05 điểm cần lưu ý cho doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động

Trong quản trị nhân sự, xử lý kỷ luật lao động là công cụ cần thiết để duy trì trật tự, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và bảo đảm người lao động tuân thủ nội quy. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc “có vi phạm” để ra quyết định. Pháp luật còn đặt ra yêu cầu về căn cứ, lỗi, hình thức kỷ luật, thành phần tham dự, trình tự họp, thời hiệu và thẩm quyền.

Vì vậy, trước khi xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp nên rà soát theo một chuỗi thống nhất: hành vi có được quy định hợp pháp hay không; chứng cứ có đủ chứng minh lỗi không; người lao động có đang thuộc thời gian chưa được kỷ luật không; cuộc họp đã được thông báo đúng hạn chưa; người ký quyết định có đúng thẩm quyền hay không. Dưới đây là 05 điểm quan trọng cần lưu ý để quy trình xử lý kỷ luật lao động có căn cứ và hạn chế rủi ro tranh chấp.

1. Xử lý kỷ luật lao động phải có căn cứ từ nội quy và hành vi vi phạm cụ thể

1.1. Xử lý kỷ luật lao động cần dựa trên nội quy lao động hợp pháp, có hiệu lực

Doanh nghiệp không nên suy luận rằng cứ hành vi “ảnh hưởng đến công ty” là có thể kỷ luật. Hành vi vi phạm phải có căn cứ rõ trong nội quy lao động, trong hợp đồng lao động đối với trường hợp pháp luật cho phép thỏa thuận, hoặc trong quy định của pháp luật lao động.

Đối với người sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải bằng văn bản và phải đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký phải nộp trong 10 ngày kể từ ngày ban hành. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Với người sử dụng dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc nội quy bằng văn bản, nhưng nội dung về kỷ luật và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Căn cứ pháp lý: khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 118; khoản 1, khoản 2 Điều 119; Điều 121 Bộ luật Lao động 2019; khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Trước khi xử lý kỷ luật lao động, bộ phận nhân sự nên kiểm tra nội quy đã ban hành đúng quy trình chưa, đã có hiệu lực chưa và hành vi cụ thể có được mô tả đủ rõ để làm căn cứ áp dụng chế tài hay không.

1.2. Xử lý kỷ luật lao động phải chứng minh được lỗi và lựa chọn đúng hình thức

Theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ chứng minh lỗi thuộc về người sử dụng lao động. Hồ sơ cần thể hiện được hành vi đã xảy ra, người lao động là người thực hiện và có căn cứ xác định lỗi. Chứng cứ có thể là biên bản sự việc, email công việc, dữ liệu hệ thống, camera, hồ sơ bàn giao hoặc tài liệu hợp pháp khác.

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 chỉ ghi nhận bốn hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải. Phạt tiền hoặc cắt lương để thay cho kỷ luật là hành vi bị cấm.

Căn cứ pháp lý: điểm a khoản 1 Điều 122; Điều 124; khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.

2. Xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bắt buộc

2.1. Xử lý kỷ luật lao động phải bảo đảm quyền tham gia và tự bào chữa

Nếu người lao động là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải có sự tham gia của tổ chức này. Người lao động có quyền có mặt, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa; nếu người bị xem xét chưa đủ 15 tuổi thì phải có người đại diện theo pháp luật tham gia.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP cho phép cuộc họp vẫn được tiến hành nếu thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt, nhưng doanh nghiệp phải chứng minh đã thực hiện đúng thủ tục thông báo và xử lý việc thay đổi thời gian, địa điểm họp theo quy định.

2.2. Xử lý kỷ luật lao động không được áp dụng chồng chế tài hoặc thực hiện trong thời gian bị hạn chế

Một hành vi vi phạm chỉ được áp dụng một hình thức kỷ luật. Nếu người lao động đồng thời có nhiều hành vi thì chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định các thời gian chưa được xử lý, gồm: nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra đối với một số hành vi thuộc Điều 125; lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Khoản 5 Điều 122 cũng không cho phép áp dụng kỷ luật nếu người lao động vi phạm trong lúc mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi.

3. Xử lý kỷ luật lao động phải đúng trình tự từ lập hồ sơ đến cuộc họp

3.1. Xử lý kỷ luật lao động cần lập biên bản, thu thập chứng cứ và thông báo họp đúng hạn

Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CCP, nếu phát hiện hành vi ngay tại thời điểm xảy ra, doanh nghiệp phải lập biên bản vi phạm và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi thì thông báo cho người đại diện theo pháp luật. Nếu phát hiện sau thời điểm hành vi đã xảy ra, doanh nghiệp phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi.

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, người sử dụng lao động phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xem xét và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự, đồng thời bảo đảm họ nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.

Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động nên thể hiện được dòng thời gian rõ ràng từ lúc phát hiện vi phạm, thu thập chứng cứ, gửi thông báo đến ngày tổ chức họp.

