Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH: Quy định Luật BHXH 2024

Từ 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) 2024 có hiệu lực, thay thế Luật BHXH 2014 và cùng với Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết, đã siết chặt khung pháp lý về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Theo đó, nội dung chính của quy định mới là làm rõ cơ cấu tiền lương tháng để xác định mức đóng BHXH bắt buộc. Cụ thể, tiền lương tháng đóng BHXH bao gồm ba thành phần: (1) mức lương theo công việc hoặc chức danh, (2) các khoản phụ cấp lương cố định và (3) các khoản bổ sung khác ổn định. Pháp luật hiện hành loại trừ mọi khoản phụ cấp hoặc bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động. Điều này có nghĩa là bất kỳ khoản thu nhập nào gắn với hiệu suất hay kết quả (ví dụ: thưởng KPI, thưởng dự án, phụ cấp chuyên cần “all-or-nothing” theo số ngày làm) sẽ không được tính vào mức lương đóng BHXH. Ngược lại, những khoản phụ cấp có tính chất cố định, thường xuyên, gắn liền với chức danh hoặc điều kiện làm việc (ví dụ phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm…) sẽ được coi là một phần của tiền lương tính đóng BHXH.

Việc quy định mới chú trọng đến bản chất khoản thu nhập thay vì tên gọi nhằm ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp “chia nhỏ” lương thành các mục không phải đóng BHXH. Nhờ đó, hệ thống an sinh xã hội được bảo đảm bền vững hơn, quyền lợi người lao động được bảo vệ lâu dài. Dưới đây là các khoản phụ cấp phổ biến cần lưu ý:

1. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH theo Luật BHXH 2024

Theo Khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm:

• Mức lương theo công việc/chức danh: Được xác định theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng (theo quy định Bộ luật Lao động 2019). Mức lương này được thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động.
• Các khoản phụ cấp lương: Là các khoản thỏa thuận nhằm bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc thu hút lao động mà mức lương chính chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ. Các phụ cấp này phải mang tính cố định, thường xuyên và được trả hàng tháng. Luật quy định rõ không bao gồm bất cứ phụ cấp nào phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc hoặc chất lượng công việc.
• Các khoản bổ sung khác: Là các khoản tiền đã thỏa thuận có mức tiền cụ thể cùng với mức lương chính và trả ổn định mỗi kỳ lương. Chúng cũng không bao gồm các khoản phụ thuộc vào hiệu suất lao động hoặc kết quả làm việc. Ví dụ điển hình là tiền công hằng tháng thỏa thuận (nếu trả theo sản phẩm/giờ/tuần/ngày), cứ trả đều đặn mỗi kỳ thì được tính vào mức đóng.

(Ảnh minh họa: Mức lương - tiêu chí quyết định các khoản phụ cấp phải đóng BHXH)

Như vậy, bản chất cố định hay biến động của khoản phụ cấp là tiêu chí quyết định. Mọi khoản phụ cấp gắn với thành tích, chỉ tiêu hay kết quả làm việc (ví dụ: thưởng hiệu suất, thưởng dự án, phụ cấp chuyên cần bị cắt giảm khi nghỉ việc…) đều được coi là thu nhập biến động và sẽ không được cộng vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Ngược lại, phụ cấp được hưởng dù hiệu quả công việc thế nào vẫn nhận đủ (không bị ảnh hưởng bởi sản lượng/điểm KPI) sẽ tính là khoản cố định, thuộc mức lương đóng BHXH.

2. Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH theo quy định mới

Theo quy định hiện hành và văn bản hướng dẫn (Luật BHXH 2024, Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Thông tư hướng dẫn liên quan), những khoản phụ cấp cố định, trả theo tháng bắt buộc được tính vào lương đóng BHXH bao gồm:

• Phụ cấp chức vụ, chức danh (các khoản thưởng cho vị trí quản lý, chức danh đặc biệt).
• Phụ cấp trách nhiệm (bù đắp trách nhiệm vật chất hoặc tinh thần cao hơn công việc bình thường).
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (bù đắp môi trường làm việc hiểm nguy, ảnh hưởng sức khỏe).
• Phụ cấp thâm niên nghề, thâm niên công tác (tăng theo số năm làm việc tại doanh nghiệp).
• Phụ cấp khu vực (bù đắp cho làm việc ở vùng khó khăn, xa xôi).
• Phụ cấp lưu động (cho người phải di chuyển liên tục giữa các công trường hoặc địa điểm khác nhau).
• Phụ cấp thu hút lao động (cho lao động trình độ cao hoặc thu hút vào các khu kinh tế mới, khu công nghiệp).
• Các khoản phụ cấp tương tự mang tính chất bù đắp như trên (các phụ cấp cố định nhằm bù đắp yếu tố công việc/sinh hoạt chưa tính trong lương chính).

Cụ thể:

Tóm lại, phụ cấp lương (bao gồm những mục nêu trên và các khoản tương tự) mà hợp đồng lao động ghi thành tiền cố định hàng tháng, không phụ thuộc vào kết quả làm việc cụ thể, phải đóng BHXH. Ví dụ, nếu hợp đồng quy định “phụ cấp trách nhiệm: 2.000.000 đồng/tháng” trả cố định mỗi tháng (không thay đổi dù năng suất ra sao), thì đây là khoản phụ cấp lương và phải đóng BHXH trên khoản này.

(Ảnh minh họa: Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH)

3. Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Ngược lại, những khoản thu nhập được coi là chế độ phúc lợi hay thưởng không thường xuyên sẽ không phải đóng BHXH. Tuy nhiên, những khoản này phải được ghi thành mục riêng trong Hợp đồng lao động.

• Tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019: gồm tiền thưởng kinh doanh, tiền thưởng hoàn thành công việc, tiền thưởng lễ tết, v.v. – đây là thưởng theo kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
• Tiền thưởng sáng kiến: trả khi có sáng kiến cải tiến, không cố định hàng tháng.
• Tiền ăn giữa ca (ăn trưa): hỗ trợ chi phí bữa ăn giữa ca cho người lao động. Nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn (bếp ăn tập thể, phiếu ăn), toàn bộ giá trị này không tính thu nhập chịu thuế và cũng không tính đóng BHXH. Nếu hỗ trợ ăn ca bằng tiền mặt, thì phần chi vượt ngưỡng (theo hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội) mới bị tính thuế thu nhập. (Luật BHXH chỉ quy định đây là phúc lợi, thuộc nhóm không đóng BHXH.)
• Các khoản hỗ trợ khoán chi như xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nuôi con nhỏ, tiền trông trẻ, v.v., nếu được ký thành mục riêng trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty. Những khoản này mang tính thỏa thuận hỗ trợ cố định/chi phí, không tính vào lương. Theo quy định, chúng được xếp vào “chế độ, phúc lợi” và không đóng BHXH. Tuy nhiên, về thuế TNCN, phụ cấp xăng xe và điện thoại có hướng dẫn riêng (ví dụ xăng xe thường phải tính thuế toàn bộ, điện thoại theo mức khoán chi nội bộ).
• Các khoản hỗ trợ/nghĩa vụ xã hội khác: tiền hỗ trợ đám hiếu, đám cưới thân nhân; tiền tổ chức sinh nhật công ty; trợ cấp khó khăn khi bị tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp… – những khoản này là phúc lợi tập thể/ngắn hạn, ghi riêng trong hợp đồng (hoặc quy chế), không phải là lương nên được miễn đóng BHXH.
• Tiền lương làm thêm giờ, khoán sản phẩm vượt khối lượng cũng là phụ cấp theo kết quả lao động (khoản thu nhập biến động) nên không nằm trong lương đóng BHXH.

Cụ thể:

Tóm lại, các khoản thưởng, hỗ trợ và phụ cấp không thường xuyên, không ổn định sẽ được miễn đóng BHXH. Điều quan trọng là nếu một khoản chi trả định kỳ có thể biến động tùy theo hiệu suất, số ngày công v.v., thì nó được coi là biến động – doanh nghiệp cần cân nhắc cấu trúc để được miễn BHXH (ví dụ phụ cấp chuyên cần chia theo ngày công như nội dung mẫu ở phần sau).

4. Phân tích ví dụ phụ cấp nào phải đóng bảo hiểm xã hội

Xét ví dụ về phụ cấp chuyên cần để minh họa tư duy pháp lý mới:

• Kịch bản 1 – Cố định, không biến động: Doanh nghiệp ghi “phụ cấp chuyên cần 500.000 đồng/tháng, trả cố định nếu nhân viên đi đủ ngày công”. Nếu nhân viên nghỉ phép một ngày, họ mất toàn bộ 500.000 đồng, nhưng khoản này không tính thiếu hay dư theo ngày. Dù điều kiện trả là “đủ ngày công”, bản chất vẫn là một số tiền cố định cho tháng. Với cách ghi này, cơ quan BHXH có thể xác định đây là khoản phụ cấp cố định và yêu cầu đóng BHXH trên toàn bộ mức phụ cấp. (Khoản này được xem thuộc nhóm “phụ cấp lương” theo điểm b khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, vì không biểu hiện sự thay đổi tỉ lệ với số ngày công.)
• Kịch bản 2 – Linh hoạt, biến động: Nếu sửa quy chế thanh toán, ví dụ: “Phụ cấp chuyên cần tối đa 500.000 đồng/tháng. Mỗi ngày nghỉ không phép trừ 100.000 đồng”. Như vậy, số tiền thực nhận sẽ biến động tương ứng với số ngày nghỉ (một nhân viên nghỉ 2 ngày sẽ chỉ được 300.000 đồng). Đây không còn là khoản cố định hàng tháng, mà phụ thuộc vào quá trình làm việc. Theo hướng dẫn của Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, khoản phụ cấp này được xem là phụ thuộc vào kết quả làm việc (số ngày công) nên sẽ không phải đóng BHXH.

Phân tích trên cho thấy doanh nghiệp có thể chủ động thiết kế cơ chế chi trả để tối ưu nghĩa vụ. Mọi thay đổi liên quan đến cơ chế tính toán đều phải rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ.

5. Mức lương tối thiểu và tối đa (mức tham chiếu) để tính các khoản phụ cấp phải đóng BHXH

Luật BHXH 2024 đã bãi bỏ khái niệm “mức lương cơ sở” và thay vào đó là mức tham chiếu do Chính phủ quy định, dùng để tính mức đóng/tính hưởng BHXH (Điều 5 Nghị định 158/2025/NĐ-CP). Trong giai đoạn chuyển tiếp, mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở cũ, nhưng sau khi bãi bỏ lương cơ sở, mức tham chiếu sẽ được điều chỉnh linh hoạt dựa vào chỉ số giá tiêu dùng, tăng trưởng kinh tế và khả năng của quỹ BHXH.

Các quy định về sàn – trần tiền lương đóng BHXH cũng thay đổi theo mức tham chiếu: mức đóng tối thiểu bằng 1 lần mức tham chiếu, mức đóng tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu. Ví dụ, nếu mức tham chiếu hiện hành là 5.000.000 đồng/tháng, thì tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH tối thiểu là 5 triệu và tối đa là 100 triệu đồng. Chính sách này giúp giới hạn khung đóng BHXH tương ứng với mặt bằng kinh tế, thay vì phụ thuộc một con số hành chính cố định.

6. So sánh nghĩa vụ BHXH và Thuế TNCN với các khoản phụ cấp

BHXH và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là hai loại nghĩa vụ kế toán riêng biệt với logic khác nhau. Không phải khoản phụ cấp miễn BHXH thì cũng miễn thuế TNCN, và ngược lại. Dưới đây là một số điểm khác biệt chính:

• Phụ cấp chuyên cần, thưởng KPI (theo kết quả công việc): Theo Luật BHXH 2024, những khoản biến động theo kết quả công việc này không phải đóng BHXH (đã được thảo luận ở trên). Tuy nhiên về thuế TNCN, đây vẫn bị tính là thu nhập từ tiền lương, tiền công chịu thuế bình thường. (Ví dụ “thưởng hoàn thành dự án” hay “phụ cấp chuyên cần” biến động không có ngưỡng miễn).
• Tiền ăn giữa ca: Đây là khoản phúc lợi không phải tiền lương. BHXH loại trừ hoàn toàn khoản này (nằm trong mục “chế độ và phúc lợi khác” không đóng BHXH). Về TNCN, nếu người sử dụng lao động trực tiếp tổ chức bữa ăn (không trả tiền mặt), toàn bộ được miễn thuế TNCN (theo Thông tư 111/2013/TT-BTC). Nếu trả bằng tiền, trước đây doanh nghiệp được miễn thuế tối đa 730.000 đồng/người/tháng, còn phần vượt sẽ bị tính thuế. Gần đây, quy định 730.000 đồng đã được bãi bỏ (Thông tư 003/2025/TT-BNV), nên cần theo dõi hướng dẫn mới.
• Phụ cấp trang phục: Nếu chi bằng tiền cho nhân viên trang phục (giày, đồ bảo hộ…), miễn thuế TNCN tối đa 5.000.000 đồng/năm (với người thu nhập chịu thuế). Nếu cấp bằng hiện vật (có hóa đơn hợp lệ), toàn bộ miễn thuế. Về BHXH, nếu đây là khoản hỗ trợ không thường xuyên, nó sẽ không tính đóng BHXH (như khoản hỗ trợ khác).
• Phụ cấp điện thoại, xăng xe: BHXH không tính những khoản này nếu ghi thành chế độ hỗ trợ (không cố định hàng tháng). Về thuế TNCN, quy định: điện thoại (chi phí liên lạc) theo khấu trừ thực tế trong quy chế, xăng xe (đi lại) thì thường bị tính toàn bộ vào thu nhập chịu thuế (nếu không trong phạm vi quy định miễn).
• Hỗ trợ nhà ở (người thuê nhà): Nếu doanh nghiệp trả thay tiền thuê nhà cho NLĐ, BHXH coi đây là hỗ trợ phúc lợi, không đóng BHXH (nếu có ghi trong hợp đồng/nội quy). Thuế TNCN quy định: khoản trợ cấp này được miễn thuế cho phần không quá 15% tổng thu nhập chịu thuế của NLĐ (chưa bao gồm tiền thuê nhà); phần vượt 15% phải tính vào thu nhập chịu thuế.

(Ảnh: So sánh toàn diện nghĩa vụ BHXH và TNCN đối với các khoản phụ cấp phải đóng BHXH)

Tóm lại, cần lưu ý phân biệt sự miễn trừ của hai hệ thống. Mỗi loại phụ cấp, chế độ phúc lợi có thể chịu cách tính riêng cho BHXH và TNCN. Ví dụ, tiền ăn miễn BHXH và miễn thuế (với điều kiện), nhưng phụ cấp chuyên cần miễn BHXH nếu biến động mà vẫn bị tính thuế. Điều này tạo ra “hệ quy chiếu kép”, doanh nghiệp phải thận trọng tuân thủ cả hai quy định: tuân thủ BHXH không đồng nghĩa tự động đúng TNCN.

7. Hướng dẫn tuân thủ và quản lý chính sách các khoản phụ cấp phải đóng BHXH

Để tránh rủi ro truy thu BHXH và đảm bảo tuân thủ luật mới, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lương thưởng minh bạch, đồng bộ với quy định. Dưới đây là một số thực hành tốt nhất:

• Hợp đồng lao động rõ ràng: Điều khoản về lương phải tách biệt rõ các thành phần: (1) lương chính (theo công việc/chức danh), (2) các khoản phụ cấp lương cố định và (3) các chế độ phúc lợi khác (phụ cấp hỗ trợ, thưởng theo kết quả, trợ cấp). Cần ghi chi tiết từng khoản tiền cụ thể. Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, hợp đồng lao động nên liệt kê phụ cấp theo hai nhóm: một là phụ cấp bù đắp điều kiện lao động, hai là phụ cấp gắn với quá trình và kết quả công việc. Việc chia nhóm này giúp cơ quan BHXH dễ dàng kiểm tra bản chất khoản phụ cấp. Nên sử dụng phụ lục hợp đồng hoặc quy chế công ty để mô tả chi tiết cơ chế tính thưởng theo hiệu suất, tránh đóng ghép chung trong lương cơ bản. Tuyệt đối không gộp tất cả vào một “lương gộp” chung hoặc ghi chung chung “phụ cấp khác theo quy định công ty” mà không có căn cứ văn bản nội bộ cụ thể.
• Đồng bộ thang bảng lương – quy chế: Hồ sơ thang lương, bảng lương, quy chế phụ cấp, thưởng cần được xây dựng, đăng ký (nếu quy định) và công bố công khai tại nơi làm việc. Tất cả tên gọi các khoản phụ cấp trong văn bản nội bộ phải nhất quán với hợp đồng lao động và phù hợp định nghĩa pháp luật. Đặc biệt, xây dựng thang lương và quy chế phải có ý kiến của công đoàn (nếu có) theo quy định của Bộ luật Lao động. Nội dung thang lương/ quy chế cần cập nhật để phù hợp Luật BHXH 2024 (ví dụ đưa thêm quy định về mức lương đóng BHXH là 20 lần mức tham chiếu tối đa).
• Chuẩn bị hồ sơ khi thanh tra BHXH: Các cuộc kiểm tra BHXH thường chú trọng vào cấu trúc lương để chống thất thu. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn bộ tài liệu sau: hợp đồng lao động (các phụ lục lương thưởng), thang bảng lương, quy chế thưởng/phụ cấp, sổ chấm công chi tiết, bảng lương hàng tháng (có ký nhận NLĐ hoặc chứng từ chuyển khoản), quyết toán thuế TNCN đã nộp (để đối chiếu tổng thu nhập). Việc quan trọng là đảm bảo tính nhất quán giữa thu nhập ghi trên bảng lương gửi cơ quan thuế và số liệu đóng BHXH. Mọi sai lệch (doanh nghiệp kê khai cao hơn hoặc thấp hơn thực tế) sẽ là dấu hiệu báo động, dễ dẫn đến thanh tra sâu và truy thu BHXH.

(Ảnh minh họa: Thanh tra, kiểm tra các khoản phụ cấp phải đóng BHXH của doanh nghiệp)

• Tuyên truyền nội bộ: Thông báo rõ về cơ cấu lương mới, các khoản tính BHXH và TNCN tới toàn bộ người lao động. Giải thích để người lao động hiểu vì sao phụ cấp của họ được coi là có điều kiện (ví dụ phục công, KPI) hoặc không, tránh thắc mắc và khiếu nại. Sự minh bạch giúp duy trì niềm tin của NLĐ, đồng thời xử lý chặt chẽ hơn việc chi trả lương - thưởng theo chính sách mới.
• Đầu tư hệ thống và đào tạo nhân sự: Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và tính lương có khả năng thiết lập luật đóng BHXH, TNCN linh hoạt. Điều này giúp tính toán tự động, tránh nhầm lẫn. Đồng thời, nên đào tạo bộ phận nhân sự-kế toán về những quy định mới để họ hiểu rõ phân loại từng khoản phụ cấp cho đúng.

8. Kết luận và khuyến nghị

Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã chấm dứt giai đoạn “linh hoạt” trong xác định lương đóng BHXH bằng cách đặt ra nguyên tắc cốt lõi: bản chất quyết định hình thức. Từ 01/07/2025, danh sách đóng BHXH là những khoản thu nhập cố định, thường xuyên gắn với chức danh, điều kiện lao động; bất cứ khoản tiền nào biến động theo kết quả làm việc thì sẽ miễn đóng BHXH.

Đối với nhà quản trị, chuyên gia nhân sự và kế toán, yêu cầu là phải thích ứng chủ động. Đầu tiên, cần rà soát toàn diện cấu trúc lương, phụ cấp hiện tại để xác định rủi ro truy thu. Sau đó, nên tái cấu trúc phụ cấp: chuyển một số khoản cố định không thực cần thiết sang hình thức thưởng theo hiệu suất. Cách làm này hợp lý cả về luật BHXH và động lực lao động: kết quả tốt thì thưởng, không tốt thì không có, chi phí BHXH cũng đồng thời giảm.

Các chuyên gia cũng khuyến nghị doanh nghiệp nên đầu tư cho công cụ quản trị hiện đại, nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự – kế toán. Đồng thời, phối hợp chặt với công đoàn và tuân thủ đúng quy trình xây dựng thang bảng lương. Cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn của cơ quan BHXH, đặc biệt trong giai đoạn triển khai đầu, để kịp thời điều chỉnh chính sách.

Tóm lại, phát triển an sinh xã hội bền vững đòi hỏi minh bạch. Việc đóng BHXH chính xác trên các khoản thu nhập ổn định không chỉ bảo vệ quyền lợi NLĐ mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý. Khung pháp lý mới yêu cầu mọi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm túc: xác định hợp đồng và chế độ phụ cấp theo đúng bản chất và cơ chế chi trả. Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới vận hành trơn tru chính sách lương thưởng trong bối cảnh pháp lý mới, góp phần phát triển bền vững chung.

Xem thêm: Mức đóng BHXH của doanh nghiệp và người lao động năm 2025