Tăng cường bảo vệ dữ liệu cá nhân: doanh nghiệp cần làm gì?

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, bảo vệ dữ liệu cá nhân không còn là vấn đề kỹ thuật nội bộ hay câu chuyện riêng của bộ phận IT. Kể từ khi Luật BVDLCN năm 2025 chính thức có hiệu lực và Nghị định 356/2025/NĐ-CP được ban hành để hướng dẫn chi tiết, bảo vệ dữ liệu cá nhân đã trở thành một trụ cột tuân thủ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam.

Khác với giai đoạn trước đây – khi nhiều doanh nghiệp tiếp cận bảo vệ dữ liệu cá nhân theo hướng “làm cho có”, khung pháp lý mới đặt ra yêu cầu thực chất, có cơ chế giám sát, thanh tra và xử phạt rõ ràng. Điều này đồng nghĩa: doanh nghiệp không thể trì hoãn, cũng không thể sao chép máy móc chính sách từ nơi khác để đối phó.

Trong bài viết này, chúng tôi phân tích doanh nghiệp cần làm gì ngay để tăng cường bảo vệ dữ liệu cá nhân, bám sát Luật BVDLCN 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, đồng thời đưa ra checklist hành động thực tiễn, dễ triển khai.

1. Hiểu đúng về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật và Nghị định mới

1.1. Dữ liệu cá nhân không còn là khái niệm chung chung

Theo khoản 1 Điều 2 Luật BVDLCN 2025 định nghĩa “1. Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân.”

Theo đó, Luật BVDLCN 2025 tiếp cận bảo vệ dữ liệu cá nhân theo hướng chi tiết và có phân tầng rõ ràng. Theo đó, dữ liệu cá nhân được hiểu là thông tin gắn liền với một con người cụ thể hoặc có thể giúp xác định một con người cụ thể, trực tiếp hoặc gián tiếp.

Cách tiếp cận này khiến phạm vi bảo vệ dữ liệu cá nhân mở rộng đáng kể, bao phủ hầu hết thông tin mà doanh nghiệp đang xử lý hằng ngày: từ thông tin nhân sự, khách hàng, đối tác, cho đến dữ liệu thu thập qua website, ứng dụng, hệ thống CRM, ERP.

2.2. Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân mang tính xuyên suốt

Luật mới đặt ra các nguyên tắc cốt lõi mà mọi hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân đều phải tuân thủ, bao gồm:

- Thu thập dữ liệu có mục đích hợp pháp, rõ ràng;

- Xử lý dữ liệu đúng mục đích đã thông báo;

- Bảo đảm tính tối thiểu – không thu thập quá mức cần thiết;

- Bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân trong suốt vòng đời xử lý;

- Tôn trọng và bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu.

Các nguyên tắc này không mang tính lý thuyết mà là tiêu chí đánh giá tuân thủ khi cơ quan nhà nước tiến hành kiểm tra, thanh tra việc bảo vệ dữ liệu của cá nhân tại doanh nghiệp.

2. Các nghĩa vụ pháp lý doanh nghiệp phải thực hiện để bảo vệ dữ liệu cá nhân

2.1. Nghĩa vụ xây dựng và công bố chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Một trong những yêu cầu nền tảng của bảo vệ dữ liệu cá nhân theo luật mới là doanh nghiệp phải xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.

Chính sách này không chỉ để “lưu nội bộ” mà còn là cơ sở để:

- Thông báo cho chủ thể dữ liệu;

- Chứng minh mức độ tuân thủ khi có kiểm tra;

- Làm căn cứ xử lý trách nhiệm nội bộ khi xảy ra vi phạm.

Theo tinh thần của Luật và Nghị định 356, chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phải thể hiện rõ: loại dữ liệu được xử lý, mục đích xử lý, biện pháp bảo vệ, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.

2.2. Nghĩa vụ kiểm soát toàn bộ vòng đời xử lý dữ liệu cá nhân

Doanh nghiệp không chỉ chịu trách nhiệm tại thời điểm thu thập, mà phải kiểm soát toàn bộ vòng đời bảo vệ dữ liệu cá nhân: từ thu thập – lưu trữ – sử dụng – chia sẻ – xóa hoặc hủy.

