Quy định thông báo xử lý dữ liệu cá nhân như thế nào

Việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền riêng tư của cá nhân và tạo sự minh bạch trong hoạt động thu thập, xử lý thông tin. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, vai trò của nó trong việc bảo vệ quyền lợi của cá nhân cũng như các quy định pháp luật liên quan tại Việt Nam.

1. Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là một thông điệp/thông báo được tổ chức hoặc cá nhân gửi đến chủ thể dữ liệu cá nhân để thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân như thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ,… dữ liệu cá nhân của họ. Thông báo này thường chứa các thông tin cơ bản như mục đích xử lý dữ liệu, loại dữ liệu được thu thập, thời gian xử lý cũng như quyền lợi của chủ thể dữ liệu.

Việc cung cấp thông báo rõ ràng và minh bạch không chỉ giúp cá nhân nắm bắt được cách thức dữ liệu của mình được sử dụng, mà còn tạo ra sự tin tưởng giữa tổ chức và người dùng. Đồng thời đây là điều kiện bắt buộc phải thực hiện trước khi có các hành động xử lý dữ liệu cá nhân bất kỳ.

2. Yêu cầu đối với thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

2.1. Về nội dung thông báo xử lý dữ liệu cá nhân:

Theo Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về các yếu tố sau:

a) Mục đích xử lý;

b) Loại dữ liệu cá nhân được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

c) Cách thức xử lý;

d) Thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

đ) Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra;

e) Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu.

Theo đó, nội dung thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phải bao gồm đầy đủ các nội dung nêu trên.

Ví dụ về mục đích xử lý dữ liệu cá nhân: cần được trình bày rõ ràng, minh bạch để chủ thể dữ liệu hiểu được lý do thông tin của họ bị thu thập và sử dụng. Mục đích này có thể bao gồm:

• Quản lý thông tin khách hàng hoặc nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp
• Cải thiện chất lượng dịch vụ, cá nhân hóa trải nghiệm người dùng
• Đáp ứng các yêu cầu pháp lý hoặc quy định của cơ quan nhà nước
• Thực hiện các hoạt động tiếp thị, quảng cáo dựa trên sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng nếu mục đích xử lý dữ liệu thay đổi hoặc được mở rộng so với ban đầu, thì phải thông báo lại cho chủ thể dữ liệu và có được sự chấp thuận trước khi tiến hành xử lý dữ liệu theo mục đích mới.

Ví dụ về cách thức xử lý dữ liệu cá nhân

Cách thức xử lý dữ liệu cá nhân cần được mô tả cụ thể để chủ thể dữ liệu có thể hiểu rõ dữ liệu của họ sẽ được sử dụng như thế nào. Các hoạt động xử lý có thể bao gồm:

• Thu thập thông tin thông qua biểu mẫu đăng ký, ứng dụng, website
• Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống nội bộ hoặc điện toán đám mây
• Phân tích dữ liệu để tạo báo cáo hoặc hỗ trợ quyết định kinh doanh
• Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba để cung cấp dịch vụ liên quan

Ngoài ra, khi thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, tổ chức cần cam kết thực hiện các biện pháp bảo mật nhằm giảm thiểu rủi ro rò rỉ hoặc lạm dụng dữ liệu.

2.2. Về hình thức thông báo xử lý dữ liệu cá nhân: 

Thông báo phải thể hiện ở một định dạng có thể được in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được.

2.3. Về tần suất thông báo xử lý dữ liệu cá nhân:

Việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện một lần trước khi tiến hành đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

3. Khi nào không cần thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP thì Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân không cần thực hiện quy định tại khoản 1 Điều này trong các trường hợp sau:

a) Chủ thể dữ liệu đã biết rõ và đồng ý toàn bộ với nội dung quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này trước khi đồng ý cho Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân tiến hành thu thập dữ liệu cá nhân, phù hợp với các quy định tại Điều 9 Nghị định này;

b) Dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền với mục đích phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

Theo quy định này, nếu chủ thể dữ liệu biết và đồng ý với các nội dung phải có trong thông báo xử lý dữ liệu cá nhân trước khi đồng ý cho xử lý dữ liệu cá nhân thì sẽ không cần phải thực hiện thông báo khi xử lý dữ liệu cá nhân.

