Thủ tục gia hạn giấy phép lao động Nghị định 393/2026/NĐ-CP

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài sau khi giấy phép lao động đã cấp sắp hết thời hạn. Nếu không chuẩn bị hồ sơ đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể gặp gián đoạn trong việc bố trí nhân sự, đặc biệt đối với các vị trí quản lý, chuyên gia và lao động kỹ thuật đang đảm nhiệm công việc quan trọng.

Đáng chú ý, Chính phủ đã ban hành Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026, quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, thay thế Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nghị định mới có những điểm đáng chú ý về thời hạn nộp hồ sơ, thành phần hồ sơ, phương thức thực hiện và thời gian giải quyết thủ tục gia hạn giấy phép lao động.

Nghị định 393/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/12/2026. Vì vậy, nội dung dưới đây hướng dẫn thủ tục theo quy định mới để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho các hồ sơ thuộc phạm vi áp dụng từ ngày 05/12/2026 trở đi.

1. Khi nào người nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động?

Theo Điều 1 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, Nghị định này quy định về điều kiện, trình tự và thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần xác định người lao động có thuộc trường hợp tiếp tục sử dụng theo giấy phép hiện tại hay không và có phát sinh thay đổi về nội dung công việc đã được cấp phép hay không.

Một số vấn đề cần kiểm tra gồm:

- Giấy phép lao động hiện tại còn thời hạn và thông tin trên giấy phép có thể đối chiếu được.

- Doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

- Hình thức làm việc và hồ sơ chứng minh tương ứng vẫn phù hợp.

- Thời hạn đề nghị gia hạn giấy phép lao động có căn cứ theo Điều 22 Nghị định 393/2026/NĐ-CP.

- Người lao động tiếp tục làm việc theo nội dung phù hợp với giấy phép đã được cấp.

Đặc biệt, cần phân biệt gia hạn giấp phép lao động với cấp mới và cấp lại giấy phép lao động. Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, nếu người lao động có nhu cầu thay đổi vị trí công việc, lĩnh vực làm việc hoặc hình thức làm việc ghi trong giấy phép nhưng không thay đổi người sử dụng lao động thì phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động, không đơn thuần sử dụng thủ tục gia hạn giấy phép lao động.

Ví dụ, một doanh nghiệp đang sử dụng chuyên gia nước ngoài theo giấy phép lao động tại vị trí chuyên gia kỹ thuật. Khi giấy phép sắp hết hạn, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng người này tại cùng vị trí và hình thức làm việc, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ thì có thể xem xét thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn chuyển người này sang vị trí giám đốc điều hành, cần đánh giá thủ tục cấp giấy phép lao động theo nội dung công việc mới.

2. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động theo Điều 28 Nghị định 393/2026/NĐ-CP

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là hồ sơ gia hạn giấy phép lao động được quy định riêng tại Điều 28 Nghị định 393/2026/NĐ-CP. Theo đó, thành phần hồ sơ gồm 05 nhóm tài liệu chính:

Thứ nhất, văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động.

Văn bản được lập theo Mẫu số 03, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP. Đây là tài liệu thể hiện nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét gia hạn giấy phép lao động.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin người sử dụng lao động, người lao động, vị trí công việc, hình thức làm việc và thời hạn đề nghị. Các thông tin này phải thống nhất với giấy phép lao động hiện tại và hồ sơ liên quan.

Thứ hai, bản sao trang nhân thân của hộ chiếu còn thời hạn.

Không phải nộp tài liệu này nếu cơ quan có thẩm quyền khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh.

Thứ ba, 02 ảnh màu hoặc file ảnh của người lao động nước ngoài.

Ảnh phải có kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần (trừ trường hợp lý do tôn giáo), không đeo kính. Trường hợp có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thì không phải nộp ảnh theo quy định.

Thứ tư, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.

Yêu cầu này không áp dụng đối với người lao động nước ngoài làm việc theo điểm a và điểm m khoản 1 Điều 2 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, tức các trường hợp thực hiện hợp đồng lao động hoặc thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Đối với các hình thức làm việc còn lại, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ tương ứng theo khoản 4 Điều 28, dẫn chiếu đến khoản 6 Điều 19 Nghị định này. Ví dụ:

- Trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài cử người lao động sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại ở Việt Nam.

- Trường hợp là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài.

- Các hình thức làm việc khác: giấy tờ chứng minh tương ứng theo các điểm được dẫn chiếu tại khoản 4 Điều 28.

Giấy tờ có thể được nộp dưới dạng bản chính, bản sao chứng thực, bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao chứng thực điện tử theo quy định.

Thứ năm, bản sao giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.

Doanh nghiệp không phải nộp bản sao nếu cơ quan có thẩm quyền có thể khai thác thông tin giấy phép từ cơ sở dữ liệu người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Một điểm đáng chú ý là Điều 28 không liệt kê riêng giấy khám sức khỏe và phiếu lý lịch tư pháp như các thành phần độc lập của hồ sơ gia hạn giấy phép lao động. Doanh nghiệp cần phân biệt hồ sơ gia hạn giấy phép lao động với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động lần đầu để tránh chuẩn bị thiếu hoặc yêu cầu người lao động cung cấp những tài liệu không thuộc thành phần hồ sơ được quy định tại Điều 28.

3. Trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo Điều 29

Theo Điều 29 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, thủ tục được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Xác định thời hạn nộp hồ sơ.

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 90 ngày tính đến ngày giấy phép lao động hết hạn.

Như vậy, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn giấy phép và lựa chọn thời điểm nộp trong khoảng thời gian nêu trên. Không nên đợi đến sát ngày hết hạn mới chuẩn bị hồ sơ vì có thể phát sinh yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hoặc sai lệch thông tin.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức:

- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

- Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.

- Thuê dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân.

- Thực hiện thông qua ủy quyền.

- Nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Sau khi tiếp nhận, Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết.

Theo khoản 3 Điều 29, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và thực hiện gia hạn giấy phép lao động.

Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động., cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Bước 4: Hoàn thiện quan hệ lao động sau khi được gia hạn giấy phép lao động.

Theo khoản 4 Điều 29, đối với người lao động nước ngoài thuộc điểm a và điểm m khoản 1 Điều 2 Nghị định này, sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.

Doanh nghiệp cần lưu ý hoàn thành bước này đúng thời điểm, tránh trường hợp giấy phép đã được gia hạn giấy phép lao động nhưng hồ sơ quan hệ lao động chưa được hoàn thiện.

4. Gia hạn giấy phép lao động được tối đa bao lâu?

Theo Điều 30 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn giấy phép một lần, với thời hạn tối đa là 02 năm.

Thời hạn cụ thể được xác định theo một trong các căn cứ tại Điều 22 Nghị định này, bao gồm:

- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết.

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam làm việc.

- Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên có liên quan.

- Thời hạn trong hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ.

- Thời hạn được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập hoặc hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Thời hạn trong văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền tại Việt Nam và các căn cứ khác được quy định tại Điều 22.

Do đó, việc đề nghị gia hạn giấy phép lao động đủ 02 năm không có nghĩa cơ quan có thẩm quyền đương nhiên chấp thuận toàn bộ thời hạn này. Doanh nghiệp cần chứng minh căn cứ sử dụng lao động và thời gian làm việc phù hợp.

Một vấn đề quan trọng khác là sau khi đã được gia hạn giấy phép lao động một lần, người lao động vẫn có nhu cầu làm việc tại Việt Nam thì không tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn lần thứ hai. Theo khoản 3 Điều 21 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, nếu người lao động tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới trước ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 60 ngày tính đến ngày giấy phép đã gia hạn hết hiệu lực.

5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Từ góc độ quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau để hạn chế sai sót:

Một là, không để giấy phép lao động hết hạn mới tiến hành thủ tục. Việc nộp hồ sơ đúng thời hạn là yêu cầu quan trọng. Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống theo dõi ngày hết hạn giấy phép của từng người lao động nước ngoài.

Hai là, kiểm tra sự thống nhất giữa các tài liệu. Thông tin về người lao động, người sử dụng lao động, vị trí công việc và hình thức làm việc cần được đối chiếu giữa giấy phép hiện tại, hộ chiếu và hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động.

Ba là, rà soát giấy tờ nước ngoài. Theo Điều 6 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, giấy tờ do nước ngoài cấp trong hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, trừ hộ chiếu, về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật. Giấy tờ phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Bốn là, phân biệt gia hạn giấy phép lao động với cấp lại hoặc cấp mới. Nếu giấy phép bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, doanh nghiệp cần xem xét thủ tục cấp lại theo Điều 24 và Điều 25. Nếu thay đổi vị trí công việc, lĩnh vực làm việc hoặc hình thức làm việc thuộc trường hợp khoản 2 Điều 23, cần thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động thay vì gia hạn giấy phép lao động.

Năm là, không mặc nhiên cho rằng việc nộp hồ sơ sẽ kéo dài hiệu lực giấy phép cũ. Doanh nghiệp cần bảo đảm người lao động chỉ tiếp tục làm việc khi có căn cứ pháp lý hợp lệ. Hồ sơ đang được xử lý không tự động thay thế giấy phép lao động đã hết hiệu lực.

6. Quy định chuyển tiếp: Giấy phép lao động đã cấp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP xử lý thế nào?

Theo khoản 1 Điều 35 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, giấy phép lao động đã được cấp, cấp lại hoặc gia hạn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các quy định được viện dẫn vẫn được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn.

Sau đó, việc cấp, cấp lại hoặc gia hạn được thực hiện theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP.

Đáng chú ý, khoản 2 Điều 35 quy định hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, gia hạn hoặc thu hồi giấy phép lao động đã được nộp trước ngày Nghị định 393 có hiệu lực tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nghị định 393/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/12/2026 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ thời điểm này theo khoản 1 và khoản 2 Điều 36.

Vì vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào ngày nộp hồ sơ để xác định văn bản áp dụng, không chỉ căn cứ vào ngày giấy phép lao động hết hạn.

7. Kết luận

Gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn và trình tự là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài hợp pháp tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát thời hạn giấy phép, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và áp dụng đúng quy định tại Nghị định 393/2026/NĐ-CP, qua đó hạn chế gián đoạn hoạt động và rủi ro pháp lý phát sinh.

Tham khảo

[Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài](https://yplawfirm.vn/dau-tu-nuoc-ngoai/dich-vu-gia-han-giay-phep-lao-dong-cho-nguoi-nuoc-ngoai)

[Xử ký kỷ luật lao động - 05 sai lầm doanh nghiệp cần lưu ý](https://yplawfirm.vn/lao-dong/xu-ky-ky-luat-lao-dong-05-sai-lam-doanh-nghiep-can-luu-y)

[Tiết lộ bí mật kinh doanh sau khi nghỉ việc có phạm luật?](https://yplawfirm.vn/lao-dong/tiet-lo-bi-mat-kinh-doanh-sau-khi-nghi-viec-co-pham-luat)