· Tác giả: Đỗ Thị Lương · Tham vấn bởi: Luật sư Nguyễn Văn Thành · Doanh nghiệp · 13 phút đọc
Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân: Những điều cần lưu ý 2025
Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân 2025: Những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu cá nhân, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý
Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh và dịch vụ. Tuy nhiên, đi kèm với đó là trách nhiệm bảo vệ quyền riêng tư của người dùng và tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt về xử lý dữ liệu cá nhân. Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân chính là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch trong việc sử dụng dữ liệu, bảo vệ quyền lợi người dùng và tránh các rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những điều cần lưu ý về thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân năm 2025 để doanh nghiệp có thể chuẩn bị và áp dụng hiệu quả.
1. Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân là gì?
1.1. Định nghĩa thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định chính thức nào định nghĩa cụ thể về thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân.
Tuy nhiên, thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân này được hiểu là một văn bản pháp lý giữa hai bên, thường là doanh nghiệp và người dùng (người lao động, khách hàng, đối tác,…), nhằm quy định rõ ràng về cách thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nội dung thỏa thuận thường bao gồm các thông tin quan trọng như loại dữ liệu được thu thập, mục đích sử dụng, thời gian lưu trữ, phương thức xử lý dữ liệu, cùng với các biện pháp bảo mật nhằm đảm bảo an toàn thông tin cá nhân của người dùng.
1.2. Tầm quan trọng của thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Thỏa thuận này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quyền lợi của người dùng được tôn trọng.
Bảo vệ quyền riêng tư: Nó giúp người dùng hiểu rõ quyền lợi của mình liên quan đến dữ liệu cá nhân.
Xây dựng lòng tin: Khi doanh nghiệp công khai cam kết bảo vệ dữ liệu, họ sẽ dễ dàng tạo được lòng tin với khách hàng.
Tuân thủ pháp luật: Một thỏa thuận rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý liên quan đến vi phạm dữ liệu.
2. Pháp luật và quy định mới về thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân năm 2025
Xuất phát từ các quyền của chủ thể dữ liệu và những quy định phải tuân thủ trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, việc có một thoả thuận xử lý dữ liệu cá nhân là điều vô cùng cần thiết và quan trọng để các bên minh bạch hoá hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân và đảm bảo chứng minh tuân thủ pháp luật.
Về cơ bản, Nghị định 13/203/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân được ban hành ngày 17/4/2023 và có hiệu lực từ 1/7/2023 là văn bản quy định chi tiết và cụ thể nhất các nội dung liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, thoả thuận xử lý dữ liệu cá nhân.
Tuy nhiên, hiện tại cũng chưa có các văn bản hướng dẫn cụ thể hơn cho Nghị định 13/203/NĐ-CP cũng như các chế tài xử lý riêng cho bảo vệ dữ liệu cá nhân.
3. Nội dung bắt buộc trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Để xây dựng một thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân hiệu quả, cần có những nội dung chính xác và rõ ràng. Những nội dung này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của người dùng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật.
Mục đích và phạm vi trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân: Trong thỏa thuận, cần làm rõ mục đích thu thập dữ liệu cá nhân và phạm vi dữ liệu sẽ được xử lý. Điều này không chỉ giúp người dùng hiểu rõ mà còn giúp tổ chức xác định được các thông tin cần thiết cho hoạt động của mình.
Mục đích sử dụng dữ liệu: Ví dụ, dữ liệu có thể được sử dụng để cải thiện dịch vụ, gửi thông báo hoặc thực hiện giao dịch.
Phạm vi dữ liệu: Rõ ràng chỉ định các loại thông tin nào sẽ được thu thập, từ tên, địa chỉ, đến thông tin tài khoản ngân hàng.
Quyền và nghĩa vụ các bên trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
- Quyền của chủ thể dữ liệu: Như đã đề cập, chủ thể dữ liệu có quyền biết, sửa đổi và yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình.
- Nghĩa vụ của tổ chức: Doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân, xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng loại dữ liệu xử lý, mục đích, thời gian và thông báo cho người dùng khi có sự cố rò rỉ thông tin.
4. Quyền lợi và trách nhiệm trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Khi tham gia vào thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân, quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên cần được làm rõ.
- Quyền của chủ thể dữ liệu trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân Chủ thể dữ liệu có rất nhiều quyền lợi trong thỏa thuận này, ví dụ như:
Quyền tiếp cận thông tin: chủ thể dữ liệu có quyền yêu cầu được biết thông tin nào đang được thu thập và cách thức mà thông tin đó được sử dụng.
Quyền từ chối: Nếu không đồng ý với các điều khoản trong thỏa thuận, chủ thể dữ liệu có quyền từ chối cho phép xử lý dữ liệu cá nhân, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân.
- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng các nghĩa vụ hợp pháp liên quan đến thỏa thuận. Một số trách nhiệm có thể bao gồm:
Cung cấp thông tin đầy đủ: Doanh nghiệp cần phải công khai và rõ ràng về cách thức thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân.
Bảo vệ dữ liệu: Đảm bảo rằng thông tin cá nhân được bảo vệ an toàn khỏi các mối đe dọa và rò rỉ.
5. Rủi ro và hậu quả khi vi phạm thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Việc không tuân thủ thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến nhiều rủi ro và hậu quả nghiêm trọng.
