Bảo vệ dữ liệu cá nhân: lỗi phổ biến và cách khắc phục

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, bảo vệ dữ liệu cá nhân đã trở thành một vấn đề vô cùng quan trọng. Dữ liệu cá nhân không chỉ là tài sản quý giá của mỗi cá nhân mà còn là yếu tố quyết định sự thành công và uy tín của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn gặp phải những lỗi phổ biến trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, từ việc thu thập, xử lý đến lưu trữ thông tin. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các lỗi bảo vệ dữ liệu cá nhân thường gặp, cách khắc phục hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý, đặc biệt là Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

1. Tại sao bảo vệ dữ liệu cá nhân lại quan trọng?

Trong thời đại số hiện nay, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân đang trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với cả cá nhân và doanh nghiệp. Dữ liệu cá nhân là bất kỳ thông tin nào có thể nhận dạng được một cá nhân, từ tên, số điện thoại, địa chỉ email đến thông tin tài chính, vị trí địa lý, và nhiều thông tin khác. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là trách nhiệm của các tổ chức, mà còn là quyền lợi của mỗi cá nhân để đảm bảo sự riêng tư và an toàn thông tin.

Lỗi bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ dẫn đến việc lộ thông tin cá nhân mà còn có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, như mất mát tài sản, bị lừa đảo hoặc tổn thất danh tiếng cá nhân. Các mối đe dọa từ hacker, các cuộc tấn công dữ liệu, hoặc sự sơ suất trong việc xử lý thông tin cá nhân có thể dẫn đến những sự cố khó lường.

Điều này càng quan trọng hơn khi Việt Nam đang ngày càng chú trọng vào việc bảo vệ dữ liệu cá nhân thông qua các quy định pháp lý, đặc biệt là Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, được ban hành để tạo ra khung pháp lý rõ ràng cho việc thu thập, xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. Các lỗi phổ biến trong tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân

2.1. Không lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Điều 24 Nghị định 13/2023 quy định về việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân như sau:

Điều 24. Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

1. Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân.

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm:

…

3. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này được xác lập bằng văn bản có giá trị pháp lý của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân hoặc Bên Xử lý dữ liệu cá nhân.

4. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an và gửi Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) 01 bản chính theo Mẫu số 04 tại Phụ lục của Nghị định này trong thời gian 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

5. Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) đánh giá, yêu cầu Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân hoàn thiện Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và đúng quy định.

6. Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân cập nhật, bổ sung Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân khi có sự thay đổi về nội dung hồ sơ đã gửi cho Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) theo Mẫu số 05 tại Phụ lục của Nghị định này.

Theo đó, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, hiện tại đa số tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa, chưa thực hiện việc lập hồ sơ đánh giá tác động khi xử lý dữ liệu cá nhân. Họ có thể không nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc này hoặc có thể do thiếu kiến thức về các yêu cầu pháp lý. Việc không thực hiện đánh giá tác động có thể dẫn đến nhiều rủi ro, bao gồm:

- Không nhận diện đầy đủ các rủi ro: Việc không lập hồ sơ đánh giá tác động có thể khiến tổ chức không nhận thức được các nguy cơ tiềm ẩn trong việc xử lý dữ liệu cá nhân. Các hành động như thu thập dữ liệu không hợp lý, chia sẻ dữ liệu trái phép hoặc không bảo mật dữ liệu có thể dẫn đến vi phạm quyền riêng tư của người dùng.

- Vi phạm quy định về xử lý dữ liệu cá nhân: Một khi không có hồ sơ đánh giá tác động, cá nhân có thể không được thông báo về việc họ có quyền yêu cầu sửa đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu cá nhân của mình. Điều này vi phạm quyền của cá nhân trong việc kiểm soát thông tin của họ, làm mất lòng tin từ phía khách hàng hoặc người dùng.

- Vi phạm quy định pháp lý: Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, nếu tổ chức không lập hồ sơ đánh giá tác động khi xử lý dữ liệu cá nhân trong các tình huống yêu cầu, họ có thể bị xử phạt hành chính, và trong một số trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự. Việc này không chỉ gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp mà còn có thể dẫn đến các hậu quả tài chính nghiêm trọng.

2.2. Lỗi trong việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân

Một trong những lỗi phổ biến trong bảo vệ dữ liệu cá nhân là việc thu thập dữ liệu không đúng cách. Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, việc thu thập dữ liệu cá nhân phải được thực hiện hợp pháp, minh bạch và chỉ thu thập thông tin cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hoặc tổ chức vẫn thu thập thông tin cá nhân một cách không rõ ràng, không thông báo cho người dùng hoặc thu thập thông tin vượt quá phạm vi cần thiết.

2.3. Thiếu bảo mật trong lưu trữ dữ liệu

Lỗi thứ hai liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân là thiếu các biện pháp bảo mật khi lưu trữ thông tin. Nhiều tổ chức vẫn sử dụng các hệ thống lưu trữ lạc hậu hoặc không bảo mật, khiến dữ liệu cá nhân dễ dàng bị tấn công hoặc lộ lọt. Việc không mã hóa thông tin hoặc không có các biện pháp bảo vệ như firewall, hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS) hoặc hệ thống xác thực mạnh cũng làm tăng nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu.

