Chính sách lương thưởng và phúc lợi cho doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có khoảng 60 nhân sự quyết định rà soát lại chính sách lương thưởng và phúc lợi sau khi một số nhân sự chủ chốt nghỉ việc. Khi kiểm tra hồ sơ, bộ phận nhân sự nhận thấy tiền lương của người lao động đang được thỏa thuận theo nhiều cách khác nhau; một số khoản phụ cấp chỉ được ghi nhận trong bảng lương, thưởng cuối năm do Ban lãnh đạo quyết định từng năm, còn các khoản như ăn trưa, đi lại và quà tặng được áp dụng theo thói quen mà chưa có tiêu chí thống nhất.

Vấn đề không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp đang chi trả bao nhiêu cho người lao động, mà còn ở chỗ từng khoản được xác định như thế nào, có được ghi nhận đúng trong hồ sơ lao động hay không và doanh nghiệp có quyền điều chỉnh trong phạm vi nào.

Từ góc độ tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Y&P nhận thấy việc xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi cần được thực hiện trên cơ sở phân loại rõ từng khoản thu nhập, xác định đúng nghĩa vụ pháp lý và thiết lập cơ chế áp dụng minh bạch. Nếu không, những chính sách vốn được xây dựng nhằm thu hút và giữ chân nhân sự có thể trở thành nguyên nhân phát sinh tranh chấp về tiền lương, tiền làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội hoặc quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động.

1. Chính sách lương thưởng và phúc lợi gồm những nội dung gì?

Trước khi xây dựng chính sách, doanh nghiệp cần phân biệt ba nhóm quyền lợi cơ bản: tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi. Đây không chỉ là cách phân loại để quản lý nhân sự mà còn có ý nghĩa pháp lý, bởi mỗi nhóm chịu sự điều chỉnh của những quy định khác nhau.

Theo khoản 1 Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Như vậy, tiền lương không chỉ bao gồm mức lương chính được ghi trong hợp đồng lao động. Các khoản phụ cấp và khoản bổ sung khác cũng có thể là bộ phận cấu thành tiền lương, tùy thuộc vào bản chất và cách thức thỏa thuận giữa các bên.

Trong khi đó, Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định về tiền thưởng. Đây là khoản tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Khác với tiền lương, pháp luật không mặc nhiên yêu cầu mọi doanh nghiệp phải có thưởng tháng 13 hoặc thưởng Tết.

Phúc lợi là nhóm quyền lợi doanh nghiệp cung cấp nhằm hỗ trợ đời sống và cải thiện điều kiện làm việc của người lao động. Nhóm này có thể bao gồm bữa ăn giữa ca, bảo hiểm sức khỏe bổ sung, hỗ trợ đi lại, du lịch, đào tạo hoặc các chế độ hỗ trợ khác. Tuy nhiên, cần phân biệt phúc lợi tự nguyện với những quyền lợi mà pháp luật đã quy định bắt buộc, chẳng hạn nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, tết và các chế độ bảo hiểm bắt buộc khi người lao động thuộc đối tượng tham gia.

2. Những giới hạn pháp luật doanh nghiệp phải tuân thủ khi xây dựng chính sách tiền lương

Doanh nghiệp có quyền chủ động xây dựng cơ chế trả lương phù hợp với tình hình kinh doanh và đặc thù từng vị trí. Tuy nhiên, quyền tự chủ này phải nằm trong giới hạn pháp luật lao động, đặc biệt là các quy định về mức lương tối thiểu, xây dựng thang lương và trả lương.

Thứ nhất, không được trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu.

Theo khoản 2 Điều 90 và Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, mức lương theo công việc hoặc chức danh của người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bình thường và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận, không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Mức lương tối thiểu được xác định theo vùng và do Chính phủ quy định trong từng thời kỳ. Hiện nay, mức lương tối thiểu tháng và giờ được thực hiện theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần xác định đúng địa bàn áp dụng để rà soát mức lương của người lao động, đặc biệt khi có thay đổi địa giới hành chính, địa điểm làm việc hoặc quy định về mức lương tối thiểu.

Lưu ý, mức lương tối thiểu là giới hạn pháp lý đối với mức lương theo công việc hoặc chức danh, không phải tổng thu nhập mà doanh nghiệp có thể cộng gộp mọi khoản phụ cấp, hỗ trợ để đạt mức tối thiểu.

Thứ hai, phải xây dựng và công bố thang lương, bảng lương theo quy định.

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh và trả lương cho người lao động.

Khi xây dựng các tài liệu này, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có; đồng thời công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan nhà nước như quy định trước đây.

Do đó, việc chỉ lưu bảng lương trong hồ sơ nội bộ mà không thực hiện nghĩa vụ công bố công khai có thể khiến doanh nghiệp chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu tại Điều 93.

Thứ ba, phải trả lương đầy đủ, đúng hạn và bảo đảm nguyên tắc trả lương.

Theo Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

Bên cạnh đó, Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc trả lương căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm và nội dung, số tiền bị khấu trừ nếu có.

Như vậy, chính sách tiền lương cần được thể hiện bằng cơ chế tính toán và chi trả có thể kiểm tra, đối chiếu, thay vì chỉ quy định mức thu nhập tổng quát mà không làm rõ cách xác định từng khoản.

3. Cách phân chia lương và phụ cấp ảnh hưởng đến tiền lương làm thêm giờ và bảo hiểm xã hội

Một vấn đề doanh nghiệp thường gặp là muốn tách thu nhập thành nhiều khoản như lương chính, phụ cấp trách nhiệm, hỗ trợ ăn trưa, đi lại hoặc điện thoại. Việc phân chia này có thể phục vụ mục đích quản trị nhân sự, nhưng không đồng nghĩa doanh nghiệp được tự do quyết định khoản nào không phải tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội hoặc tính tiền làm thêm giờ.

Đối với tiền lương làm thêm giờ, theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm, với mức ít nhất bằng:

• 150% vào ngày làm việc bình thường;
• 200% vào ngày nghỉ hằng tuần;
• 300% vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

Người lao động làm việc vào ban đêm còn được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường. Trường hợp vừa làm thêm giờ vừa làm việc vào ban đêm, người lao động được hưởng thêm các khoản theo quy định tại Điều 98.

Cách xác định tiền lương làm căn cứ tính tiền làm thêm giờ được hướng dẫn tại Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, tiền lương làm căn cứ tính được xác định trên cơ sở tiền lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định, với những khoản được tính và không được tính theo điều kiện cụ thể tại Điều này.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng mọi khoản được ghi là phụ cấp đều phải tính vào tiền làm thêm giờ, hoặc ngược lại, mọi khoản ghi là hỗ trợ đều được loại trừ. Cần đối chiếu bản chất khoản chi và điều kiện pháp luật quy định.

Đối với tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương theo quy định.

Ngược lại, những khoản không được xác định là tiền lương theo quy định, chẳng hạn tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 và một số khoản hỗ trợ, phúc lợi được ghi nhận riêng, có thể không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Việc xác định phải căn cứ vào bản chất, nội dung thỏa thuận và quy định áp dụng, không chỉ dựa vào tên gọi của khoản chi.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp trả một khoản cố định hằng tháng, có tính chất là phụ cấp lương hoặc khoản bổ sung khác theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, việc đổi tên khoản này thành “hỗ trợ” không đương nhiên làm thay đổi nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội.

4. Phúc lợi người lao động: đâu là nghĩa vụ bắt buộc, đâu là quyền chủ động của doanh nghiệp?

Không phải mọi khoản phúc lợi đều là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động. Khi xây dựng chính sách, doanh nghiệp cần tách biệt các quyền lợi bắt buộc theo luật với những chế độ hỗ trợ bổ sung do doanh nghiệp tự nguyện áp dụng.

Nhóm quyền lợi bắt buộc theo pháp luật

Đây là những quyền lợi người sử dụng lao động phải bảo đảm khi người lao động đáp ứng điều kiện hưởng theo quy định, bao gồm:

• Nghỉ lễ, tết: Theo Điều 112 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương trong các ngày lễ, tết theo quy định.
• Nghỉ hằng năm: Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo số ngày nghỉ tương ứng với điều kiện và tính chất công việc. Trường hợp làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ được tính tương ứng với thời gian làm việc.
• Tham gia bảo hiểm bắt buộc: Người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc tham gia và đóng các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động thuộc đối tượng tham gia theo quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
• Khám sức khỏe định kỳ: Theo khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần mỗi năm cho người lao động; đối với các nhóm lao động thuộc trường hợp luật định, việc khám sức khỏe phải được thực hiện ít nhất 06 tháng một lần.

Đây là những nghĩa vụ pháp lý nền tảng, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có ban hành chính sách phúc lợi riêng hay không.

Nhóm phúc lợi do doanh nghiệp tự quyết định

Ngoài các quyền lợi bắt buộc, doanh nghiệp có thể thiết kế thêm những chế độ phù hợp với ngân sách và chính sách nhân sự, chẳng hạn:

• Hỗ trợ tiền ăn giữa ca, đi lại, điện thoại hoặc nhà ở;
• Mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn bổ sung cho người lao động;
• Tổ chức du lịch, nghỉ dưỡng, hoạt động gắn kết nội bộ;
• Hỗ trợ chi phí đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn;
• Tặng quà vào dịp sinh nhật, lễ, tết hoặc các sự kiện cá nhân;
• Bổ sung ngày nghỉ có hưởng lương hoặc các khoản hỗ trợ gia đình, chăm sóc con nhỏ.

Đối với nhóm này, doanh nghiệp có quyền chủ động lựa chọn chế độ, đối tượng áp dụng, mức hỗ trợ và điều kiện hưởng. Tuy nhiên, khi đã ban hành chính sách hoặc cam kết quyền lợi cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện nhất quán theo nội dung đã công bố và thỏa thuận có liên quan.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân phát sinh đối với từng khoản chi. Không phải mọi khoản mang tên “phúc lợi” đều được miễn thuế; việc xác định thu nhập chịu thuế hay khoản được loại trừ phải căn cứ vào bản chất khoản chi và quy định thuế thu nhập cá nhân hiện hành.

Y&P khuyến nghị: Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục phúc lợi theo từng nhóm đối tượng, nêu rõ điều kiện và phạm vi áp dụng. Nếu có sự khác biệt về chế độ giữa các vị trí hoặc cấp bậc, cần xác định tiêu chí khách quan như tính chất công việc, thời gian làm việc hoặc chính sách nhân sự đã được phê duyệt, thay vì áp dụng theo quyết định tùy nghi.

5. Công bố và thay đổi chính sách lương thưởng, phúc lợi như thế nào để hạn chế tranh chấp?

Sau khi hoàn thiện chính sách, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức ban hành và công bố phù hợp với tính chất của từng nội dung. Không phải mọi khoản lương, thưởng và phúc lợi đều có thể được điều chỉnh bằng một văn bản nội bộ duy nhất.

Đối với thang lương, bảng lương, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ công bố công khai theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019. Đối với quy chế thưởng, doanh nghiệp phải công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có, theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019.

Đối với những khoản tiền lương, phụ cấp hoặc quyền lợi đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần lưu ý quy định về sửa đổi, bổ sung hợp đồng. Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, khi một bên có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động, bên đó phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Nếu hai bên thỏa thuận được thì tiến hành sửa đổi, bổ sung hợp đồng; nếu không thỏa thuận được thì tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết.

Do đó, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào quyết định nội bộ hoặc email thông báo để đơn phương cắt giảm khoản phụ cấp đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Việc điều chỉnh cần được thực hiện đúng trình tự và có sự thỏa thuận của người lao động.

Để hạn chế rủi ro, Y&P đề xuất doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

1. Rà soát hồ sơ hiện hành: Kiểm tra hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể, thang lương, bảng lương, quy chế thưởng và các chính sách phúc lợi đang áp dụng.
2. Phân loại từng khoản thu nhập: Xác định khoản nào là tiền lương, phụ cấp, khoản bổ sung, tiền thưởng hoặc phúc lợi; đồng thời đối chiếu nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và tiền làm thêm giờ.
3. Xây dựng tiêu chí áp dụng: Quy định rõ đối tượng, điều kiện hưởng, cách tính, thời điểm chi trả và trường hợp điều chỉnh hoặc chấm dứt quyền lợi.
4. Thực hiện thủ tục ban hành và công bố: Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi pháp luật yêu cầu, công bố công khai và lưu giữ hồ sơ chứng minh việc thực hiện.
5. Điều chỉnh thỏa thuận lao động khi cần thiết: Đối với nội dung đã ghi nhận trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung trên cơ sở thỏa thuận với người lao động.

Chính sách lương thưởng và phúc lợi không chỉ ảnh hưởng đến chi phí nhân sự mà còn gắn liền với nghĩa vụ pháp lý và quan hệ lao động trong doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách rõ ràng, thống nhất với hợp đồng lao động và thường xuyên rà soát việc áp dụng trên thực tế. Đây là cơ sở để hạn chế tranh chấp, kiểm soát rủi ro và bảo đảm quyền lợi của người lao động trong quá trình làm việc.

Xem thêm: Thỏa ước lao động tập thể và quy định doanh nghiệp cần biết