Thỏa ước lao động tập thể và quy định doanh nghiệp cần biết

Thỏa ước lao động tập thể là văn bản ghi nhận những thỏa thuận về điều kiện lao động mà các bên đạt được thông qua thương lượng tập thể, làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thống nhất quyền lợi, nghĩa vụ và cách thức phối hợp trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn thỏa ước lao động tập thể có bắt buộc hay không, ký kết theo trình tự nào và phải làm gì khi chưa có công đoàn cơ sở.

1. Thỏa ước lao động tập thể là gì?

Theo khoản 1 Điều 75 Bộ luật Lao động năm 2019, thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản. Pháp luật ghi nhận các loại thỏa ước gồm thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành và thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp tham gia.

Nội dung thỏa ước có thể liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, điều kiện làm việc, an toàn, vệ sinh lao động và chế độ phúc lợi. Theo khoản 2 Điều 75, nội dung thỏa ước không được trái pháp luật; Nhà nước khuyến khích các bên thỏa thuận điều kiện có lợi hơn cho người lao động. Khi được xây dựng phù hợp, thỏa ước lao động tập thể giúp doanh nghiệp thống nhất chính sách lao động, tăng tính minh bạch trong quản lý và hạn chế bất đồng về quyền lợi.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có thỏa ước lao động tập thể không?

Pháp luật lao động không quy định mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có thỏa ước lao động tập thể trong mọi trường hợp. Nói cách khác, Thỏa ước lao động tập thể là không bắt buộc. Thỏa ước hình thành trên cơ sở thương lượng tập thể và chỉ được ký kết khi đáp ứng điều kiện luật định. Cần phân biệt giữa việc doanh nghiệp chưa có thỏa ước và việc doanh nghiệp không thực hiện đúng nghĩa vụ thương lượng khi phát sinh căn cứ áp dụng.

Theo Điều 68 và Điều 70 Bộ luật Lao động năm 2019, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có quyền yêu cầu thương lượng tập thể khi đáp ứng điều kiện; khi nhận yêu cầu hợp lệ, người sử dụng lao động có trách nhiệm thương lượng theo trình tự pháp luật. Tuy nhiên, thương lượng không đồng nghĩa chắc chắn đạt được thỏa ước lao động tập thể. Doanh nghiệp nên chủ động xem xét xây dựng thỏa ước khi muốn thống nhất chính sách phúc lợi, thưởng và điều kiện làm việc; khi quan hệ lao động có nhiều vấn đề cần trao đổi tập thể; khi hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự cùng nội quy lao động, quy chế tiền lương; hoặc khi thuộc phạm vi áp dụng của thỏa ước ngành hay thỏa ước nhiều doanh nghiệp. Nếu đã có thỏa ước lao động tập thể còn hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ cam kết, không xem đây là tài liệu mang tính hình thức.

3. Trình tự thương lượng và ký kết thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp

Theo các Điều 68, 69, 70, 71, 76, 77, 78 và 79 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp có thể tham khảo trình tự cơ bản sau:

• Bước 1 – Xác định chủ thể thương lượng: phía doanh nghiệp là người sử dụng lao động hoặc người đại diện hợp pháp; phía người lao động là tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có quyền yêu cầu thương lượng tập thể theo Điều 68 (đạt tỷ lệ thành viên tối thiểu theo quy định của Chính phủ). Số lượng, thành phần đại diện thương lượng của mỗi bên được xác định theo Điều 69. Cần kiểm tra tư cách và thẩm quyền để tránh người không đủ thẩm quyền thương lượng hoặc ký kết, vì thỏa ước do người ký không đúng thẩm quyền bị vô hiệu toàn bộ (Điều 86).
• Bước 2 – Thương lượng tập thể: thực hiện theo Điều 70. Bên nhận được yêu cầu không được từ chối thương lượng; trong 07 ngày làm việc các bên thỏa thuận thời gian, địa điểm; thời gian bắt đầu không quá 30 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu và thời gian thương lượng không quá 90 ngày, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Các bên trao đổi về tiền lương, thưởng, thời giờ làm việc, phúc lợi… dựa trên phương án chuẩn bị theo tình hình hoạt động. Việc thương lượng phải được lập biên bản có chữ ký của đại diện các bên. Nếu thương lượng không thành theo Điều 71, các bên tiến hành thủ tục giải quyết tranh chấp lao động.
• Bước 3 – Hoàn thiện dự thảo, lấy ý kiến người lao động: theo khoản 1 Điều 76, dự thảo thỏa ước phải được lấy ý kiến của toàn bộ người lao động; thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp chỉ được ký kết khi có trên 50% người lao động của doanh nghiệp biểu quyết tán thành. Việc lấy ý kiến do tổ chức đại diện người lao động quyết định về thời gian, địa điểm và cách thức; doanh nghiệp không được gây khó khăn, cản trở hoặc can thiệp (khoản 3 Điều 76), nhưng nên đề nghị nhận và lưu giữ kết quả biểu quyết làm hồ sơ chứng minh.
• Bước 4 – Ký kết: thỏa ước được ký bởi đại diện hợp pháp của các bên, thể hiện rõ nội dung, phạm vi áp dụng, thời hạn và ngày hiệu lực. Theo Điều 78, thời hạn từ 01 năm đến 03 năm; nếu không thỏa thuận ngày hiệu lực thì thỏa ước có hiệu lực từ ngày ký.
• Bước 5 – Gửi thỏa ước và tổ chức thực hiện: theo Điều 77, trong 10 ngày kể từ ngày ký, người sử dụng lao động gửi một bản đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Người sử dụng lao động phải công bố thỏa ước lao động tập thể cho người lao động (khoản 6 Điều 76), phân công bộ phận triển khai và rà soát hợp đồng lao động, chính sách nội bộ để sửa đổi cho phù hợp với thỏa ước (Điều 79).