2.4. Quá trình xử lý và chia sẻ dữ liệu không đúng quy định

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, tổ chức phải bảo đảm rằng việc xử lý và chia sẻ dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện trong phạm vi và mục đích đã được thông báo và đồng ý bởi chủ thể dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chia sẻ thông tin cá nhân mà không có sự đồng ý của người dùng hoặc chia sẻ thông tin với bên thứ ba mà không thông báo trước.

2.5. Không cung cấp quyền kiểm soát dữ liệu cho người dùng

Một lỗi phổ biến nữa trong bảo vệ dữ liệu cá nhân là không cung cấp đủ quyền kiểm soát cho người dùng đối với thông tin của họ. Theo quy định, mỗi cá nhân có quyền yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa bỏ dữ liệu cá nhân của mình. Tuy nhiên, nhiều tổ chức không cung cấp các công cụ hoặc quy trình rõ ràng để người dùng có thể thực hiện các quyền này.

3. Cách khắc phục các lỗi bảo vệ dữ liệu cá nhân

3.1. Lập và duy trì hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Các tổ chức cần tiến hành lập hồ sơ đánh giá tác động khi bắt đầu hoặc thay đổi các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Hồ sơ này được lưu tại trụ sở công ty để phục vụ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền, đồng thời, công ty nộp hồ sơ này đến Bộ Công an theo quy định.

Xem thêm tại: Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

3.2. Xây dựng chính sách bảo mật rõ ràng và minh bạch

Để khắc phục các lỗi bảo vệ dữ liệu cá nhân, đầu tiên, các doanh nghiệp và tổ chức cần xây dựng một chính sách bảo mật rõ ràng và minh bạch. Chính sách này phải nêu rõ mục đích thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời yêu cầu sự đồng ý của người dùng trước khi thu thập bất kỳ thông tin nào. Chính sách bảo mật cũng cần phải cung cấp cho người dùng quyền kiểm soát thông tin cá nhân của họ.

3.3. Ứng dụng công nghệ bảo mật mạnh mẽ

Do các mối đe dọa từ hacker ngày càng gia tăng, việc sử dụng công nghệ bảo mật mạnh mẽ là rất quan trọng. Các tổ chức cần phải triển khai các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố (2FA), và các công cụ phát hiện xâm nhập để bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ dừng lại ở việc bảo vệ thông tin khi lưu trữ, mà còn cần phải bảo vệ trong suốt quá trình truyền tải.

3.4. Đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu tuân thủ quy định pháp lý

Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng tất cả các quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của mình đều tuân thủ đúng quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Cần có các biện pháp giám sát để đảm bảo rằng dữ liệu chỉ được xử lý trong phạm vi mục đích đã được thông báo và đồng ý, và việc chia sẻ dữ liệu cá nhân với bên thứ ba phải được thực hiện theo đúng thủ tục, có sự đồng ý của người dùng.

3.5. Cung cấp quyền kiểm soát cho chủ thể dữ liệu

Để bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách toàn diện, các tổ chức phải tạo điều kiện để người dùng có thể kiểm soát dữ liệu cá nhân của mình. Cung cấp các công cụ cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa, và xóa thông tin cá nhân của mình là một yêu cầu quan trọng. Các tổ chức cũng cần phải có quy trình nhanh chóng để xử lý các yêu cầu này.

4. Các công cụ và phương pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân hiệu quả

4.1. Sử dụng phần mềm bảo mật

Một trong những công cụ bảo vệ dữ liệu cá nhân hiệu quả nhất là phần mềm bảo mật. Các phần mềm bảo mật, như phần mềm chống virus, firewall, và phần mềm phát hiện xâm nhập, giúp bảo vệ hệ thống máy tính và mạng khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Do đó, các tổ chức cần phải triển khai các phần mềm bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng.

4.2. Đảm bảo các hệ thống có khả năng phục hồi sau sự cố

Bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là phòng ngừa các mối đe dọa mà còn là khả năng phục hồi khi có sự cố. Các tổ chức cần phải triển khai các kế hoạch dự phòng và sao lưu dữ liệu thường xuyên để đảm bảo rằng nếu dữ liệu bị mất hoặc bị tấn công, các thông tin quan trọng vẫn có thể được phục hồi.

Kết luận: Bảo vệ dữ liệu cá nhân là một vấn đề quan trọng không chỉ đối với các tổ chức, doanh nghiệp mà còn đối với mỗi cá nhân. Để bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả, các tổ chức cần phải xây dựng các chính sách bảo mật rõ ràng, sử dụng công nghệ bảo mật mạnh mẽ, và đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân tuân thủ quy định pháp lý. Đồng thời, người dùng cũng cần nâng cao nhận thức và chủ động bảo vệ thông tin cá nhân của mình trong môi trường trực tuyến.

Bằng cách áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp và tuân thủ quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chúng ta có thể tạo ra một môi trường trực tuyến an toàn và bảo mật cho tất cả mọi người.

Xem thêm:

Hướng dẫn lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân