Xử ký kỷ luật lao động - 05 sai lầm doanh nghiệp cần lưu ý

Xử lý kỷ luật lao động là quyền của người sử dụng lao động nhằm duy trì trật tự và bảo đảm người lao động tuân thủ các quy định tại nơi làm việc. Tuy nhiên, đây cũng là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào hành vi vi phạm mà bỏ qua các điều kiện, nguyên tắc và trình tự luật định.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp có đầy đủ bằng chứng về việc nhân viên vi phạm nhưng vẫn gặp bất lợi khi tranh chấp vì nội quy lao động chưa hợp lệ, không chứng minh được lỗi, tổ chức cuộc họp không đúng thủ tục hoặc ban hành quyết định quá thời hiệu. Đặc biệt, một quyết định sa thải được ban hành vội vàng có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với yêu cầu nhận người lao động trở lại làm việc và các nghĩa vụ tài chính liên quan.

1. Xử lý kỷ luật lao động vi phạm khi nội quy lao động chưa hợp lệ

Đây là sai sót có thể khiến toàn bộ căn cứ xử lý kỷ luật lao động của doanh nghiệp bị đặt dấu hỏi.

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải được ban hành bằng văn bản. Nội quy phải quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng, đồng thời không được trái với pháp luật.

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy còn phải được đăng ký theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019. Theo khoản 1 Điều 121, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp luật định.

Đáng chú ý, khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp ban hành một quy chế nhân sự nội bộ, trong đó quy định nhân viên tự ý nghỉ làm một ngày sẽ bị sa thải. Khi nhân viên vi phạm, công ty căn cứ vào quy chế này để ra quyết định kỷ luật. Tuy nhiên, nếu nội dung đó không được quy định trong nội quy lao động hợp lệ hoặc không thuộc trường hợp pháp luật cho phép áp dụng hình thức sa thải, quyết định có nguy cơ vi phạm khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.

Doanh nghiệp cần lưu ý: không phải cứ có văn bản nội bộ là có thể sử dụng làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động. Hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật và thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động phải được xác định đúng theo quy định pháp luật.

2. Không chứng minh được lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất tại điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 là người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào nhận định chủ quan của quản lý trực tiếp, phản ánh từ đồng nghiệp hoặc kết quả công việc không đạt yêu cầu để mặc nhiên kết luận người lao động đã vi phạm kỷ luật.

Trong thực tế, chứng cứ có thể bao gồm biên bản sự việc, dữ liệu chấm công, hình ảnh camera, email, nhật ký hệ thống, tài liệu bàn giao, báo cáo kiểm tra hoặc lời trình bày của người có liên quan. Tuy nhiên, chứng cứ cần thể hiện được hành vi, thời điểm, người thực hiện và mối liên hệ giữa hành vi với quy định bị vi phạm.

Ví dụ, nhân viên bị cho là tự ý cung cấp thông tin nội bộ cho bên thứ ba. Doanh nghiệp chỉ có một email phản ánh từ bộ phận kinh doanh mà chưa xác minh nguồn gửi, nội dung thông tin và vai trò của nhân viên. Nếu vội vàng ra quyết định kỷ luật, doanh nghiệp có thể không chứng minh được lỗi khi xảy ra tranh chấp.

Một hướng xử lý kỷ luật lao động thận trọng là lập hồ sơ xác minh, thu thập tài liệu liên quan, ghi nhận ý kiến của người lao động và đối chiếu với quy định cụ thể trong nội quy lao động.

3. Bỏ qua trình tự họp xử lý kỷ luật lao động và quyền tham gia của người lao động

Có chứng cứ không đồng nghĩa doanh nghiệp được quyền ra quyết định kỷ luật ngay lập tức. Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 đặt ra các yêu cầu bắt buộc về trình tự, thủ tục.

Theo điểm b và điểm c khoản 1 Điều 122, cuộc họp phải bảo đảm sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý kỷ luật lao động là thành viên; người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa.

Đồng thời, khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định:

- Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, doanh nghiệp phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm họp, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự.

- Các thành phần nhận được thông báo phải xác nhận tham dự.

- Nếu một thành phần không thể tham dự theo lịch đã thông báo, các bên trao đổi để thay đổi thời gian, địa điểm; nếu không thỏa thuận được, người sử dụng lao động quyết định.

- Nếu người lao động hoặc thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn có thể tiến hành cuộc họp theo quy định.

Một sai lầm thường gặp là doanh nghiệp chỉ gửi giấy mời cho người lao động mà không gửi cho tổ chức đại diện người lao động thuộc trường hợp phải tham gia, hoặc thông báo quá sát ngày họp.

Ngoài ra, khoản 3 Điều 70 yêu cầu nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của những người tham dự theo quy định. Nếu có người không ký, người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký nếu có.

Doanh nghiệp không nên xem biên bản là thủ tục hình thức. Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh cuộc họp đã được tổ chức và các ý kiến liên quan đã được ghi nhận.

4. Xử lý kỷ luật lao động sai thời hiệu hoặc trong thời gian pháp luật không cho phép

Theo khoản 1 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động, thời hiệu là 12 tháng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp còn phải lưu ý các khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 4 Điều 122, gồm:

- Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý.

- Người lao động đang bị tạm giữ, tạm giam.

- Người lao động đang chờ kết quả điều tra, xác minh và kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi thuộc khoản 1 và khoản 2 Điều 125.

- Người lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Khoản 2 Điều 123 quy định cơ chế kéo dài thời hiệu trong một số trường hợp sau khi kết thúc các khoảng thời gian nêu trên: nếu thời hiệu đã hết hoặc còn dưới 60 ngày thì được kéo dài, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian tạm hoãn tương ứng.

Ví dụ: Doanh nghiệp phát hiện nhân viên có hành vi vi phạm vào tháng 3 nhưng đến tháng 10 mới tiến hành họp kỷ luật. Nếu hành vi không thuộc trường hợp có thời hiệu 12 tháng và không có căn cứ kéo dài thời hiệu theo luật, doanh nghiệp có thể đã hết thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

Do đó, ngay khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, doanh nghiệp nên ghi nhận thời điểm xảy ra hành vi và lập lịch theo dõi thời hiệu. Không nên chờ đến khi hoàn tất toàn bộ quá trình xác minh mới kiểm tra vấn đề này.

5. Áp dụng hình thức kỷ luật không đúng quy định

Khoản 1 Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 chỉ quy định bốn hình thức kỷ luật lao động:

1. Khiển trách.

2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.

3. Cách chức.

4. Sa thải.

Doanh nghiệp không được tự đặt thêm các hình thức như phạt tiền, trừ lương, cắt thưởng mang tính chất thay thế kỷ luật hoặc chuyển người lao động sang vị trí bất lợi để trừng phạt.

Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm hành vi phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Điểm b khoản 3 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định hành vi này có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm; theo khoản 1 Điều 6 Nghị định này, mức phạt đối với tổ chức bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân.

Một sai lầm khác là áp dụng đồng thời nhiều hình thức kỷ luật cho cùng một hành vi. Khoản 2 Điều 122 cấm áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm. Nếu người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc, khoản 3 Điều 122 yêu cầu chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức sa thải, phải đối chiếu đúng các trường hợp tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019. Không phải mọi hành vi gây thiệt hại hoặc không hoàn thành công việc đều mặc nhiên là căn cứ sa thải.

6. Doanh nghiệp có thể chịu hậu quả gì khi xử lý kỷ luật lao động sai quy định?

Theo Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi xử lý kỷ luật lao động không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm; đối với tổ chức, mức phạt bằng hai lần, tương ứng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Đối với các hành vi nghiêm trọng hơn như xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động; dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật; xử lý kỷ luật lao động hành vi không được quy định trong nội quy hoặc áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi, mức phạt đối với cá nhân có thể từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Mức phạt đối với tổ chức bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân theo Điều 6 Nghị định này.

Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể phải đối mặt với tranh chấp về quyết định kỷ luật, tiền lương, việc làm và các quyền lợi liên quan. Đặc biệt, việc sa thải không đúng quy định có thể dẫn đến nghĩa vụ khôi phục quyền lợi cho người lao động theo biện pháp khắc phục hậu quả áp dụng đối với hành vi vi phạm tương ứng.

7. Kết luận

Sai lầm trong xử lý kỷ luật lao động thường không chỉ nằm ở việc xác định người lao động có vi phạm hay không, mà còn nằm ở căn cứ nội quy, chứng cứ, thời hiệu, hình thức kỷ luật, thẩm quyền và trình tự thực hiện.

Doanh nghiệp nên rà soát nội quy lao động định kỳ, thiết lập quy trình xác minh vi phạm và kiểm tra hồ sơ trước khi ban hành quyết định. Đối với những vụ việc có nguy cơ áp dụng hình thức sa thải, liên quan đến tài sản, bí mật kinh doanh hoặc có nhiều tình tiết phức tạp, việc tham vấn luật sư lao động trước khi xử lý kỷ luật lao động sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro và lựa chọn phương án phù hợp hơn.

Tham khảo:

Dịch Vụ Tư Vấn Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Cho Doanh Nghiệp

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc có là căn cứ nghỉ việc?

4 lưu ý khi giải quyết tranh chấp tại doanh nghiệp