Dịch vụ đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp toàn quốc

1. Nội quy lao động của doanh nghiệp là gì?

Nội quy lao động của doanh nghiệp là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn và biện pháp quản lý người lao động trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định những nội dung chủ yếu của Nội quy lao động bao gồm:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

• Trật tự tại nơi làm việc;

• An toàn, vệ sinh lao động;

• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

• Trách nhiệm vật chất;

• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Có thể thấy, nội quy lao động của doanh nghiệp không chỉ là “quy định nội bộ” mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh và xử lý các hành vi vi phạm của người lao động.

2. Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?

Đây là một trong những câu hỏi mà Y&P Law Firm nhận được nhiều nhất từ khách hàng.

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019: Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động của doanh nghiệp bằng văn bản.

Sau khi ban hành, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.

Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, Y&P Law Firm vẫn khuyến nghị doanh nghiệp nên xây dựng nội quy lao động của doanh nghiệp nhằm:

• Thiết lập quy chế quản lý nhân sự thống nhất;

• Hạn chế tranh chấp lao động;

• Tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động quản trị nhân sự;

• Làm căn cứ xử lý các hành vi vi phạm của người lao động.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), việc xây dựng nội quy lao động của doanh nghiệp theo chuẩn pháp luật Việt Nam còn giúp bảo đảm sự thống nhất giữa quy định nội bộ của tập đoàn và quy định pháp luật Việt Nam.

3. Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký nội quy lao động?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần ban hành nội quy nội bộ là đủ. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu nội quy lao động của doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký nhưng chưa được đăng ký hợp lệ thì doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hậu quả pháp lý.

3.1. Không có căn cứ xử lý kỷ luật lao động

Đây là rủi ro phổ biến nhất. Khi phát sinh hành vi vi phạm của người lao động, doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải thì trước hết phải chứng minh hành vi đó đã được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp có hiệu lực.

Nếu nội quy chưa được đăng ký theo quy định hoặc có nội dung trái pháp luật, quyết định xử lý kỷ luật rất dễ bị tuyên vô hiệu.

3.2. Nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính

Căn cứ khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định trường hợp không đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.

3.3. Gia tăng nguy cơ tranh chấp lao động

Một nội quy lao động của doanh nghiệp được xây dựng bài bản sẽ giúp người lao động hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không có nội quy hoặc nội quy thiếu chặt chẽ, rất nhiều tranh chấp có thể phát sinh như:

• Tranh chấp về thời giờ làm việc;

• Tranh chấp về tăng ca;

• Tranh chấp về bảo mật thông tin;

• Tranh chấp về sử dụng tài sản doanh nghiệp;

• Tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động;

• Tranh chấp về trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

4. Dịch Vụ Soạn Thảo Và Đăng Ký Nội Quy Lao Động Của Doanh Nghiệp Tại Y&P Law Firm

Với vị thế là đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu về Doanh nghiệp, Đầu tư và Lao động, Youth & Partners Law Firm (Y&P) tự hào cung cấp dịch vụ xây dựng và đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp mang tính thực chiến cao. Chúng tôi không cung cấp những văn bản mang tính chất “mẫu mã”, theo đó mọi sản phẩm pháp lý của Y&P đều được “may đo” riêng biệt cho từng mô hình quản trị.

4.1. Tại sao Khách hàng nên sử dụng dịch vụ đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp do Y&P Law Firm cung cấp?

Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật lao động, Y&P Law Firm cung cấp giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng và đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp đúng quy định, phù hợp với thực tiễn hoạt động. Những giá trị khác biệt của Y&P Law Firm bao gồm:

• Bảo vệ tối đa quyền lợi khách hàng: Trong quá trình rà soát và soạn thảo, chúng tôi luôn đứng trên lập trường bảo vệ người sử dụng lao động, thiết lập các “chốt chặn” pháp lý an toàn, giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các nhân sự vi phạm mà không lo ngại rủi ro bị khởi kiện.

• Tư vấn và Phân tích pháp lý chuyên sâu: Các chuyên gia pháp lý tại Y&P không chỉ viết luật, chúng tôi phân tích các tình huống pháp lý phức tạp mà doanh nghiệp đang gặp phải (ví dụ: nhân viên thường xuyên đi muộn, làm lộ dữ liệu khách hàng) để đưa ra các quy định điều chỉnh triệt để trong nội quy lao động của doanh nghiệp.