3.2. Xử lý kỷ luật lao động cần lập biên bản họp và ban hành quyết định đúng thẩm quyền

Cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của người tham dự thuộc các thành phần bắt buộc. Nếu có người không ký, người ghi biên bản phải nêu rõ họ tên và lý do không ký nếu có. Sau đó, trong thời hiệu luật định, người có thẩm quyền ban hành quyết định và gửi đến các thành phần phải tham dự.

Theo điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền là người có quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Vì vậy, quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự không nên tự ký nếu chưa có căn cứ thẩm quyền rõ ràng.

Trong vụ việc phức tạp, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm cách chuẩn hóa hồ sơ tại bài Dịch Vụ Tư Vấn Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Cho Doanh Nghiệp để hình dung các nhóm tài liệu cần kiểm soát.

4. Xử lý kỷ luật lao động phải bảo đảm thời hiệu và điều kiện áp dụng sa thải

4.1. Xử lý kỷ luật lao động phải hoàn tất trong thời hiệu 06 tháng hoặc 12 tháng

Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Riêng hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh thì thời hiệu là 12 tháng. Quyết định kỷ luật phải được ban hành trong thời hiệu, không phải chỉ cần bắt đầu họp trước khi hết hạn.

Nếu hết thời gian chưa được xử lý theo khoản 4 Điều 122 mà thời hiệu đã hết hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài, nhưng tối đa 60 ngày kể từ ngày kết thúc khoảng thời gian đó.

Doanh nghiệp nên có bảng kiểm thời hiệu gồm ngày xảy ra hành vi, nhóm thời hiệu 06 hay 12 tháng, thời gian tạm ngừng nếu có và ngày cuối cùng được ký quyết định xử lý kỷ luật lao động.

4.2. Xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức sa thải chỉ được áp dụng trong trường hợp luật định

Sa thải không thể áp dụng chỉ vì doanh nghiệp đánh giá hành vi là “nghiêm trọng”. Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; một số hành vi gây hoặc đe dọa gây thiệt hại; quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy; tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật; hoặc tự ý bỏ việc đủ số ngày luật định mà không có lý do chính đáng.

Với hành vi tự ý bỏ việc, doanh nghiệp phải kiểm tra ngưỡng 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc và xác minh lý do chính đáng. Thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền và trường hợp khác được quy định trong nội quy có thể là lý do chính đáng.

Nếu quyết định sa thải phát sinh tranh chấp, hệ quả còn có thể liên quan đến tiền lương, quan hệ lao động và chế độ bảo hiểm. Một góc nhìn liên quan được phân tích tại bài Trợ cấp thất nghiệp: Người lao động thắng kiện phải hoàn trả?.

5. Xử lý kỷ luật lao động cần tránh hành vi bị cấm và kiểm soát rủi ro xử phạt

5.1. Xử lý kỷ luật lao động không được xâm phạm nhân phẩm, phạt tiền hoặc cắt lương

Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động; cấm phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật; đồng thời cấm áp dụng kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động không có quy định.

Theo điểm đ khoản 2 Điều 19, hành vi không đúng trình tự, thủ tục hoặc thời hiệu có mức phạt 5.000.000–10.000.000 đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi. Các hành vi như phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật hoặc áp dụng kỷ luật không có căn cứ thuộc khung 20.000.000–40.000.000 đồng đối với cá nhân và tổ chức cũng chịu mức gấp đôi.

5.2. Xử lý kỷ luật lao động cần cập nhật quy định xử phạt từ ngày 10/09/2026

Nghị định 283/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 15/07/2026 và có hiệu lực từ 10/09/2026. Điều 25 tiếp tục quy định vi phạm về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất. Hành vi không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu thuộc khung 5.000.000–10.000.000 đồng đối với cá nhân; tổ chức chịu mức gấp đôi. Hành vi dùng phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật thuộc khung 20.000.000–40.000.000 đồng đối với cá nhân và 40.000.000–80.000.000 đồng đối với tổ chức.

Doanh nghiệp muốn theo dõi đầy đủ hơn các thay đổi về chế tài có thể xem bài Quy định xử phạt mới trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội.

Từ góc độ quản trị, một quy trình xử lý kỷ luật lao động an toàn không bắt đầu ở ngày họp mà bắt đầu từ lúc xây dựng nội quy. Nội quy phải rõ hành vi, hình thức và thẩm quyền; hồ sơ phải chứng minh được lỗi; thủ tục phải bảo đảm quyền tham gia; thời hiệu phải được kiểm soát; quyết định cuối cùng phải do đúng người ban hành. Kiểm soát đủ các bước này giúp doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động chặt chẽ hơn, duy trì kỷ cương và giảm nguy cơ quyết định bị hủy, bị xử phạt hoặc trở thành nguồn phát sinh tranh chấp kéo dài.