Cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu phải làm thủ tục gì?

Cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu là một trong những trường hợp người sử dụng lao động có thể phải chấm dứt hợp đồng lao động do nhu cầu tổ chức lại hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào quyết định tái cơ cấu để cho người lao động nghỉ việc mà cần xác định đúng căn cứ, thực hiện các thủ tục theo quy định và giải quyết đầy đủ quyền lợi liên quan.

Vậy cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu phải làm thủ tục gì, cần chuẩn bị những hồ sơ nào và phải thông báo trước bao lâu? Bài viết dưới đây hướng dẫn trình tự thực hiện theo Bộ luật Lao động hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý về cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu

Các quy định trọng tâm cần lưu ý gồm:

• Điều 42 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
• Điều 44 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về phương án sử dụng lao động.
• Điều 47 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về trợ cấp mất việc làm.
• Điều 48 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Theo khoản 1 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, thay đổi cơ cấu, công nghệ có thể thuộc một trong các trường hợp như thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động; hoặc thay đổi sản phẩm, cơ cấu sản phẩm.

Khi việc thay đổi cơ cấu, công nghệ ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, doanh nghiệp phải thực hiện các nghĩa vụ tương ứng theo Điều 42 và Điều 44, trong đó có việc xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo quy định.

Lưu ý: Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh nhân sự đều đương nhiên là cho thôi việc do thay đổi cơ cấu. Doanh nghiệp cần chứng minh được căn cứ thực tế và xem xét đúng bản chất của việc chấm dứt hợp đồng lao động, tránh sử dụng lý do tái cơ cấu để thay thế cho các căn cứ chấm dứt khác.

2. Quy trình cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu

Bước 1: Xác định căn cứ thay đổi cơ cấu và người lao động bị ảnh hưởng

Trước khi quyết định cho người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung thay đổi cơ cấu, phạm vi ảnh hưởng và lý do không thể tiếp tục bố trí công việc cho người lao động theo phương án tổ chức mới.

Hồ sơ nội bộ nên thể hiện được:

• Quyết định hoặc kế hoạch tái cơ cấu, tổ chức lại hoạt động.
• Sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ hoặc vị trí việc làm trước và sau khi tái cơ cấu.
• Danh sách vị trí bị ảnh hưởng và người lao động dự kiến bị ảnh hưởng.
• Kết quả xem xét khả năng bố trí công việc khác hoặc đào tạo lại để tiếp tục sử dụng người lao động.

Đây là những tài liệu giúp doanh nghiệp chứng minh căn cứ thực tế của việc cho thôi việc. Tùy tình huống, doanh nghiệp cần bổ sung các hồ sơ phù hợp; không có một danh mục tài liệu duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp.

Nếu việc thay đổi cơ cấu ảnh hưởng đến nhiều người lao động, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện nghĩa vụ xây dựng phương án sử dụng lao động theo quy định. Pháp luật không quy định một ngưỡng số lượng cụ thể để xác định thế nào là “nhiều người lao động”; doanh nghiệp cần đánh giá theo hoàn cảnh thực tế, phạm vi ảnh hưởng và bản chất của thay đổi.

Bước 2: Xây dựng phương án sử dụng lao động khi thuộc trường hợp luật định

Theo khoản 3 Điều 42 và Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, khi việc thay đổi cơ cấu, công nghệ ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo quy định.

Phương án cần thể hiện những nội dung chủ yếu như:

• Số lượng, danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng; người lao động được đào tạo lại để tiếp tục làm việc.
• Số lượng, danh sách người lao động chuyển sang làm việc không trọn thời gian hoặc nghỉ hưu.
• Số lượng, danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.
• Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.

Khi có chỗ làm việc mới, người sử dụng lao động có trách nhiệm ưu tiên đào tạo lại người lao động để tiếp tục sử dụng. Chỉ khi không thể giải quyết được việc làm mà phải cho người lao động thôi việc, doanh nghiệp mới thực hiện việc chấm dứt hợp đồng theo trình tự luật định.

