Xử lý dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật

Xử lý dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật? Trong kỷ nguyên số, “Xử lý dữ liệu cá nhân” không chỉ là một thao tác kỹ thuật mà còn là một khái niệm pháp lý trọng yếu. Việc hiểu rõ bản chất hoạt động này giúp cá nhân bảo vệ quyền riêng tư và giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ, tránh các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Khái niệm về xử lý dữ liệu cá nhân là gì

Khái niệm về xử lý dữ liệu cá nhân là gì được quy định rõ tại Khoản 6 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 như sau:

Xử lý dữ liệu cá nhân là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân, bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và các hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.

Trong đó, Dữ liệu cá nhân được hiểu là dữ liệu số hoặc thông tin dưới các hình thức khác giúp xác định chính xác một con người cụ thể, bao gồm hai nhóm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Lưu ý, dữ liệu sau khi đã được khử nhận dạng sẽ không còn được coi là dữ liệu cá nhân.

Khử nhận dạng dữ liệu cá nhân là quá trình kỹ thuật nhằm thay đổi hoặc loại bỏ các thông tin định danh để tạo ra dữ liệu mới không thể xác định hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể.

Ví dụ về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân là gì:

• Hoạt động thu thập: Ghi nhận họ tên, ngày tháng năm sinh của một cá nhân.
• Hoạt động lưu trữ: Quản lý các thông tin hình ảnh, số CCCD, thẻ BHYT, thông tin tài khoản mạng xã hội… của một người cụ thể.
• Hoạt động cung cấp: Chuyển giao thông tin về định danh, nơi cư trú, mã số thuế cá nhân cho bên thứ ba hoặc các tổ chức khác.
• Hoạt động công khai: Đăng tải thông tin về đời sống riêng tư hoặc xu hướng tình dục của cá nhân cụ thể.

Chi tiết hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân là gì: Các hành vi trong chu trình xử lý có thể bao gồm: thu thập, ghi chép, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa hoặc hủy dữ liệu.

Mọi cá nhân hoặc tổ chức khi thực hiện bất kỳ hành vi nào nêu trên đều được xác định là đang thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Đặc biệt, các doanh nghiệp cần nắm vững quy định này để đảm bảo tính tuân thủ, bởi thực tế doanh nghiệp thường xuyên xử lý lượng lớn dữ liệu, điển hình là thông tin của người lao động.

Bên cạnh việc hiểu rõ khái niệm, doanh nghiệp cũng cần nắm chắc các điều kiện và trách nhiệm pháp lý khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

2. Điều kiện để xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Để đảm bảo tính hợp pháp, mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều phải dựa trên sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

Sự đồng ý này chỉ có giá trị pháp lý khi chủ thể thực hiện hoàn toàn tự nguyện và được cung cấp đầy đủ các thông tin sau:

• Loại dữ liệu cá nhân được xử lý và mục đích xử lý tương ứng;
• Thông tin về Bên kiểm soát dữ liệu hoặc Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu;
• Danh mục các quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu.

Sự đồng ý phải được thể hiện qua các hình thức xác thực như: Văn bản giấy; Bản ghi âm cuộc gọi; Cú pháp tin nhắn; Thư điện tử (Email); Xác nhận trên trang thông tin điện tử, ứng dụng hoặc các phương thức điện tử khác có thể in, sao chép và kiểm chứng được. Đồng thời, việc lấy sự đồng ý phải tuân thủ các nguyên tắc:

• a) Thể hiện rõ sự đồng ý cho từng mục đích xử lý riêng biệt;
• b) Không đính kèm điều kiện bắt buộc phải đồng ý với các mục đích ngoài thỏa thuận;
• c) Sự đồng ý có hiệu lực cho đến khi chủ thể thay đổi quyết định hoặc theo quy định pháp luật;
• d) Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.

Dựa trên các điều kiện này, để tối ưu quy trình quản trị nhân sự, Y&P Law Firm thường hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo các biểu mẫu xác nhận/đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân chuyên nghiệp. Đây là chứng cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp chứng minh tính tuân thủ và là thành phần không thể thiếu trong Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo một lần trước khi xử lý với các nội dung:

• Mục đích và cách thức xử lý;
• Loại dữ liệu sử dụng;
• Các tổ chức, cá nhân liên quan;
• Các hậu quả, rủi ro không mong muốn có thể xảy ra;
• Thời gian thực hiện hoạt động xử lý.

Đồng thời việc thông báo này phải được thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

Để đáp ứng yêu cầu thông báo này, Y&P thường soạn thảo lồng ghép các nội dung liên quan đến thông báo trong Văn bản xác nhận xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Việc này nhằm tránh những rắc rối, phức tạp, mất thời gian trong quá trình doanh nghiệp có các  hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động.

3. Xử lý dữ liệu cá nhân là gì – Y&P Law Firm hướng dẫn doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân

Đối với doanh nghiệp, xử lý dữ liệu cá nhân là gì và trách nhiệm ra sao? Thông qua việc tác động đến dữ liệu của người lao động, doanh nghiệp thường đóng vai trò là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Theo Khoản 9 Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025:

“Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân là cơ quan, tổ chức, cá nhân quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân.”

Theo đó, Doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về xử lý dữ liệu cá nhân. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin của người lao động, khách hàng mà còn tạo niềm tin và uy tín cho doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp cần thành lập bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Doanh nghiệp bổ nhiệm người đứng đầu bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Có chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong đó quy định tất cả các nội dung liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân như: các dữ liệu cá nhân được kiểm soát và xử lý, phương thức xử lý dữ liệu cá nhân là gì, thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân là bao lâu, quyền và nghĩa vụ của các các chủ thể dữ liệu,….
• Lập và lưu trữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và tại Công ty để sẵn sàng phục vụ hoạt động kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là bộ Công an

Tiến hành xây dựng Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong thời gian 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Xem thêm: Bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì? Quy định mới nhất 2026

Xử lý dữ liệu cá nhân là gì được kiểm soát chặt chẽ thông qua các quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Quy định này giúp bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tạo sự minh bạch trong việc quản lý dữ liệu. Doanh nghiệp cần hiểu rõ xử lý dữ liệu cá nhân là gì để không vi phạm các quy định, đồng thời xây dựng niềm tin với người lao động, khách hàng.