Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nào đúng luật?

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là quyền pháp lý quan trọng của người sử dụng lao động (NSDLĐ), nhưng cũng là nhóm vấn đề phát sinh nhiều tranh chấp nhất trong quản trị nhân sự. Chỉ cần thiếu căn cứ, sai thời hạn báo trước hoặc rơi vào trường hợp bị cấm, quyết định chấm dứt có thể bị tuyên trái pháp luật và doanh nghiệp phải bồi thường nhiều khoản.

1. Các trường hợp doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Khác với người lao động, NSDLĐ không được chấm dứt tùy ý. Theo khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi có một trong bảy căn cứ dưới đây. Đây là danh sách đóng. Nếu không thuộc các căn cứ này, doanh nghiệp chỉ có thể thỏa thuận chấm dứt với người lao động (Điều 34) hoặc xử lý kỷ luật sa thải theo Điều 125 khi có hành vi vi phạm tương ứng.

(1) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do doanh nghiệp ban hành, có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), theo hướng dẫn của Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đây là căn cứ dễ bị phản bác nhất. Nếu không có quy chế hoặc không có kết quả đánh giá qua nhiều kỳ liên tiếp, nhận xét chủ quan của người quản lý khó được chấp nhận làm chứng cứ khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do này.

(2) Người lao động ốm đau, tai nạn đã điều trị thời gian dài nhưng khả năng lao động chưa hồi phục. Thời gian điều trị tối thiểu là 12 tháng liên tục (hợp đồng không xác định thời hạn), 06 tháng liên tục (hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 12 đến 36 tháng) hoặc quá nửa thời hạn hợp đồng (hợp đồng dưới 12 tháng). Khi sức khỏe bình phục, doanh nghiệp xem xét giao kết lại hợp đồng với người lao động.

(3) Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, mà doanh nghiệp đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc. Cần phân biệt với cắt giảm nhân sự do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế. Trường hợp này thực hiện theo Điều 42 và Điều 44 (phương án sử dụng lao động), không mặc nhiên áp dụng Điều 36.

(4) Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng. Theo Điều 31, người lao động phải có mặt trong 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

(5) Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác (khoản 4 Điều 169). Doanh nghiệp cần đối chiếu tuổi nghỉ hưu theo lộ trình tại Điều 169, vì độ tuổi này tăng dần theo từng năm và theo giới tính.

(6) Người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn các lý do chính đáng như thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Doanh nghiệp nên lưu bảng chấm công, thông báo yêu cầu quay lại làm việc và các lần liên hệ với người lao động.

(7) Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng theo khoản 2 Điều 16, làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng (ví dụ trình độ, kỹ năng nghề hoặc thông tin liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng). Doanh nghiệp cần chứng minh được thông tin sai lệch và mức độ ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.

Mỗi căn cứ có điều kiện áp dụng riêng. Việc người lao động vi phạm nội quy hay chưa đáp ứng kỳ vọng công việc không đương nhiên cho phép đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Thời hạn báo trước và trường hợp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Thời hạn báo trước

Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo các điểm a, b, c, đ và g khoản 1 Điều 36, NSDLĐ phải báo trước cho người lao động tối thiểu:

• 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
• 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 12 đến 36 tháng;
• 03 ngày làm việc đối với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng;
• Một số ngành, nghề, công việc đặc thù (như hàng không, thuyền viên) thực hiện theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Riêng căn cứ (4) và (6) ở trên, doanh nghiệp không phải báo trước (khoản 3 Điều 36). Dù vậy, doanh nghiệp nên thông báo bằng văn bản và lưu bằng chứng gửi, nhận để chứng minh thời điểm báo trước khi có tranh chấp.

Trường hợp bị cấm

Theo Điều 37, doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động thuộc một trong các trường hợp:

• Đang ốm đau, tai nạn, bệnh nghề nghiệp và điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền (trừ trường hợp ốm đau dài ngày nêu ở căn cứ (2));
• Đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý;
• Là lao động nữ mang thai, đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Một quyết định có căn cứ đúng nhưng ban hành vào thời điểm người lao động thuộc nhóm này vẫn bị coi là trái pháp luật. Vì vậy, việc kiểm tra tình trạng của người lao động ngay trước ngày ra thông báo là bước không thể bỏ qua.

3. Quy trình và sai sót thường gặp khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Y&P thường khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo năm bước sau:

1. Xác định căn cứ và loại hợp đồng. Đối chiếu đúng điểm áp dụng tại khoản 1 Điều 36 và xác định chính xác loại hợp đồng để tính thời hạn báo trước.
2. Rà soát hồ sơ chứng cứ. Gồm quy chế đánh giá, kết quả đánh giá, bảng chấm công, giấy tờ y tế, biên bản và các thông báo đã gửi.
3. Loại trừ trường hợp bị cấm theo Điều 37.
4. Ban hành thông báo hoặc quyết định bằng văn bản, nêu rõ căn cứ, ngày chấm dứt, đúng thời hạn báo trước.
5. Hoàn tất nghĩa vụ sau chấm dứt. Trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, hai bên thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi mỗi bên (có thể kéo dài tối đa 30 ngày trong một số trường hợp luật cho phép). Doanh nghiệp trả trợ cấp thôi việc theo Điều 46 cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng, trừ trường hợp luật loại trừ. Đồng thời chốt thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại giấy tờ đã giữ (Điều 48).

Những sai sót thường gặp:

• Viện dẫn căn cứ “không hoàn thành công việc” khi chưa có quy chế đánh giá hợp lệ hoặc chưa lưu kết quả đánh giá.
• Nhầm lẫn giữa chấm dứt theo Điều 36, sa thải theo Điều 125 và cắt giảm do lý do kinh tế (Điều 42, 44). Với cắt giảm do lý do kinh tế, người lao động mất việc được hưởng trợ cấp mất việc làm theo Điều 47: mỗi năm làm việc ít nhất 01 tháng tiền lương, tối thiểu 02 tháng tiền lương.
• Tính sai thời hạn báo trước do xác định nhầm loại hợp đồng. Ví dụ, hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn làm việc quá 30 ngày chưa ký mới thì trở thành hợp đồng không xác định thời hạn (khoản 2 Điều 20), kéo theo thời hạn báo trước 45 ngày.
• Ra thông báo khi người lao động đang thuộc trường hợp được bảo vệ tại Điều 37.
• Thiếu chứng cứ chứng minh việc đã báo trước hoặc đã yêu cầu người lao động quay lại làm việc.

Với nhiều doanh nghiệp, rủi ro không nằm ở quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà ở khâu chuẩn bị hồ sơ trước đó.

4. Hậu quả pháp lý khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật

Theo Điều 39, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật là việc chấm dứt không đúng quy định tại các Điều 35, 36 và 37. Khi đó, theo Điều 41, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các nghĩa vụ sau, tùy phương án giải quyết:

• Nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian người lao động không được làm việc, và trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng;
• Nếu người lao động không muốn quay lại, ngoài các khoản trên, doanh nghiệp trả thêm trợ cấp thôi việc theo Điều 46;
• Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại và người lao động đồng ý, ngoài các khoản trên và trợ cấp thôi việc, hai bên thỏa thuận khoản bồi thường thêm, tối thiểu 02 tháng tiền lương theo hợp đồng;
• Nếu vi phạm thời hạn báo trước, doanh nghiệp trả khoản tiền tương ứng tiền lương theo hợp đồng trong những ngày không báo trước.

Về thời hiệu, người lao động có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động cá nhân về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong thời hạn 01 năm kể từ ngày phát hiện hành vi mà mình cho rằng quyền, lợi ích bị xâm phạm (Điều 190). Ngoài chi phí bồi thường, tranh chấp kéo dài còn ảnh hưởng đến uy tín và môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Vì vậy, mỗi quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nên được rà soát trước khi ban hành, thay vì xử lý hậu quả khi tranh chấp đã phát sinh.

5. Dịch vụ tư vấn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của Youth & Partners

Công ty Luật TNHH Youth & Partners (Y&P) đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu đánh giá căn cứ pháp lý đến khi hoàn tất nghĩa vụ sau chấm dứt, giúp kiểm soát rủi ro trước khi tranh chấp phát sinh.

Mỗi vụ việc có hợp đồng, hồ sơ nhân sự và hoàn cảnh người lao động khác nhau, nên không có một phương án chung cho mọi trường hợp. Y&P cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm:

• Đánh giá căn cứ và rủi ro: xác định căn cứ áp dụng tại Điều 36, kiểm tra trường hợp bị cấm tại Điều 37, ước tính nghĩa vụ tài chính nếu bị xác định trái luật;
• Rà soát hồ sơ nhân sự: hợp đồng lao động, nội quy, quy chế đánh giá công việc, bằng chứng vi phạm hoặc bằng chứng khách quan;
• Tư vấn phương án phù hợp: đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thỏa thuận chấm dứt, sa thải hoặc phương án sử dụng lao động khi tái cơ cấu;
• Soạn thảo, rà soát văn bản: thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, biên bản làm việc, thỏa thuận chấm dứt và biên bản bàn giao;
• Tính toán quyền lợi: trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, tiền lương những ngày không báo trước và các khoản thanh toán cuối cùng;
• Đại diện, hỗ trợ giải quyết tranh chấp: thương lượng, hòa giải, tố tụng lao động theo phạm vi dịch vụ được thỏa thuận.

Tham khảo thêm:

05 lưu ý khi ký kết Hợp đồng lao động xác định thời hạn

Hợp đồng cho thuê lại lao động gồm những gì? Mẫu chuẩn 2026

Quy trình cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài chuyên nghiệp