Nghỉ việc có phải hoàn trả chi phí đào tạo cho công ty không?

Hoàn trả chi phí đào tạo là vấn đề thường phát sinh khi người lao động được doanh nghiệp tài trợ học tập, nâng cao trình độ chuyên môn hoặc tham gia khóa đào tạo nghề nhưng nghỉ việc trước thời hạn cam kết. Nhiều người cho rằng chỉ cần báo trước đúng luật là có thể nghỉ mà không phải hoàn trả chi phí đào tạo. Ngược lại, một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động thanh toán toàn bộ chi phí (hoàn trả chi phí đào tạo) hoặc một khoản tiền lớn ngay khi nhận đơn xin nghỉ việc.

Trên thực tế, nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo không được xác định chỉ dựa vào việc người lao động có nghỉ trước thời hạn hay không. Cần xem xét hợp đồng đào tạo, nội dung cam kết, khoản chi thực tế và căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động.

Theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng đào tạo nghề phải có nội dung về chi phí đào tạo, thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo. Riêng trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, khoản 3 Điều 40 Bộ luật này quy định nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo theo Điều 62.

1. Nghỉ việc có phải hoàn trả chi phí đào tạo không?

Câu trả lời là có thể phải hoàn trả chi phí đào tạo, nhưng không phải cứ nghỉ việc là tự động phát sinh nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo. Cần phân biệt hai tình huống.

Trường hợp thứ nhất: Người lao động nghỉ việc và vi phạm cam kết trong hợp đồng đào tạo.

Khoản 1 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng đào tạo nghề khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hoặc đào tạo lại trong nước hay nước ngoài bằng kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho doanh nghiệp.

Nếu hợp đồng đào tạo có quy định thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo khi không thực hiện đủ cam kết, việc người lao động nghỉ trước thời hạn có thể làm phát sinh nghĩa vụ theo thỏa thuận hợp pháp đó.

Trường hợp thứ hai: Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Theo khoản 3 Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động theo Điều 62 khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Ngoài nghĩa vụ này, khoản 2 Điều 40 còn quy định người lao động phải bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước, nếu thuộc trường hợp luật định.

Như vậy, cần xác định đúng căn cứ nghỉ việc và nghĩa vụ theo hợp đồng đào tạo. Người lao động nghỉ việc đúng quy định không vì thế mà đương nhiên được miễn mọi nghĩa vụ đã cam kết; ngược lại, doanh nghiệp cũng không thể mặc nhiên yêu cầu hoàn trả chỉ vì người lao động nộp đơn xin nghỉ.

2. Điều kiện để doanh nghiệp yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo

Trước khi yêu cầu người lao động thanh toán, doanh nghiệp cần rà soát ba vấn đề quan trọng.

Thứ nhất, hai bên đã ký hợp đồng đào tạo phù hợp chưa?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng đào tạo nghề phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và có các nội dung chủ yếu về:

- Nghề đào tạo; địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo.

- Thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo.

- Chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo.

- Trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động.

Trong thực tế, doanh nghiệp đôi khi chỉ đưa điều khoản đào tạo vào nội quy hoặc yêu cầu người lao động ký một bản cam kết chung mà không xác định rõ chi phí, thời hạn làm việc và cách hoàn trả chi phí đào tạo. Khi xảy ra tranh chấp, những tài liệu này cần được xem xét cùng toàn bộ hồ sơ để đánh giá căn cứ yêu cầu thanh toán.

Thứ hai, khoản tiền được yêu cầu có phải chi phí đào tạo hợp lệ không?

Khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 quy định chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ như tiền trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu thực hành và các khoản hỗ trợ người học; đồng thời bao gồm tiền lương và các khoản đóng bảo hiểm theo quy định cho người học trong thời gian đào tạo. Nếu người lao động được cử đi đào tạo ở nước ngoài, chi phí còn có thể bao gồm chi phí đi lại và sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chứng minh khoản tiền đã chi và căn cứ xác định từng khoản thuộc chi phí đào tạo. Những chi phí quản lý, tuyển dụng hoặc vận hành thông thường không đương nhiên được tính vào nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo nếu không có căn cứ phù hợp.

Thứ ba, hợp đồng quy định nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo như thế nào?

Doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp phát sinh nghĩa vụ, thời hạn cam kết, phương pháp tính và thời điểm thanh toán. Nếu hợp đồng quy định hoàn trả toàn bộ chi phí khi người lao động nghỉ trước hạn, vẫn cần đối chiếu điều khoản đó với chứng từ và quy định pháp luật.

Bộ luật Lao động 2019 không đặt ra một công thức chung áp dụng cho mọi trường hợp người lao động chưa làm đủ thời gian cam kết. Vì vậy, không nên mặc nhiên cho rằng mọi yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp đều đúng, cũng không nên cho rằng người lao động luôn chỉ phải trả theo tỷ lệ thời gian còn thiếu.

3. Nghỉ việc đúng luật có được miễn hoàn trả chi phí đào tạo không?

Đây là điểm người lao động thường nhầm lẫn. Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải tuân thủ thời hạn báo trước tương ứng với loại hợp đồng, trừ những trường hợp được quyền nghỉ không cần báo trước theo khoản 2 Điều này.

Tuy nhiên, quyền chấm dứt hợp đồng lao động và nghĩa vụ theo hợp đồng đào tạo là hai vấn đề cần xem xét riêng.

Ví dụ, công ty cử nhân viên tham gia một khóa đào tạo chuyên môn với kinh phí 80 triệu đồng. Hai bên ký hợp đồng đào tạo, trong đó người lao động cam kết tiếp tục làm việc 24 tháng sau khi hoàn thành khóa học và quy định trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo nếu nghỉ trước thời hạn.

Sau 10 tháng, người lao động nộp đơn xin nghỉ việc và báo trước đúng thời hạn theo Điều 35. Việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể hợp pháp, nhưng điều đó chưa đủ để kết luận người lao động không phải hoàn trả chi phí đào tạo. Doanh nghiệp và người lao động vẫn cần đối chiếu hợp đồng đào tạo, điều kiện phát sinh nghĩa vụ và khoản chi hợp lệ.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không có căn cứ thỏa thuận rõ ràng, không chứng minh được khoản chi hoặc chỉ viện dẫn quy định nội bộ chung chung, yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo cần được xem xét thận trọng. Người lao động có thể đề nghị doanh nghiệp cung cấp hợp đồng, chứng từ và bảng tính số tiền.

Nếu người lao động nghỉ việc do doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ, cần đánh giá cụ thể nguyên nhân chấm dứt hợp đồng, điều khoản đào tạo và các cam kết liên quan. Không thể chỉ dựa vào việc nghỉ trước hạn để tự động kết luận người lao động phải hoàn trả toàn bộ khoản tiền.

4. Doanh nghiệp có được yêu cầu hoàn trả toàn bộ chi phí hay tính theo thời gian còn thiếu?

Pháp luật không quy định một tỷ lệ duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp người lao động chưa làm đủ thời hạn cam kết. Cách tính cần được đối chiếu với hợp đồng đào tạo và chứng từ chi phí.

Chẳng hạn, hai bên thỏa thuận thời hạn cam kết làm việc là 24 tháng sau đào tạo và quy định khoản tiền phải hoàn trả giảm tương ứng với thời gian người lao động đã làm việc. Khi nhân viên đã làm được 18 tháng, doanh nghiệp cần áp dụng đúng công thức đã thỏa thuận nếu điều khoản đó hợp pháp, thay vì tự đặt thêm mức phạt sau khi người lao động xin nghỉ.

Nếu hợp đồng yêu cầu hoàn trả toàn bộ chi phí khi vi phạm cam kết, doanh nghiệp vẫn cần chứng minh khoản tiền đó thuộc phạm vi chi phí đào tạo theo Điều 62 và xem xét tính hợp pháp của điều khoản cụ thể. Một khoản tiền được ghi trong cam kết không đương nhiên có giá trị chỉ vì người lao động đã ký văn bản.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên xây dựng điều khoản đào tạo rõ ràng ngay từ đầu, gồm danh mục chi phí, thời gian cam kết, điều kiện hoàn trả chi phí đào tạo và cách xác định số tiền phải thanh toán. Quy định cụ thể giúp cả hai bên có cơ sở đối chiếu nếu quan hệ lao động kết thúc trước thời hạn.

5. Người lao động cần làm gì khi bị yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo?

Khi nhận yêu cầu thanh toán, người lao động nên rà soát hồ sơ theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và cam kết đã ký. Đọc lại hợp đồng đào tạo, phụ lục hợp đồng lao động và tài liệu liên quan để xác định thời hạn cam kết, điều kiện hoàn trả chi phí đào tạo và cách tính số tiền.

Bước 2: Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bảng kê chi phí. Đối chiếu khoản tiền yêu cầu thanh toán với chứng từ hợp lệ và nhóm chi phí quy định tại khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019.

Bước 3: Xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động. Kiểm tra việc nghỉ việc có đáp ứng Điều 35 hay không, đồng thời phân biệt nghĩa vụ theo hợp đồng đào tạo với nghĩa vụ phát sinh khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật theo Điều 40.

Bước 4: Trao đổi và phản hồi bằng văn bản. Nếu có khoản tiền chưa rõ căn cứ, người lao động nên đề nghị doanh nghiệp giải trình cách tính và nêu rõ phần chưa đồng ý. Trường hợp không thống nhất, các bên có thể cân nhắc cơ chế giải quyết tranh chấp lao động phù hợp.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng nghĩa vụ hoàn trả không cho phép tự ý giữ giấy tờ của người lao động để gây sức ép thanh toán. Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động theo quy định.

6. Câu hỏi thường gặp về hoàn trả chi phí đào tạo

1. Không ký hợp đồng đào tạo thì có phải hoàn trả chi phí đào tạo không?

Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu ký hợp đồng đào tạo trong trường hợp luật quy định. Nếu không có hợp đồng hoặc thỏa thuận rõ ràng, căn cứ yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo cần được đánh giá dựa trên toàn bộ hồ sơ và chứng cứ; không thể chỉ dựa vào yêu cầu đơn phương của doanh nghiệp để kết luận người lao động phải trả tiền.

2. Đã báo trước đúng thời hạn thì có phải hoàn trả không?

Có thể vẫn phải hoàn trả chi phí đào tạo nếu người lao động đã có cam kết hợp pháp trong hợp đồng đào tạo và việc nghỉ việc làm phát sinh nghĩa vụ theo thỏa thuận. Báo trước đúng hạn liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, không tự động xóa bỏ mọi nghĩa vụ theo hợp đồng đào tạo.

3. Doanh nghiệp có được yêu cầu hoàn trả số tiền cao hơn chi phí thực tế không?

Người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp nêu rõ căn cứ pháp lý, điều khoản hợp đồng và chứng từ cho từng khoản. Không nên mặc nhiên chấp nhận mức tiền không có căn cứ; tính hợp pháp của khoản yêu cầu cần được đánh giá theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

4. Nghỉ việc trái pháp luật có phải hoàn trả chi phí đào tạo không?

Có. Khoản 3 Điều 40 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật phải hoàn trả chi phí đào tạo theo Điều 62. Ngoài ra, người lao động còn phải thực hiện các nghĩa vụ khác theo khoản 2 Điều 40 nếu thuộc trường hợp luật định.

7. Kết luận

Nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo không thể xác định chỉ bằng câu hỏi người lao động có nghỉ việc hay không. Cần kiểm tra hợp đồng đào tạo, thời hạn cam kết, điều khoản hoàn trả, chứng từ chi phí và căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động.

Đối với doanh nghiệp, lập hợp đồng đào tạo rõ ràng và lưu đầy đủ chứng từ là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi phát sinh tranh chấp. Đối với người lao động, đọc kỹ cam kết trước khi ký và yêu cầu giải trình cách tính tiền khi nghỉ việc là cách hạn chế những tranh chấp tài chính không cần thiết.

Tham khảo:

05 lưu ý khi ký kết Hợp đồng lao động xác định thời hạn

Hợp đồng cho thuê lại lao động gồm những gì? Mẫu chuẩn 2026

Dịch Vụ Xử Lý Tranh Chấp Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động