Khi nào phải đăng ký nội quy lao động? Doanh nghiệp lưu ý

1. Nội quy lao động và nghĩa vụ đăng ký theo quy định pháp luật

Nội quy lao động là một trong những công cụ pháp lý quan trọng giúp người sử dụng lao động thiết lập trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp doanh nghiệp đều phải đăng ký nội quy lao động. Nghĩa vụ này được pháp luật quy định cụ thể về đối tượng và điều kiện áp dụng.

Theo khoản 1 Điều 118 và khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, quy định:

Điều 118. Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản…

Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh…

Như vậy, nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động phát sinh khi doanh nghiệp đáp ứng đồng thời hai điều kiện:

• Sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
• Có ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

Đây là nghĩa vụ mang tính bắt buộc, không phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp hay ngành nghề kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, để tuân thủ nghĩa vụ dành cho người sử dụng lao động, doanh nghiệp vẫn phải thỏa thuận các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động theo quy định tại Bộ luật Lao động.

2. Các trường hợp cụ thể phải đăng ký nội quy lao động

Trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành, có thể xác định rõ các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động như sau:

2.1. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Ngay khi số lượng người lao động đạt từ 10 người trở lên, doanh nghiệp phải:

• Xây dựng nội quy lao động bằng văn bản;
• Thực hiện đăng ký nội quy lao động theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

Việc không đăng ký trong trường hợp này sẽ dẫn đến hệ quả nội quy không có giá trị pháp lý.

2.2. Doanh nghiệp đã ban hành nội quy lao động và có sửa đổi, bổ sung

Theo nguyên tắc pháp lý, nội quy lao động chỉ có hiệu lực khi được đăng ký hợp lệ. Do đó, trong trường hợp:

• Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
• Thay đổi nội dung liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

thì phải thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

Việc áp dụng nội quy đã sửa đổi nhưng chưa đăng ký là hành vi vi phạm pháp luật.

2.3. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị phụ thuộc

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc:

• Nếu áp dụng chung một nội quy lao động, thì thực hiện đăng ký một lần tại cơ quan có thẩm quyền;
• Nếu mỗi đơn vị có nội quy riêng, thì từng nội quy phải được đăng ký theo quy định.

2.4. Doanh nghiệp chuyển đổi quy mô lao động

Một số doanh nghiệp ban đầu có dưới 10 lao động nên không đăng ký nội quy. Tuy nhiên, khi mở rộng sản xuất, tuyển thêm nhân sự và đạt ngưỡng từ 10 lao động trở lên, thì:

• Nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động phát sinh;
• Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký trong thời hạn luật định.

3. Thời điểm phát sinh nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động

Theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, thời điểm đăng ký được xác định:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Bên cạnh đó, hiệu lực của nội quy lao động theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019:

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Như vậy, có thể khẳng định việc đăng ký nội quy lao động không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là điều kiện để nội quy phát sinh hiệu lực pháp lý.

4. Xử phạt khi không đăng ký nội quy lao động

Việc không đăng ký nội quy lao động không chỉ làm mất hiệu lực của nội quy mà còn dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính.

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP (hiện vẫn đang có hiệu lực tại thời điểm 2026), việc người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động có thể bị phạt đến 10.000.000 đồng.

Ngoài ra, một số hành vi vi phạm liên quan đến quy định về nội quy lao động có thể bị xử phạt như sau:

Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

…

(Lưu ý: mức phạt trên là mức phạt áp dụng cho cá nhân. Người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp thì mức phạt sẽ bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân.)

Ngoài ra, theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động chỉ có hiệu lực sau khi được đăng ký hợp lệ. Do đó, nếu không thực hiện đăng ký, nội quy sẽ không có giá trị pháp lý và không thể được sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các quyết định kỷ luật, đặc biệt là sa thải, có nguy cơ cao bị tuyên là trái pháp luật do thiếu cơ sở pháp lý hợp lệ, khiến doanh nghiệp rơi vào thế bất lợi khi giải quyết tranh chấp.

Trong quá trình giải quyết tranh chấp, các cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt là Tòa án, thường xem xét rất chặt chẽ tính hợp pháp của nội quy lao động. Thực tiễn xét xử cho thấy, trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ đúng quy định về đăng ký nội quy lao động, Tòa án có xu hướng bảo vệ quyền lợi của người lao động và không chấp nhận các quy định nội bộ chưa được đăng ký làm căn cứ pháp lý. Điều này khiến doanh nghiệp không chỉ thất bại trong việc bảo vệ quyết định quản lý của mình mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh trong quan hệ lao động.

5. Ví dụ thực tiễn

Thực tiễn xét xử cho thấy, nhiều doanh nghiệp gặp bất lợi trong tranh chấp lao động do không tuân thủ quy định về nội quy lao động.

Theo tổng hợp từ thực tiễn xét xử, Tòa án chỉ công nhận giá trị pháp lý của nội quy lao động khi nội quy đã được đăng ký hợp lệ. Các quy chế nội bộ chưa đăng ký hoặc không được công bố hợp lệ thường không được chấp nhận làm căn cứ xử lý kỷ luật. Nếu không đăng ký đúng thủ tục, doanh nghiệp có thể gặp bất lợi trong các tranh chấp liên quan.

Một ví dụ điển hình là Bản án số 54/2024/LĐ-PT ngày 26/04/2024 của Tòa án nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh. Tranh chấp phát sinh giữa người lao động và người sử dụng lao động liên quan đến việc xử lý kỷ luật lao động. Người lao động làm việc lâu năm và giữ vị trí quản lý, sau đó bị người sử dụng lao động lần lượt áp dụng hai hình thức kỷ luật là cách chức và sa thải với lý do cung cấp, đăng tải thông tin gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Tòa án xác định rằng doanh nghiệp không chứng minh được hành vi vi phạm tương ứng với nội dung quy định trong nội quy, các tài liệu được cho là “thông tin mật” thực chất không phải là thông tin nội bộ, đồng thời các chứng cứ về hành vi đăng tải thông tin cũng không rõ nguồn gốc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn vi phạm trình tự xử lý kỷ luật khi không lập biên bản vi phạm tại thời điểm xảy ra sự việc và vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật dù người lao động có lý do chính đáng xin hoãn.

Trên cơ sở các tình tiết này, Tòa án đã tuyên toàn bộ các quyết định kỷ luật (cách chức và sa thải) là trái pháp luật. Điều đáng chú ý là Tòa án không chỉ xem xét hành vi vi phạm mà còn đánh giá toàn diện tính hợp pháp của căn cứ áp dụng, bao gồm nội dung nội quy lao động, chứng cứ chứng minh và việc tuân thủ đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật. Điều này cho thấy nội quy lao động chỉ có giá trị khi được xây dựng rõ ràng, áp dụng đúng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý theo quy định.

6. Kết luận

Từ các quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn xét xử có thể khẳng định rằng, nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên hoặc khi có sửa đổi, bổ sung nội quy. Đây không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà là điều kiện bắt buộc để nội quy lao động có hiệu lực pháp lý theo quy định tại pháp luật lao động. Trường hợp không thực hiện đăng ký hoặc đăng ký không đúng quy định, nội quy sẽ không được công nhận, kéo theo việc doanh nghiệp không có căn cứ hợp pháp để xử lý kỷ luật lao động.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến nội quy lao động, bao gồm: xây dựng nội quy phù hợp với quy định pháp luật; tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động; thực hiện đăng ký đúng thời hạn tại cơ quan có thẩm quyền (Sở Nội vụ hoặc cơ quan được ủy quyền); đồng thời rà soát, cập nhật và đăng ký lại khi có thay đổi. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu này không chỉ bảo đảm tính hợp pháp trong quản lý lao động mà còn là giải pháp quan trọng nhằm phòng ngừa tranh chấp và hạn chế rủi ro pháp lý trong hoạt động doanh nghiệp.

Play