Luật BVDLCN 2025 yêu cầu doanh nghiệp phải:

- Xác định rõ từng hoạt động xử lý dữ liệu;

- Ghi nhận mục đích và căn cứ pháp lý tương ứng;

- Đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến quyền lợi của chủ thể dữ liệu.

Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp “vấp” khi triển khai bảo vệ dữ liệu cá nhân, bởi dữ liệu thường đang nằm rải rác ở nhiều phòng ban khác nhau.

2.3. Nghĩa vụ bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu

Một điểm nhấn quan trọng của bảo vệ dữ liệu cá nhân theo luật mới là việc đề cao quyền của chủ thể dữ liệu. Doanh nghiệp phải có cơ chế để cá nhân có thể:

- Yêu cầu biết dữ liệu của mình đang được xử lý như thế nào;

- Yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu;

- Yêu cầu hạn chế hoặc chấm dứt xử lý trong một số trường hợp;

- Khiếu nại khi cho rằng quyền dữ liệu cá nhân bị xâm phạm.

Nếu doanh nghiệp không có quy trình tiếp nhận và xử lý các yêu cầu này, rủi ro vi phạm là rất lớn.

3. Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc khi triển khai bảo vệ dữ liệu cá nhân

3.1. Sao chép chính sách bảo vệ vệ dữ liệu cá nhân từ nơi khác

Một sai lầm phổ biến là sao chép chính sách từ website nước ngoài hoặc doanh nghiệp khác. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro lớn vì không phản ánh đúng thực tế xử lý dữ liệu của doanh nghiệp.

3.2. Chỉ tập trung vào công nghệ mà bỏ quên yếu tố pháp lý

Bảo mật kỹ thuật là cần thiết, nhưng bảo vệ dữ liệu của cá nhân theo luật là câu chuyện tổng thể, bao gồm cả pháp lý, quy trình và con người. Công nghệ tốt nhưng thiếu quy trình vẫn có thể vi phạm.

3.3. Đánh giá thấp rủi ro xử phạt

Luật BVDLCN 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP thiết lập khung xử phạt rõ ràng, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Việc xem nhẹ bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể khiến doanh nghiệp trả giá đắ, ví dụ:

- Mức phạt tiền tối đa trong xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi mua, bán dữ liệu cá nhân là 10 lần khoản thu có được từ hành vi vi phạm

- Mức phạt tiền tối đa trong xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức có hành vi vi phạm quy định chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới là 5% doanh thu của năm trước liền kề của tổ chức đó

- Mức phạt tiền tối đa trong xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm khác trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân là 03 tỷ đồng.

4. Checklist hành động nhanh giúp doanh nghiệp tăng cường bảo vệ dữ liệu cá nhân

Checklist dưới đây được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện mức độ tuân thủ và xác định các đầu việc ưu tiên cần thực hiện ngay để tăng cường tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro pháp lý và nguy cơ bị xử phạt theo quy định mới.

4.1. Kiểm kê và nhận diện toàn bộ dữ liệu cá nhân đang xử lý

☐ Lập danh mục đầy đủ các loại dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp đang thu thập và xử lý (nhân sự, khách hàng, đối tác, ứng viên, người dùng website, dữ liệu marketing…).

☐ Xác định nguồn thu thập dữ liệu cá nhân (trực tiếp từ cá nhân, từ bên thứ ba, từ hệ thống công nghệ).

☐ Xác định mục đích xử lý tương ứng với từng nhóm dữ liệu.

☐ Chỉ rõ bộ phận chịu trách nhiệm chính đối với từng loại dữ liệu cá nhân.

Đây là bước nền tảng của bảo vệ dữ liệu cá nhân, bởi doanh nghiệp không thể tuân thủ nếu không nắm được “mình đang xử lý dữ liệu gì”.

4.2. Rà soát căn cứ pháp lý cho từng hoạt động xử lý dữ liệu

☐ Đối chiếu từng hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân với các căn cứ pháp lý hợp lệ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

☐ Kiểm tra việc thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (nếu áp dụng) có hợp lệ, rõ ràng và có thể chứng minh hay không.

☐ Rà soát nguy cơ xử lý dữ liệu vượt quá mục đích đã thông báo – một lỗi phổ biến dẫn đến vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việc thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng là một trong những rủi ro lớn nhất khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuân thủ.

4.3. Xây dựng và hoàn thiện chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

☐ Xây dựng hoặc cập nhật Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với mô hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

☐ Đảm bảo chính sách thể hiện rõ: loại dữ liệu xử lý, mục đích, phạm vi sử dụng, thời gian lưu trữ, biện pháp bảo vệ và quyền của chủ thể dữ liệu.

☐ Công bố chính sách theo hình thức phù hợp (website, hợp đồng, thông báo nội bộ…).

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là tài liệu pháp lý, mà còn là căn cứ bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp.

4.4. Thiết lập cơ cấu nhân sự và phân công trách nhiệm rõ ràng

☐ Chỉ định đơn vị hoặc cá nhân phụ trách bảo vệ dữ liệu của cá nhân trong doanh nghiệp.

☐ Xác định rõ trách nhiệm phối hợp giữa pháp chế, nhân sự, IT và các bộ phận nghiệp vụ.

☐ Thiết lập cơ chế giám sát và báo cáo nội bộ liên quan đến việc tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việc không phân công rõ trách nhiệm thường khiến doanh nghiệp lúng túng khi xảy ra sự cố dữ liệu.

4.5. Thiết lập quy trình xử lý và bảo mật dữ liệu cá nhân

☐ Xây dựng quy trình quản lý vòng đời của dữ liệu cá nhân: thu thập – lưu trữ – sử dụng – chia sẻ – xóa/hủy.

☐ Thiết lập cơ chế kiểm soát quyền truy cập dữ liệu cá nhân trong nội bộ.

☐ Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức tương ứng với mức độ rủi ro.

☐ Xây dựng quy trình xử lý sự cố rò rỉ, mất dữ liệu cá nhân theo yêu cầu pháp luật.

Bảo mật là một cấu phần quan trọng nhưng không tách rời hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân tổng thể.

4.6.  Lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

☐ Lập Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhâm theo yêu cầu của pháp luật

☐ Lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới

☐ Rà soát, cập nhật hồ sơ đánh giá tác động khi có thay đổi về mục đích xử lý, công nghệ, phạm vi hoặc mô hình kinh doanh.

4.7. Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

☐ Thiết lập kênh tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, hạn chế xử lý…).

☐ Xây dựng quy trình nội bộ để xử lý yêu cầu đúng thời hạn và đúng thẩm quyền.

☐ Lưu trữ hồ sơ xử lý yêu cầu để chứng minh việc tuân thủ nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

 Việc không tôn trọng quyền của chủ thể dữ liệu là nguyên nhân phổ biến dẫn đến khiếu nại và tranh chấp.

4.8. Đào tạo và nâng cao nhận thức nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân

☐ Tổ chức đào tạo định kỳ cho người lao động về nghĩa vụ và rủi ro pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

☐ Lồng ghép nội dung bảo vệ dữ liệu cá nhân vào nội quy lao động, quy chế nội bộ.

☐ Nâng cao nhận thức về trách nhiệm cá nhân khi tiếp cận và xử lý dữ liệu.

4.9. Rà soát, đánh giá và cải tiến định kỳ

☐ Định kỳ đánh giá hiệu quả của hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân.

☐ Cập nhật chính sách và quy trình khi có thay đổi pháp luật hoặc mô hình kinh doanh.

☐ Chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, tài liệu để phục vụ kiểm tra, thanh tra khi cần thiết.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân là quá trình liên tục, không phải hoạt động triển khai một lần rồi kết thúc.

Play

Kết luận

Với việc Luật BVDLCN 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực, bảo vệ dữ liệu cá nhân không còn là lựa chọn mang tính khuyến nghị mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Việc chậm trễ hoặc triển khai mang tính hình thức có thể dẫn đến rủi ro xử phạt, tranh chấp và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

Tiếp cận bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách chủ động, bài bản và phù hợp với thực tế hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa kiểm soát rủi ro và củng cố niềm tin với khách hàng, người lao động và đối tác. Đây không chỉ là yêu cầu tuân thủ, mà còn là nền tảng cho quản trị bền vững trong kỷ nguyên số.

Xem thêm tại:

Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Hướng dẫn lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Tại sao phải đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân