03 lưu ý khi xây dựng quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Trong quản trị nhân sự, quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc không chỉ là văn bản nội bộ nhằm hoàn thiện hồ sơ pháp lý mà còn là cơ sở để bảo đảm quyền tham gia ý kiến, tiếp cận thông tin và giám sát của người lao động. Một quy chế được xây dựng phù hợp sẽ góp phần hạn chế bất đồng, nâng cao tính minh bạch trong quản lý và duy trì quan hệ lao động hài hòa, ổn định.

Tuy nhiên, trên thực tế, một số doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn quy chế dân chủ với nội quy lao động, chưa thực hiện đầy đủ việc tham khảo ý kiến của đại diện người lao động hoặc chỉ ban hành văn bản mà không tổ chức thực hiện. Những thiếu sót này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị nhân sự.

Vậy khi xây dựng quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì để vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật, vừa phù hợp với hoạt động thực tế?

1. Xác định đúng căn cứ pháp lý và phạm vi áp dụng của quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

1.1. Xác định nghĩa vụ ban hành quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Trước khi soạn thảo, doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng áp dụng và nghĩa vụ pháp lý tương ứng. Đây là bước quan trọng để tránh tình trạng áp dụng nhầm quy định dành cho cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập hoặc doanh nghiệp nhà nước vào doanh nghiệp thuộc khu vực ngoài nhà nước.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức thuộc khu vực ngoài nhà nước, khoản 1 và khoản 3 Điều 82 Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2022, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Luật Công đoàn, Luật Thanh niên và Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2025, xác định việc thực hiện dân chủ phải tuân thủ các nguyên tắc chung của Luật và những quy định cụ thể về dân chủ tại nơi làm việc theo pháp luật lao động. Doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi, nội dung và cách thức thực hiện dân chủ, nhưng không được trái pháp luật hoặc hạn chế quyền của người lao động.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là ngưỡng sử dụng lao động. Theo khoản 4 Điều 114 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải tổ chức hội nghị người lao động và ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc theo Điều 47 và Điều 48 của Nghị định này.

Như vậy, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên cần thực hiện nghĩa vụ ban hành quy chế theo quy định nêu trên. Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, ngoại lệ này chỉ áp dụng đối với việc tổ chức hội nghị người lao động và ban hành quy chế theo Điều 47, Điều 48, không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ về đối thoại hoặc các nghĩa vụ khác theo pháp luật lao động.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát quy mô nhân sự định kỳ để kịp thời xác định nghĩa vụ khi số lượng người lao động thay đổi.

1.2. Phân biệt quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc với nội quy lao động

Một sai sót phổ biến khi xây dựng quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc là sao chép nội dung từ nội quy lao động hoặc gộp hai văn bản thành một mà không phân định rõ mục đích điều chỉnh.

Trên thực tế, hai văn bản này có chức năng khác nhau.

Quy chế dân chủ tập trung vào cơ chế công khai thông tin, tham gia ý kiến, đối thoại, hội nghị người lao động và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan. Trong khi đó, nội quy lao động quy định về trật tự tại nơi làm việc, hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật và những nội dung khác theo quy định pháp luật.

Theo khoản 1 Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành nội quy lao động và thực hiện các yêu cầu về hình thức, đăng ký nội quy theo quy định tương ứng.

Do đó, khi quy chế dân chủ đề cập đến nội quy lao động, thang lương, bảng lương, quy chế thưởng hoặc quy trình xử lý kỷ luật, doanh nghiệp nên dẫn chiếu đến văn bản chuyên biệt có liên quan thay vì sao chép toàn bộ nội dung. Cách làm này giúp hạn chế sự chồng chéo và tránh phát sinh mâu thuẫn giữa các văn bản nội bộ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Nội quy lao động là gì? Quy trình đăng ký nội quy lao động để phân biệt rõ hai loại văn bản và xác định những yêu cầu pháp lý cần thực hiện đối với nội quy lao động.

2. Xây dựng đầy đủ nội dung của quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

2.1. Quy định rõ nội dung công khai trong quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Nội dung công khai là một trong những phần cốt lõi của quy chế. Nếu quy định quá chung chung, người lao động khó xác định thông tin nào mình được tiếp cận, thời điểm công khai và cách thức yêu cầu cung cấp thông tin khi cần thiết.

Theo khoản 1 Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải công khai với người lao động những nội dung chủ yếu sau đây:

1. Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.
2. Nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động và các văn bản nội bộ liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động.
3. Các thỏa ước lao động tập thể mà người sử dụng lao động tham gia.
4. Việc trích lập, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và các quỹ do người lao động đóng góp, nếu có.
5. Việc trích nộp kinh phí công đoàn và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
6. Tình hình thực hiện thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động.
7. Những nội dung khác thuộc diện phải công khai theo quy định pháp luật.

Khoản 2 Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định việc lựa chọn hình thức công khai đối với những nội dung chưa có hình thức bắt buộc cụ thể phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động và được thể hiện trong quy chế dân chủ.

Vì vậy, khi xây dựng quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc, doanh nghiệp nên quy định rõ từng nhóm thông tin, người chịu trách nhiệm công khai, thời điểm thực hiện và hình thức thông báo. Các hình thức có thể bao gồm niêm yết tại nơi làm việc, thông báo tại hội nghị người lao động, gửi văn bản hoặc sử dụng hệ thống thông tin nội bộ phù hợp với quy định pháp luật.

Chẳng hạn, đối với thông tin về việc đóng bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp cần xác định bộ phận phụ trách, phương thức cung cấp thông tin và cách thức để người lao động phản ánh khi phát hiện sai lệch. Quy định càng cụ thể thì khả năng triển khai và kiểm tra việc thực hiện càng cao.

2.2. Phân định nội dung tham gia ý kiến, quyết định và giám sát trong quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Không phải mọi vấn đề liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đều thuộc quyền quyết định tập thể của người lao động. Vì vậy, quy chế cần phân định rõ nội dung được công khai, nội dung người lao động tham gia ý kiến, nội dung người lao động quyết định và nội dung được kiểm tra, giám sát.

Theo Điều 44 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người lao động được tham gia ý kiến đối với các nội dung thuộc phạm vi luật định, trong đó có những vấn đề liên quan đến việc xây dựng, sửa đổi các quy định nội bộ và quyền, lợi ích của người lao động. Hình thức tham gia có thể thông qua tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại, hội nghị người lao động, đối thoại tại nơi làm việc hoặc gửi ý kiến trực tiếp.

Đối với quyền quyết định, khoản 1 Điều 45 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ghi nhận những nội dung người lao động được quyết định như giao kết, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật; gia nhập hoặc không gia nhập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; tham gia hoặc không tham gia đình công theo quy định; biểu quyết nội dung thương lượng tập thể đã đạt được để ký kết thỏa ước lao động tập thể và những nội dung khác theo pháp luật hoặc thỏa thuận của các bên.

Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 46 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định các nội dung người lao động được kiểm tra, giám sát, bao gồm việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế liên quan đến quyền lợi của người lao động, việc sử dụng các quỹ và việc đóng bảo hiểm bắt buộc.

Trên cơ sở đó, quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc nên có các mục riêng cho từng nhóm quyền. Cách phân định này giúp người lao động hiểu đúng phạm vi quyền của mình, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh áp dụng nhầm cơ chế lấy ý kiến, biểu quyết hoặc giám sát.

Đặc biệt, việc người lao động tham gia ý kiến không đồng nghĩa với việc mọi nội dung đều phải được toàn thể người lao động thông qua. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng yêu cầu pháp luật đối với từng vấn đề cụ thể, không tự đặt ra cơ chế làm giảm quyền của người lao động hoặc làm phát sinh thủ tục trái quy định.

2.3. Gắn cơ chế đối thoại và hội nghị người lao động vào quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị người lao động là hai cơ chế quan trọng để thực hiện dân chủ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt rõ tính chất, điều kiện tổ chức và cách thức triển khai của từng cơ chế.

Theo điểm a, điểm b và điểm c khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc định kỳ ít nhất một năm một lần, khi có yêu cầu của một hoặc các bên và khi phát sinh những vụ việc thuộc trường hợp luật định.

Các trường hợp cần đối thoại khi có vụ việc bao gồm những nội dung liên quan đến một số trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, cho thôi việc, phương án sử dụng lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng, nội quy lao động và tạm đình chỉ công việc theo các điều khoản tương ứng của Bộ luật Lao động.

Ngoài ra, khoản 2 Điều 64 Bộ luật Lao động năm 2019 cho phép các bên lựa chọn những nội dung đối thoại khác như tình hình sản xuất, kinh doanh; việc thực hiện hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể; điều kiện làm việc; kiến nghị của người lao động hoặc yêu cầu của người sử dụng lao động.

Đối với hội nghị người lao động, khoản 1 và khoản 3 Điều 47 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định hội nghị được tổ chức hằng năm theo hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu; hình thức, thành phần, thời gian, địa điểm, quy trình tổ chức và cách thức phổ biến kết quả được thực hiện theo quy chế dân chủ tại nơi làm việc.

Vì vậy, quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc cần xác định rõ thời điểm tổ chức, thành phần tham gia, cách tiếp nhận đề xuất, phương thức tổng hợp ý kiến và trách nhiệm theo dõi kết quả sau đối thoại hoặc hội nghị. Đối với đối thoại, doanh nghiệp cũng cần lưu ý nghĩa vụ ghi biên bản và công khai nội dung chính theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trong đó thời hạn công khai là chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại.

Một cơ chế đối thoại chỉ thực sự hiệu quả khi ý kiến của người lao động được tiếp nhận, xem xét và phản hồi phù hợp, thay vì chỉ tổ chức để hoàn thành thủ tục.

3. Tham khảo ý kiến, ban hành và thực hiện quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc đúng quy trình

3.1. Thực hiện đầy đủ bước tham khảo ý kiến khi xây dựng quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Sau khi xác định căn cứ và hoàn thiện dự thảo, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự tham khảo ý kiến trước khi ban hành. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm quy chế phản ánh được điều kiện hoạt động thực tế và quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

Theo khoản 2 Điều 48 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi xây dựng, sửa đổi hoặc bổ sung quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có, và nhóm đại diện đối thoại của người lao động, nếu có, để hoàn thiện và ban hành quy chế. Đối với những góp ý không được tiếp thu, người sử dụng lao động phải nêu rõ lý do.

Từ yêu cầu này, doanh nghiệp có thể triển khai theo các bước sau:

1. Rà soát văn bản pháp luật hiện hành, quy mô lao động, cơ cấu tổ chức và các quy chế nội bộ có liên quan.
2. Xây dựng dự thảo với các nội dung cụ thể về công khai thông tin, tham gia ý kiến, đối thoại, hội nghị người lao động và kiểm tra, giám sát.
3. Gửi dự thảo để tham khảo ý kiến của các chủ thể đại diện thuộc trường hợp phải tham khảo theo quy định.
4. Tổng hợp ý kiến, phân loại nội dung tiếp thu và nội dung chưa tiếp thu, đồng thời nêu rõ lý do đối với những góp ý không được tiếp thu.
5. Hoàn thiện dự thảo và thực hiện việc ban hành theo thẩm quyền của người sử dụng lao động.

Cần lưu ý rằng pháp luật yêu cầu tham khảo ý kiến và giải thích lý do đối với góp ý không được tiếp thu, chứ không mặc nhiên yêu cầu phải đạt sự đồng thuận tuyệt đối đối với toàn bộ nội dung quy chế. Doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua bước tham khảo ý kiến chỉ vì cho rằng nội dung dự thảo đã phù hợp với quy định pháp luật.

3.2. Công khai và lưu trữ hồ sơ quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc

Ban hành văn bản mới chỉ là một phần của quá trình thực hiện. Quy chế cần được phổ biến để người lao động biết, tiếp cận và thực hiện các quyền của mình.

Theo khoản 3 Điều 48 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc phải được phổ biến công khai tới người lao động.

Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức phổ biến phù hợp với điều kiện thực tế, chẳng hạn thông báo tại cuộc họp, gửi văn bản, niêm yết tại nơi làm việc hoặc đăng tải trên hệ thống thông tin nội bộ. Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc, nhiều ca sản xuất hoặc người lao động không thường xuyên sử dụng hệ thống thông tin điện tử, cần bảo đảm người lao động ở các bộ phận đều có cơ hội tiếp cận văn bản.

Về quản trị hồ sơ, doanh nghiệp nên lưu giữ bản quy chế đã ban hành, dự thảo, tài liệu tham khảo ý kiến, bảng tổng hợp góp ý, nội dung giải trình, văn bản ban hành và tài liệu chứng minh việc phổ biến. Đây là cơ sở để kiểm tra quá trình xây dựng và thực hiện quy chế khi phát sinh yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Nếu quy chế có nội dung liên quan đến kỷ luật lao động, doanh nghiệp cũng cần phân biệt nghĩa vụ thực hiện dân chủ với trình tự xử lý một vụ việc kỷ luật cụ thể. Có thể tham khảo bài Dịch vụ tư vấn xử lý kỷ luật lao động cho doanh nghiệp để tìm hiểu thêm về các yêu cầu pháp lý đối với hoạt động xử lý kỷ luật lao động.

3.3. Rà soát quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc để hạn chế rủi ro xử phạt

Quy chế dân chủ không nên được xem là văn bản ban hành một lần rồi lưu trữ cố định. Doanh nghiệp cần rà soát định kỳ hoặc khi có thay đổi về pháp luật, cơ cấu tổ chức, quy mô lao động, điều kiện làm việc, nội quy lao động và các chính sách ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của người lao động.

Việc rà soát giúp phát hiện những nội dung đã lỗi thời, quy trình không còn phù hợp hoặc sự không thống nhất giữa các văn bản nội bộ. Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra việc thực hiện thực tế, đặc biệt là hoạt động công khai thông tin, tiếp nhận kiến nghị, tổ chức đối thoại và phổ biến kết quả.

Rủi ro pháp lý không chỉ phát sinh khi không ban hành văn bản. Doanh nghiệp còn có thể vi phạm nếu không tổ chức đối thoại theo quy định, không công khai nội dung chính của đối thoại hoặc quy chế, không bố trí điều kiện cần thiết để tổ chức đối thoại, không cử đúng thành phần đại diện hoặc không báo cáo khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.

Theo khoản 1 Điều 21 và khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi như không xây dựng, ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; không tổ chức đối thoại định kỳ, không thực hiện đối thoại khi có yêu cầu hoặc không công khai nội dung theo quy định. Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân; trường hợp tổ chức vi phạm, mức phạt bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân, tương ứng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Mức phạt cụ thể cần được xác định theo hành vi, chủ thể và quy định áp dụng tại thời điểm xử lý. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Quy định xử phạt mới trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội để cập nhật các rủi ro xử phạt trong lĩnh vực lao động.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc có văn bản trên hồ sơ và việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trong thực tế. Một quy chế được xây dựng đúng quy định nhưng không được công khai, không có cơ chế tiếp nhận ý kiến hoặc không được cập nhật khi cần thiết vẫn có thể làm giảm hiệu quả quản trị và phát sinh rủi ro tuân thủ.

Để nhận tư vấn và hỗ trợ tốt nhất, Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: Công ty Luật TNHH Youth & Partners:

Email: contact@yplawfirm.vn

Hotline: 088 995 6888

Địa chỉ:

Hà Nội: P219, Tầng thương mại, Tháp Đông, tòa nhà học Viện Quốc Phòng, đường Nguyễn Văn Huyên, phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.

Xem bản đồ: https://maps.app.goo.gl/AU4MXhhZeyzDrchZA

Bắc Ninh: Số 26 đường Đoàn Trần Nghiệp, phường Kinh Bắc, TP. Bắc Ninh.

Xem bản đồ: https://maps.app.goo.gl/jrjFcKcvhNf6Eg2L6

Phú Thọ: Số 170 đường Nguyễn Văn Linh, phường Vĩnh Phúc, tỉnh Phú Thọ.

Xem bản đồ: https://maps.app.goo.gl/ccXoXPa9bBzkh2Te9