Quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật lao động năm 2025

1. Xử lý kỷ luật lao động là gì?

Xử lý kỷ luật lao động là quá trình người sử dụng lao động áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với người lao động vi phạm những quy quy định trong Điều lệ Công ty, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động. Mục tiêu là duy trì trật tự, kỷ cương tại nơi làm việc và đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Việc xử lý kỷ luật không chỉ đơn thuần là hình phạt mà còn mang ý nghĩa răn đe, giáo dục, giúp người lao động nhận thức rõ hơn về trách nhiệm và nghĩa vụ của mình đối với công việc. Đồng thời, nó cũng giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, nơi mọi người đều tuân thủ các quy định chung, góp phần tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, hài hòa và hiệu quả.

2. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Để đảm bảo tính công bằng và hợp pháp, quá trình người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

2.1. Quy trình và chứng cứ

- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi vi phạm của người lao động.

- Quá trình xử lý phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại nơi người lao động làm việc

- Người lao động được quyền tham gia, tự bảo vệ hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động hỗ trợ. Trong trường hợp người lao động dưới 15 tuổi, phải có mặt người đại diện hợp pháp.

- Toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản đầy đủ.

2.2. Nguyên tắc về số lượng hình thức kỷ luật

- Chỉ được áp dụng một hình thức kỷ luật lao động đối với mỗi hành vi vi phạm.

- Nếu người lao động có nhiều hành vi vi phạm, chỉ áp dụng hình thức kỷ luật tương ứng với hành vi vi phạm nghiêm trọng nhất.

2.3. Trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động

Người lao động không bị xử lý kỷ luật trong các trường hợp sau:

- Đang nghỉ do ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ có sự chấp thuận của người sử dụng lao động.

- Bị tạm giữ, tạm giam

- Cờ kết luận từ cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi vi phạm như:

a) Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy tại nơi làm việc.

b) Tiết lộ bí mật kinh doanh, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản hoặc lợi ích của doanh nghiệp.

c) Quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo nội quy lao động.

- Lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

(Ảnh minh họa: Quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật lao động năm 2025)

2.4. Trường hợp đặc biệt

Không được xử lý kỷ luật với người lao động vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc các bệnh làm mất khả năng nhận thức hoặc kiểm soát hành vi.

3. Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 thì hiện naycác hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm 4 hình thức sau:

- Khiển trách: Hình thức nhẹ nhất, áp dụng khi vi phạm lần đầu hoặc vi phạm nhỏ.

- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng: Áp dụng cho vi phạm nghiêm trọng hơn.

- Cách chức: Thường áp dụng đối với các vị trí quản lý hoặc chức vụ cao, nếu vi phạm gây ảnh hưởng nghiêm trọng.

- Sa thải: Hình thức nặng nhất, áp dụng khi người lao động có những hành vi vi phạm nghiêm trọng như trộm cắp, cố ý gây thương tích, dùng ma túy ở nơi làm việc; tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày công dồn trong 365 ngày mà k có lý do chính đáng…

Như vậy, xử lý kỷ luật lao động là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp trên nguyên tắc tuân thủ quy định của pháp luật. Do đó, Doanh nghiệp cần nắm rõ và lưu ý thực hiện đúng quy trình để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

4. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định thông qua các bước sau:

(i) Xác định hành vi vi phạm của người lao động

Khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải tiến hành lập biên bản và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Nếu hành vi vi phạm được phát hiện sau thời điểm đã xảy ra thì người sử dụng lao động phải thu thập các tài liệu, chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động để làm căn cứ tiền hành xử lý kỷ luật.

(ii) Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

- Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp bao gồm:

a) Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;

b) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;

- Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự cuộc họp với người sử dụng lao động.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

(iii) Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động

- Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được tổ chức đúng thời gian và địa điểm đã thông báo.

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

- Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

(iv) Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi quyết định xử lý kỷ luật lao động

Sau khi cuộc họp kết thúc, trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự họp.