lao động tập thể

Dù dùng thỏa ước lao động tập thể mẫu nào, thỏa ước chỉ hợp lệ khi đi qua đủ các bước theo Điều 70, 76 và 77 Bộ luật Lao động 2019. Bỏ qua một bước có thể khiến thỏa ước bị tuyên vô hiệu toàn bộ vì sai trình tự (Điều 86).

1. Gửi yêu cầu thương lượng. Mỗi bên đều có quyền yêu cầu; bên nhận không được từ chối. Trong 07 ngày làm việc, hai bên thống nhất thời gian họp; phiên họp đầu tiên bắt đầu không quá 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu.
2. Chuẩn bị thông tin. Người sử dụng lao động cung cấp thông tin về tình hình sản xuất, kinh doanh chậm nhất 10 ngày trước phiên họp. Công đoàn lấy ý kiến người lao động về nội dung đề xuất.
3. Tổ chức phiên thương lượng. Mỗi phiên phải lập biên bản ghi rõ nội dung đã thống nhất và còn ý kiến khác nhau. Thời gian thương lượng không quá 90 ngày, trừ khi các bên thỏa thuận khác.
4. Dự thảo thỏa ước. Đây là lúc sử dụng thỏa ước lao động tập thể mẫu, điền các con số đã thống nhất trong biên bản.
5. Lấy ý kiến biểu quyết. Đưa dự thảo hoàn thiện từ thỏa ước lao động tập thể mẫu ra lấy ý kiến toàn bộ người lao động hoặc thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện. Thỏa ước chỉ được ký khi trên 50% người lao động tán thành.
6. Ký kết và công bố. Đại diện hợp pháp của hai bên ký; người sử dụng lao động phải công bố cho người lao động biết.
7. Gửi cơ quan quản lý. Trong 10 ngày kể từ ngày ký, gửi 01 bản đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh. Từ 01/3/2025, chức năng quản lý nhà nước về lao động đã chuyển về Bộ Nội vụ (Tạp chí Luật sư Việt Nam), nên đầu mối ở địa phương hiện là Sở Nội vụ.

Toàn bộ chi phí thương lượng, ký kết, gửi và công bố thỏa ước do người sử dụng lao động chi trả (Điều 85).

5 lưu ý khi áp dụng thỏa ước lao động tập thể mẫu

Qua thực tiễn tư vấn thường xuyên cho các doanh nghiệp sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài, sai sót khi dùng thỏa ước lao động tập thể mẫu thường rơi vào năm điểm dưới đây.

1. Không sao chép nguyên văn thỏa ước lao động tập thể mẫu: nội dung phải ít nhất bằng mức luật định

Thỏa ước lao động tập thể mẫu trên mạng thường được soạn từ nhiều năm trước. Nếu giữ nguyên con số cũ, thỏa ước rất dễ có điều khoản thấp hơn luật và bị vô hiệu từng phần theo Điều 86 Bộ luật Lao động 2019.

Ví dụ điển hình là mức lương thấp nhất. Từ 01/01/2026, lương tối thiểu vùng I là 5.310.000 đồng/tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Một thỏa ước cũ ghi mức thấp hơn sẽ không còn giá trị ở điều khoản đó. Cách an toàn hơn là ghi “không thấp hơn lương tối thiểu vùng cộng […]%” thay vì một con số cố định.

2. Đủ tỷ lệ biểu quyết và lưu đủ hồ sơ chứng minh

Thỏa ước cấp doanh nghiệp chỉ được ký khi trên 50% người lao động tán thành (Điều 76). Khi có tranh chấp hay thanh tra, doanh nghiệp phải chứng minh được điều này.

Vì vậy, cần lưu đầy đủ: biên bản các phiên thương lượng, danh sách và phiếu lấy ý kiến, biên bản kiểm phiếu, tổng số lao động tại thời điểm biểu quyết. Với nhà máy làm việc theo ca, nên bố trí biểu quyết theo từng ca để không bỏ sót người lao động. Bộ hồ sơ này nên được lưu cùng bản thỏa ước lao động tập thể mẫu đã điền và ký.

3. Gửi đúng hạn, công bố đầy đủ để tránh bị phạt

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP và Điều 22 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, các hành vi vi phạm phổ biến bị xử phạt như sau:

Mức phạt không lớn, nhưng biên bản vi phạm sẽ là bất lợi khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan quản lý hoặc báo cáo tuân thủ cho công ty mẹ ở nước ngoài. Khi áp dụng thỏa ước lao động tập thể mẫu, nên đặt lịch nhắc hạn gửi ngay từ ngày ký.

4. Đồng bộ với hợp đồng, nội quy và quy chế lương thưởng

Sau khi thỏa ước có hiệu lực, Điều 79 buộc doanh nghiệp sửa các quy định nội bộ trái với thỏa ước. Danh mục cần rà soát gồm: hợp đồng lao động mẫu, nội quy lao động, thang bảng lương, quy chế thưởng và quy chế dân chủ cơ sở. Áp dụng thỏa ước lao động tập thể mẫu mà bỏ qua bước rà soát này dễ dẫn đến xung đột giữa các văn bản nội bộ.

Khi điều chỉnh thỏa ước lao động tập thể mẫu, cần lưu ý về chi phí: mọi phúc lợi đã đưa vào thỏa ước sẽ trở thành nghĩa vụ bắt buộc trong suốt thời hạn. Với thưởng Tết hay thưởng hiệu quả, nên gắn với kết quả kinh doanh (ví dụ theo tỷ lệ lợi nhuận) thay vì cam kết một số tháng lương cố định.

5. Theo dõi thời hạn, sửa đổi và gia hạn kịp thời

Điều 2 của thỏa ước lao động tập thể mẫu ở trên để trống thời hạn, vì luật cho phép từ 01 đến 03 năm (Điều 78). Trong 90 ngày trước khi hết hạn, hai bên có thể thương lượng kéo dài hoặc ký thỏa ước mới. Nếu hết hạn mà vẫn đang thương lượng, thỏa ước cũ tiếp tục được thực hiện tối đa 90 ngày (Điều 83).

Ngoài ra, khi pháp luật thay đổi khiến thỏa ước không còn phù hợp, các bên phải sửa đổi, bổ sung theo Điều 82; việc sửa đổi cũng phải thực hiện như quy trình ký mới. Doanh nghiệp FDI dùng thỏa ước lao động tập thể mẫu song ngữ nên ghi rõ bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng khi có khác biệt.

Câu hỏi thường gặp về thỏa ước lao động tập thể mẫu

Doanh nghiệp có bắt buộc phải ký thỏa ước không?

Không. Pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải có thỏa ước. Dù vậy, chuẩn bị sẵn một thỏa ước lao động tập thể mẫu giúp doanh nghiệp chủ động khi bước vào thương lượng. Tuy nhiên, khi tổ chức đại diện người lao động yêu cầu thương lượng hợp lệ, doanh nghiệp không được từ chối; từ chối có thể bị phạt đến 30 triệu đồng đối với tổ chức.

Doanh nghiệp chưa có công đoàn có dùng được thỏa ước lao động tập thể mẫu không?

Thỏa ước cấp doanh nghiệp phải được ký giữa người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nếu chưa có tổ chức này, doanh nghiệp chưa thể ký thỏa ước, dù đã chuẩn bị sẵn thỏa ước lao động tập thể mẫu. Các chế độ muốn áp dụng chung nên được đưa vào quy chế nội bộ hoặc hợp đồng lao động.

Thỏa ước có cần được cơ quan nhà nước phê duyệt không?

Không. Doanh nghiệp chỉ cần gửi 01 bản trong 10 ngày kể từ ngày ký để cơ quan quản lý theo dõi. Hiệu lực của thỏa ước do các bên ghi trong văn bản; nếu không ghi thì có hiệu lực từ ngày ký.

Người lao động vào làm sau khi ký thỏa ước có được áp dụng không?

Có. Thỏa ước doanh nghiệp áp dụng cho toàn bộ người lao động của doanh nghiệp, kể cả người vào làm sau ngày thỏa ước có hiệu lực. Phòng nhân sự nên phổ biến bản thỏa ước lao động tập thể mẫu đã ký ngay trong chương trình đào tạo hội nhập.

Kết luận

Thỏa ước lao động tập thể mẫu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo, nhưng chỉ phát huy tác dụng khi được điều chỉnh theo kết quả thương lượng thực tế. Năm lưu ý cần nhớ khi dùng thỏa ước lao động tập thể mẫu: nội dung không thấp hơn luật, đủ tỷ lệ biểu quyết, gửi và công bố đúng hạn, đồng bộ văn bản nội bộ và theo dõi thời hạn hiệu lực.

Nếu doanh nghiệp cần rà soát thỏa ước hiện có, hoặc muốn xây dựng thỏa ước lao động tập thể mẫu phù hợp với ngành nghề và quy mô của mình, hãy liên hệ đội ngũ luật sư lao động để được hỗ trợ từ khâu chuẩn bị thương lượng đến khi gửi cơ quan quản lý.

Xem thêm tại:

Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể

Thỏa ước lao động tập thể – Tư vấn pháp lý từ A đến Z

Khi nào phải đăng ký nội quy lao động? Doanh nghiệp lưu ý