· Tác giả: Nguyễn Phan Thục Chi · Tham vấn bởi: Luật sư Nguyễn Văn Thành · Doanh nghiệp · 12 phút đọc
Xử lý dữ liệu cá nhân là gì? Quy định mới nhất năm 2026
Xử lý dữ liệu cá nhân là gì? Tìm hiểu khái niệm, các hoạt động được coi là xử lý dữ liệu cá nhân, nghĩa vụ của doanh nghiệp theo luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, dữ liệu cá nhân đã trở thành một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Từ việc thu thập thông tin khách hàng, quản lý nhân sự, vận hành website, ứng dụng di động đến hoạt động marketing và thương mại điện tử, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đang thực hiện các hoạt động liên quan đến dữ liệu cá nhân.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ xử lý dữ liệu cá nhân là gì, đâu là các hoạt động được pháp luật xem là xử lý dữ liệu cá nhân và những nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ các hoạt động đó.
Kể từ khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với doanh nghiệp đã trở nên cụ thể và chặt chẽ hơn. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và quyền lợi của khách hàng.
Vậy xử lý dữ liệu cá nhân là gì, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề nào và làm sao để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật hiện hành?
1. Xử lý dữ liệu cá nhân là gì?
Theo quy định của khoản 6 Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025:
Xử lý dữ liệu cá nhân là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân, bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như sau: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.
Nói cách khác, bất kỳ hành vi nào liên quan đến việc sử dụng, quản lý hoặc tác động đến dữ liệu cá nhân đều có thể được xem là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
Các hoạt động phổ biến được coi là xử lý dữ liệu cá nhân bao gồm:
- Thu thập dữ liệu cá nhân;
- Ghi nhận hoặc lưu trữ dữ liệu;
- Phân loại và sắp xếp dữ liệu;
- Chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu;
- Truy xuất và tra cứu dữ liệu;
- Phân tích dữ liệu;
- Chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu;
- Cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba;
- Kết hợp hoặc đối chiếu dữ liệu;
- Mã hóa dữ liệu;
- Công khai dữ liệu;
- Xóa hoặc tiêu hủy dữ liệu.
Điều này đồng nghĩa rằng hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đang thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân ở các mức độ khác nhau, kể cả khi doanh nghiệp không trực tiếp kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ.
2. Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân
Khi thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp không chỉ được quyền khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động kinh doanh mà còn phải thực hiện nhiều nghĩa vụ pháp lý tương ứng.
Theo khung pháp lý mới nhất quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 kết hợp cùng Nghị định 356/2025/NĐ-CP, một số nghĩa vụ quan trọng bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ bao gồm:
Thứ nhất, xác định căn cứ xử lý dữ liệu hợp pháp. Doanh nghiệp phải bảo đảm mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều có cơ sở pháp lý rõ ràng theo quy định của pháp luật. Trong phần lớn các trường hợp, việc xử lý dữ liệu bắt buộc phải dựa trên sự đồng ý tự nguyện, rõ ràng và có thể xác thực được của chủ thể dữ liệu theo nguyên tắc tại Điều 9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, ngoại trừ một số tình huống đặc biệt do luật định như bảo vệ tính mạng hoặc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng.
Thứ hai, thông báo đầy đủ và minh bạch cho chủ thể dữ liệu. Trước khi tiến hành xử lý, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp thông tin rõ ràng để người có dữ liệu biết chính xác loại dữ liệu nào đang được thu thập, mục đích sử dụng, phạm vi xử lý, thời gian lưu trữ dự kiến, cũng như danh tính của các bên thứ ba có thể được chia sẻ dữ liệu này.
Thứ ba, áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt. Doanh nghiệp có nghĩa vụ triển khai đồng bộ các giải pháp kỹ thuật, công nghệ và quản lý hành chính phù hợp. Mục tiêu nhằm bảo vệ an toàn cho dữ liệu cá nhân, chủ động phòng ngừa và ngăn chặn các nguy cơ rò rỉ, truy cập trái phép, mất mát dữ liệu hoặc sử dụng dữ liệu sai mục đích ban đầu đã cam kết.
Thứ tư, thực hiện đầy đủ các thủ tục tuân thủ hành chính. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình hoạt động, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống chính sách, quy trình nội bộ về bảo vệ dữ liệu. Đồng thời, doanh nghiệp cần lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA), báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài (TIA) gửi về Bộ Công an, cũng như thành lập bộ phận chuyên trách hoặc bổ nhiệm nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu (DPO) để giám sát toàn bộ hoạt động này.
3. Hậu quả của việc vi phạm khi xử lý dữ liệu cá nhân
Mặc dù Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đã chính thức có hiệu lực từ đầu năm 2026, nhưng đối với các chế tài kinh tế cụ thể, hiện tại Bộ Công an mới đang hoàn thiện và lấy ý kiến cho Dự thảo Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, dự kiến sẽ sớm ban hành để siết chặt trách nhiệm của tổ chức, doanh nghiệp.
Tuy nhiên, mức phạt dự kiến trong dự thảo đối với các chế tài xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân đã được siết chặt với mức phạt tiền có thể lên tới hàng tỷ đồng, hoặc tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của doanh nghiệp. Trong những trường hợp nghiêm trọng gây hậu quả lớn, hành vi làm lộ, lọt hoặc mua bán dữ liệu trái phép còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc xử lý lượng dữ liệu khách hàng lớn, việc thiếu cơ chế quản trị dữ liệu phù hợp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng liên quan đến:
- Phát sinh tranh chấp với khách hàng hoặc người lao động;
- Thiệt hại về uy tín và thương hiệu.
Chính vì vậy, việc xây dựng hệ thống tuân thủ về dữ liệu cá nhân không còn là lựa chọn mà đang trở thành yêu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp.
4. Doanh nghiệp cần làm gì để tối ưu quy trình bảo mật dữ liệu?
Để chủ động phòng ngừa rủi ro pháp lý và xây dựng lòng tin với khách hàng, doanh nghiệp cần lập tức triển khai các bước hành động sau:
- Rà soát và phân loại dữ liệu cá nhân đang thu thập, lưu trữ và sử dụng, bao gồm dữ liệu cá nhân thông thường và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
- Cập nhật chính sách và biểu mẫu pháp lý như Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, Chính sách quyền riêng tư, Điều khoản sử dụng và các biểu mẫu xin chấp thuận xử lý dữ liệu.
- Thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu thập, lưu trữ, chia sẻ và truy cập dữ liệu cá nhân.
- Đào tạo nhân sự thuộc các bộ phận nhân sự (HR), marketing, chăm sóc khách hàng (CRM), kinh doanh và công nghệ thông tin (IT) về các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Chuẩn bị hồ sơ tuân thủ và thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định để sẵn sàng làm việc với cơ quan quản lý khi cần thiết.
Việc xây dựng quy trình quản trị dữ liệu bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao uy tín thương hiệu và niềm tin của khách hàng.
5. Hỏi đáp pháp lý về xử lý dữ liệu cá nhân
Câu 1. Doanh nghiệp thuê đơn vị thứ ba quản lý dữ liệu khách hàng thì ai chịu trách nhiệm?
Thông thường, cả doanh nghiệp và đơn vị xử lý dữ liệu được thuê đều có những trách nhiệm pháp lý nhất định tùy theo vai trò và phạm vi xử lý dữ liệu của từng bên.
Câu 2. Công ty mẹ ở nước ngoài yêu cầu công ty con tại Việt Nam chuyển dữ liệu nhân sự để phục vụ quản trị tập đoàn. Trường hợp này có được xem là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không?
Có thể. Mặc dù việc chia sẻ dữ liệu diễn ra trong cùng một tập đoàn, hoạt động này vẫn có khả năng được xem là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài nếu dữ liệu được truyền tải, lưu trữ hoặc truy cập từ lãnh thổ nước ngoài. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ mô hình xử lý dữ liệu và các nghĩa vụ tuân thủ liên quan trước khi thực hiện.
Câu 3. Nhân viên nghỉ việc yêu cầu doanh nghiệp xóa toàn bộ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện ngay không?
Không hẳn. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu là một trong những quyền quan trọng của chủ thể dữ liệu, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục lưu giữ một số thông tin trong trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc việc lưu trữ là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp, phục vụ công tác kế toán, thuế, lao động hoặc bảo hiểm xã hội.
Câu 4. Doanh nghiệp sử dụng ChatGPT, Copilot hoặc các công cụ AI khác để phân tích dữ liệu khách hàng có bị xem là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân không?
Có khả năng. Nếu dữ liệu được nhập vào hệ thống AI có chứa thông tin nhận diện một cá nhân hoặc có thể liên kết đến một cá nhân cụ thể, việc sử dụng các công cụ AI để phân tích, tổng hợp hoặc đánh giá thông tin có thể được xem là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ rủi ro về bảo mật, phạm vi sử dụng dữ liệu và các yêu cầu tuân thủ trước khi triển khai các giải pháp AI trong hoạt động kinh doanh.
6. Dịch vụ tư vấn tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Y&P Law Firm
Việc tuân thủ quy định về xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ đòi hỏi hiểu biết pháp luật mà còn yêu cầu doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị nội bộ phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.
Y&P Law Firm hiện cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Rà soát hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Soạn thảo biểu mẫu và cơ chế xin chấp thuận;
- Tư vấn đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Tư vấn chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
- Đào tạo nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Hỗ trợ xây dựng hệ thống tuân thủ theo quy định mới nhất.
Trong thời gian qua, đội ngũ luật sư của Y&P Law Firm đã tham gia đào tạo, tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân cho nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực sản xuất, thương mại, logistics, thương mại điện tử và dịch vụ. Kinh nghiệm thực tiễn này giúp chúng tôi đưa ra các giải pháp phù hợp với hoạt động thực tế của từng doanh nghiệp, thay vì chỉ tập trung vào lý thuyết pháp lý.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu về xử lý dữ liệu cá nhân là gì hoặc cần xây dựng hệ thống tuân thủ theo quy định mới nhất, hãy liên hệ với Y&P Law Firm để được hỗ trợ chuyên sâu và kịp thời.
𝐂𝐎̂𝐍𝐆 𝐓𝐘 𝐋𝐔𝐀̣̂𝐓 𝐓𝐍𝐇𝐇 𝐘𝐎𝐔𝐓𝐇 & 𝐏𝐀𝐑𝐓𝐍𝐄𝐑𝐒
📞 Hotline: 088 995 6888
📍 ĐỊA CHỈ HỆ THỐNG VĂN PHÒNG:
🏠 Bắc Ninh: Số 26 đường Đoàn Trần Nghiệp, phường Kinh Bắc, tỉnh Bắc Ninh.
🏠 Phú Thọ: Số 170 đường Nguyễn Văn Linh, phường Vĩnh Phúc, tỉnh Phú Thọ.
Xem thêm:
Xử lý dữ liệu cá nhân là gì theo quy định pháp luật
Những nguyên tắc cần biết khi xử lý dữ liệu cá nhân
Bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì? Quy định mới nhất 2026
