Doanh nghiệp phải lập phương án sử dụng lao động khi nào?

Một doanh nghiệp sản xuất quyết định tự động hóa một công đoạn lắp ráp nhằm giảm chi phí và tăng năng suất. Sau khi đưa dây chuyền mới vào hoạt động, 40 công nhân không còn vị trí làm việc như trước. Doanh nghiệp dự kiến chấm dứt hợp đồng với toàn bộ nhóm lao động này và đã chuẩn bị kinh phí chi trả trợ cấp mất việc làm.

Tuy nhiên, trước khi gửi thông báo chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần trả lời một câu hỏi quan trọng hơn: đã xây dựng phương án sử dụng lao động theo quy định pháp luật hay chưa?

Trong thực tế, khi triển khai tái cơ cấu, doanh nghiệp thường tập trung vào mục tiêu tổ chức lại bộ máy, tiến độ bàn giao công việc và chi phí nhân sự. Những nội dung như đào tạo lại, bố trí công việc khác, tham vấn tổ chức đại diện người lao động hoặc công khai phương án đôi khi chỉ được xem là thủ tục đi kèm. Cách tiếp cận này có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót một bước pháp lý quan trọng, làm gián đoạn kế hoạch tái cơ cấu và phát sinh tranh chấp lao động.

1. Phương án sử dụng lao động là gì?

Phương án sử dụng lao động là kế hoạch sắp xếp, bố trí lại người lao động khi doanh nghiệp thực hiện một số thay đổi về cơ cấu, công nghệ, tổ chức hoặc hoạt động kinh doanh có ảnh hưởng đến việc làm của người lao động.

Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nội dung và trách nhiệm xây dựng phương án sử dụng lao động. Theo đó, đây không đơn thuần là danh sách những người sẽ tiếp tục làm việc hoặc phải nghỉ việc, mà còn phải thể hiện cách doanh nghiệp xử lý các vấn đề phát sinh từ việc thay đổi tổ chức lao động.

Một phương án có ý nghĩa thực tế cần trả lời được các vấn đề:

• Những vị trí nào được giữ lại và người lao động nào tiếp tục làm việc?
• Có thể đào tạo lại hoặc bố trí người lao động sang vị trí khác hay không?
• Nhóm lao động nào thuộc diện nghỉ hưu, chuyển sang làm việc không trọn thời gian hoặc phải chấm dứt hợp đồng?
• Doanh nghiệp sẽ bảo đảm quyền lợi và bố trí nguồn tài chính để thực hiện phương án như thế nào?

Điểm cần phân biệt là phương án sử dụng lao động không đồng nghĩa với quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Phương án được xây dựng để xác định cách thức tổ chức và xử lý nhân sự trước khi doanh nghiệp triển khai các biện pháp cụ thể. Việc người lao động có bị chấm dứt hợp đồng hay không còn phụ thuộc vào kết quả thực hiện phương án và các điều kiện pháp luật tương ứng.

2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải lập phương án sử dụng lao động?

Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp doanh nghiệp phải xây dựng phương án sử dụng lao động, chủ yếu tại Điều 42, Điều 43 và Điều 44. Có thể phân thành hai nhóm tình huống lớn sau đây.

2.1. Thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế

Theo khoản 3 và khoản 4 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, khi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 44.

Các trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ được quy định tại khoản 1 Điều 42, bao gồm:

• Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động;
• Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;
• Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm.

Ví dụ, doanh nghiệp hợp nhất hai bộ phận có chức năng tương tự, chuyển dây chuyền sản xuất sang hệ thống tự động hoặc thay đổi cơ cấu sản phẩm khiến một số vị trí không còn cần thiết. Nếu sự thay đổi này ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xem xét nghĩa vụ xây dựng phương án sử dụng lao động.

Đối với lý do kinh tế, khoản 2 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 xác định hai trường hợp:

• Khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế;
• Thực hiện chính sách của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế.

Như vậy, doanh nghiệp không thể chỉ viện dẫn việc doanh thu giảm, đơn hàng ít hoặc cần tiết kiệm chi phí để mặc nhiên kết luận thuộc trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 42. Cần xác định nguyên nhân thực tế, đối chiếu với các trường hợp luật quy định và đánh giá ảnh hưởng đến việc làm của người lao động.

Một điểm cần lưu ý là Bộ luật Lao động 2019 không ấn định một con số cụ thể để xác định thế nào là “nhiều người lao động”. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự đặt ra một ngưỡng cố định, chẳng hạn từ 10 hoặc 20 người trở lên, rồi sử dụng ngưỡng đó làm căn cứ duy nhất để quyết định có lập phương án hay không. Việc đánh giá cần đặt trong bối cảnh quy mô lao động, phạm vi thay đổi và mức độ ảnh hưởng thực tế đến việc làm.

2.2. Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển giao doanh nghiệp

Theo Điều 43 Bộ luật Lao động 2019, khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, người sử dụng lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44.

Đây là nhóm tình huống thường phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua bán, tổ chức lại hoặc chuyển giao hoạt động kinh doanh. Việc thay đổi chủ thể quản lý có thể kéo theo sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, vị trí công việc, địa điểm làm việc và nhu cầu nhân sự.

Chẳng hạn, sau khi hai doanh nghiệp sáp nhập, cả hai đều có bộ phận kế toán, nhân sự và hành chính riêng. Doanh nghiệp sau sáp nhập có thể cần tổ chức lại các bộ phận này để tránh trùng lặp chức năng. Khi đó, phương án sử dụng lao động cần xác định người lao động nào tiếp tục làm việc, ai được đào tạo hoặc bố trí lại và trường hợp nào không thể tiếp tục sử dụng.

Tuy nhiên, không nên mặc nhiên coi mọi giao dịch thay đổi cổ đông hoặc thành viên góp vốn đều là trường hợp phải lập phương án theo Điều 43. Chẳng hạn, việc chuyển nhượng cổ phần làm thay đổi cơ cấu cổ đông nhưng không nhất thiết làm thay đổi pháp nhân sử dụng lao động. Doanh nghiệp cần xem xét bản chất giao dịch, hình thức tổ chức lại hoặc chuyển giao và ảnh hưởng thực tế đến quan hệ lao động để xác định nghĩa vụ phù hợp.

3. Phương án sử dụng lao động phải có những nội dung gì?

Theo khoản 1 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, phương án sử dụng lao động phải có các nội dung chủ yếu sau:

Có thể thấy, pháp luật không chỉ yêu cầu doanh nghiệp xác định ai sẽ nghỉ việc mà còn yêu cầu làm rõ phương án đối với những người tiếp tục được sử dụng. Đây là điểm quan trọng khi xây dựng kế hoạch nhân sự, bởi nếu chỉ lập danh sách người bị cắt giảm, doanh nghiệp có thể bỏ qua các phương án bố trí và đào tạo lại trước khi quyết định chấm dứt hợp đồng.

Ví dụ, khi tự động hóa một dây chuyền sản xuất, doanh nghiệp có thể cần nhân sự vận hành máy móc, kiểm soát chất lượng hoặc bảo trì thiết bị. Thay vì mặc nhiên đưa toàn bộ công nhân tại dây chuyền cũ vào danh sách chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng đào tạo lại và bố trí họ vào các vị trí còn nhu cầu.

Bên cạnh đó, nội dung về quyền và nghĩa vụ của các bên cần được thể hiện cụ thể, không nên chỉ ghi nhận chung rằng doanh nghiệp sẽ “giải quyết đầy đủ chế độ theo quy định”. Chẳng hạn, phương án cần làm rõ trách nhiệm tổ chức đào tạo, bố trí công việc, thông báo, thanh toán các khoản liên quan và phối hợp thực hiện đối với từng nhóm người lao động.

Đối với nguồn tài chính, doanh nghiệp cần dự liệu các khoản chi phí có thể phát sinh như đào tạo lại, tiền lương trong thời gian đào tạo nếu thuộc trường hợp phải trả, trợ cấp mất việc làm và các nghĩa vụ thanh toán khác. Việc dự trù này giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng thực hiện phương án trước khi triển khai, thay vì chỉ tính toán chi phí sau khi đã quyết định cắt giảm nhân sự.

4. Doanh nghiệp phải tham vấn và công khai phương án như thế nào?

Việc xây dựng phương án sử dụng lao động không chỉ là công việc nội bộ của bộ phận nhân sự hoặc ban điều hành. Khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nơi có tổ chức này, khi xây dựng phương án.

Nội dung này cần được thực hiện thực chất, bởi tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có thể đưa ra ý kiến về việc bố trí, đào tạo lại, quyền lợi và phương án xử lý đối với những người bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp cần lưu lại tài liệu thể hiện quá trình tham vấn, ý kiến được đưa ra và việc tiếp thu hoặc giải trình đối với các nội dung liên quan.

Trình tự đối thoại tại nơi làm việc khi xây dựng phương án sử dụng lao động được hướng dẫn tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định này để tổ chức việc trao đổi, tham vấn đúng chủ thể và trình tự, thay vì chỉ gửi dự thảo phương án để lấy xác nhận hình thức.

Sau khi phương án được thông qua, doanh nghiệp phải công khai phương án sử dụng lao động cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua, theo khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019.

Cần phân biệt hai nghĩa vụ:

• Tham vấn khi xây dựng phương án: Là bước lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nơi có tổ chức này.
• Công khai sau khi thông qua: Là nghĩa vụ thông tin phương án đến người lao động, không chỉ giới hạn ở nhóm người dự kiến bị chấm dứt hợp đồng.

Vì vậy, việc gửi thông báo riêng cho từng người lao động thuộc diện cắt giảm không đương nhiên thay thế nghĩa vụ công khai phương án. Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức công khai phù hợp với điều kiện thực tế, đồng thời lưu lại tài liệu chứng minh thời điểm và nội dung đã công khai.

5. Có phương án rồi, doanh nghiệp được chấm dứt hợp đồng ngay không?

Không. Việc xây dựng và thông qua phương án sử dụng lao động không đồng nghĩa doanh nghiệp được lập tức chấm dứt hợp đồng với những người có tên trong danh sách.

Đối với trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ, khoản 3 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 đặt ra yêu cầu ưu tiên đào tạo lại người lao động để tiếp tục sử dụng nếu có chỗ làm việc mới. Chỉ khi không thể giải quyết được việc làm mà phải cho người lao động thôi việc, doanh nghiệp mới thực hiện việc chấm dứt hợp đồng theo căn cứ pháp luật tương ứng.

Ngoài ra, khoản 5 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc cho thôi việc đối với người lao động theo Điều này chỉ được tiến hành sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động.

Đây là yêu cầu cần được tính vào tiến độ tái cơ cấu. Nếu doanh nghiệp chỉ dự kiến thời gian hoàn tất việc bàn giao, điều chỉnh sơ đồ tổ chức và gửi thông báo nghỉ việc mà không tính đến thời hạn thông báo trước 30 ngày, kế hoạch nhân sự có thể bị chậm hoặc phải điều chỉnh.

Khi phải cho người lao động thôi việc theo căn cứ tại Điều 42 hoặc Điều 43, doanh nghiệp còn phải xem xét nghĩa vụ trả trợ cấp mất việc làm theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên và thuộc trường hợp luật định được trả trợ cấp mất việc làm, với mức mỗi năm làm việc bằng một tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng hai tháng tiền lương. Thời gian làm việc để tính trợ cấp được xác định sau khi trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp mất việc làm được xác định theo khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cũng cần thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản liên quan khi chấm dứt hợp đồng theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, thông thường trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp luật cho phép kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Như vậy, phương án sử dụng lao động là một bước trong quy trình xử lý nhân sự, không thay thế các điều kiện, thời hạn thông báo và nghĩa vụ tài chính khi chấm dứt hợp đồng.

6. Những rủi ro vận hành khi doanh nghiệp lập hoặc thực hiện phương án không đúng

Sai sót trong quá trình xây dựng phương án sử dụng lao động có thể ảnh hưởng đồng thời đến tính tuân thủ pháp luật, tiến độ tái cơ cấu và khả năng duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

Thứ nhất, xác định sai phạm vi người lao động bị ảnh hưởng.

Nếu doanh nghiệp chỉ căn cứ vào sơ đồ tổ chức mới mà chưa rà soát chức năng, năng lực và khả năng bố trí lại của từng vị trí, phương án có thể đưa quá nhiều người vào danh sách chấm dứt hợp đồng. Hệ quả không chỉ là nguy cơ phát sinh tranh chấp mà còn có thể khiến doanh nghiệp thiếu nhân sự có kinh nghiệm sau khi tái cơ cấu.

Thứ hai, không đánh giá khả năng đào tạo và bố trí công việc khác.

Việc thay đổi công nghệ thường làm thay đổi yêu cầu kỹ năng, chứ không phải lúc nào cũng khiến toàn bộ vị trí cũ biến mất. Nếu doanh nghiệp bỏ qua khả năng đào tạo lại, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới trong khi vẫn phải giải quyết quyền lợi của nhóm lao động cũ.

Thứ ba, phương án không phản ánh đúng khả năng tài chính.

Một phương án chỉ nêu tổng số lao động phải nghỉ mà không dự toán trợ cấp mất việc làm, chi phí đào tạo và các khoản thanh toán khác có thể khiến doanh nghiệp thiếu nguồn lực khi triển khai. Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn hoặc thực hiện tái cơ cấu trong giai đoạn khó khăn về dòng tiền.

Thứ tư, không lưu giữ đầy đủ tài liệu về quá trình tham vấn và công khai.

Khi phát sinh khiếu nại, tranh chấp, doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh đã thực hiện việc tham vấn và công khai theo quy định. Nếu chỉ có bản phương án cuối cùng mà không có tài liệu về quá trình xây dựng, lấy ý kiến và thông báo, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi chứng minh việc tuân thủ.

Thứ năm, nhầm lẫn giữa phương án sử dụng lao động và căn cứ chấm dứt hợp đồng.

Việc một người lao động có tên trong phương án không đồng nghĩa doanh nghiệp đương nhiên có quyền chấm dứt hợp đồng với người đó. Doanh nghiệp vẫn phải xác định đúng căn cứ chấm dứt theo Bộ luật Lao động 2019 và thực hiện các nghĩa vụ tương ứng. Đặc biệt, chấm dứt hợp đồng do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 42, Điều 43 là trường hợp thuộc khoản 11 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019; không nên mặc nhiên đồng nhất với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật để áp dụng ngay Điều 41 của Bộ luật này.

Tùy hành vi vi phạm cụ thể, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động. Tuy nhiên, không phải mọi sai sót trong phương án đều tự động dẫn đến cùng một mức phạt hoặc cùng một hậu quả pháp lý. Cần xác định chính xác hành vi vi phạm, quy định xử phạt tương ứng và tính chất của việc chấm dứt hợp đồng trong từng trường hợp.

7. Doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án sử dụng lao động từ thời điểm nào?

Doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát nghĩa vụ lập phương án ngay khi có kế hoạch tái cơ cấu, thay đổi công nghệ hoặc giao dịch tổ chức lại doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng đến việc làm. Không nên chờ đến khi sơ đồ tổ chức mới được phê duyệt hoặc danh sách nhân sự bị cắt giảm đã hoàn tất mới bắt đầu xây dựng phương án.

Trong quá trình chuẩn bị, doanh nghiệp có thể triển khai theo các bước:

1. Đánh giá tác động đến lao động: Xác định bộ phận, vị trí và số lượng người lao động có thể bị ảnh hưởng; làm rõ nguyên nhân thay đổi và căn cứ pháp lý tương ứng.
2. Rà soát khả năng tiếp tục sử dụng lao động: Đánh giá nhu cầu nhân sự sau tái cơ cấu, khả năng đào tạo lại, điều chuyển hoặc bố trí công việc khác.
3. Xây dựng phương án và dự toán nguồn lực: Lập danh sách theo từng nhóm người lao động, xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, biện pháp thực hiện và nguồn tài chính.
4. Tham vấn và hoàn thiện phương án: Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, ghi nhận quá trình trao đổi và hoàn thiện phương án trước khi thông qua.
5. Thông qua và công khai phương án: Thực hiện công khai cho người lao động trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày phương án được thông qua.
6. Triển khai các thủ tục lao động tiếp theo: Thực hiện việc thông báo trước 30 ngày khi thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 42, xử lý hợp đồng lao động và thanh toán các khoản liên quan theo quy định.

Đối với giao dịch sáp nhập, hợp nhất hoặc chuyển giao doanh nghiệp, việc rà soát phương án sử dụng lao động nên được thực hiện ngay trong giai đoạn chuẩn bị giao dịch. Điều này giúp các bên nhận diện nghĩa vụ đối với người lao động, dự trù chi phí và tránh tình trạng sau khi hoàn tất giao dịch mới phát hiện cơ cấu nhân sự không phù hợp hoặc phát sinh nghĩa vụ chưa được tính đến.

Phương án sử dụng lao động vì vậy không chỉ là một văn bản phục vụ thủ tục lao động. Đây còn là công cụ để doanh nghiệp đánh giá tác động nhân sự, phân bổ nguồn lực và kiểm soát rủi ro trong quá trình thay đổi mô hình hoạt động. Chuẩn bị phương án đúng thời điểm và thực hiện đầy đủ các bước liên quan sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế gián đoạn vận hành, bảo đảm quyền lợi người lao động và giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp sau tái cơ cấu.

Xem thêm: Hỗ trợ công ty thay đổi cơ cấu tổ chức tổ chức lại lao động