1. Nội quy lao động là gì theo quy định pháp luật hiện hành?

1.1. Định nghĩa

Nội quy lao động là một trong những công cụ quản trị nhân sự quan trọng, đóng vai trò thiết lập trật tự, kỷ luật lao động trong doanh nghiệp. Theo cách hiểu pháp lý, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm quy định các chuẩn mực hành vi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động trong quá trình làm việc.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 (được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH năm 2026), người sử dụng lao động có quyền ban hành nội quy lao động và phải tuân thủ các điều kiện nhất định khi xây dựng và áp dụng nội quy này.

Trong cơ chế pháp lý lao động hiện hành, nội quy lao động là công cụ quản trị bắt buộc giúp chuyển hóa quy phạm pháp luật thành trật tự vận hành cụ thể của từng doanh nghiệp. Nội quy xác lập thước đo hành vi, quy trình làm việc, an toàn, kỷ luật và trách nhiệm vật chất, đồng thời là căn cứ xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp và bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh.

1.2. Đặc điểm pháp lý của nội quy lao động

Là văn bản mang tính bắt buộc trong doanh nghiệp; phải được phổ biến cho người lao động và được thực hiện nghiêm túc.

Có hiệu lực nội bộ nhưng phải phù hợp pháp luật.
Là căn cứ xử lý kỷ luật lao động hợp pháp.
Phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong trường hợp luật định).

1.3. Nghĩa vụ ban hành nội quy lao động

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019:

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản;
Doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn phải có thỏa thuận về kỷ luật lao động nhưng không bắt buộc đăng ký nội quy.

2. Nội dung bắt buộc của nội quy lao động theo quy định mới nhất

Một nội quy lao động hợp pháp không chỉ cần đúng hình thức mà còn phải đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật.

Nội dung bắt buộc phải có trong nội quy lao động để đảm bảo tuân thủ

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

h) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Ngoài ra, trước khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và phải thông báo tới toàn bộ người lao động, niêm yết nội quy tại nơi làm việc.

3. Điều kiện và đối tượng phải đăng ký nội quy lao động

3.1. Đối tượng phải đăng ký nội quy lao động

Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động bằng văn bản;

3.2. Thời điểm đăng ký

Theo quy định pháp luật:

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Căn cứ quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 thì doanh nghiệp đăng ký nội quy lao động phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
Nội quy lao động;
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

3.3. Hiệu lực của nội quy lao động

Theo khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019:

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Nội quy lao động chỉ có hiệu lực sau khi được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và không có yêu cầu sửa đổi.

4. Quy trình đăng ký nội quy lao động mới nhất

Bước 1: Xây dựng dự thảo nội quy lao động

Doanh nghiệp cần:

Soạn thảo nội quy đầy đủ nội dung bắt buộc phải có trong nội quy lao động;
Đảm bảo không trái pháp luật lao động và các luật liên quan (ví dụ: xâm phạm về vấn đề dữ liệu cá nhân của người lao động, có các hành vi trái với pháp luật lao động…).

Lưu ý thực tiễn:

Nội quy nên cụ thể hóa hành vi vi phạm để tránh tranh chấp;
Không quy định các hình thức xử lý kỷ luật trái luật (ví dụ: phạt tiền thay cho hình thức xử lý kỷ luật).

Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Căn cứ khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

…

3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Theo đó, trước khi ban hành nội quy lao động thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Hiện nay, trong Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan chưa có quy định cụ thể về mẫu biên bản lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động về thỏa ước lao động tập thể.

Tuy nhiên theo quy định, việc thỏa ước lao động tập thể được ký kết bởi đại diện hợp pháp của các bên thương lượng và thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp chỉ được ký kết khi có trên 50% người lao động của doanh nghiệp biểu quyết tán thành. Doanh nghiệp lưu ý thực hiện đúng theo quy định; ngoài ra đảm bảo nội dung biên bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung lấy ý kiến và tỷ lệ tán thành/không tán thành đối với từng điều khoản.

Bước 3: Ban hành nội quy lao động

Người sử dụng lao động (hoặc người đại diện theo pháp luật) ký ban hành nội quy.

Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật lao động, việc ban hành nội quy chưa làm phát sinh đầy đủ hiệu lực áp dụng trên thực tế nếu doanh nghiệp chưa thực hiện các nghĩa vụ công bố và phổ biến nội quy đến người lao động.

Cụ thể, người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức phổ biến nội quy lao động đến toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp, bảo đảm người lao động hiểu và nắm rõ các quy định liên quan đến quyền, nghĩa vụ và kỷ luật lao động. Đồng thời, nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết tại những vị trí cần thiết trong nơi làm việc để người lao động có thể dễ dàng tiếp cận.

Đây là yêu cầu mang tính bắt buộc, nhằm bảo đảm tính minh bạch và là điều kiện quan trọng để nội quy lao động được áp dụng hợp pháp trong quá trình quản lý và xử lý kỷ luật lao động.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ bao gồm:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
Nội quy lao động;
Biên bản lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động;
Các văn bản liên quan (nếu có).

Biên bản lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động

Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký

Theo Mục 6 Phần II Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), thủ tục đăng ký nội quy lao động được thực hiện tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cấp xã (nếu được ủy quyền).

Kể từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp thực hiện đăng ký nội quy lao động tại Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính; trường hợp đặc biệt, hồ sơ có thể nộp tại Phòng Văn hóa – Xã hội cấp xã nếu được Sở Nội vụ ủy quyền theo quy định.

Thời hạn nộp: trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động tại cơ sở.

Bước 6: Cơ quan nhà nước xử lý hồ sơ

Trong vòng 07 ngày làm việc, trường hợp nội quy lao động được xây dựng phù hợp với quy định pháp luật và đáp ứng đầy đủ điều kiện hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ chấp nhận và ghi nhận hiệu lực của nội quy. Ngược lại, nếu nội dung nội quy có quy định trái pháp luật hoặc chưa phù hợp, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung để bảo đảm tuân thủ quy định hiện hành.

Bước 7: Hoàn thiện và áp dụng nội quy

Sau khi được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận, nội quy lao động chính thức phát sinh hiệu lực pháp lý và doanh nghiệp có quyền áp dụng nội quy này làm căn cứ hợp pháp để xử lý kỷ luật lao động theo quy định.

5. Lưu ý pháp lý quan trọng khi đăng ký nội quy lao động

Để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề quan trọng khi đăng ký nội quy lao động.

Trước hết, nội quy lao động phải được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật, không được quy định các hình thức xử lý trái luật như phạt tiền hoặc cắt lương thay cho kỷ luật lao động, đồng thời không được hạn chế các quyền cơ bản của người lao động.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký nội quy trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành; nếu quá thời hạn này có thể bị xử phạt hành chính, đồng thời nội quy chưa đăng ký sẽ không có giá trị pháp lý khi sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật.

Nội quy lao động cũng cần được xây dựng một cách rõ ràng, cụ thể, tránh các quy định chung chung gây khó hiểu cho người lao động, đặc biệt phải mô tả rõ hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng để bảo đảm tính khả thi khi áp dụng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới có liên quan, đặc biệt là các quy định về lao động, tiền lương và bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhằm bảo đảm nội quy luôn phù hợp với khung pháp lý hiện hành.

Đồng thời, sau khi ban hành và đăng ký, nội quy lao động phải được niêm yết tại nơi làm việc và phổ biến đầy đủ đến người lao động để bảo đảm mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều được tiếp cận và hiểu rõ nội dung áp dụng.

6. Câu hỏi thường gặp về nội quy lao động

Câu 1: Có được quy định phạt tiền hay trừ lương trong nội quy lao động để thay cho xử lý kỷ luật lao động không?

Không. Pháp luật lao động nghiêm cấm việc áp dụng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. Nội dung này nếu được đưa vào nội quy lao động sẽ bị coi là trái pháp luật và không có giá trị áp dụng, đồng thời doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Xem thêm: Có thể tự trừ lương để xử lý kỷ luật NLĐ làm hỏng thiết bị?

Câu 2: Doanh nghiệp có thể áp dụng nội quy lao động mới đối với hành vi xảy ra trước thời điểm nội quy có hiệu lực không?

Không. Nguyên tắc áp dụng pháp luật lao động không cho phép áp dụng hồi tố theo hướng bất lợi cho người lao động. Nội quy lao động chỉ được áp dụng đối với các hành vi vi phạm xảy ra sau khi nội quy đã có hiệu lực hợp pháp. Vậy nên để tuân thủ pháp luật lao động trong quá trình xử lý kỷ luật, việc ban hành và đăng ký nội quy lao động hợp lệ, đúng thời hạn là điều vô cùng quan trọng.

Câu 3: Nếu nội quy lao động đã đăng ký nhưng sau đó pháp luật thay đổi, nội quy có còn hiệu lực không?

Nội quy vẫn có hiệu lực, nhưng những nội dung trái với quy định pháp luật mới sẽ đương nhiên không được áp dụng. Doanh nghiệp có trách nhiệm rà soát, sửa đổi và đăng ký lại nội quy để bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, nếu không sẽ phát sinh rủi ro khi áp dụng.

Câu 4: Trường hợp nội quy lao động có quy định nhưng diễn đạt không rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự diễn giải theo hướng có lợi cho mình không?

Không. Theo xu hướng xét xử, nếu nội dung nội quy không rõ ràng, có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, Tòa án thường giải thích theo hướng có lợi cho người lao động. Điều này xuất phát từ nguyên tắc bảo vệ bên yếu thế trong quan hệ lao động.

Câu 5: Doanh nghiệp có thể áp dụng nội quy lao động để xử lý hành vi vi phạm xảy ra ngoài nơi làm việc không?

Chỉ trong trường hợp nội quy có quy định rõ và hành vi đó có liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp hoặc uy tín của doanh nghiệp. Nếu nội quy không quy định cụ thể hoặc không chứng minh được mối liên hệ này, Tòa án có thể không chấp nhận việc xử lý kỷ luật.

Kết luận

Nội quy lao động không chỉ là văn bản quản lý nội bộ mà còn là “lá chắn pháp lý” giúp doanh nghiệp kiểm soát kỷ luật lao động và phòng ngừa tranh chấp. Việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động đúng quy định – đặc biệt theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn hiện hành năm 2026 – là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên.

Trong đó, quy trình đăng ký nội quy lao động cần được thực hiện bài bản, đúng thời hạn, đầy đủ hồ sơ và đảm bảo nội dung hợp pháp. Đây là yếu tố cốt lõi giúp nội quy có hiệu lực và được công nhận khi phát sinh tranh chấp lao động.

Với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực lao động, Y&P cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện từ rà soát, soạn thảo nội quy lao động, tư vấn tính hợp pháp của các quy định nội bộ đến thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Giải pháp của Y&P giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng hệ thống quản trị lao động hiệu quả, phòng ngừa tranh chấp ngay từ giai đoạn đầu.