Do đó, phương án sử dụng lao động không nên chỉ liệt kê những người bị cho nghỉ việc mà cần thể hiện việc xem xét bố trí, đào tạo lại và các giải pháp sử dụng lao động có liên quan.

Bước 3: Trao đổi với tổ chức đại diện người lao động và công khai phương án

Theo khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng phương án sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần xác định đúng tổ chức có liên quan tại nơi làm việc và lưu lại hồ sơ thể hiện quá trình trao đổi.

Hồ sơ nên bao gồm dự thảo phương án, tài liệu gửi lấy ý kiến, biên bản hoặc tài liệu ghi nhận nội dung trao đổi và phương án được thông qua.

Sau khi phương án sử dụng lao động được thông qua, doanh nghiệp phải công khai phương án cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua, theo quy định tại Điều 44 Bộ luật Lao động 2019.

Cần phân biệt hai nghĩa vụ: Công khai phương án sử dụng lao động trong thời hạn 15 ngày không thay thế nghĩa vụ thông báo trước 30 ngày theo khoản 6 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019. Đây là các nghĩa vụ riêng, cần được thực hiện đầy đủ nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Bước 4: Thông báo trước 30 ngày cho cơ quan có thẩm quyền và người lao động

Theo khoản 6 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019, việc cho người lao động thôi việc theo Điều này chỉ được tiến hành sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo quy định và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định ngày dự kiến cho thôi việc để tính ngược thời hạn thông báo, bảo đảm đủ ít nhất 30 ngày theo quy định.
• Chuẩn bị nội dung thông báo rõ ràng, thống nhất với căn cứ thay đổi cơ cấu và phương án sử dụng lao động.
• Thông báo cho người lao động có liên quan và lưu tài liệu chứng minh việc gửi, nhận.
• Kiểm tra cơ quan, đầu mối tiếp nhận và phương thức gửi thông báo đang được áp dụng tại địa phương để thực hiện đúng thủ tục.

Việc công khai phương án sử dụng lao động hoặc trao đổi với tổ chức đại diện người lao động không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành nghĩa vụ thông báo 30 ngày. Doanh nghiệp cần theo dõi và chứng minh riêng việc thực hiện từng nghĩa vụ.

Bước 5: Thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động và hoàn thiện hồ sơ

Sau khi đáp ứng các điều kiện và thủ tục liên quan, doanh nghiệp thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động thuộc diện bị ảnh hưởng.

Hồ sơ nên được tập hợp đầy đủ, gồm:

• Tài liệu chứng minh việc thay đổi cơ cấu và ảnh hưởng đến việc làm.
• Phương án sử dụng lao động và hồ sơ trao đổi ý kiến, công khai phương án nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
• Thông báo gửi cơ quan có thẩm quyền và người lao động, kèm tài liệu chứng minh việc gửi, nhận.
• Danh sách người lao động bị ảnh hưởng và tài liệu xác định quyền lợi của từng người.
• Văn bản hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động và hồ sơ thanh toán liên quan.

Nội dung văn bản chấm dứt cần thống nhất với căn cứ pháp lý, lý do, thời điểm chấm dứt và quyền lợi được giải quyết. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý quy định về thông báo chấm dứt hợp đồng tại Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 và các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không chỉ phục vụ công tác quản trị nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh quá trình thực hiện thủ tục khi phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

Bước 6: Thanh toán đầy đủ quyền lợi cho người lao động

Khi chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu, doanh nghiệp cần thực hiện việc thanh toán và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan theo quy định.

Thứ nhất, thanh toán các khoản tiền liên quan.

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài thời hạn nhưng không quá 30 ngày, trong đó có trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.

Các khoản cần rà soát tùy trường hợp bao gồm tiền lương còn phải trả, tiền lương cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết và các khoản khác mà người lao động được hưởng theo hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể và quy định pháp luật.

Thứ hai, trả trợ cấp mất việc làm nếu đủ điều kiện.

Theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và thuộc trường hợp được hưởng trợ cấp theo quy định.

Mức trợ cấp được tính theo nguyên tắc: mỗi năm làm việc được trả một tháng tiền lương, nhưng ít nhất bằng hai tháng tiền lương. Thời gian làm việc để tính trợ cấp được xác định theo quy định pháp luật, sau khi trừ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm tương ứng.

Tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động mất việc làm.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thời gian làm việc, thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp và các khoản trợ cấp đã chi trả của từng người để xác định đúng số tiền phải thanh toán.

Thứ ba, hoàn tất thủ tục bảo hiểm và trả lại giấy tờ.

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động, nếu có.

Doanh nghiệp nên có bảng đối chiếu quyền lợi và chứng từ thanh toán của từng người để hạn chế sai sót khi hoàn tất hồ sơ nghỉ việc.

3. Những rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý

Khi thực hiện thủ tục cho thôi việc do tái cơ cấu, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề sau:

• Căn cứ thay đổi cơ cấu không rõ ràng: Không có tài liệu thể hiện sự thay đổi thực tế hoặc không chứng minh được mối liên hệ giữa việc tái cơ cấu và vị trí việc làm bị ảnh hưởng.
• Không xem xét phương án sử dụng lao động: Bỏ qua nghĩa vụ xây dựng phương án, xem xét đào tạo lại hoặc bố trí công việc khác trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Thiếu hồ sơ trao đổi, công khai và thông báo: Không lưu được tài liệu chứng minh việc thực hiện từng thủ tục, hoặc nhầm lẫn thời hạn công khai phương án 15 ngày với nghĩa vụ thông báo trước 30 ngày.
• Tính sai quyền lợi khi nghỉ việc: Xác định không đúng thời gian làm việc, tiền lương làm căn cứ hoặc các khoản trợ cấp phải trả.
• Áp dụng sai căn cứ chấm dứt hợp đồng: Dùng lý do tái cơ cấu trong khi bản chất sự việc thuộc trường hợp pháp lý khác.

Nếu việc chấm dứt hợp đồng bị xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, nghĩa vụ của người sử dụng lao động có thể được xem xét theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, không nên mặc định mọi sai sót trong thủ tục theo Điều 42 đều tự động dẫn đến toàn bộ hậu quả tại Điều 41. Hậu quả pháp lý cần được đánh giá theo từng trường hợp cụ thể, bao gồm việc sai căn cứ chấm dứt hay vi phạm về trao đổi, thông báo và các thủ tục liên quan.

Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi thực hiện việc cho thôi việc, thay vì chỉ kiểm tra riêng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

4. Dịch vụ tư vấn pháp luật lao động của Y&P Law Firm

Y&P Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và thực hiện thủ tục cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, tập trung vào các công việc:

• Đánh giá căn cứ pháp lý và tài liệu chứng minh việc thay đổi cơ cấu.
• Rà soát phương án sử dụng lao động, hồ sơ trao đổi ý kiến và thông báo theo quy định.
• Kiểm tra hồ sơ chấm dứt hợp đồng, trợ cấp mất việc làm và các khoản phải thanh toán.
• Tư vấn phương án xử lý rủi ro, khiếu nại và tranh chấp lao động có thể phát sinh.

Phạm vi công việc được xác định theo hồ sơ và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ quá trình thực hiện đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro.

5. Kết luận

Cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu cần có căn cứ thực tế, thực hiện đúng các thủ tục bắt buộc và bảo đảm đầy đủ quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ lập phương án sử dụng lao động khi thuộc trường hợp luật định, việc công khai phương án, thông báo trước 30 ngày và thanh toán trợ cấp mất việc làm nếu đủ điều kiện. Hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, nhất quán ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi giải trình hoặc giải quyết tranh chấp phát sinh.

Xem thêm:

Thay đổi cơ cấu tổ chức và những lưu ý khi cắt giảm lao động

Quy định về các trường hợp chấm dứt Hợp đồng lao động

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước