Dịch vụ luật sư xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty

Xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty là công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách nhân sự, chi phí tiền lương và quan hệ lao động trong doanh nghiệp. Một quy chế được xây dựng thiếu rõ ràng có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau về tiền lương, thưởng, phụ cấp, KPI hoặc điều kiện hưởng chế độ, từ đó phát sinh khiếu nại, tranh chấp với người lao động.

Thay vì sử dụng mẫu quy chế có sẵn hoặc sao chép chính sách của doanh nghiệp khác, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế phù hợp với cơ cấu tổ chức, đặc thù công việc, khả năng tài chính và chính sách quản trị nhân sự của mình.

Y&P Law Firm cung cấp dịch vụ Luật sư xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chính sách hiện có, xây dựng cơ chế tiền lương – thưởng, thiết lập nguyên tắc KPI và hoàn thiện hồ sơ theo định hướng phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

1. Quy chế lương thưởng của công ty là gì?

Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ quy định các nguyên tắc và cơ chế doanh nghiệp áp dụng để xác định, chi trả và quản lý tiền lương, phụ cấp, khoản bổ sung, tiền thưởng và các chế độ thu nhập khác cho người lao động.

Tùy vào mô hình hoạt động, quy chế có thể quy định về:

• Cơ cấu tiền lương và cách xác định mức lương;
• Mức lương theo chức danh, vị trí hoặc nhóm công việc;
• Phụ cấp và các khoản bổ sung khác;
• Thời gian, phương thức và kỳ hạn trả lương;
• Tiêu chí, phương pháp đánh giá hiệu quả công việc;
• Cơ chế KPI và điều kiện hưởng thưởng;
• Các khoản thưởng theo kết quả công việc, doanh thu hoặc kết quả kinh doanh;
• Nguyên tắc điều chỉnh tiền lương, thưởng;
• Việc khấu trừ tiền lương trong các trường hợp pháp luật cho phép.

Nội dung quy chế cần được thiết kế dựa trên thực tế tổ chức và chính sách nhân sự của từng doanh nghiệp. Vì vậy, một mẫu quy chế phù hợp với doanh nghiệp này chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp khác.

2. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy chế lương thưởng?

Một cơ chế lương thưởng rõ ràng không chỉ phục vụ việc tính và trả lương mà còn là cơ sở để doanh nghiệp quản lý nhân sự và kiểm soát chi phí.

2.1. Minh bạch chính sách thu nhập

Quy chế giúp người lao động hiểu được mức lương, phụ cấp, điều kiện hưởng thưởng và cách xác định thu nhập. Khi tiêu chí được quy định rõ, doanh nghiệp có cơ sở giải thích và áp dụng thống nhất giữa các vị trí.

2.2. Làm căn cứ cho bộ phận nhân sự, kế toán

Quy chế có thể được sử dụng làm cơ sở nội bộ để thực hiện việc tính lương, thưởng, quản lý chi phí nhân sự và giải đáp các vấn đề liên quan đến thu nhập của người lao động.

2.3. Hỗ trợ quản trị hiệu quả công việc

Việc gắn một phần thu nhập với kết quả công việc, KPI hoặc kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế đánh giá và khuyến khích phù hợp với từng nhóm vị trí.

2.4. Hạn chế rủi ro tranh chấp

Các nội dung về lương, thưởng, điều kiện hưởng và phương pháp tính nếu không được quy định rõ có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau giữa doanh nghiệp và người lao động. Quy chế được xây dựng chặt chẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở áp dụng chính sách thống nhất và xử lý các vấn đề phát sinh.

3. Quy chế lương thưởng cần có những nội dung gì?

Tùy quy mô và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể xây dựng quy chế với phạm vi khác nhau. Thông thường, xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty cần xem xét các nhóm nội dung sau:

3.1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Xác định quy chế áp dụng cho toàn bộ người lao động hay từng nhóm đối tượng, chức danh, bộ phận; đồng thời xác định trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc thực hiện.

3.2. Cơ cấu tiền lương

Quy định cách xác định tiền lương theo chức danh, vị trí hoặc cấp bậc; nguyên tắc xếp lương, điều chỉnh lương và kỳ hạn trả lương.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm chức danh, có thể xây dựng khung hoặc ngạch lương để tạo sự thống nhất trong quản lý.