Việc lưu giữ đầy đủ biên bản thương lượng, dự thảo, kết quả lấy ý kiến, văn bản đã ký và tài liệu gửi cơ quan có thẩm quyền giúp doanh nghiệp thuận lợi khi cần kiểm tra, giải trình hoặc xử lý vấn đề phát sinh, đặc biệt vì thỏa ước không tuân thủ đúng quy trình thương lượng, ký kết sẽ bị vô hiệu toàn bộ (Điều 86).

4. Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở thì làm thế nào?

Theo Điều 3 và Điều 68 Bộ luật Lao động năm 2019, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở gồm công đoàn cơ sở và tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp, được thành lập trên cơ sở tự nguyện theo quy định pháp luật. Vì vậy, chưa có công đoàn cơ sở không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể tiến hành thương lượng tập thể trong mọi trường hợp. Cần phân biệt hai tình huống:

Đã có tổ chức đại diện người lao động hợp pháp (không phải công đoàn cơ sở): tổ chức này có thể thực hiện quyền đại diện thương lượng theo quy định. Doanh nghiệp cần xác minh tư cách pháp lý, quyền thương lượng và người đại diện, đồng thời không được bỏ qua các điều kiện bắt buộc về thương lượng, lấy ý kiến và ký kết.

Chưa có bất kỳ tổ chức đại diện nào: người sử dụng lao động không thể tự chỉ định một nhóm nhân viên đại diện cho tập thể người lao động. Doanh nghiệp nên rà soát tình trạng tổ chức đại diện, tìm hiểu quy định về thành lập (do người lao động tự nguyện thực hiện), tiếp tục thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo pháp luật lao động và hợp đồng lao động, đồng thời tham vấn luật sư khi có nhu cầu xây dựng thỏa ước.

Điểm cần nhấn mạnh: doanh nghiệp không nên tự tổ chức lấy ý kiến rồi ký văn bản mang tên thỏa ước lao động tập thể khi chưa đáp ứng điều kiện về chủ thể, thương lượng và trình tự. Việc ký sai thẩm quyền hoặc không đúng quy trình có thể dẫn đến rủi ro về hiệu lực của thỏa ước lao động tập thể.

5. Dịch vụ tư vấn Thỏa ước lao động tập thể của Youth & Partners

Xây dựng thỏa ước lao động tập thể đòi hỏi doanh nghiệp kết hợp giữa tuân thủ pháp luật và năng lực tổ chức, quản lý nhân sự thực tế. Các vấn đề như xác định chủ thể thương lượng, xây dựng nội dung, lấy ý kiến người lao động hay xử lý tình huống chưa có công đoàn cơ sở đều cần được xem xét cẩn trọng. Công ty Luật TNHH Youth & Partners cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật lao động, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến thỏa ước lao động tập thể theo nhu cầu thực tế.

• Rà soát hồ sơ lao động: đánh giá nội quy lao động, quy chế nhân sự, hồ sơ lao động và các chế độ lương, thưởng, phúc lợi có liên quan.

• Tư vấn thương lượng và soạn thảo: tư vấn điều kiện, chủ thể và trình tự thương lượng tập thể; hỗ trợ xây dựng, rà soát dự thảo thỏa ước.

• Hỗ trợ ký kết: hướng dẫn thủ tục lấy ý kiến, ký kết và gửi thỏa ước theo quy định.

• Xử lý tình huống chưa có công đoàn cơ sở: đánh giá phương án khi doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở hoặc chưa có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

• Tư vấn thực hiện và sửa đổi thỏa ước: hạn chế mâu thuẫn giữa thỏa ước với quy định pháp luật và chính sách nội bộ khi thực hiện, sửa đổi, bổ sung.

  

Việc sử dụng dịch vụ luật sư lao động giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro trước khi ký kết, đồng thời tránh tình trạng văn bản xây dựng theo mẫu nhưng không phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Để quá trình tư vấn hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin về tổ chức đại diện người lao động, quy mô nhân sự, nội quy lao động, các quy chế hiện hành và dự thảo thỏa ước (nếu có).

Liên hệ Công ty Luật TNHH Youth & Partners để được tư vấn xây dựng, rà soát thỏa ước lao động tập thể phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

6. Kết luận

Thỏa ước lao động tập thể giúp doanh nghiệp và người lao động thống nhất điều kiện làm việc, quyền lợi và trách nhiệm thông qua thương lượng. Để văn bản được ký kết và thực hiện đúng pháp luật, doanh nghiệp cần chú trọng chủ thể đại diện, quy trình thương lượng, việc lấy ý kiến, thủ tục ký kết và nghĩa vụ sau ký kết. Đặc biệt, khi chưa có công đoàn cơ sở, doanh nghiệp cần kiểm tra xem đã có tổ chức đại diện người lao động nào khác được thành lập hợp pháp hay chưa, thay vì tự chỉ định người đại diện. Công ty Luật TNHH Youth & Partners có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, xây dựng thỏa ước mới hoặc làm rõ quy trình áp dụng trên cơ sở nhu cầu và tài liệu cụ thể.

Tham khảo thêm: 

Thỏa ước lao động tập thể – Tư vấn pháp lý từ A đến Z

Phạm vi tư vấn dịch vụ pháp chế thuê ngoài cho doanh nghiệp

Ban hành nội quy lao động có bắt buộc tổ chức đối thoại?