Thu thập và sử dụng thông tin cá nhân có cần xin phép không

Trong kỷ nguyên kinh tế số năm 2026, dữ liệu cá nhân đã trở thành tài sản chiến lược của doanh nghiệp nhưng cũng là “ngòi nổ” rủi ro pháp lý nếu không được quản trị đúng cách. Với sự ra đời của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, ranh giới giữa việc khai thác dữ liệu hợp pháp và vi phạm pháp luật đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Vậy, việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân có cần xin phép không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu dưới góc độ pháp lý hiện hành.

1. Dữ liệu cá nhân là gì?

Trước khi trả lời câu hỏi liệu việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân có cần xin phép hay không, cần làm rõ đối tượng mà pháp luật hướng tới bảo vệ. Theo Điều 2 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân không còn được nhìn nhận như những thông tin đơn lẻ, rời rạc, mà được tiếp cận như một “hệ sinh thái dữ liệu” – tức tập hợp các thông tin có khả năng nhận diện trực tiếp hoặc gián tiếp một cá nhân cụ thể.

Điểm chuyển biến quan trọng của Luật 2025 nằm ở việc phân loại dữ liệu theo mức độ rủi ro nhằm thiết lập cơ chế bảo vệ tương ứng, theo đó dữ liệu cá nhân được chia thành hai nhóm chính bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm các thông tin nhận diện thông thường như họ tên, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ liên hệ hoặc lịch sử tìm kiếm trên môi trường mạng – đây là những dữ liệu phổ biến trong hoạt động giao dịch và kinh doanh nhưng không vì thế mà được phép xử lý tùy tiện. Trong khi đó, dữ liệu cá nhân nhạy cảm là nhóm thông tin có mức độ rủi ro cao hơn, bao gồm các yếu tố như quan điểm chính trị, tôn giáo, tình trạng sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt), thông tin tài chính hoặc các khía cạnh đời sống riêng tư mà nếu bị xâm phạm, những dữ liệu này có thể gây ra hậu quả trực tiếp không chỉ về vật chất mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh dự, quyền riêng tư và sự an toàn của cá nhân.

Việc phân loại này không chỉ mang ý nghĩa định nghĩa mà còn là cơ sở để xác định mức độ ưu tiên bảo vệ và nghĩa vụ pháp lý của bên xử lý dữ liệu: dữ liệu càng nhạy cảm thì yêu cầu xin phép càng chặt chẽ, quy trình xử lý càng phải đi kèm đánh giá tác động và các biện pháp bảo mật nâng cao như mã hóa, kiểm soát truy cập và lưu vết. Nói cách khác, Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đã chuyển từ tư duy quản lý dữ liệu sang quản trị rủi ro dữ liệu, buộc doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc phân loại hình thức mà còn phải đánh giá bối cảnh sử dụng, khả năng kết hợp dữ liệu và mức độ ảnh hưởng nếu xảy ra vi phạm.

Xem thêm về: Xử lý dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật

2. Thu thập và sử dụng thông tin cá nhân có cần xin phép không?

Câu trả lời dưới góc độ luật định là: BẮT BUỘC. Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu chính là “giấy thông hành” duy nhất để các cá nhân, tổ chức có thể chạm vào dữ liệu của họ. Theo khoản 1 Điều 9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 thì “Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân là việc chủ thể dữ liệu cá nhân cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Như vậy, theo quy định này có thể hiểu rằng mọi hành vi thu thập, lưu trữ, phân tích, sử dụng hoặc chia sẻ thông tin cá nhân đều phải được sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu, trừ các trường hợp ngoại lệ do pháp luật quy định. Để được coi là hợp lệ, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu phải đáp ứng các tiêu chuẩn chặt chẽ như sau:

• Tính cụ thể và minh bạch

Nội dung xin phép phải rõ ràng về mục đích, phạm vi và cách thức xử lý dữ liệu. Doanh nghiệp không được sử dụng các thuật ngữ chung chung hoặc mở rộng mục đích một cách tùy tiện. Ví dụ: dữ liệu thu thập để giao hàng không thể tự động được dùng cho quảng cáo nếu chưa có sự đồng ý riêng biệt.

• Tính tách biệt

Điều khoản về xử lý dữ liệu cá nhân phải được trình bày độc lập với các điều khoản, điều kiện chung của dịch vụ. Chủ thể dữ liệu có quyền lựa chọn đồng ý hoặc từ chối mà không bị “ràng buộc ngầm”, đặc biệt trong trường hợp dữ liệu không phải là điều kiện bắt buộc để cung cấp dịch vụ cốt lõi.

• Thể hiện bằng hành vi rõ ràng và có thể chứng minh

Sự đồng ý phải được thể hiện thông qua phương thức rõ ràng, cụ thể, có thể in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được. Đồng thời, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ và quản lý bằng chứng về sự đồng ý để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra khi cần thiết.

3. Những “Vùng xanh” pháp lý: Trường hợp không cần xin phép thu thập và sử dụng thông tin cá nhân

Mặc dù nguyên tắc cốt lõi là phải xin phép chủ thể dữ liệu khi thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của họ, tuy nhiên pháp luật cũng mở ra những hành lang riêng nhằm đảm bảo lợi ích chung và trật tự xã hội. Tại Điều 19 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trong các trường hợp sau:

• Bảo vệ tính mạng và sức khỏe của chủ thể dữ liệu: Trong các tình huống cứu hộ, cấp cứu khẩn cấp mà chủ thể không thể thực hiện hành vi dân sự.
• Thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận: Khi việc xử lý dữ liệu là điều kiện tiên quyết để hoàn thành nghĩa vụ theo thỏa thuận của chủ thể dữ liệu cá nhân với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (ví dụ: Ngân hàng thu thập số tài khoản để thực hiện giao dịch chuyển tiền).
• Yêu cầu của cơ quan Nhà nước: Phục vụ hoạt động điều tra, tố tụng hoặc an ninh quốc gia.
• Tuân thủ luật chuyên ngành: Các hoạt động thu thuế, bảo hiểm xã hội hoặc phòng chống rửa tiền đã có quy định riêng biệt.

4. Rủi ro và hệ lụy khi “bỏ quên” việc xin phép thu thập và sử dụng thông tin cá nhân

Nếu doanh nghiệp xem nhẹ việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân mà không xin phép, hậu quả không chỉ dừng lại ở việc bị nhắc nhở. Khung pháp lý 2025 đã thiết lập các chế tài mang tính răn đe chặt chẽ hơn cho bên vi phạm như sau:

5. Góc nhìn quản trị: từ “xin phép” đến “quản trị niềm tin”

Trong bối cảnh Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đang có hiệu lực như hiện nay, việc xin phép không nên được nhìn nhận như một thủ tục pháp lý đơn thuần, mà là cơ chế thiết lập niềm tin với khách hàng, đối tác. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp chuyển dịch từ tư duy “tuân thủ tối thiểu” sang tuân thủ chủ động và có hệ thống, gắn bảo vệ dữ liệu với quản trị rủi ro, quản trị thương hiệu và phát triển bền vững. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các nội dung sau:

5.1. Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu minh bạch, dễ hiểu

Việc xây dựng Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là văn bản nội bộ, mà là cam kết công khai với khách hàng. Nội dung cần:

• Diễn đạt rõ ràng, tránh thuật ngữ pháp lý phức tạp, dễ tiếp cận với người dùng phổ thông

• Thể hiện đầy đủ các yếu tố: loại dữ liệu thu thập, mục đích xử lý, thời gian lưu trữ, bên nhận dữ liệu, quyền của chủ thể dữ liệu

• Cập nhật kịp thời khi có thay đổi về mô hình kinh doanh hoặc công nghệ

Một chính sách minh bạch không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu tranh chấp và củng cố niềm tin thị trường.

5.2. Thiết lập hệ thống quản trị dữ liệu theo vòng đời

Doanh nghiệp cần xây dựng mô hình quản trị dữ liệu theo nguyên tắc “end-to-end”, kiểm soát xuyên suốt các giai đoạn:

• Thu thập: hợp pháp, có mục đích rõ ràng, tối thiểu hóa dữ liệu

• Lưu trữ: bảo mật, phân quyền truy cập, mã hóa khi cần thiết

• Sử dụng: đúng mục đích đã được đồng ý, có kiểm soát nội bộ

• Chia sẻ/Chuyển giao: đánh giá rủi ro bên thứ ba, có thỏa thuận ràng buộc

• Xóa bỏ/Hủy dữ liệu: thực hiện đúng thời hạn, bảo đảm không thể khôi phục trái phép

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro thay vì xử lý hậu quả.

5.3. Chủ động kiểm toán và đánh giá rủi ro định kỳ

Kiểm toán dữ liệu cần được thực hiện như một cơ chế quản trị nội bộ thường xuyên, không chỉ khi có sự cố. Nội dung bao gồm:

• Rà soát tính hợp pháp của các hoạt động xử lý dữ liệu

• Đánh giá mức độ tuân thủ chính sách nội bộ và quy định pháp luật

• Nhận diện lỗ hổng bảo mật, nguy cơ rò rỉ hoặc lạm dụng dữ liệu

Việc đánh giá định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm rủi ro, giảm thiểu thiệt hại và nâng cao năng lực kiểm soát.

5.4. Thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu

Khi phát sinh các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu, doanh nghiệp cần lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong nước và xuyên biên giới (nếu có).

Việc nộp và cập nhật hồ sơ theo quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là công cụ quản trị chiến lược, giúp doanh nghiệp hiểu rõ “dấu chân dữ liệu” của mình.

5.5. Thiết lập cơ chế quản trị nội bộ và trách nhiệm giải trình

Một hệ thống quản trị hiệu quả cần gắn với trách nhiệm cụ thể:

• Phân công đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu (Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc bộ phận tương đương)

• Xây dựng quy trình nội bộ về xử lý, phản ứng sự cố, tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu

• Lưu trữ hồ sơ, bằng chứng để chứng minh tuân thủ khi có thanh tra, kiểm tra

6. Kết luận

Việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân không chỉ cần xin phép, mà phải xin phép một cách hợp lệ, minh bạch và có trách nhiệm. Trong bối cảnh Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, tuân thủ không còn dừng ở mục tiêu “tránh rủi ro xử phạt”, mà đã trở thành chuẩn mực quản trị bắt buộc và là thước đo năng lực của doanh nghiệp trong môi trường số. Doanh nghiệp biết tôn trọng dữ liệu cá nhân, quản trị đúng cách và minh bạch trong xử lý dữ liệu sẽ không chỉ bảo vệ mình trước rủi ro pháp lý, mà còn tạo dựng được lợi thế cạnh tranh bền vững dựa trên niềm tin của khách hàng.

Xem thêm: Bảo vệ dữ liệu cá nhân: lỗi phổ biến và cách khắc phục