Khi nào phải đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân ngày càng trở thành tài sản quan trọng đối với doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về quyền riêng tư, an toàn thông tin và trách nhiệm pháp lý.

Vì vậy, theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, các tổ chức/doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong những trường hợp nhất định. Vậy khi nào phải thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân? Quy trình đánh giá tác động ra sao? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết để bạn hiểu rõ và tuân thủ đúng quy định.

1. Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là quá trình phân tích, đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, chia sẻ và xử lý dữ liệu cá nhân. Việc đánh giá này nhằm đảm bảo tổ chức/doanh nghiệp xác định được những nguy cơ bảo mật và đưa ra biện pháp giảm thiểu rủi ro trước khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Vai trò của đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

- Bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân: Đảm bảo dữ liệu cá nhân không bị sử dụng sai mục đích hoặc bị - - Hạn chế rủi ro pháp lý: Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Tăng cường bảo mật thông tin: Phát hiện và giảm thiểu nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu.

- Nâng cao uy tín của doanh nghiệp: Tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác.

2. Ai phải đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là một yêu cầu quan trọng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, áp dụng cho các tổ chức và cá nhân có hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân.

Không phải mọi tổ chức đều bắt buộc lập hồ sơ đánh giá tác động, nhưng nếu thuộc một trong những nhóm dưới đây, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị và duy trì hồ sơ đánh giá tác động đầy đủ để tránh vi phạm quy định pháp luật.

Căn cứ Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, những tổ chức, cá nhân sau đây phải tiến hành đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân:

- Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân.

- Bên xử lý dữ liệu cá nhân

- Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

3. Tại sao cần đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

Việc xử lý dữ liệu cá nhân có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền riêng tư của cá nhân nếu không được thực hiện đúng cách. Vì vậy, đánh giá tác động giúp doanh nghiệp nhận diện và kiểm soát các rủi ro, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các hình phạt từ cơ quan chức năng.

Những rủi ro khi không đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

- Vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu theo Điều 21 Nghị định 13/2023.

- Rò rỉ hoặc đánh cắp dữ liệu cá nhân: Gây mất lòng tin từ người lao động trong doanh nghiệp, khách hàng và đối tác.

- Mất cơ hội hợp tác quốc tế: Các công ty quốc tế yêu cầu đối tác tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt.

(ảnh minh hoạ)

4. Khi nào phải thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

Điều 21 Nghị định 13/2023 quy định Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân.

Hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân như:

- Thu thập thông tin của người lao động: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giấy khám sức khoẻ, ảnh thẻ, …

- Lưu trữ thông tin của các khách hàng, đối tác để nghiên cứu phương án phát triển kinh doanh, chiến lược quảng cáo,…

- Cung cấp dữ liệu cho đối tác, nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân bao gồm:

a) Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;

b) Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân viên bảo vệ dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;

c) Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;

d) Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý;

đ) Tổ chức, cá nhân nhận dữ liệu cá nhân, bao gồm tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ Việt Nam;

e) Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;

g) Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa, hủy dữ liệu cá nhân (nếu có);

h) Mô tả về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;

i) Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó.

Đặc biệt lưu ý doanh nghiệp phải luôn có sẵn hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của cơ quan nhà nước có thẩm quyền như Bộ Công an trong thời gian 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là yêu cầu pháp lý theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, mà còn là bước quan trọng giúp tổ chức/doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu cá nhân, giảm thiểu rủi ro và xây dựng lòng tin với khách hàng.

Khi có nhu cầu tư vấn và lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, Quý khách hàng liên hệ ngay với Y&P Law Firm để được hỗ trợ tận tâm và nhanh chóng.

Xem thêm: Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân