Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo BLLĐ 2019

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là văn bản bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng với nhân viên làm việc kém hiệu quả. Từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, điều kiện “thường xuyên không hoàn thành công việc” không còn được Chính phủ định nghĩa sẵn. Tiêu chí này do chính doanh nghiệp tự quy định trong quy chế của mình.

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp chỉ có bảng KPI hay phiếu đánh giá năm, mà không có một quy chế đúng nghĩa. Khi cần chấm dứt hợp đồng, họ mới phát hiện không có căn cứ pháp lý để dựa vào. Bài viết giải thích căn cứ pháp lý, nội dung cần có, quy trình 5 bước ban hành quy chế và cách áp dụng quy chế để chấm dứt hợp đồng mà không phát sinh tranh chấp.

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là gì?

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là văn bản nội bộ do người sử dụng lao động ban hành. Văn bản này quy định tiêu chí, cách thức và chu kỳ đánh giá kết quả làm việc của người lao động, đồng thời xác định thế nào là “thường xuyên không hoàn thành công việc”.

Căn cứ pháp lý

Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng khi:

Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Từ quy định này có thể rút ra ba điểm:

Doanh nghiệp tự xác định “thường xuyên”. Bộ luật Lao động 2012 và Nghị định 05/2015/NĐ-CP trước đây từng định nghĩa sẵn khái niệm này. Hiện nay, khái niệm đó không còn, nên quy chế phải tự định lượng.
Quy chế là điều kiện để áp dụng căn cứ chấm dứt hợp đồng. Không có quy chế, hoặc quy chế không có tiêu chí rõ ràng, thì doanh nghiệp không thể viện dẫn điểm a khoản 1 Điều 36.
Nếu có công đoàn cơ sở, phải tham khảo ý kiến trước khi ban hành. Luật yêu cầu tham khảo, không bắt buộc công đoàn phải đồng ý. Tuy vậy, doanh nghiệp phải lưu được bằng chứng đã tham khảo.

Phân biệt quy chế với nội quy lao động và bảng KPI

Văn bản	Mục đích	Đăng ký với cơ quan nhà nước
Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc	Căn cứ xác định người lao động không hoàn thành công việc; có thể dùng cho lương, thưởng	Không bắt buộc
Nội quy lao động	Quy định hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý	Bắt buộc với nơi có từ 10 lao động
Bảng KPI, mô tả công việc	Chỉ tiêu cụ thể cho từng vị trí	Không; thường là phụ lục của quy chế

Không hoàn thành công việc không phải là căn cứ sa thải. Đây là căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng, nên doanh nghiệp phải báo trước và trả trợ cấp thôi việc nếu người lao động đủ điều kiện.

Nội dung cần có trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Pháp luật không ban hành mẫu bắt buộc. Dựa trên kinh nghiệm xây dựng và rà soát quy chế cho doanh nghiệp sản xuất, khung dưới đây gồm những nội dung tối thiểu để quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc có thể dùng làm căn cứ khi có tranh chấp.

Chương I. Quy định chung: phạm vi, đối tượng áp dụng; mục đích đánh giá; nguyên tắc khách quan, công khai.

Chương II. Tiêu chí đánh giá

Tiêu chí định lượng: sản lượng, tỷ lệ lỗi, doanh số, tiến độ. Ghi theo từng nhóm vị trí hoặc dẫn chiếu bảng mô tả công việc, bảng KPI kèm theo.
Tiêu chí định tính: chất lượng công việc, tuân thủ quy trình, phối hợp. Nên có thang điểm và mô tả cho từng mức để hạn chế chấm cảm tính.
Tỷ trọng giữa các tiêu chí, ví dụ 70% định lượng và 30% định tính.

Chương III. Xếp loại và định nghĩa “thường xuyên không hoàn thành”

Mức xếp loại	Điểm tổng hợp (ví dụ)
Hoàn thành xuất sắc	Từ 110% trở lên
Hoàn thành tốt	Từ 100% đến dưới 110%
Hoàn thành	Từ 85% đến dưới 100%
Không hoàn thành	Dưới 85%

Ví dụ định nghĩa: “Người lao động bị coi là thường xuyên không hoàn thành công việc khi bị xếp loại Không hoàn thành từ 03 kỳ đánh giá tháng trở lên trong 06 tháng liên tiếp, sau khi đã tham gia kế hoạch cải thiện hiệu suất mà không đạt.” Các con số trên chỉ để minh họa; doanh nghiệp cần điều chỉnh theo đặc thù của mình.

Chương IV. Quy trình đánh giá: chu kỳ (tháng, quý, năm); người đánh giá và người phê duyệt; người lao động tự đánh giá và ký xác nhận kết quả; thời hạn lưu hồ sơ.

Chương V. Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP): điều kiện áp dụng, thời gian (ví dụ 30–60 ngày), mục tiêu cụ thể, hỗ trợ đào tạo, người kèm cặp.

Chương VI. Khiếu nại và sử dụng kết quả: thời hạn và cách thức khiếu nại kết quả; việc dùng kết quả cho lương, thưởng, đào tạo, bố trí lại công việc và chấm dứt hợp đồng theo Điều 36.

Chương VII. Điều khoản thi hành: ngày hiệu lực, cách công bố, sửa đổi quy chế.

Quy trình 5 bước ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Chuẩn hóa bảng mô tả công việc. Không thể đánh giá “không hoàn thành công việc theo hợp đồng” nếu công việc chưa được mô tả rõ. Rà soát để hợp đồng lao động, bảng mô tả công việc và chỉ tiêu thực tế thống nhất với nhau.
Soạn dự thảo quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Phòng nhân sự phối hợp với trưởng các bộ phận để xây dựng tiêu chí sát thực tế. Chỉ tiêu quá cao so với mặt bằng chung có thể bị xem là không hợp lý khi tranh chấp.
Tham khảo ý kiến công đoàn cơ sở (nếu có). Gửi dự thảo bằng văn bản, đề nghị góp ý trong một thời hạn cụ thể. Lưu văn bản góp ý hoặc biên bản họp. Doanh nghiệp chưa có công đoàn vẫn nên lấy ý kiến người lao động thông qua hội nghị người lao động hoặc đối thoại tại nơi làm việc.
Ký ban hành. Người có thẩm quyền ký quyết định ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, ghi rõ ngày hiệu lực.
Công bố và xác nhận đã nhận. Gửi quy chế cho từng người lao động qua email hoặc hệ thống nội bộ, niêm yết tại nơi làm việc. Nên có chữ ký xác nhận đã đọc và hiểu quy chế. Khi tranh chấp, doanh nghiệp phải chứng minh được người lao động biết các tiêu chí từ trước.

Lưu ý về mức phạt: ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại nơi có tổ chức này có thể bị phạt theo khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức phạt là 5–10 triệu đồng với cá nhân và 10–20 triệu đồng với doanh nghiệp (Luật Việt An). Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã sửa đổi một số điều của Nghị định 12/2022, nên cần đối chiếu mức phạt cập nhật.

Áp dụng quy chế để đơn phương chấm dứt hợp đồng

Có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc mới chỉ là điều kiện cần. Khi áp dụng để chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp còn phải đáp ứng các bước sau.

Đánh giá đúng chu kỳ và đúng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Mỗi kỳ đánh giá phải có phiếu chấm điểm, số liệu làm căn cứ và chữ ký của người lao động. Nếu người lao động từ chối ký, lập biên bản có người làm chứng.
Thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất nếu quy chế có quy định. Đây là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đã tạo cơ hội cho người lao động cải thiện.
Kiểm tra các trường hợp không được đơn phương chấm dứt (Điều 37). Không được chấm dứt khi người lao động đang điều trị ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (trừ trường hợp luật cho phép). Cũng không được chấm dứt khi họ đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ được đồng ý. Lao động nữ mang thai, đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi cũng thuộc diện được bảo vệ. Với thành viên ban lãnh đạo công đoàn cơ sở, phải thỏa thuận với công đoàn trước (Điều 177).
Thông báo bằng văn bản đúng thời hạn báo trước theo khoản 2 Điều 36, nêu rõ căn cứ điểm a khoản 1 Điều 36 và kết quả đánh giá các kỳ.
Thanh toán trong 14 ngày làm việc (Điều 48), kể cả trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện.

Loại hợp đồng	Thời hạn báo trước tối thiểu
Không xác định thời hạn	45 ngày
Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	03 ngày làm việc

Trợ cấp thôi việc (Điều 46): người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên được trả nửa tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc. Thời gian tính trợ cấp trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp trước đó.

