Quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật lao động năm 2026

Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng hoàn thiện, xử lý kỷ luật lao động không chỉ là công cụ quản trị nhân sự mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý. Năm 2026, các quy định liên quan đến xử lý kỷ luật lao động tiếp tục được áp dụng theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt về nguyên tắc, trình tự và thủ tục.

Việc xử lý kỷ luật lao động nếu thực hiện sai quy định có thể dẫn đến tranh chấp lao động, thậm chí doanh nghiệp phải bồi thường hoặc nhận người lao động trở lại làm việc. Do đó, hiểu đúng và áp dụng đúng quy định về xử lý kỷ luật lao động là yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng lao động.

Play

1. Xử lý kỷ luật lao động là gì?

Điều 117 BLLĐ năm 2019 quy định về kỷ luật lao động như sau:

“Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.”

Theo đó, xử lý kỷ luật lao động là việc người sử dụng lao động áp dụng các hình thức kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc quy định pháp luật.

Bản chất của xử lý kỷ luật không chỉ nhằm trừng phạt mà còn mang tính giáo dục, phòng ngừa và duy trì trật tự trong doanh nghiệp. Khi thực hiện đúng quy định, xử lý kỷ luật góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và công bằng.

Ngoài ra, việc xử lý kỷ luật còn giúp doanh nghiệp nâng cao ý thức tuân thủ của người lao động, giảm thiểu các hành vi vi phạm có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động theo quy định mới nhất

Để đảm bảo tính hợp pháp, quá trình xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng sau:

2.1. Nguyên tắc chứng minh lỗi của người lao động

Một trong những nguyên tắc cốt lõi khi xử lý kỷ luật lao động là nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động. Doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ tài liệu, chứng cứ để chứng minh hành vi vi phạm và lỗi của người lao động.

Trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh do doanh nghiệp không chứng minh được lỗi hoặc chứng cứ không hợp lệ. Khi đó, quyết định xử lý kỷ luật lao động có thể bị tuyên vô hiệu. Do đó, việc thiết lập hệ thống quản lý, lưu trữ dữ liệu và biên bản vi phạm là yếu tố quan trọng.

2.2. Nguyên tắc đảm bảo sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động

Pháp luật yêu cầu trong quá trình xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu người lao động là thành viên).

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính khách quan, minh bạch trong quá trình xử lý. Đồng thời, đây cũng là cơ chế kiểm soát quyền lực của người sử dụng lao động, tránh tình trạng áp dụng xử lý kỷ luật lao động một cách tùy tiện hoặc thiếu công bằng.

2.3. Nguyên tắc đảm bảo quyền bào chữa của người lao động

Người lao động phải được thông báo, tham gia đầy đủ vào quá trình xử lý kỷ luật lao động và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện hỗ trợ.

Đối với người lao động chưa đủ 15 tuổi, việc xử lý kỷ luật lao động bắt buộc phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật. Đây là nguyên tắc mang tính bảo vệ đặc biệt đối với nhóm lao động yếu thế.

Nếu vi phạm nguyên tắc này, toàn bộ quy trình xử lý kỷ luật lao động có thể bị coi là không hợp lệ.

2.4. Lập biên bản trong toàn bộ quá trình xử lý

Mọi diễn biến của quá trình xử lý kỷ luật lao động phải được ghi nhận đầy đủ bằng biên bản. Biên bản là chứng cứ pháp lý quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của quyết định kỷ luật.

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc lập biên bản không đầy đủ khi xử lý kỷ luật lao động, dẫn đến rủi ro lớn khi phát sinh tranh chấp.

2.5. Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm

Pháp luật quy định rõ: đối với một hành vi vi phạm, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng một hình thức xử lý kỷ luật lao động.

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính hợp lý và tránh việc xử phạt chồng chéo. Nếu doanh nghiệp áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động cho cùng một hành vi, quyết định đó có thể bị vô hiệu.

2.6. Áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất trong trường hợp nhiều vi phạm

Trường hợp người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi nghiêm trọng nhất.

Điều này giúp đơn giản hóa việc xử lý kỷ luật lao động, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và tránh lạm dụng hình thức kỷ luật.

2.7. Không xử lý kỷ luật lao động trong các trường hợp pháp luật quy định

Pháp luật nghiêm cấm việc xử lý kỷ luật lao động trong một số thời gian đặc biệt nhằm bảo vệ người lao động.

Xem thêm tại bài viết: Người lao động có bị cho thôi việc nếu không hoàn thành công việc được giao?

3. Các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động

Không phải mọi trường hợp vi phạm đều có thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động. Pháp luật quy định một số trường hợp đặc biệt nhằm bảo vệ người lao động:

- Người lao động đang nghỉ ốm đau, nghỉ phép hợp pháp

- Đang chờ kết luận điều tra về các hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ…

- Người lao động đang bị tạm giữ, tạm giam

- Lao động nữ mang thai, người lao động nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi

- Người lao động mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi

Việc vi phạm các quy định này khi xử lý kỷ luật lao động có thể khiến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu.

Ví dụ: không chỉ lao động nữa mà người lao động nam đang trong thời gian nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi cũng thuộc trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động.

4. Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng 4 hình thức xử lý kỷ luật lao động sau:

- Khiển trách

Đây là hình thức nhẹ nhất trong xử lý kỷ luật lao động, thường áp dụng với vi phạm lần đầu hoặc mức độ nhẹ.

- Kéo dài thời hạn nâng lương

Hình thức này trong xử lý kỷ luật lao động áp dụng đối với các vi phạm có tính chất nghiêm trọng hơn, với thời gian kéo dài không quá 6 tháng.

- Cách chức

Áp dụng trong trường hợp người lao động giữ chức vụ quản lý có hành vi vi phạm nghiêm trọng. Đây là hình thức xử lý kỷ luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến vị trí công việc.

- Sa thải

Sa thải là hình thức nặng nhất của xử lý kỷ luật lao động, áp dụng khi người lao động có hành vi đặc biệt nghiêm trọng như trộm cắp, tiết lộ bí mật kinh doanh, tự ý bỏ việc nhiều ngày không lý do chính đáng,…

Đặc biệt lưu ý: doanh nghiệp chỉ được áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải đối với các hành vi được quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019 và các hành vi đó có thể được chi tiết hoá, cụ thể hoá trong Nội quy lao động, Hợp đồng lao động.

Việc áp dụng sai hình thức xử lý kỷ luật lao động có thể khiến doanh nghiệp phải chịu hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Xem chi tiết tại bài viết: Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

5. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định thông qua các bước sau:

5.1. Xác định hành vi vi phạm của người lao động

Khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải tiến hành lập biên bản và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Nếu hành vi vi phạm được phát hiện sau thời điểm đã xảy ra thì người sử dụng lao động phải thu thập các tài liệu, chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động để làm căn cứ tiền hành xử lý kỷ luật.

5.2. Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

- Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp bao gồm:

a) Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;

b) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;

- Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự cuộc họp với người sử dụng lao động.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

5.3. Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động

- Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được tổ chức đúng thời gian và địa điểm đã thông báo.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

- Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

5.4. Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi quyết định xử lý kỷ luật lao động

Sau khi cuộc họp kết thúc, trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự họp.

Lưu ý: Nếu các bên đã tiến hành tất cả các bước như lập biên bản, điều tra, tiến hành họp xử lý nhưng chưa ra Quyết định xử lý kỷ luật thì việc xử lý kỷ luật lao động vẫn được xác định là chưa hoàn thành, chưa có cơ sở để áp dụng các chế tài đối với NLĐ.

5. Thời hiệu xử lý kỷ luật

Thời hiệu là yếu tố quan trọng trong xử lý kỷ luật lao động. Nếu hết thời hiệu, doanh nghiệp không còn quyền xử lý.

- 06 tháng đối với vi phạm thông thường

- 12 tháng đối với vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh 

Việc không tuân thủ thời hiệu khi xử lý kỷ luật lao động sẽ làm mất hiệu lực của quyết định kỷ luật.

Xem chi tiết tại bài viết: Cách tính thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo quy định

6. Rủi ro pháp lý khi xử lý kỷ luật lao động sai quy định

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc sai lầm trong xử lý kỷ luật lao động, dẫn đến các rủi ro như:

- Quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu

- Phải nhận người lao động trở lại làm việc

- Trả tiền lương cho thời gian người lao động không được làm việc, bồi thường và các khoản liên quan

- Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

Do đó, việc tuân thủ đúng quy định về xử lý kỷ luật lao động là yếu tố sống còn trong quản trị nhân sự.

Xem thêm tại bài viết: Xử lý kỷ luật trong doanh nghiệp mới nhất

7. Khuyến nghị cho doanh nghiệp khi xử lý kỷ luật lao động

Để đảm bảo hiệu quả và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần:

- Xây dựng nội quy lao động rõ ràng và đăng ký theo quy định pháp luật

- Đào tạo bộ phận nhân sự và cấp quản lý về quy trình xử lý kỷ luật lao động

- Đào tạo người lao động về xử lý kỷ luật lao động

- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ khi thực hiện xử lý kỷ luật lao động

- Tham vấn luật sư khi xử lý các trường hợp phức tạp như xử lý kỷ luật lao động đối với người có chức vụ trong công ty, xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải,… bởi lẽ các trường hợp này nếu thực hiện xử lý kỷ luật lao động không đúng quy định thì hậu quả sẽ rất nghiêm trọng.

Việc chuyên nghiệp hóa quy trình xử lý kỷ luật lao động sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tranh chấp và vận hành ổn định.

Xem thêm tại: Dịch vụ đào tạo chuyên sâu về xử lý kỷ luật lao động cho doanh nghiệp

Kết luận

Xử lý kỷ luật lao động là một trong những nội dung quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Năm 2026, dù không có thay đổi lớn về khung pháp lý, nhưng yêu cầu tuân thủ trong xử lý kỷ luật lao động ngày càng chặt chẽ hơn.

Doanh nghiệp cần nắm vững quy định, thực hiện đúng trình tự và đảm bảo quyền lợi của người lao động khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững.

Xem thêm tại: Công ty có được sa thải người lao động tự ý nghỉ việc 5 ngày liên tiếp không?