Hình phạt pháp lý với vi phạm thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Khi một tổ chức vi phạm các nguyên tắc trong thỏa thuận này, họ có thể phải đối mặt với các hình phạt nghiêm khắc từ cơ quan chức năng như phạt vi phạm hành chính, ngoài ra nếu gây thiệt hại sẽ phải bồi thường cho chủ thể dữ liệu
Ví dụ thực tế về vi phạm thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Có rất nhiều trường hợp thực tế đã xảy ra trong quá khứ mà doanh nghiệp gặp rắc rối vì không tuân thủ thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân. Một trong số đó là: Rò rỉ thông tin. Nhiều doanh nghiệp nổi tiếng đã bị lộ thông tin khách hàng do thiếu các biện pháp bảo mật, dẫn đến thiệt hại về tài chính và uy tín.
6. Hướng dẫn xây dựng thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân chuẩn năm 2025
Việc soạn thảo một thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân là một công việc đòi hỏi sự chỉn chu và cẩn thận. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể.
6.1. Các bước soạn thảo thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Khi xây dựng thỏa thuận, cần tuân thủ các bước sau:
- Xác định mục đích sử dụng dữ liệu: Xác định rõ lý do bạn thu thập dữ liệu cá nhân.
- Định nghĩa các thuật ngữ: Đảm bảo rằng tất cả các thuật ngữ được sử dụng trong thỏa thuận đều rõ ràng và dễ hiểu.
- Liệt kê quyền lợi và nghĩa vụ: Làm rõ quyền và nhiệm vụ của cả hai bên trong thỏa thuận.
6.2. Mẫu thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân tiêu chuẩn
Mẫu Thỏa Thuận Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân
- Thông tin Các bên trong thoả thuận: [Tên doanh nghiệp] và [Tên chủ thể dữ liệu]
- Mục đích xử lý dữ liệu. Ví dụ: phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, quản lý hợp đồng, thực hiện các chương trình khuyến mãi và nâng cao trải nghiệm người dùng trên nền tảng trực tuyến của công ty.
- Loại dữ liệu xử lý. Ví dụ: Họ và tên, ngày sinh, địa chỉ email, số điện thoại liên hệ, địa chỉ nơi cư trú hoặc giao hàng
- Phương thức xử lý. Ví dụ: Dữ liệu được thu thập thông qua các biểu mẫu đăng ký trực tuyến, điện thoại hoặc giao dịch tại điểm bán hàng. Dữ liệu sau đó được lưu trữ trên hệ thống máy chủ bảo mật của công ty, sử dụng các công cụ phần mềm quản lý dữ liệu để phân loại, xử lý, và phục vụ các mục đích trong thỏa thuận. Công ty áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu và hạn chế quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Thời hạn xử lý. Ví dụ: Dữ liệu cá nhân sẽ được lưu trữ và xử lý trong thời gian tối đa 5 năm kể từ ngày khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ hoặc yêu cầu hủy dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật quy định thời hạn lưu trữ khác.
- Quyền lợi của chủ thể dữ liệu. Ví dụ: chủ thể dữ liệu có quyền được thông báo về việc thu thập và sử dụng dữ liệu, quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân, quyền yêu cầu xóa dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý khi không còn muốn dữ liệu được xử lý, cũng như quyền khiếu nại nếu phát hiện vi phạm liên quan đến dữ liệu cá nhân.
- Nghĩa vụ của doanh nghiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân, sử dụng dữ liệu đúng mục đích đã thông báo, không chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của người dùng, đồng thời phải đảm bảo các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp để ngăn ngừa rủi ro mất mát, rò rỉ dữ liệu và xử lý kịp thời các sự cố bảo mật.
7. Xu hướng công nghệ trong thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân tương lai
Công nghệ phát triển nhanh chóng đang định hình lại cách các thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân được thiết lập và thực hiện trong tương lai. Những tiến bộ công nghệ không chỉ giúp tăng cường bảo mật dữ liệu mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý và sử dụng dữ liệu cá nhân.
7.1. Công nghệ bảo vệ dữ liệu trong thỏa thuận xử lý
Các giải pháp công nghệ tiên tiến ngày càng được áp dụng rộng rãi để bảo vệ dữ liệu cá nhân, giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ pháp luật.
- Mã hóa dữ liệu: Sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi nguy cơ bị truy cập trái phép hoặc đánh cắp.
- Xác thực đa yếu tố (MFA): Áp dụng các phương thức xác thực bổ sung như mã OTP, sinh trắc học để đảm bảo chỉ người dùng hợp pháp mới có thể truy cập dữ liệu.
7.2. Ảnh hưởng của AI và Big Data đến thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích Big Data đang làm thay đổi cách doanh nghiệp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu cá nhân trong khuôn khổ thỏa thuận.
- Phân tích dự đoán: AI giúp phân tích hành vi người dùng dựa trên dữ liệu thu thập, từ đó hỗ trợ tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Tự động hóa quy trình: Công nghệ tự động hóa giúp rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu, giảm thiểu sai sót và đảm bảo việc thực thi các thỏa thuận xử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn.
Như vậy, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng bảo vệ dữ liệu cá nhân mà còn góp phần xây dựng thỏa thuận xử lý dữ liệu minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ trong tương lai.
Kết luận: Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong bối cảnh quản lý dữ liệu ngày càng khắt khe. Năm 2025, với sự ban hành và áp dụng các quy định pháp lý mới như Nghị định 13/2023/NĐ-CP, việc soạn thảo thỏa thuận rõ ràng, minh bạch và đầy đủ các nội dung về quyền lợi, trách nhiệm cũng như biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân là điều không thể thiếu. Đồng thời, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ bảo mật, trí tuệ nhân tạo và big data cũng tạo ra cơ hội để nâng cao hiệu quả quản lý và xử lý dữ liệu, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư người dùng tốt hơn. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, hoàn thiện thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân và áp dụng các giải pháp công nghệ phù hợp để vừa phát triển kinh doanh bền vững, vừa đảm bảo an toàn thông tin trong kỷ nguyên số.
Xem thêm tại:
Lưu ý khi bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động