• Soạn thảo văn bản đa ngôn ngữ chuyên nghiệp: Đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp FDI, Y&P cung cấp dịch vụ soạn thảo văn bản tư vấn và nội quy lao động của doanh nghiệp bằng nhiều ngôn ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nhật Bản. Sự chính xác về thuật ngữ pháp lý đa ngữ là thế mạnh tuyệt đối của Y&P.

• Thận trọng trong việc tư vấn: Phong cách tư vấn của chúng tôi luôn tuân thủ nguyên tắc chỉ ra rủi ro song hành cùng giải pháp thực thi. Mọi tư vấn đều được dẫn chiếu chính xác Điều, Khoản, Văn bản luật hiện hành.

4.2. Lộ Trình Triển Khai Dịch Vụ Của Y&P Law Firm

Giai đoạn 1: Khảo sát và Đánh giá

o Tiếp nhận yêu cầu, thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và những vướng mắc nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.

o Y&P sẽ gửi Báo giá dịch vụ minh bạch, rõ ràng bằng ngôn ngữ khách hàng yêu cầu.

Giai đoạn 2: Thiết kế và Soạn thảo

o Luật sư của Y&P Law Firm sẽ tiến hành soạn thảo bản Nội quy lao động của doanh nghiệp.

o Lồng ghép các quy định đặc thù về bảo mật thông tin (NDA), thỏa thuận không cạnh tranh (NCA) cùng các quy định chi tiết về những hành vi vi phạm thường phát sinh hoặc có nguy cơ phát sinh trong thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp vào nội quy lao động của doanh nghiệp. Qua đó, tăng cường cơ chế ràng buộc trách nhiệm của người lao động, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc để doanh nghiệp áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật lao động khi có hành vi vi phạm.

Giai đoạn 3: Rà soát và Hoàn thiện

o Gửi bản thảo cho doanh nghiệp. Tiến hành họp bàn, giải thích cặn kẽ ý nghĩa pháp lý của từng điều khoản.

o Tư vấn quy trình ban hành Nội quy lao động theo quy định của pháp luật và hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo các văn bản cần thiết để tiến hành đăng ký Nội quy lao động như Quy chế dân chủ, biểu mẫu hồ sơ thực hiện thủ tục đối thoại, lấy ý kiến Công đoàn/Người lao động theo đúng luật định.

Giai đoạn 4: Đại diện Ủy quyền Đăng ký Nội quy lao động của doanh nghiệp

o Y&P chuẩn bị 100% hồ sơ. Đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền.

o Giải trình các vấn đề chuyên môn với chuyên viên cơ quan nhà nước (nếu có yêu cầu).

Giai đoạn 5: Bàn giao kết quả

o Bàn giao nội quy lao động của doanh nghiệp đã được cơ quan nhà nước xác nhận hợp lệ.

o Đặc biệt, Y&P cung cấp tài liệu hướng dẫn và biểu mẫu đi kèm (Mẫu quyết định kỷ luật, Biên bản họp xử lý kỷ luật, Thông báo họp) để doanh nghiệp áp dụng ngay vào thực tiễn một cách an toàn trường hợp khách hàng có nhu cầu.

5. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ đăng ký Nội quy lao động của doanh nghiệp?

5.1. Công ty chúng tôi có trụ sở chính tại tỉnh khác (không phải Hà Nội), Y&P có hỗ trợ đăng ký dịch vụ này không?

Trả lời: Có. Bất kể doanh nghiệp có trụ sở tại địa phương nào, Y&P sẽ chuẩn bị 100% hồ sơ, đại diện doanh nghiệp nộp, giải trình với cơ quan chức năng (nếu cần) và nhận kết quả bàn giao tận nơi.

5.2. Thời gian để hoàn thành thủ tục đăng ký Nội quy lao động là bao lâu?

Trả lời: Thời gian từ lúc nộp hồ sơ đến khi Nội quy lao động có hiệu lực thường mất khoảng 15 - 20 ngày thực tế.

5.3. Chúng tôi là doanh nghiệp FDI có nhân sự đa quốc gia. Y&P có thể soạn thảo Nội quy bằng ngôn ngữ khác không?

Trả lời: Chắc chắn có. Y&P Law Firm cung cấp dịch vụ soạn thảo các văn bản tư vấn và hợp đồng/nội quy bằng nhiều ngôn ngữ: Tiếng Anh, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, và Tiếng Nhật Bản.

Xem thêm: Nội quy lao động là gì? Quy trình đăng ký nội quy lao động

Khi nào phải đăng ký nội quy lao động? Doanh nghiệp lưu ý