5 lưu ý khi xây dựng và áp dụng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

1. Tiêu chí phải đo được và gắn với công việc trong hợp đồng

Các tiêu chí như “thiếu nhiệt tình” hay “chưa chủ động” rất khó chứng minh trước Tòa án. Nếu người lao động đã được chuyển sang vị trí khác mà chưa ký phụ lục hợp đồng, việc đánh giá họ theo tiêu chí của vị trí mới dễ bị xem là không đúng “công việc theo hợp đồng lao động”.

2. Không áp dụng hồi tố

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc chỉ nên áp dụng cho các kỳ đánh giá bắt đầu sau ngày có hiệu lực. Ban hành quy chế hôm nay rồi dùng kết quả của 6 tháng trước để chấm dứt hợp đồng là rủi ro rất lớn.

3. Áp dụng nhất quán với mọi người

Cùng một kết quả mà người này bị chấm dứt hợp đồng, người khác không, thì rất dễ bị khiếu nại là phân biệt đối xử (Điều 8). Doanh nghiệp nên có hội đồng hoặc cấp phê duyệt thứ hai cho mọi kết quả xếp loại “Không hoàn thành”.

4. Không dùng kết quả đánh giá để phạt tiền

Không hoàn thành công việc có thể ảnh hưởng đến thưởng hiệu suất nếu quy chế thưởng có quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được trừ vào tiền lương theo hợp đồng hay phạt tiền (Điều 127). Cũng không dùng kết quả này để kỷ luật sa thải, vì đây không phải căn cứ sa thải theo Điều 125.

5. Cập nhật quy chế và lưu hồ sơ đủ lâu

Khi thay đổi sản phẩm, quy trình hay cơ cấu tổ chức, tiêu chí cũ có thể không còn phù hợp. Việc sửa đổi quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc cũng cần tham khảo ý kiến công đoàn như lần ban hành đầu. Hồ sơ đánh giá nên lưu ít nhất hết thời hiệu khởi kiện tranh chấp lao động cá nhân, là 01 năm (Điều 190). Bộ Nội vụ cũng đang tổng kết việc thi hành Nghị định 145/2020/NĐ-CP trong năm 2026 (Cổng thông tin điện tử Chính phủ), nên doanh nghiệp cần theo dõi các thay đổi hướng dẫn sắp tới.

Câu hỏi thường gặp về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Quy chế có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Không. Khác với nội quy lao động, quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc không phải đăng ký. Doanh nghiệp chỉ cần tham khảo ý kiến công đoàn (nếu có) và công bố cho người lao động.

Doanh nghiệp dưới 10 lao động có cần quy chế không?

Có. Doanh nghiệp vẫn cần quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc nếu muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng vì lý do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Điểm a khoản 1 Điều 36 không miễn trừ doanh nghiệp theo quy mô.

Không đạt KPI một tháng có bị chấm dứt hợp đồng không?

Phụ thuộc vào định nghĩa “thường xuyên” trong quy chế. Một lần không đạt thường chưa đủ để coi là “thường xuyên” (Thư viện Pháp luật). Quy chế nên yêu cầu nhiều kỳ không đạt trong một khoảng thời gian xác định.

Có thể đưa quy chế vào nội quy lao động không?

Có thể. Tuy nhiên, mỗi lần điều chỉnh tiêu chí, doanh nghiệp sẽ phải đăng ký lại nội quy. Vì vậy, phần lớn doanh nghiệp ban hành quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc thành văn bản riêng để linh hoạt hơn.

Kết luận

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc vừa là công cụ quản trị hiệu suất, vừa là căn cứ pháp lý duy nhất để chấm dứt hợp đồng với người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc. Một quy chế tốt cần có tiêu chí đo được, định nghĩa rõ “thường xuyên”, đã tham khảo công đoàn và được áp dụng nhất quán.

Nếu doanh nghiệp chưa có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, hoặc quy chế hiện tại chỉ là bảng KPI, hãy liên hệ đội ngũ luật sư lao động. Chúng tôi hỗ trợ xây dựng, rà soát và hướng dẫn áp dụng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp.

Xem thêm tại:

Chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu có đúng luật?

Nghỉ việc có phải hoàn trả chi phí đào tạo cho công ty không?

Thoả thuận không cạnh tranh và những điều doanh nghiệp cần biết