Báo cáo tình hình sử dụng lao động - Lưu ý cho doanh nghiệp

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ mà người sử dụng lao động phải thực hiện trong quá trình hoạt động nhằm cập nhật thông tin về tình hình biến động nhân sự cho cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa việc khai trình sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động, báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ về thay đổi lao động và việc lập, cập nhật sổ quản lý lao động.

Những nhầm lẫn này có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót kỳ báo cáo tình hình sử dụng lao động, sử dụng sai biểu mẫu hoặc gửi hồ sơ không đúng cơ quan tiếp nhận. Đáng chú ý, từ ngày 01/07/2025, đầu mối tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động đã có sự thay đổi theo quy định về phân định thẩm quyền quản lý nhà nước; đồng thời, từ ngày 10/09/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động cũng được thay đổi.

Vậy doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động vào thời điểm nào, sử dụng biểu mẫu gì, gửi đến đâu và cần chuẩn bị những thông tin nào? Dưới góc độ pháp lý, việc nắm rõ các nội dung này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện nghĩa vụ và hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý nhân sự.

1. Doanh nghiệp nào phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Căn cứ khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động bao gồm doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận.

Như vậy, nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc sử dụng từ 10 lao động trở lên. Doanh nghiệp có sử dụng người lao động theo quan hệ lao động thuộc phạm vi điều chỉnh của Bộ luật Lao động cần thực hiện nghĩa vụ theo quy định, không được mặc nhiên cho rằng đơn vị ít nhân sự thì được miễn báo cáo.

Đặc biệt, cần phân biệt ba nghĩa vụ sau:

- Khai trình sử dụng lao động: Thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019.

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ về thay đổi lao động: Thực hiện 06 tháng và hằng năm theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được cập nhật về thẩm quyền tiếp nhận tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.

- Lập và cập nhật sổ quản lý lao động: Thực hiện theo khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Sổ có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử và phải xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đây là ba nghĩa vụ có liên quan nhưng không thay thế cho nhau. Việc doanh nghiệp đã khai trình khi bắt đầu hoạt động hoặc đã lập sổ quản lý lao động không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.

2. Thời hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động: Doanh nghiệp phải nộp khi nào?

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình sử dụng lao động tình hình thay đổi lao động theo hai kỳ:

Ký báo cáo tình hình sử dụng lao động:

06 tháng đầu năm: Trước ngày 05 tháng 6

Báo báo hằng năm: Trước ngày 05 tháng 12

Như vậy, nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện định kỳ hai lần mỗi năm. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng lịch nội bộ để hoàn thành hồ sơ trước thời hạn, tránh tình trạng đến sát ngày mới tổng hợp dữ liệu hoặc phát hiện sai lệch giữa hồ sơ nhân sự và dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Lưu ý đối với kỳ báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026: Tại thời điểm tháng 10/2026, doanh nghiệp cần chuẩn bị báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 và gửi trước ngày 05/12/2026. Không nên chờ đến ngày cuối cùng mới thực hiện vì có thể phát sinh lỗi đăng nhập, lỗi kê khai hoặc yêu cầu điều chỉnh hồ sơ.

Ngoài ra, đối với doanh nghiệp có trụ sở chính và chi nhánh, văn phòng đại diện tại nhiều địa phương, cần rà soát phạm vi thông tin nhân sự và đầu mối tiếp nhận tại từng địa bàn. Việc quản lý dữ liệu tập trung tại trụ sở chính không đồng nghĩa với việc có thể bỏ qua yêu cầu thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định.

3. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho cơ quan nào? Cập nhật đầu mối tiếp nhận năm 2026

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì nhiều tài liệu hướng dẫn trước đây vẫn ghi cơ quan tiếp nhận là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.

Tuy nhiên, theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2025, đầu mối tiếp nhận và phối hợp báo cáo tình hình sử dụng lao động được xác định như sau:

- Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện: Doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

- Cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực: Doanh nghiệp đồng thời phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

- Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế trong trường hợp có lao động làm việc tại các khu vực này.

Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp còn phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Về hình thức gửi, quy định hiện hành xác định việc báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp doanh nghiệp không thể báo cáo qua cổng, doanh nghiệp gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực.

Trong thực tế triển khai năm 2026, một số địa phương có thể ban hành hướng dẫn riêng về địa chỉ tiếp nhận, phương thức nộp hoặc cách thức thao tác trên hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra thông báo của Sở Nội vụ tại địa phương trong từng kỳ báo cáo tình hình sử dụng lao động, thay vì sử dụng lại đường dẫn hoặc hướng dẫn của những năm trước.

4. Báo cáo tình hình sử dụng lao động cần những thông tin gì?

Biểu mẫu được áp dụng là Mẫu số 01/PLI, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CCP.