3.3. Phụ cấp và các khoản bổ sung

Làm rõ từng loại phụ cấp, khoản bổ sung hoặc chế độ thu nhập khác mà doanh nghiệp áp dụng, điều kiện hưởng và cách xác định mức hưởng.

Nội dung này cần được thiết kế thống nhất với các thỏa thuận và tài liệu lao động mà doanh nghiệp đang sử dụng.

3.4. Cơ chế KPI và đánh giá hiệu quả công việc

Nếu doanh nghiệp áp dụng KPI, quy chế nên xác định rõ:

• Chỉ tiêu đánh giá của từng nhóm vị trí;
• Cách xác định mức độ hoàn thành;
• Người hoặc bộ phận có thẩm quyền đánh giá;
• Kỳ đánh giá;
• Cách kết quả đánh giá ảnh hưởng đến tiền lương hoặc tiền thưởng.

KPI cần có tiêu chí rõ ràng, có khả năng đo lường và phù hợp với phạm vi công việc của người được đánh giá.

3.5. Cơ chế tiền thưởng

Quy định các loại thưởng mà doanh nghiệp áp dụng, chẳng hạn thưởng theo hiệu quả công việc, doanh số, kết quả kinh doanh, thành tích hoặc các chương trình thưởng khác.

Đối với từng khoản thưởng, cần xác định rõ điều kiện, tiêu chí, cách tính, thời điểm xét và thẩm quyền quyết định nhằm hạn chế tranh chấp về việc có được hưởng thưởng hay không.

3.6. Điều chỉnh và cập nhật quy chế

Quy chế cần có cơ chế xử lý khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, mô hình kinh doanh hoặc khi quy định pháp luật có liên quan thay đổi.

Việc quản lý phiên bản và lưu lại lịch sử điều chỉnh cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định chính sách được áp dụng tại từng thời điểm.

4. Những vấn đề pháp lý cần lưu ý khi xây dựng quy chế lương thưởng

Bên cạnh yêu cầu phù hợp với mô hình quản trị, xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty cần được rà soát về pháp lý, đặc biệt đối với tiền lương, tiền thưởng, thang bảng lương và trình tự ban hành.

4.1. Bảo đảm mức lương không thấp hơn mức lương tối thiểu

Khi xây dựng cơ chế tiền lương, doanh nghiệp phải bảo đảm mức lương áp dụng cho người lao động không thấp hơn mức lương tối thiểu do pháp luật quy định đối với địa bàn và đối tượng áp dụng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm chức danh hoặc địa điểm làm việc khác nhau, cần rà soát mức lương tối thiểu tương ứng trước khi xây dựng hoặc điều chỉnh cơ cấu tiền lương.

4.2. Xây dựng và công bố thang lương, bảng lương, định mức lao động

Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động và thỏa thuận mức lương theo quy định pháp luật.

Thang lương, bảng lương và định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vì vậy, khi xây dựng quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần đồng thời rà soát sự thống nhất giữa quy chế với hệ thống thang lương, bảng lương và định mức lao động đang áp dụng.

4.3. Phân biệt tiền lương, phụ cấp và tiền thưởng

Không nên gộp tất cả các khoản thu nhập vào một khái niệm chung mà không xác định rõ bản chất và điều kiện hưởng.

Việc phân loại chính xác giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách minh bạch hơn, đồng thời thuận tiện khi đối chiếu với hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và các nghĩa vụ liên quan.

4.4. KPI và cơ chế thưởng phải có tiêu chí rõ ràng

Nếu doanh nghiệp áp dụng KPI, cần xác định tương đối rõ chỉ tiêu, phương pháp đánh giá, thời điểm đánh giá, người hoặc bộ phận có thẩm quyền đánh giá và cách kết quả đánh giá ảnh hưởng đến tiền thưởng hoặc thu nhập.

Các tiêu chí quá chung chung, khó đo lường hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào đánh giá chủ quan có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau khi áp dụng.

4.5. Lấy ý kiến và công bố quy chế thưởng

Đối với quy chế thưởng, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự theo pháp luật lao động. Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) về quy chế thưởng.

Sau khi ban hành, quy chế thưởng phải được công bố công khai tại nơi làm việc để người lao động biết và thực hiện.

Đây là nội dung cần được doanh nghiệp lưu ý khi triển khai chính sách thưởng trên thực tế, thay vì chỉ tập trung vào việc soạn thảo nội dung văn bản.

4.6. Khấu trừ tiền lương phải đúng quy định

Doanh nghiệp không được tùy ý phạt hoặc khấu trừ tiền lương của người lao động.

Việc khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện trong các trường hợp pháp luật cho phép và phải bảo đảm giới hạn mức khấu trừ theo quy định. Do đó, các điều khoản về bồi thường, trách nhiệm vật chất hoặc khấu trừ tiền lương cần được rà soát riêng trước khi đưa vào quy chế.

4.7. Thống nhất với hồ sơ lao động

Quy chế lương thưởng cần được đối chiếu với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, thang bảng lương và các chính sách nhân sự khác đang được doanh nghiệp áp dụng.

Nếu các văn bản có nội dung mâu thuẫn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi áp dụng hoặc giải quyết khiếu nại của người lao động.

4.8. Quy chế lương thưởng có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp không phải đăng ký quy chế lương thưởng với cơ quan nhà nước chỉ vì ban hành quy chế này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm việc xây dựng, ban hành và công bố quy chế phù hợp với quy định pháp luật có liên quan.

Điều này cần được phân biệt với nội quy lao động, là một loại văn bản có quy định riêng về việc đăng ký trong những trường hợp pháp luật yêu cầu

5. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng quy chế lương thưởng

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp một số vấn đề khi tự xây dựng quy chế:

Sử dụng nguyên mẫu của doanh nghiệp khác: Cơ cấu lương và KPI của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Việc sao chép nguyên mẫu dễ tạo ra các điều khoản không phù hợp với thực tế.

Xây dựng quá nhiều KPI: Quá nhiều chỉ tiêu khiến người lao động khó xác định ưu tiên công việc và doanh nghiệp cũng khó kiểm soát việc đánh giá.

Tiêu chí không rõ ràng: Những cụm từ như “hoàn thành tốt”, “có đóng góp tích cực” nếu không có tiêu chí cụ thể có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau.

Thay đổi chính sách đột ngột: Khi điều chỉnh cơ chế lương thưởng nhưng không rà soát sự thống nhất với các thỏa thuận và chính sách đang áp dụng, doanh nghiệp có thể phát sinh phản ứng hoặc tranh chấp.

Không lưu hồ sơ và lịch sử thay đổi: Khi có tranh chấp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định chính sách nào đã được áp dụng tại thời điểm phát sinh sự việc.

6. Dịch vụ Luật sư xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty tại Y&P Law Firm

Y&P Law Firm cung cấp dịch vụ xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty theo hướng kết hợp giữa yêu cầu quản trị nhân sự và kiểm soát rủi ro pháp lý.

Tùy nhu cầu, Luật sư có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tiếp nhận thông tin về cơ cấu tổ chức, ngành nghề và chính sách nhân sự hiện tại;
• Rà soát quy chế lương thưởng hoặc chính sách tiền lương đang áp dụng;
• Rà soát thang lương, bảng lương, định mức lao động và các hồ sơ liên quan;
• Rà soát hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan đến tiền lương, thưởng;
• Tư vấn cơ chế lương, phụ cấp, KPI và thưởng phù hợp với từng nhóm lao động;
• Xây dựng hoặc chỉnh sửa dự thảo quy chế;
• Rà soát trình tự tham khảo ý kiến và công bố quy chế thưởng;
• Kiểm tra tính thống nhất giữa quy chế với các văn bản lao động khác;
• Hoàn thiện quy chế theo ý kiến của doanh nghiệp;
• Tư vấn cách triển khai, công bố và cập nhật quy chế trong quá trình áp dụng.

Quy trình thực hiện tại Y&P Law Firm

Bước 1 – Tiếp nhận và xác định nhu cầu: Thu thập thông tin về doanh nghiệp, cơ cấu nhân sự, chính sách thu nhập và những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Bước 2 – Rà soát chính sách hiện tại: Kiểm tra quy chế, thang lương, bảng lương, định mức lao động, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan nếu doanh nghiệp đã có.

Bước 3 – Phân tích và xây dựng phương án: Xác định cơ cấu tiền lương, phụ cấp, KPI, thưởng và các nội dung cần thiết dựa trên mô hình hoạt động thực tế.

Bước 4 – Soạn thảo quy chế: Luật sư xây dựng dự thảo với các nội dung phù hợp với phương án đã thống nhất và quy định pháp luật có liên quan.

Bước 5 – Rà soát pháp lý và hoàn thiện: Kiểm tra các điều khoản có nguy cơ phát sinh tranh chấp, mức lương, cơ chế thưởng, khấu trừ và sự thống nhất với hồ sơ lao động của doanh nghiệp.

Bước 6 – Hỗ trợ hoàn thiện thủ tục ban hành: Tư vấn việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), công bố quy chế thưởng tại nơi làm việc và các công việc cần thiết để đưa quy chế vào áp dụng.

Bước 7 – Bàn giao và hỗ trợ triển khai: Hoàn thiện hồ sơ, bàn giao cho doanh nghiệp và giải đáp các vấn đề phát sinh trong quá trình áp dụng theo phạm vi dịch vụ.

7. Doanh nghiệp nhận được gì khi sử dụng dịch vụ?

Tùy phạm vi công việc, doanh nghiệp có thể được bàn giao:

• Quy chế lương thưởng hoàn chỉnh;
• Cơ cấu hoặc khung tiền lương theo phương án được thống nhất;
• Cơ chế KPI, đánh giá hiệu quả công việc;
• Cơ chế và điều kiện hưởng thưởng;
• Các biểu mẫu hoặc phụ lục liên quan nếu cần thiết;
• Ý kiến rà soát pháp lý đối với các nội dung có rủi ro;
• Hướng dẫn áp dụng và cập nhật quy chế.

Điểm quan trọng của dịch vụ không chỉ là tạo ra một văn bản có đầy đủ điều khoản, mà là bảo đảm quy chế có thể áp dụng được trong thực tế, phù hợp với cơ chế quản trị và hạn chế các điểm có thể dẫn đến tranh chấp.

8. Một số câu hỏi thường gặp

8.1. Doanh nghiệp có được tự xây dựng quy chế lương thưởng không?

Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng và ban hành chính sách tiền lương, thưởng phù hợp với hoạt động của mình. Tuy nhiên, nội dung cần được rà soát để bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật và thống nhất với các hồ sơ lao động đang áp dụng.

8.2. Có nên sử dụng mẫu quy chế lương thưởng trên Internet?

Mẫu có sẵn có thể được sử dụng để tham khảo cấu trúc. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên sao chép nguyên mẫu vì cơ cấu chức danh, phương thức trả lương, KPI và chính sách thưởng của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau.

8.3. Khi nào doanh nghiệp nên rà soát lại quy chế?

Doanh nghiệp nên rà soát khi có thay đổi về pháp luật, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, phương thức kinh doanh hoặc cơ chế thu nhập. Việc rà soát định kỳ cũng giúp phát hiện sớm những nội dung không còn phù hợp.

8.4. Luật sư có thể chỉnh sửa quy chế lương thưởng doanh nghiệp đang sử dụng không?

Có. Trong trường hợp doanh nghiệp đã có quy chế, Y&P Law Firm có thể rà soát nội dung hiện tại, xác định các điểm cần điều chỉnh và đề xuất phương án sửa đổi thay vì xây dựng lại toàn bộ từ đầu.

9. Liên hệ Y&P Law Firm để được tư vấn

Xây dựng quy chế lương thưởng cho công ty cần đồng thời đáp ứng yêu cầu quản trị nhân sự, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Một quy chế phù hợp không nhất thiết phải dài, nhưng cần rõ ràng, có khả năng đo lường, phù hợp với thực tế và thống nhất với hệ thống hồ sơ lao động của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị xây dựng quy chế mới, muốn rà soát quy chế hiện tại hoặc cần thiết kế lại cơ chế lương – thưởng, Y&P Law Firm có thể hỗ trợ từ khâu phân tích chính sách đến soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ.

Xem thêm:

Quy định về Tiền lương và phúc lợi cho người lao động

Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả lương tháng 13 không?

Quy chế lương thưởng: 03 tiêu chí phân biệt “lương hiệu suất” và “thưởng hiệu suất”