Nội quy lao động của doanh nghiệp: Tránh 5 lỗi lớn

Nội quy lao động của doanh nghiệp là căn cứ quản lý nhân sự và xử lý vi phạm nhưng phải được ban hành đúng luật. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải lập nội quy bằng văn bản và đăng ký. Năm lỗi lớn cần tránh gồm không lập văn bản, thiếu nội dung, bỏ qua tham vấn, đăng ký sai và kỷ luật trái luật. Rà soát sớm giúp hạn chế tranh chấp, chi phí và rủi ro xử phạt.

Play

I. Nội quy lao động của doanh nghiệp có bắt buộc không?

Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải ban hành nội quy; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải bằng văn bản. Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đơn vị dưới 10 người không bắt buộc lập văn bản nhưng phải thỏa thuận kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

II. Lỗi 1: Không có nội quy bằng văn bản khi bắt buộc

Một số đơn vị chỉ gửi quy tắc qua email. Cách làm này không thay thế nghĩa vụ lập nội quy lao động của doanh nghiệp bằng văn bản khi có từ 10 người, theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.

Nội quy lao động của doanh nghiệp cần thể hiện trong văn bản thống nhất, có chủ thể ban hành, ngày ban hành và phạm vi áp dụng. Khi quy mô nhân sự tăng đến ngưỡng luật định, phòng nhân sự phải chuẩn bị văn bản, không đợi phát sinh vi phạm mới hoàn thiện.

Xem thêm: Xây dựng thỏa ước lao động tập thể gồm những nội dung gì?

III. Lỗi 2: Sao chép mẫu và thiếu nội dung bắt buộc

Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định chín nhóm nội dung: thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trật tự; an toàn lao động; phòng chống quấy rối tình dục và thủ tục xử lý; bảo vệ tài sản, bí mật; trường hợp tạm chuyển công việc; hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật; trách nhiệm vật chất; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.

Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn về ca làm, nghỉ ngơi, bảo vệ thông tin và chế tài tương ứng. Điều 85 hướng dẫn phòng chống quấy rối tình dục. Vì thế, sao chép mẫu nội quy lao động của doanh nghiệp mà không sửa theo thực tế có thể dẫn tới thiếu sót.

Ví dụ, nội quy lao động của doanh nghiệp ghi mọi hành vi tiết lộ thông tin đều bị sa thải, nhưng không phân loại thông tin bảo mật hoặc đối chiếu Điều 125 Bộ luật Lao động 2019. Quy định như vậy có nguy cơ bị áp dụng sai.

IV. Lỗi 3: Không tham khảo ý kiến và không công bố

Khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy nếu có tổ chức này. Khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP dẫn chiếu khoản 1 Điều 41 về việc tham khảo.

Không nên hoàn thiện nội quy lao động của doanh nghiệp rồi mới xin ký xác nhận hình thức. Doanh nghiệp cần gửi dự thảo đúng thời điểm, ghi nhận ý kiến và lưu hồ sơ chứng minh quy trình tham khảo.

Khoản 4 Điều 118 yêu cầu thông báo nội quy tới người lao động và niêm yết nội dung chính tại nơi cần thiết. Khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP còn yêu cầu gửi văn bản đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có. Nên phổ biến qua email, bảng tin và lưu chứng cứ. Nội quy lao động của doanh nghiệp cần được nhân viên tiếp cận thực tế.

V. Lỗi 4: Đăng ký muộn, thiếu hồ sơ hoặc áp dụng sớm

Khoản 1 và khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 buộc đơn vị có từ 10 lao động đăng ký nội quy trong 10 ngày kể từ ngày ban hành. Điều 120 yêu cầu: văn bản đề nghị; nội quy; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động nếu có; các văn bản liên quan đến kỷ luật, trách nhiệm vật chất nếu có.

Nội quy lao động của doanh nghiệp đăng ký tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Điều 67 Nghị định 129/2025/NĐ-CP cho phép cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp xã thực hiện đăng ký nếu được cấp tỉnh ủy quyền. Cần kiểm tra nơi tiếp nhận thực tế.

Khoản 3 Điều 119 quy định cơ quan có thẩm quyền thông báo, hướng dẫn sửa đổi, đăng ký lại trong bảy ngày làm việc nếu nội dung trái luật. Theo Điều 121, nội quy thuộc diện đăng ký có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ, không phải ngày ký hay nộp thiếu giấy tờ. Lưu phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Xem thêm: Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể

VI. Lỗi 5: Quy định và xử lý kỷ luật trái pháp luật

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho phép bốn hình thức kỷ luật: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá sáu tháng; cách chức; sa thải. Khoản 2 Điều 127 cấm phạt tiền hoặc cắt lương thay xử lý kỷ luật. Không được đặt thêm hình thức phạt.

Nội quy lao động của doanh nghiệp phải nêu rõ hành vi vi phạm và chế tài tương ứng. Không thể mặc định cứ đi muộn là bị sa thải: việc sa thải chỉ được thực hiện khi đáp ứng căn cứ tại Điều 125, đồng thời phải bảo đảm thủ tục hợp pháp.

Điều 122 yêu cầu chứng minh lỗi, bảo đảm quyền bào chữa, sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động trong trường hợp luật định và lập biên bản. Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thông báo, họp xử lý và ra quyết định. Nội quy lao động của doanh nghiệp không cho phép quản lý bỏ qua trình tự này.

Điều 129 và Điều 130 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu xem xét lỗi, thiệt hại thực tế và hoàn cảnh người lao động khi quyết định bồi thường. Không thể mặc nhiên yêu cầu bồi thường toàn bộ trong mọi trường hợp.

VII. Mức phạt áp dụng từ tháng 9/2026

Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực ngày 10/09/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Khoản 1 Điều 25 quy định mức phạt từ 1 đến 3 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân không thông báo nội quy tới toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính tại nơi cần thiết. Khoản 2 Điều 25 quy định mức 5 đến 10 triệu đồng khi không lập nội quy bằng văn bản lúc bắt buộc, không đăng ký, không tham khảo ý kiến hoặc sử dụng nội quy chưa có hiệu lực.

Khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt với tổ chức bằng hai lần mức phạt cá nhân. Vì thế, doanh nghiệp có thể bị phạt 2–6 triệu đồng hoặc 10–20 triệu đồng cho các hành vi tương ứng. Khoản 3 Điều 25 còn quy định mức 20–40 triệu đồng đối với cá nhân phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật; tổ chức có thể bị phạt 40–80 triệu đồng.

VIII. Dịch vụ pháp lý của Youth & Partners

Công ty Luật TNHH Youth & Partners hỗ trợ xây dựng, rà soát nội quy lao động của doanh nghiệp theo luật. Phạm vi tư vấn có thể gồm kiểm tra văn bản đang áp dụng, chỉ ra điều khoản thiếu hoặc trái luật, soạn thảo nội quy theo đặc thù hoạt động và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký.

Khi cần cập nhật nội quy lao động của doanh nghiệp, hãy liên hệ Youth & Partners để được tư vấn phương án phù hợp.

IX. Hỏi đáp thường gặp

Công ty có chín nhân viên phải đăng ký nội quy không?

Không. Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 chỉ yêu cầu đăng ký khi sử dụng từ 10 người. Đơn vị dưới ngưỡng vẫn phải thỏa thuận kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Nội quy lao động của doanh nghiệp vừa ký có hiệu lực ngay không?

Không, nếu thuộc diện đăng ký. Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Nội quy lao động của doanh nghiệp dưới 10 người lập bằng văn bản có hiệu lực theo nội quy.

Công ty có thể trừ lương nhân viên đi muộn không?

Không được cắt lương để phạt kỷ luật, theo khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019. Cần phân biệt tính lương theo thời gian thực tế với khoản phạt vi phạm nội quy lao động của doanh nghiệp.

X. Kết luận

Nội quy lao động của doanh nghiệp phải đúng nội dung, tham vấn đầy đủ, đăng ký hợp lệ và được áp dụng đúng trình tự. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ và lưu chứng cứ tuân thủ. Liên hệ Youth & Partners qua Hotline 0889956888 để được hỗ trợ hoàn thiện văn bản để giảm rủi ro pháp lý.

Xem thêm: Nội quy lao động là gì? Quy trình đăng ký nội quy lao động