Mẫu này không chỉ yêu cầu doanh nghiệp kê khai tổng số lao động mà còn thể hiện thông tin chi tiết về từng người lao động và tình trạng sử dụng lao động tại đơn vị.

Về cơ bản, hồ sơ cần tổng hợp hai nhóm thông tin:

Nhóm 1 – Thông tin chung về doanh nghiệp

Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, email, website, mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập, lĩnh vực hoạt động và ngành nghề kinh doanh chính.

Nhóm 2 – Thông tin về người lao động

Doanh nghiệp cần rà soát và kê khai các thông tin theo các trường tương ứng trong biểu mẫu, bao gồm:

- Họ tên, mã số bảo hiểm xã hội, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CCCD hoặc hộ chiếu.

- Cấp bậc, chức vụ và công việc đang làm.

- Nhóm vị trí việc làm: nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn kỹ thuật bậc trung hoặc nhóm khác.

- Hệ số lương, mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung theo trường thông tin của biểu mẫu.

- Thông tin về công việc, ngành nghề nặng nhọc, độc hại nếu có.

- Loại hợp đồng lao động, thời hạn và hiệu lực hợp đồng.

- Thời điểm bắt đầu, kết thúc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các thông tin ghi chú liên quan.

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là Mẫu số 01/PLI có các trường thông tin về hợp đồng dưới 01 tháng, thử việc và các loại hợp đồng khác. Vì vậy, không nên mặc nhiên sử dụng danh sách người đang tham gia bảo hiểm xã hội làm danh sách duy nhất để lập báo cáo tình hình sử dụng lao động. Bộ phận nhân sự cần đối chiếu hồ sơ lao động thực tế và kê khai đúng các trường tương ứng.

Ví dụ: Một công ty có 80 lao động, trong đó có 65 người đang tham gia bảo hiểm xã hội, 10 người đang thử việc và 5 người làm việc theo loại hợp đồng khác thuộc trường thông tin của biểu mẫu. Nếu doanh nghiệp chỉ lấy dữ liệu từ danh sách đóng bảo hiểm xã hội để lập báo cáo tình hình sử dụng lao động, thông tin có thể không phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng lao động.

Do đó, dữ liệu báo cáo tình hình sử dụng lao động cần được tổng hợp từ sổ quản lý lao động, hợp đồng, hồ sơ nhân sự và dữ liệu bảo hiểm, thay vì chỉ lấy từ một nguồn riêng lẻ.

5. Quy trình thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động: Doanh nghiệp nên tiến hành như thế nào?

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể tổ chức công việc theo quy trình sau:

Bước 1 – Rà soát và chốt dữ liệu nhân sự.

Bước 2 – Đối chiếu với hồ sơ bảo hiểm xã hội và tiền lương.

Bước 3 – Lập Mẫu số 01/PLI.

Bước 4 – Gửi báo cáo đến đúng cơ quan tiếp nhận.

Bước 5 – Lưu hồ sơ và xác nhận việc đã nộp.

6. Không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng quy định, doanh nghiệp bị xử phạt thế nào?

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng quy định xử phạt đã có thay đổi đáng chú ý trong năm 2026.

Trước ngày 10/09/2026, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Tuy nhiên, từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và là căn cứ xử phạt mới trong lĩnh vực lao động.

Cụ thể, theo điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 7 Nghị định này, mức phạt quy định là mức áp dụng đối với cá nhân; mức phạt đối với tổ chức bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân. Do đó, doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân biệt hành vi không khai trình sử dụng lao động, không lập hoặc không cập nhật sổ quản lý lao động với hành vi không báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ. Đây là những hành vi vi phạm riêng, được quy định tại các điểm a, c, d khoản 1 và điểm d khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, với mức xử phạt tương ứng.

Như vậy, chỉ hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ nhưng không thực hiện việc khai trình hoặc không duy trì sổ quản lý lao động theo quy định vẫn có thể khiến doanh nghiệp phát sinh trách nhiệm pháp lý.

7. Kết luận

Báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là thủ tục hành chính định kỳ mà còn là một phần trong trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng thời hạn, sử dụng Mẫu số 01/PLI, gửi đúng cơ quan tiếp nhận và bảo đảm dữ liệu phản ánh chính xác tình hình nhân sự thực tế.

Trong bối cảnh cơ quan tiếp nhận và quy định xử phạt đã có thay đổi trong năm 2026, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động đang áp dụng, đặc biệt đối với đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc hoạt động trong khu công nghiệp, khu kinh tế. Việc chủ động kiểm tra hồ sơ trước mỗi kỳ báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và hạn chế nguy cơ bị xử phạt hành chính.

Tham khảo:

Dịch Vụ Tư Vấn Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Cho Doanh Nghiệp

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc có là căn cứ nghỉ việc?

Thoả thuận không cạnh tranh và những điều doanh nghiệp cần biết