Những nguyên tắc cần biết khi xử lý dữ liệu cá nhân

Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân trở thành một phần không thể thiếu đối với nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những nguyên tắc cần biết khi xử lý dữ liệu cá nhân, giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp lý mà còn bảo vệ uy tín và niềm tin của khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu các quy định pháp lý quan trọng và các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp cần áp dụng.

1. Xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Trước khi đi vào các nguyên tắc cụ thể, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm về xử lý dữ liệu cá nhân. Đây là bước đầu tiên trong việc đảm bảo rằng mọi hành động liên quan đến dữ liệu cá nhân đều tuân thủ quy định pháp luật cũng như bảo vệ quyền lợi của cá nhân.

Điều 4.7 Nghị định 13/2023/NĐ-CP định nghĩa về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân như sau:

Xử lý dữ liệu cá nhân là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan

Theo đó, xử lý dữ liệu cá nhân là bất kỳ hoạt động nào liên quan đến dữ liệu cá nhân, bao gồm việc thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ, và xóa bỏ dữ liệu. Mục đích chính của việc xử lý dữ liệu cá nhân thường nhằm phục vụ cho các nhu cầu kinh doanh, nâng cao trải nghiệm người dùng, hoặc thực hiện nghiên cứu thị trường, quản lý lao động. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xác định rõ mục đích và đảm bảo rằng mọi hành động đều hợp pháp.

Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân có thể được chia thành nhiều bước khác nhau, từ việc thu thập thông tin đến khi xóa bỏ dữ liệu không còn cần thiết. Phạm vi xử lý dữ liệu thường phụ thuộc vào loại hình tổ chức và lĩnh vực hoạt động. Một số tổ chức có thể cần thu thập dữ liệu nhạy cảm hơn, do đó cần áp dụng các biện pháp bảo vệ nghiêm ngặt hơn để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

2. Những nguyên tắc quan trọng khi xử lý dữ liệu cá nhân

Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản mà công ty cần tuân thủ khi xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng và người lao động:

2.1. Nguyên tắc cung cấp thông tin và đảm bảo minh bạch khi xử lý dữ liệu cá nhân

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi xử lý dữ liệu cá nhân là cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch về việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân. Theo nguyên tắc này, công ty phải thông báo rõ ràng cho cả khách hàng và người lao động về các mục đích thu thập dữ liệu, phạm vi sử dụng, cũng như cách thức và thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của họ.

Điều này có nghĩa là công ty phải cung cấp thông tin rõ ràng về việc sử dụng dữ liệu cho mục đích gì, chẳng hạn như để quản lý hợp đồng lao động, tính lương, bảo hiểm, phúc lợi khám sức khỏe, đi du lịch,…hoặc phục vụ cho các chiến dịch marketing đối với khách hàng. Người lao động và khách hàng cũng cần được thông báo về quyền của họ trong việc yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc xóa bỏ dữ liệu nếu có sự thay đổi.

Minh bạch trong việc xử lý dữ liệu sẽ giúp các cá nhân hiểu rõ hơn về cách thức bảo vệ quyền lợi của họ và đảm bảo rằng việc xử lý dữ liệu không gây ra những tác động tiêu cực đến quyền riêng tư của họ. Bằng cách này, công ty cũng sẽ tạo được niềm tin với khách hàng và người lao động, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ.

2.2. Nguyên tắc được sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân với mục đích rõ ràng khi xử lý dữ liệu cá nhân

Công ty chỉ được tiến hành xử lý dữ liệu cá nhâ khi có sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu và phải được thu thập với mục đích hợp pháp, cụ thể. Theo nguyên tắc này, công ty phải đảm bảo rằng mọi dữ liệu cá nhân thu thập được từ cả khách hàng và người lao động đều có sự đồng ý tự nguyện từ họ, và mục đích thu thập phải được thông báo rõ ràng từ trước.

Ví dụ, công ty không thể thu thập dữ liệu của khách hàng để phục vụ cho một mục đích khác ngoài việc cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm đã thỏa thuận. Tương tự, khi thu thập dữ liệu của người lao động, công ty không thể sử dụng thông tin cá nhân của họ ngoài mục đích quản lý lao động hoặc phục vụ các yêu cầu về bảo hiểm, thuế nếu không được người lao động đồng ý

Ngoài ra, doanh nghiệp đặc biệt lưu ý sự đồng ý của chủ thể dữ liệu khi xử lý dữ liệu cá nhân phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể bằng văn bản, giọng nói, đánh dấu vào ô đồng ý, cú pháp đồng ý qua tin nhắn, chọn các thiết lập kỹ thuật đồng ý hoặc qua một hành động khác thể hiện được điều này, mà có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

2.3. Nguyên tắc chính xác và cập nhật dữ liệu khi xử lý dữ liệu cá nhân

Công ty phải đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cá nhân của khách hàng và người lao động được thu thập và xử lý một cách chính xác và đầy đủ. Điều này có nghĩa là công ty phải thực hiện các biện pháp để kiểm tra và duy trì tính chính xác của dữ liệu trong suốt quá trình xử lý dữ liệu cá nhân.

Dữ liệu không chính xác có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ, nếu công ty sử dụng thông tin không chính xác trong hợp đồng lao động, điều này có thể dẫn đến việc trả lương sai cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hội sau hoặc gây nhầm lẫn trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. 

Để đảm bảo tính chính xác, công ty cần có quy trình kiểm tra và sửa chữa dữ liệu ngay khi phát hiện sai sót hoặc khi có yêu cầu điều chỉnh của chủ thể dữ liệu, đồng thời đề nghị khách hàng và người lao động thông báo khi có thay đổi thông tin cá nhân trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân.

2.4. Nguyên tắc đảm bảo bảo mật và an toàn dữ liệu khi xử lý dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân của cả khách hàng và người lao động phải được bảo vệ khỏi các nguy cơ như mất mát, rò rỉ, truy cập trái phép hoặc sửa đổi dữ liệu mà không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Công ty cần áp dụng các biện pháp bảo mật hợp lý, bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, giám sát liên tục và sử dụng các công nghệ bảo mật hiện đại để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa.

2.5. Nguyên tắc tôn trọng quyền của chủ thể dữ liệu khi xử lý dữ liệu cá nhân

Công ty phải đảm bảo rằng cả khách hàng và người lao động đều có quyền kiểm soát thông tin cá nhân của mình. Các quyền này bao gồm quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân, quyền yêu cầu sửa chữa, quyền xóa bỏ hoặc yêu cầu ngừng xử lý dữ liệu cá nhân của họ trong các trường hợp nhất định.

Ví dụ, người lao động có quyền yêu cầu công ty sửa chữa các thông tin không chính xác trong hồ sơ lao động của mình hoặc yêu cầu xóa bỏ các dữ liệu không còn cần thiết. Tương tự, khách hàng có thể yêu cầu công ty xóa thông tin cá nhân khi không còn muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ.

Việc công nhận và bảo vệ quyền của chủ thể dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo rằng các cá nhân có quyền kiểm soát thông tin của mình và bảo vệ quyền riêng tư của họ trong môi trường số ngày nay.

3. Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân khi xử lý

3.1. Mã hóa dữ liệu cá nhân

Mã hóa dữ liệu là một trong những biện pháp bảo vệ hiệu quả nhất giúp bảo vệ thông tin cá nhân khỏi các truy cập trái phép. Mã hóa dữ liệu giúp biến thông tin thành một chuỗi ký tự không thể đọc được nếu không có khóa giải mã. Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi dữ liệu bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép, người lạ cũng không thể giải mã và sử dụng thông tin đó.

3.2. Kiểm soát và phân quyền truy cập dữ liệu

Kiểm soát quyền truy cập là một biện pháp quan trọng giúp hạn chế những người không có thẩm quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân. Mỗi nhân viên hoặc cá nhân chỉ được cấp quyền truy cập vào dữ liệu mà họ cần sử dụng trong công việc của mình. Để đảm bảo hiệu quả, công ty cần xây dựng một hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng và nghiêm ngặt.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như hệ thống quản lý quyền truy cập (access control systems) để giám sát và kiểm soát việc truy cập vào các hệ thống lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, việc sử dụng xác thực đa yếu tố (multi-factor authentication - MFA) cho các tài khoản truy cập dữ liệu cũng sẽ tăng cường bảo mật, tránh việc truy cập trái phép.

3.3. Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Một biện pháp bảo vệ quan trọng khác là sao lưu dữ liệu định kỳ và xây dựng các quy trình phục hồi dữ liệu khi có sự cố. Việc sao lưu dữ liệu giúp đảm bảo rằng thông tin cá nhân không bị mất mát trong trường hợp có sự cố như lỗi hệ thống, tấn công mạng hoặc các thảm họa thiên nhiên. Dữ liệu sao lưu phải được bảo mật và lưu trữ tại các vị trí an toàn để đảm bảo không bị xâm phạm.

3.4. Đào tạo nhân viên về bảo mật dữ liệu

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân là đào tạo nhân viên về các biện pháp bảo mật. Nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu, và nếu họ không được trang bị đầy đủ kiến thức về bảo mật, có thể dễ dàng dẫn đến các lỗ hổng bảo mật.

Công ty nên tổ chức các khóa đào tạo bảo mật thường xuyên để giúp nhân viên nhận thức được các nguy cơ liên quan đến bảo mật dữ liệu cá nhân và cách thức phòng ngừa. Các khóa đào tạo có thể bao gồm các chủ đề như phòng tránh tấn công phishing, nhận diện các dấu hiệu của vi phạm bảo mật và cách sử dụng các công cụ bảo mật.

3.5. Giám sát và phát hiện sự cố bảo mật

Việc giám sát và phát hiện sự cố bảo mật là một bước quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Các công ty cần triển khai các công cụ giám sát và cảnh báo để theo dõi hệ thống và phát hiện các hoạt động bất thường, chẳng hạn như truy cập trái phép, thay đổi dữ liệu bất hợp pháp hoặc các cuộc tấn công từ bên ngoài.

Các công ty có thể sử dụng hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS - Intrusion Detection System) và các phần mềm bảo mật để giám sát mạng và các hệ thống lưu trữ dữ liệu, từ đó kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố bảo mật.

4. Hậu quả khi vi phạm quy định về xử lý dữ liệu cá nhân

Việc không tuân thủ các quy định về xử lý dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Các hình thức xử phạt có thể có nhiều dạng khác nhau. Tùy thuộc vào mức độ vi phạm, tổ chức có thể bị xử phạt hành chính, hình sự hoặc thậm chí phải bồi thường thiệt hại cho các cá nhân bị ảnh hưởng. Các hình thức xử phạt này nhằm răn đe và khuyến khích tổ chức cải thiện quy trình bảo vệ dữ liệu. 

Doanh nghiệp không tuân thủ quy định sẽ phải đối mặt với các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Có thể xảy ra các vụ kiện tụng, tranh chấp pháp lý kéo dài, và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, tổ chức có thể phải chi trả chi phí lớn cho việc xử lý các vụ việc pháp lý này, trong khi lòng tin của người lao động, khách hàng cũng sẽ bị sụt giảm đáng kể.

Kết luận: Việc tuân thủ các nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là trách nhiệm đạo đức của mọi tổ chức. Những nguyên tắc này không chỉ bảo vệ quyền lợi của cá nhân mà còn góp phần xây dựng lòng tin từ phía khách hàng. Bằng cách thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo vệ và quản lý dữ liệu cá nhân, tổ chức sẽ không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo dựng được một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số.

Xem thêm tại:

Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Xử lý dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là gì? Chi tiết và ví dụ thực tế