Chấm dứt hợp đồng lao động khi nào bị coi là trái luật?

Chấm dứt hợp đồng lao động là một hoạt động thường xuyên trong quản trị nhân sự, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp. Không ít trường hợp người sử dụng lao động cho rằng chỉ cần có lý do hợp lý hoặc đã thông báo trước cho người lao động thì việc chấm dứt hợp đồng đương nhiên hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật lao động đặt ra những yêu cầu cụ thể về căn cứ, điều kiện và thời hạn báo trước. Việc không tuân thủ các yêu cầu này có thể khiến doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, thanh toán tiền lương và thực hiện nghĩa vụ bồi thường. Vậy chấm dứt hợp đồng lao động khi nào bị coi là trái luật, và doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì để phòng ngừa tranh chấp?

1. Khi nào việc chấm dứt hợp đồng lao động bị coi là trái pháp luật?

Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, quan hệ lao động có thể chấm dứt trên nhiều căn cứ khác nhau, bao gồm hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc, các bên thỏa thuận chấm dứt, một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc những trường hợp khác được pháp luật quy định.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp kết thúc quan hệ lao động đều được đánh giá theo cùng một cơ chế pháp lý.

Điều 39 Bộ luật Lao động 2019 quy định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật là việc chấm dứt không đúng quy định tại Điều 35, Điều 36 và Điều 37 của Bộ luật này.

Như vậy, đối với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, tính hợp pháp phải được xem xét trên cơ sở quyền chấm dứt của từng bên, điều kiện áp dụng và các giới hạn mà pháp luật đặt ra.

Đối với người sử dụng lao động, một quyết định đơn phương chấm dứt có thể bị xác định là trái pháp luật khi:

• Không thuộc trường hợp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36.
• Không thực hiện đúng nghĩa vụ báo trước trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Đơn phương chấm dứt trong thời gian pháp luật không cho phép theo Điều 37.
• Không đáp ứng các điều kiện riêng gắn với căn cứ chấm dứt được viện dẫn.

Cần lưu ý, xử lý kỷ luật sa thải và cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế là những cơ chế khác với đơn phương chấm dứt hợp đồng. Khi đánh giá tính hợp pháp, doanh nghiệp phải áp dụng đúng quy định điều chỉnh từng trường hợp.

2. Những trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động có nguy cơ bị xác định là trái luật

Trong thực tiễn quản trị nhân sự, rủi ro không chỉ xuất phát từ việc doanh nghiệp không hiểu quy định pháp luật mà còn từ việc lựa chọn sai căn cứ hoặc không chuẩn bị đủ tài liệu chứng minh.

2.1. Chấm dứt hợp đồng lao động không có căn cứ hợp pháp

Khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 quy định những trường hợp người sử dụng lao động được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Các căn cứ này bao gồm, trong những điều kiện nhất định, người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc; người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị trong thời gian luật định nhưng khả năng lao động chưa hồi phục; doanh nghiệp buộc phải giảm chỗ làm việc do những nguyên nhân được quy định; người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên và một số trường hợp khác.

Điều đáng lưu ý là doanh nghiệp không thể tự bổ sung lý do đơn phương chấm dứt hợp đồng ngoài những căn cứ pháp luật cho phép.

Chẳng hạn, việc người lao động không phù hợp với phong cách quản lý, có bất đồng với cấp trên hoặc doanh nghiệp muốn thay thế nhân sự bằng người khác không đương nhiên tạo thành căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Nếu chỉ dựa vào những lý do này để ban hành quyết định, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

2.2. Chấm dứt hợp đồng lao động do đánh giá công việc thiếu cơ sở

Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, việc xác định mức độ hoàn thành công việc phải dựa trên tiêu chí đánh giá trong quy chế do người sử dụng lao động ban hành. Đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức này khi ban hành quy chế.

Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng khi sử dụng kết quả đánh giá hiệu suất làm việc làm căn cứ chấm dứt hợp đồng.

Một số tình huống có thể phát sinh rủi ro gồm:

• Doanh nghiệp chưa có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
• Tiêu chí đánh giá không rõ ràng hoặc không phù hợp với công việc theo hợp đồng.
• Kết quả đánh giá thiếu tài liệu chứng minh.
• Doanh nghiệp không thực hiện yêu cầu tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi pháp luật yêu cầu.

Ví dụ, một nhân viên bị đánh giá không đạt yêu cầu trong một kỳ làm việc. Nếu doanh nghiệp lập tức đơn phương chấm dứt hợp đồng mà chưa xác định việc người lao động có thuộc trường hợp thường xuyên không hoàn thành công việc theo quy chế hợp lệ hay không, quyết định có thể thiếu cơ sở pháp lý.

Điểm mấu chốt không nằm ở việc doanh nghiệp có quyền đánh giá nhân sự hay không, mà là kết quả đánh giá có đáp ứng điều kiện để trở thành căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng theo pháp luật hay không.

2.3. Chấm dứt hợp đồng lao động không đúng thời hạn báo trước

Nghĩa vụ báo trước là điều kiện quan trọng khi người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng thuộc trường hợp phải báo trước.

Theo khoản 2 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn báo trước thông thường được xác định như sau:

Đối với trường hợp người lao động bị ốm đau, tai nạn thuộc điểm b khoản 1 Điều 36, thời hạn báo trước là ít nhất 03 ngày làm việc. Một số ngành, nghề, công việc đặc thù áp dụng thời hạn riêng theo quy định của Chính phủ.

Ngoài ra, khoản 3 Điều 36 quy định những trường hợp người sử dụng lao động không phải báo trước, bao gồm trường hợp người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn quy định tại Điều 31 hoặc tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.

Như vậy, không thể kết luận rằng doanh nghiệp luôn phải báo trước 30 hoặc 45 ngày khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Ngược lại, nếu thuộc trường hợp phải báo trước nhưng doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đủ thời hạn, việc đơn phương chấm dứt có nguy cơ bị xác định là trái pháp luật.

2.4. Đơn phương chấm dứt hợp đồng trong trường hợp pháp luật không cho phép

Điều 37 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Cụ thể, các trường hợp được bảo vệ bao gồm:

• Người lao động đang điều trị, điều dưỡng do ốm đau, tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, trừ ngoại lệ tại điểm b khoản 1 Điều 36.
• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được người sử dụng lao động đồng ý.
• Người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng của người lao động tại thời điểm dự kiến đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Đặc biệt, không nên hiểu rằng mọi trường hợp hợp đồng lao động kết thúc trong thời gian người lao động mang thai hoặc nghỉ thai sản đều đương nhiên trái pháp luật. Điều 37 điều chỉnh quyền đơn phương chấm dứt của người sử dụng lao động, trong khi những căn cứ chấm dứt khác phải được xem xét theo quy định tương ứng.

3. Có căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động nhưng vẫn có thể phát sinh tranh chấp không?

Câu trả lời là có.

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể xác định đúng một căn cứ pháp luật nhưng vẫn gặp rủi ro do hồ sơ không đầy đủ, thông tin thiếu thống nhất hoặc không chứng minh được việc tuân thủ điều kiện áp dụng.

Có thể xem xét tình huống minh họa sau:

Tình huống: Công ty A ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn với nhân viên B. Trong quá trình làm việc, công ty nhận thấy B thường xuyên không đạt chỉ tiêu và quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Công ty đã thông báo trước 45 ngày nhưng chưa xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc phù hợp và không có hệ thống tài liệu chứng minh việc B thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí hợp lệ.

Vấn đề pháp lý đặt ra: Việc bảo đảm thời hạn báo trước có đủ để quyết định chấm dứt hợp đồng được coi là hợp pháp hay không?

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc đã báo trước 45 ngày để khẳng định quyết định hợp pháp.

Theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, căn cứ đơn phương chấm dứt còn phụ thuộc vào việc xác định người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá trong quy chế của doanh nghiệp.

Nếu không chứng minh được điều kiện này, quyết định chấm dứt có nguy cơ bị xác định là không đáp ứng căn cứ pháp luật.

Tình huống trên mang tính minh họa, không phải nội dung trích dẫn từ một bản án cụ thể.

Bài học pháp lý: Tính hợp pháp của việc đơn phương chấm dứt hợp đồng phải được xem xét đồng thời ở cả căn cứ, điều kiện áp dụng và nghĩa vụ báo trước. Việc tuân thủ một yêu cầu không thay thế cho các yêu cầu còn lại.

4. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm gì khi chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật?

Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Tùy từng trường hợp, trách nhiệm của doanh nghiệp có thể bao gồm những nghĩa vụ sau.

4.1. Nhận người lao động trở lại làm việc

Theo khoản 1 Điều 41, về nguyên tắc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã giao kết.

Nếu không còn vị trí, công việc đã giao kết mà người lao động vẫn muốn làm việc, hai bên thỏa thuận sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động vi phạm quy định về thời hạn báo trước, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.

4.2. Thanh toán tiền lương và các khoản bảo hiểm

Doanh nghiệp phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho những ngày người lao động không được làm việc theo quy định tại Điều 41.

Đây là nghĩa vụ có thể tạo ra chi phí đáng kể nếu tranh chấp kéo dài và việc chấm dứt bị xác định là trái pháp luật.

Việc tính toán cần căn cứ vào thời gian người lao động không được làm việc, mức lương theo hợp đồng và những tình tiết cụ thể của vụ việc.

4.3. Bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương

Ngoài các nghĩa vụ nêu trên, khoản 1 Điều 41 còn yêu cầu người sử dụng lao động trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, cần phân biệt khoản bồi thường tối thiểu này với những nghĩa vụ khác như trả tiền lương trong thời gian không được làm việc, bồi thường do vi phạm thời hạn báo trước hoặc các khoản phải thanh toán khi hai bên không tiếp tục quan hệ lao động.

Không nên hiểu rằng mọi trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật chỉ phải bồi thường đúng 02 tháng tiền lương.

4.4. Trường hợp các bên không tiếp tục quan hệ lao động

Điều 41 cũng quy định cách giải quyết khi người lao động không muốn tiếp tục làm việc hoặc khi người sử dụng lao động không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý.

Trong trường hợp người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản theo khoản 1 Điều 41, doanh nghiệp còn phải trả trợ cấp thôi việc theo Điều 46 nếu đáp ứng điều kiện luật định.

Nếu người sử dụng lao động không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, ngoài các khoản phải thanh toán theo quy định, hai bên thỏa thuận khoản bồi thường thêm nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động để chấm dứt hợp đồng.

Như vậy, hậu quả tài chính của việc đơn phương chấm dứt trái pháp luật cần được xác định theo từng trường hợp cụ thể, không thể áp dụng một mức bồi thường chung cho tất cả tranh chấp.

5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hạn chế nguy cơ chấm dứt hợp đồng lao động trái luật?

Để phòng ngừa tranh chấp, doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm tra tính hợp pháp trước khi ban hành quyết định thay vì chỉ rà soát hồ sơ sau khi người lao động có khiếu nại.

Trước hết, xác định đúng bản chất pháp lý của việc chấm dứt. Doanh nghiệp cần phân biệt hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, đơn phương chấm dứt, xử lý kỷ luật sa thải và cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.

Tiếp theo, đối chiếu căn cứ với quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, cần xác định rõ căn cứ tương ứng tại khoản 1 Điều 36, kiểm tra điều kiện áp dụng và trường hợp bị hạn chế theo Điều 37.

Đồng thời, hoàn thiện hệ thống chứng cứ. Tài liệu nhân sự, quy chế đánh giá, kết quả thực hiện công việc, thông báo và các văn bản trao đổi phải có sự thống nhất, phản ánh đúng diễn biến thực tế.

Sau đó, kiểm tra nghĩa vụ báo trước và thông báo. Doanh nghiệp cần xác định trường hợp có phải báo trước hay không, thời hạn áp dụng và nghĩa vụ thông báo bằng văn bản theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019.

Cuối cùng, rà soát nghĩa vụ sau khi chấm dứt. Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các bên có trách nhiệm thanh toán những khoản tiền liên quan trong thời hạn luật định. Doanh nghiệp cũng phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ thuộc trách nhiệm của mình.

Việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ sau chấm dứt không thể hợp pháp hóa một quyết định đơn phương chấm dứt vốn trái pháp luật. Tuy nhiên, đây vẫn là bước cần thiết để hạn chế những tranh chấp phát sinh thêm về quyền lợi của người lao động.

6. Giải đáp những câu hỏi thường gặp về chấm dứt hợp đồng lao động trái luật

Doanh nghiệp đã báo trước đầy đủ thì việc chấm dứt hợp đồng có hợp pháp không?

Không đương nhiên.

Báo trước đúng thời hạn chỉ là một trong những điều kiện cần tuân thủ đối với trường hợp pháp luật yêu cầu. Doanh nghiệp vẫn phải có căn cứ đơn phương chấm dứt hợp pháp và không thuộc trường hợp bị hạn chế theo Điều 37 Bộ luật Lao động 2019.

Người lao động không đồng ý thì doanh nghiệp có được chấm dứt hợp đồng không?

Có thể, nếu doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 và đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định.

Sự đồng ý của người lao động không phải điều kiện bắt buộc trong mọi trường hợp đơn phương chấm dứt. Tuy nhiên, nếu lựa chọn hình thức thỏa thuận chấm dứt theo khoản 3 Điều 34, việc chấm dứt phải xuất phát từ sự thống nhất thực sự của hai bên.

Người lao động tự ý nghỉ việc có phải luôn là chấm dứt hợp đồng trái luật không?

Không.

Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng và quy định những trường hợp được nghỉ việc không cần báo trước.

Chỉ khi việc đơn phương chấm dứt không đáp ứng các quy định áp dụng thì mới có cơ sở xem xét trách nhiệm theo Điều 39 và Điều 40.

Chấm dứt hợp đồng lao động trái luật có bắt buộc phải nhận người lao động trở lại không?

Theo khoản 1 Điều 41, nhận người lao động trở lại làm việc là nghĩa vụ được đặt ra về nguyên tắc đối với người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Tuy nhiên, khoản 2 và khoản 3 Điều 41 có quy định cách giải quyết khi người lao động không muốn tiếp tục làm việc hoặc khi người sử dụng lao động không muốn nhận lại và người lao động đồng ý.

Vì vậy, cần xem xét mong muốn của các bên và điều kiện áp dụng từng trường hợp để xác định nghĩa vụ cụ thể.

Doanh nghiệp có thể khắc phục quyết định chấm dứt trái luật bằng một thỏa thuận sau đó không?

Các bên có thể thương lượng để giải quyết tranh chấp và thống nhất phương án xử lý quyền lợi.

Tuy nhiên, việc ký thỏa thuận sau khi tranh chấp phát sinh không đồng nghĩa với việc quyết định đơn phương chấm dứt trước đó mặc nhiên trở thành hợp pháp. Nội dung thỏa thuận phải được xem xét trên cơ sở sự tự nguyện và các quy định pháp luật liên quan.

7. Dịch vụ tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động của Công ty Luật TNHH Youth and Partners

Đối với doanh nghiệp, việc chấm dứt hợp đồng lao động không đơn thuần là thủ tục kết thúc quan hệ nhân sự. Một quyết định thiếu căn cứ hoặc không đáp ứng điều kiện luật định có thể kéo theo tranh chấp, chi phí bồi thường và ảnh hưởng đến hoạt động quản trị.

Vì vậy, việc rà soát tính hợp pháp trước khi ban hành quyết định có ý nghĩa quan trọng trong phòng ngừa rủi ro.

Công ty Luật TNHH Youth and Partners (Y&P) cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật lao động, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá căn cứ và xây dựng phương án chấm dứt hợp đồng phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Trong phạm vi dịch vụ được thỏa thuận, Y&P có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát căn cứ chấm dứt hợp đồng: Đánh giá hồ sơ, hợp đồng lao động, quy chế và tài liệu liên quan để xác định phương án phù hợp với quy định pháp luật.
• Kiểm tra rủi ro pháp lý: Xác định những vấn đề có thể dẫn đến việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, đặc biệt về căn cứ, điều kiện và thời hạn báo trước.
• Tư vấn và soạn thảo hồ sơ: Hỗ trợ xây dựng thông báo, quyết định, thỏa thuận chấm dứt và các tài liệu cần thiết.
• Tư vấn nghĩa vụ tài chính: Xem xét các khoản tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm và nghĩa vụ bồi thường có thể phát sinh.
• Hỗ trợ xử lý tranh chấp: Đánh giá yêu cầu của các bên, tư vấn phương án thương lượng và hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động theo quy định.

Thay vì chỉ xử lý hậu quả sau khi tranh chấp xảy ra, Y&P hướng đến hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện rủi ro từ giai đoạn chuẩn bị quyết định nhân sự.

Đối với những trường hợp có nhiều tình tiết phức tạp, việc tham vấn luật sư và rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi chấm dứt hợp đồng có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên và hạn chế những chi phí không cần thiết.

KẾT LUẬN

Chấm dứt hợp đồng lao động có thể bị coi là trái pháp luật khi một bên đơn phương chấm dứt không đúng căn cứ, điều kiện hoặc nghĩa vụ báo trước theo quy định. Đối với doanh nghiệp, hậu quả không chỉ dừng lại ở trách nhiệm bồi thường mà còn có thể bao gồm nghĩa vụ nhận người lao động trở lại làm việc và thanh toán các quyền lợi liên quan.

Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ pháp lý, chuẩn bị hồ sơ chứng minh và kiểm tra đầy đủ điều kiện trước khi thực hiện. Công ty Luật TNHH Youth & Partners đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, rà soát và xây dựng phương án chấm dứt hợp đồng lao động phù hợp với pháp luật hiện hành.

Xem thêm:

Dịch vụ luật sư tư vấn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nào đúng luật?

Dịch vụ luật sư tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động uy tín