Theo đó, để giảm thiểu những phức tạp trong việc doanh nghiệp phải thông báo xử lý dữ liệu cá nhân tới từng người lao động hoặc khách hàng, khi soạn thảo các văn bản xác nhận/đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động/khách hàng  thì Y&P đã lồng ghép các nội dung liên quan đến thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo người lao động/khách hàng đã biết rõ các nội dung liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân và được xác định thuộc trường hợp không cần thông báo xử lý dữ liệu cá nhân nêu trên.

4. Hướng dẫn thực hiện thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Việc thực hiện thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là một quy trình quan trọng và cần được thực hiện một cách bài bản. Sau đây là các bước hướng dẫn cụ thể để thực hiện thông báo này.

Bước 1: Xác định dữ liệu cá nhân cần xử lý

Trước tiên, tổ chức cần xác định rõ loại dữ liệu cá nhân mà mình muốn thu thập và xử lý. Việc này không chỉ giúp tổ chức có cái nhìn rõ nét hơn về nhu cầu của mình mà còn giúp họ tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình xử lý dữ liệu.

Khi xác định dữ liệu, tổ chức cũng cần xem xét về tính hợp pháp, đạo đức và quyền lợi của chủ thể dữ liệu. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng việc thu thập dữ liệu diễn ra một cách hợp pháp và không xâm phạm quyền lợi của cá nhân.

Bước 2: Soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật

Sau khi đã xác định rõ dữ liệu cần xử lý, bước tiếp theo là soạn thảo thông báo. Thông báo này cần phải bao gồm tất cả các nội dung đã đề cập ở phần trước và phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Bước 3: Gửi thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân

Cuối cùng, sau khi soạn thảo, tổ chức cần cung cấp thông báo đó đến từng chủ thể dữ liệu cá nhân. Việc này có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau như gửi email, thư tay hoặc thông qua trang web của tổ chức.

Điều quan trọng là tổ chức cần đảm bảo mọi chủ thể dữ liệu đều nhận được thông báo một cách đầy đủ và kịp thời. Nếu có thắc mắc, tổ chức cần sẵn sàng hỗ trợ để giải đáp và tư vấn cho khách hàng.

Xem thêm tại: Xử lý dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật

5. Tại sao thông báo xử lý dữ liệu cá nhân quan trọng đối với doanh nghiệp?

Việc thực hiện thông báo xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao thông báo này lại quan trọng đến như vậy.

- Giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ doanh nghiệp trước chế tài pháp luật.

- Nâng cao uy tín và trách nhiệm xã hội: Khi doanh nghiệp thực hiện tốt việc thông báo xử lý dữ liệu cá nhân, họ sẽ tạo dựng được uy tín trong mắt khách hàng. Doanh nghiệp được xem là có trách nhiệm và đáng tin cậy, điều này giúp gia tăng sự trung thành của khách hàng và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

- Sự minh bạch trong việc xử lý dữ liệu cũng cho thấy doanh nghiệp coi trọng quyền lợi của người lao động, khách hàng, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh tích cực hơn.

- Tạo sự tin tưởng từ người lao động, khách hàng và đối tác

Việc thực hiện quy định thông báo xử lý dữ liệu cá nhân là một nội dung bắt buộc thực hiện trước khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân. Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ soạn thảo thông báo xử lý dữ liệu cá nhân hoặc cần tư vấn các nội dung khác liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân thì liên hệ ngày Y&P Law Firm để được hỗ trợ kịp thời.

Xem thêm tại: Hướng dẫn lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân