Tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn: cách tính để sa thải đúng luật?

Tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn là căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật sa thải được quy định tại khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, đồng thời là căn cứ mà bộ phận nhân sự, pháp chế của doanh nghiệp thường xuyên phải xem xét. Trong thực tiễn, vướng mắc ít khi phát sinh ở trường hợp người lao động nghỉ trọn ngày, mà chủ yếu xuất hiện khi người lao động nghỉ từng buổi, đi muộn hoặc về sớm nhiều lần. Từ đó đặt ra câu hỏi: khi tổng thời gian vắng mặt đạt 40 giờ, doanh nghiệp có được chia cho 8 để xác định người lao động đã tự ý bỏ việc đủ 5 ngày và tiến hành sa thải hay không?

Để trả lời câu hỏi này, cần lần lượt xác định các điều kiện mà pháp luật đặt ra, đối chiếu với hành vi thực tế của người lao động, sau đó mới lựa chọn căn cứ và trình tự xử lý phù hợp. Bài viết dưới đây phân tích từng vấn đề theo trình tự đó, đồng thời chỉ ra những rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp cần lưu ý. Cần nhấn mạnh ngay từ đầu rằng một phép quy đổi đúng về ngày công, tự thân nó, chưa đủ để chứng minh doanh nghiệp có căn cứ sa thải hợp pháp.

1. Hiểu đúng “tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn”

1.1. “Cộng dồn” không đòi hỏi các ngày bỏ việc phải liên tiếp

Theo khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, hình thức sa thải được áp dụng khi người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng. Cũng theo điều luật này, lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn; bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền; và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Phân tích quy định trên, có thể thấy hình thức sa thải chỉ được áp dụng khi đồng thời thỏa mãn ba điều kiện: (i) người lao động có hành vi tự ý bỏ việc; (ii) số ngày bỏ việc đạt ngưỡng 5 ngày trong 30 ngày hoặc 20 ngày trong 365 ngày; và (iii) việc bỏ việc không có lý do chính đáng. Thiếu một trong ba điều kiện này, quyết định sa thải sẽ không có cơ sở pháp lý vững chắc.

Về điều kiện thứ hai, cụm từ “cộng dồn” cho thấy pháp luật không đòi hỏi các ngày bỏ việc phải diễn ra liên tiếp. Các ngày này có thể xen kẽ với những ngày người lao động vẫn đi làm bình thường. Chừng nào tổng số ngày bỏ việc đạt ngưỡng luật định và không có lý do chính đáng, doanh nghiệp có cơ sở để xem xét áp dụng hình thức sa thải.

Về điều kiện thứ ba, cần lưu ý rằng danh mục lý do chính đáng là danh mục mở, bởi pháp luật cho phép nội quy lao động quy định thêm các trường hợp khác. Do đó, trước khi đánh giá hành vi của người lao động, doanh nghiệp cần rà soát chính nội quy của mình để xác định đầy đủ các lý do được chấp nhận, tránh trường hợp một hành vi tưởng là vi phạm nhưng thực chất lại thuộc trường hợp được nội quy chấp thuận.

1.2. Thời hạn 30 ngày không trùng với tháng dương lịch

Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 xác định thời hạn 30 ngày kể từ ngày đầu tiên người lao động tự ý bỏ việc, chứ không gắn với tháng dương lịch hay kỳ chốt công của doanh nghiệp. Vì vậy, khoảng thời gian này hoàn toàn có thể kéo dài qua hai tháng. Chẳng hạn, nếu ngày bỏ việc đầu tiên là ngày 20/3, thời hạn 30 ngày sẽ kéo sang khoảng giữa tháng 4.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn đếm số ngày bỏ việc theo bảng công của từng tháng. Cách làm này dẫn đến hai rủi ro trái chiều: hoặc bỏ sót trường hợp đã đủ ngưỡng do các ngày vi phạm nằm rải rác ở hai tháng, hoặc cộng nhầm cả những ngày nằm ngoài thời hạn 30 ngày. Để khắc phục, bộ phận nhân sự nên theo dõi theo ngày phát sinh hành vi và ghi nhận rõ các mốc thời gian trong hồ sơ.

Bên cạnh đó, cần phân biệt khoảng thời gian dùng để cộng dồn với những ngày được đưa vào phép cộng. Chỉ những ngày người lao động có nghĩa vụ làm việc mới có thể bị xem xét là ngày tự ý bỏ việc. Ngày nghỉ hằng tuần, ngày nghỉ lễ, tết hoặc ngày nghỉ đã được chấp thuận không thể mặc nhiên bị ghi nhận là ngày bỏ việc.

1.3. Phân biệt sa thải với đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Ngoài Điều 125, Bộ luật Lao động 2019 còn quy định một căn cứ khác liên quan đến hành vi bỏ việc tại điểm e khoản 1 Điều 36. Theo đó, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên. Hai căn cứ này thường bị nhầm lẫn, song có sự khác biệt rõ rệt về ngưỡng, bản chất và thủ tục:

Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ căn cứ được áp dụng ngay từ đầu và bảo đảm sự thống nhất giữa tên gọi, căn cứ pháp lý và trình tự thực hiện. Một quyết định mang tên “sa thải” nhưng không tổ chức họp xử lý kỷ luật, hoặc viện dẫn Điều 36 nhưng lại thực hiện theo trình tự kỷ luật, đều có nguy cơ bị xác định là trái pháp luật khi phát sinh tranh chấp.

2. Có được quy đổi 40 giờ nghỉ thành 5 ngày bỏ việc?

Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 sử dụng đơn vị tính là “ngày”. Pháp luật hiện hành không quy định công thức cộng các giờ nghỉ lẻ rồi chia cho số giờ làm việc trong ngày, cũng không hướng dẫn cách quy đổi việc nghỉ nửa ngày thành ngày bỏ việc.

Xét ví dụ sau: người lao động làm việc 8 giờ/ngày, nghỉ không phép 4 giờ ở 10 ngày khác nhau. Về mặt số học, tổng thời gian vắng mặt là 40 giờ, tương đương 5 ngày công. Tuy nhiên, về mặt thực tế, người lao động vẫn có mặt và thực hiện công việc ở cả 10 ngày đó.

Từ góc độ áp dụng pháp luật, phép tính 40 : 8 = 5 chưa đủ để kết luận người lao động đã tự ý bỏ việc 5 ngày theo Điều 125 Bộ luật Lao động. Bỏ việc trong một ngày, theo cách hiểu thông thường, là không thực hiện nghĩa vụ làm việc của ngày đó. Trong khi đó, đi muộn, về sớm hay vắng mặt vài giờ là hành vi vi phạm thời giờ làm việc, có bản chất và mức độ khác hẳn.

Cần lưu ý rằng đây là nhận định khi áp dụng pháp luật; hiện chưa có văn bản hướng dẫn chính thức khẳng định mọi trường hợp nghỉ theo giờ đều không được tính. Tuy nhiên, khi tranh chấp xảy ra, người sử dụng lao động là bên có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động, và lập luận “cộng giờ thành ngày” khó được chấp nhận nếu thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng.

3. Nội quy lao động có được tự đặt cách quy đổi?

Khi chưa có hướng dẫn về cách quy đổi, một giải pháp thường được doanh nghiệp cân nhắc là đưa công thức quy đổi giờ thành ngày vào nội quy lao động. Tuy nhiên, giải pháp này cần được đánh giá thận trọng.

Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nội quy được phép cụ thể hóa thời giờ làm việc, thủ tục xin nghỉ, hành vi vi phạm và hình thức xử lý, nhưng không thể mở rộng căn cứ sa thải vượt ra ngoài phạm vi Điều 125.

Chẳng hạn, nội quy quy định: “Vắng mặt từ 4 giờ trở lên trong ngày được tính là một ngày tự ý bỏ việc.” Điều khoản này tác động trực tiếp đến ngưỡng sa thải, do đó tính hợp pháp của nó dễ bị đặt vấn đề khi có tranh chấp. Việc nội quy đã được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cũng không đồng nghĩa với việc mọi điều khoản trong đó đều mặc nhiên hợp pháp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên cho rằng “nội quy đã quy định thì được cộng giờ để sa thải”.

Trong trường hợp chưa đủ căn cứ sa thải do bỏ việc cộng dồn, doanh nghiệp vẫn có thể xử lý hành vi vi phạm thời giờ làm việc theo nội quy lao động hợp pháp, với hình thức kỷ luật tương xứng với mức độ vi phạm. Nếu dự kiến áp dụng sa thải do tái phạm theo khoản 3 Điều 125 Bộ luật Lao động (người lao động đã bị kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật), doanh nghiệp cần kiểm tra riêng điều kiện này. Việc người lao động nhiều lần đi muộn không mặc nhiên đáp ứng điều kiện tái phạm.

4. Nhân sự, pháp chế cần xác minh và xử lý như thế nào?

Từ những phân tích trên, quá trình xác minh và xử lý nên được thực hiện theo ba bước: xác định nghĩa vụ làm việc và lý do vắng mặt, lập hồ sơ theo từng lần vi phạm, và tuân thủ đúng thủ tục kỷ luật.

4.1. Xác định nghĩa vụ làm việc và lý do vắng mặt

Bước đầu tiên là xác định người lao động có nghĩa vụ làm việc vào thời điểm nào, thông qua việc đối chiếu hợp đồng lao động, nội quy, lịch ca và quyết định phân công công việc. Bước này đặc biệt quan trọng đối với người lao động làm việc ngoài văn phòng, như đi gặp khách hàng, đi công tác hoặc làm việc tại công trường, bởi họ có thể không có dữ liệu ra vào nhưng vẫn đang thực hiện nhiệm vụ.

Tiếp theo, cần kiểm tra đơn xin nghỉ, email, tin nhắn và thẩm quyền chấp thuận. Ở nhiều doanh nghiệp, việc xin nghỉ được trao đổi trực tiếp với quản lý hoặc qua ứng dụng nhắn tin nội bộ thay vì theo quy trình chính thức. Nếu quản lý có thẩm quyền đã đồng ý, dù chỉ bằng tin nhắn, việc vắng mặt khó có thể bị coi là tự ý bỏ việc.

Đồng thời, doanh nghiệp không nên đồng nhất “chưa xin phép” với “không có lý do chính đáng”. Nếu người lao động đưa ra lý do, doanh nghiệp cần tiếp nhận tài liệu và xác minh trước khi đi đến kết luận.

4.2. Lập hồ sơ theo từng lần vi phạm

Theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Trong tranh chấp lao động, chất lượng hồ sơ chứng cứ thường có ý nghĩa quyết định. Vì vậy, bộ phận nhân sự nên lập bảng theo dõi theo từng lần vắng mặt, bao gồm các nội dung sau:

(1) Ngày phải làm việc và lịch ca;

(2) Thời gian vắng mặt thực tế;

(3) Chứng cứ: bảng chấm công, dữ liệu ra vào, camera, tin nhắn;

(4) Việc chấp thuận nghỉ (nếu có) và người chấp thuận;

(5) Lý do người lao động đưa ra và tài liệu kèm theo.

Bảng theo dõi này cho phép bộ phận pháp chế đánh giá từng sự kiện cụ thể, thay vì chỉ dựa vào tổng số giờ vắng mặt vào cuối tháng.

4.3. Tuân thủ đúng thủ tục kỷ luật

Sau khi xác định được căn cứ, doanh nghiệp cần rà soát thời hiệu, thẩm quyền và các trường hợp không được xử lý kỷ luật trước khi tiến hành thủ tục.

Về thời hiệu, theo khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật đối với hành vi này là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Đối với hành vi bỏ việc cộng dồn, hiện chưa có hướng dẫn thống nhất về việc tính thời hiệu từ ngày bỏ việc đầu tiên hay từ ngày đạt đủ ngưỡng. Để bảo đảm an toàn pháp lý, doanh nghiệp nên tính theo mốc sớm nhất và tiến hành xử lý trong thời gian sớm nhất có thể.

Về cuộc họp xử lý kỷ luật, theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp và bảo đảm các thành phần phải tham dự nhận được thông báo. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản; quyết định kỷ luật được ban hành và gửi đến các bên theo quy định.

Về các trường hợp không được xử lý kỷ luật, theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật đối với người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra, xác minh và kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125; lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

5. Rủi ro khi tính sai ngày hoặc sa thải trái luật

5.1. Tranh chấp và nghĩa vụ tài chính

Khi tranh chấp phát sinh, nếu hồ sơ chỉ thể hiện 40 giờ vắng mặt nhưng quyết định kỷ luật lại ghi nhận “tự ý bỏ việc 5 ngày”, doanh nghiệp sẽ phải giải trình căn cứ của sự quy đổi này trước Tòa án.

Trường hợp quyết định sa thải bị tuyên là trái pháp luật, hậu quả pháp lý thường được xác định tương tự trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc; trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho những ngày người lao động không được làm việc; đồng thời trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, thì ngoài các khoản nêu trên và trợ cấp thôi việc, hai bên còn phải thỏa thuận khoản bồi thường thêm ít nhất 02 tháng tiền lương. Như vậy, chi phí phát sinh từ một quyết định sa thải trái pháp luật thường lớn hơn nhiều so với mức phạt vi phạm hành chính, đặc biệt khi tranh chấp kéo dài.

5.2. Xử phạt vi phạm hành chính

Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội chính thức có hiệu lực. Mức phạt quy định tại Điều 25 là mức áp dụng đối với cá nhân; theo Điều 7, mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Theo đó, khi thực hiện kỷ luật lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rủi ro bị xử phạt đối với các hành vi xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động: Bị phạt tiền từ 40 – 80 triệu đồng (theo điểm d khoản 3 Điều 25).

Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương (theo điểm a khoản 4 Điều 25). Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động là 01 năm.

6. Phòng ngừa rủi ro từ khâu quản lý nội bộ

Phần lớn các rủi ro nêu trên có thể được hạn chế ngay từ khâu quản lý nội bộ. Trước hết, doanh nghiệp nên tách bạch ba quy trình: chấm công, tính lương và xử lý kỷ luật. Tiếp đó, nội quy lao động cần quy định rõ lịch làm việc, thủ tục xin nghỉ, người có thẩm quyền phê duyệt và các hành vi vi phạm. Cuối cùng, dữ liệu chấm công cần được lưu trữ cùng thông tin giải trình, để bảng chấm công không trở thành nguồn chứng cứ duy nhất.

Trước khi đề xuất áp dụng hình thức sa thải, doanh nghiệp cần trả lời được ba câu hỏi sau:

(1) Người lao động có nghĩa vụ làm việc vào những ngày nào?

(2) Chứng cứ nào xác định người lao động đã tự ý bỏ việc?

(3) Hành vi đó đã đáp ứng đầy đủ căn cứ luật định hay chưa?

Nếu căn cứ duy nhất là “phần mềm đã quy đổi đủ 5 công”, hồ sơ cần được đánh giá bổ sung trước khi ra quyết định.

Câu hỏi thường gặp

(1) Nghỉ 10 buổi sáng không phép có bị tính là bỏ việc 5 ngày không?

Hiện chưa có hướng dẫn chính thức về vấn đề này. Theo cách tiếp cận thận trọng, doanh nghiệp không nên tự động cộng các buổi nghỉ thành 5 ngày để làm căn cứ sa thải, mà nên xử lý theo quy định về thời giờ làm việc trong nội quy lao động hợp pháp.

(2) Bỏ việc 5 ngày cộng dồn có bắt buộc phải sa thải không?

Không. Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 cho phép, chứ không bắt buộc, áp dụng hình thức sa thải. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kỷ luật nhẹ hơn nếu phù hợp với nội quy lao động và mức độ vi phạm.

(3) Người lao động nghỉ 5 ngày liên tục không phép thì nên sa thải hay đơn phương chấm dứt hợp đồng?

Hành vi này có thể đồng thời thỏa mãn cả hai căn cứ. Doanh nghiệp cần lựa chọn một căn cứ và tuân thủ đúng trình tự, thủ tục tương ứng, như đã phân tích tại mục 1.3.

Kết luận

Tóm lại, đối với căn cứ tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn, tính hợp pháp của quyết định sa thải không phụ thuộc vào tổng số giờ vắng mặt, mà phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã xác minh đầy đủ từng lần vắng mặt, lựa chọn đúng căn cứ pháp lý và thực hiện đúng trình tự, thủ tục hay chưa. Tổng số giờ vắng mặt là một dữ kiện quan trọng, song chỉ là điểm khởi đầu của quá trình đánh giá, không phải căn cứ duy nhất để ra quyết định.

Bài viết mang tính tham khảo tại thời điểm đăng, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.


Xem thêm:
Thông báo mời họp xử lý kỷ luật - 05 điểm cần lưu ý

05 điểm cần lưu ý cho doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động

Dịch Vụ Tư Vấn Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Cho Doanh Nghiệp