Hợp đồng lao động điện tử: Quy định pháp luật mới 2026

Hợp đồng lao động điện tử là một trong những nội dung mới quan trọng trong quá trình số hóa quan hệ lao động. Để tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho việc áp dụng hình thức giao kết này, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về Hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, quy định cụ thể về giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử.

I. Định nghĩa hợp đồng lao động điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Quy định này cho thấy, về phương diện pháp lý, việc thừa nhận hợp đồng lao động điện tử không đồng nghĩa với việc hình thành một loại hợp đồng lao động mới tách biệt khỏi hệ thống pháp luật lao động hiện hành, mà là sự mở rộng hình thức giao kết hợp đồng lao động trên nền tảng công nghệ số.

Dù được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và được ký kết thông qua phương tiện điện tử, hợp đồng lao động điện tử vẫn chịu sự điều chỉnh đầy đủ của Bộ luật Lao động đối với nội dung, điều kiện giao kết, hiệu lực và hệ quả pháp lý. Do đó, trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được giao kết đúng chủ thể, đúng thẩm quyền, bảo đảm nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và tuân thủ các điều kiện về xác thực, chữ ký điện tử, tính toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, thì hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động được lập bằng văn bản giấy.

Khi đó, kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động được xác lập hợp pháp, làm phát sinh đầy đủ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của các bên. Các thỏa thuận về công việc, tiền lương, thời giờ làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ luật Lao động 2019.

II. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể các điều kiện và phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử, nhằm bảo đảm rằng việc giao kết trên môi trường điện tử vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về xác thực ý chí, an toàn pháp lý và khả năng quản lý của Nhà nước. Theo đó, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử không được thực hiện một cách tùy nghi, mà phải thông qua những điều kiện cụ thể để đảm bảo Hợp đồng lao động điện tử phát sinh hiệu lực.

1. Điều kiện đối với hệ thống eContract dùng để giao kết hợp đồng lao động điện tử

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua eContract có đủ năng lực kỹ thuật và pháp lý, bảo đảm toàn bộ quy trình từ ký kết, chứng thực đến lưu trữ và kết nối dữ liệu. Cụ thể, eContract phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Có sử dụng phần mềm ký số và chức năng kiểm tra chữ ký số, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử, qua đó bảo đảm việc xác lập ý chí của các bên được thực hiện hợp pháp và có thể kiểm chứng.
• Có biện pháp bảo mật nhằm bảo đảm an toàn thông tin của người lao động, người sử dụng lao động và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; đồng thời phải có phương án kỹ thuật để duy trì hoạt động chứng thực hợp đồng và khắc phục sự cố khi xảy ra rủi ro kỹ thuật.
• Có phương án lưu trữ dữ liệu điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử trong suốt thời gian lưu trữ, đồng thời bảo đảm khả năng tra cứu, truy xuất hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên hệ thống.
• Có chức năng định danh và xác thực danh tính đúng chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử đối với cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận rõ ràng việc tổ chức, cá nhân đã được định danh thực sự đồng ý với toàn bộ nội dung của hợp đồng lao động trước khi ký kết.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, nhằm bảo đảm hợp đồng được chứng thực hợp lệ trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID).
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử cho các chủ thể tham gia, đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động, thông qua giao thức và định dạng dữ liệu do Bộ Nội vụ quy định.
• Có chức năng tổng hợp, thống kê và lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất nhằm phục vụ công tác quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
• Có khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Bảo đảm đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.

2. Điều kiện đối với người lao động và người sử dụng lao động khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Bên cạnh yêu cầu đối với hệ thống eContract, khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP còn đặt ra các điều kiện cụ thể đối với các chủ thể trực tiếp tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử.

Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân, phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ để phục vụ việc định danh và xác thực điện tử, bao gồm thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Trường hợp là người nước ngoài, phải có thêm thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực theo quy định.

Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã hoặc hộ gia đình, phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách pháp nhân hoặc tư cách chủ thể sử dụng lao động, như quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật.

Ngoài ra, cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian, theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, để bảo đảm thời điểm ký kết hợp đồng được xác định rõ ràng và có giá trị pháp lý.

3. Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp eContract đóng vai trò trung gian kỹ thuật và pháp lý trong quá trình giao kết hợp đồng lao động điện tử, do đó phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Theo đó, nhà cung cấp eContract phải có hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 6. Đồng thời, phải có giải pháp công nghệ cho phép thu thập, kiểm tra và đối chiếu thông tin nhận diện tổ chức, cá nhân, bao gồm cả dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật, nhằm bảo đảm việc định danh và xác thực danh tính được thực hiện chính xác, đúng chủ thể theo quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, nhà cung cấp eContract phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.

III. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

IV. Chuyển đổi, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

Một trong những nội dung quan trọng của Nghị định 337/2025/NĐ-CP là việc thiết lập cơ chế pháp lý thống nhất cho toàn bộ “vòng đời” của hợp đồng lao động điện tử, từ thời điểm giao kết, trong quá trình thực hiện cho đến khi sửa đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Điều 8 và Điều 9 của Nghị định đã cụ thể hóa nguyên tắc này, bảo đảm sự liên thông pháp lý giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, đồng thời duy trì tính toàn vẹn và khả năng truy xuất của dữ liệu hợp đồng.

1. Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, pháp luật cho phép chuyển đổi linh hoạt giữa hai hình thức hợp đồng lao động, với điều kiện việc chuyển đổi phải tuân thủ chặt chẽ quy định của Điều 12 Luật Giao dịch điện tử nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng sau chuyển đổi.

Trường hợp chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử, việc chuyển đổi được thực hiện theo khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:

• Chủ thể đã giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải được xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử, nhằm bảo đảm tính liên tục và xác định đúng chủ thể tham gia quan hệ lao động.
• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ của nội dung so với bản giấy gốc; đồng thời người ký số phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung hợp đồng sau khi chuyển đổi.
• Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID), qua đó đưa hợp đồng vào hệ thống quản lý thống nhất.

Trường hợp chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, việc chuyển đổi được thực hiện theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi này thường được áp dụng trong các tình huống cần xuất trình bản giấy để phục vụ kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động được chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý như bản gốc khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định này nhằm ngăn ngừa tình trạng chuyển đổi hình thức mang tính hình thức, không bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng.

2. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định thống nhất nguyên tắc xử lý các thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử, qua đó bảo đảm rằng mọi biến động của quan hệ lao động đều được ghi nhận đầy đủ trên môi trường điện tử.

Đối với hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử, việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện theo cùng trình tự, điều kiện như khi giao kết hợp đồng lao động điện tử ban đầu, theo quy định tại các Điều 5, 6 và 7 của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Quy định này thể hiện nguyên tắc nhất quán: thay đổi hợp đồng cũng phải tuân thủ mức độ bảo đảm pháp lý tương đương với việc giao kết hợp đồng.

Đối với hợp đồng lao động được giao kết ban đầu bằng văn bản giấy, nhưng các bên có nhu cầu thực hiện sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt thông qua hình thức thông điệp dữ liệu, thì trình tự thực hiện được xác định rõ như sau:

• Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải được chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi, các nội dung sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử mới được thực hiện theo trình tự áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử.

3. Gắn mã định danh (ID) và bảo đảm tính toàn vẹn của lịch sử giao dịch

Khoản 3 Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP nhấn mạnh yêu cầu quản lý thống nhất dữ liệu hợp đồng. Theo đó, phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, cũng như đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi, đều phải được gắn cùng mã định danh (ID) của hợp đồng lao động gốc.

Việc gắn chung ID này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp lao động khi cần thiết.

V. Hỏi – đáp nâng cao về hợp đồng lao động điện tử trong giao kết quan hệ lao động

1. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử có làm thay đổi bản chất và chế độ pháp lý của quan hệ lao động hay không?

Hợp đồng lao động điện tử chỉ là hình thức giao kết của hợp đồng lao động, không làm thay đổi bản chất pháp lý của quan hệ lao động. Dù được ký kết dưới dạng thông điệp dữ liệu hay văn bản giấy, quan hệ lao động phát sinh từ hợp đồng lao động điện tử vẫn chịu sự điều chỉnh trực tiếp và đầy đủ của Bộ luật Lao động, bao gồm các quy định về quyền, nghĩa vụ của các bên, điều kiện lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn – vệ sinh lao động, kỷ luật lao động và trách nhiệm pháp lý khi vi phạm. Do đó, việc áp dụng hình thức điện tử không làm phát sinh một “chế độ lao động riêng”, mà chỉ là phương thức hiện đại hóa việc xác lập quan hệ lao động.

2. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hợp đồng lao động điện tử có được sử dụng làm chứng cứ hợp pháp hay không?

Hợp đồng lao động điện tử, nếu được giao kết, chứng thực, lưu trữ và quản lý đúng quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Khi giải quyết tranh chấp lao động, cơ quan có thẩm quyền có thể căn cứ vào hợp đồng lao động điện tử, dữ liệu ký số, dấu thời gian, mã định danh (ID) và lịch sử giao dịch gắn liền với hợp đồng để xác định nội dung thỏa thuận, thời điểm phát sinh hiệu lực và ý chí của các bên. Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch và khả năng chứng minh trong giải quyết tranh chấp lao động.

3. Hợp đồng lao động điện tử có thể bị vô hiệu hoặc không được công nhận giá trị pháp lý trong những trường hợp nào?

Hợp đồng lao động điện tử có thể bị xem xét không có giá trị pháp lý hoặc bị tuyên vô hiệu nếu việc giao kết không đáp ứng các điều kiện bắt buộc về hình thức và trình tự theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và pháp luật về giao dịch điện tử. Các rủi ro thường gặp bao gồm: không bảo đảm việc định danh và xác thực đúng chủ thể ký kết; không sử dụng chữ ký số hợp lệ; không gắn dấu thời gian theo quy định; hoặc hợp đồng không được chứng thực thông điệp dữ liệu và gắn mã định danh (ID) theo đúng trình tự. Trong các trường hợp này, hợp đồng lao động điện tử có thể không đủ căn cứ pháp lý để chứng minh hiệu lực khi phát sinh tranh chấp hoặc khi bị kiểm tra, thanh tra.

4. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc phải gắn mã định danh (ID) không?

Việc gắn mã định danh (ID) là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. ID giúp xác lập danh tính pháp lý của hợp đồng trên Nền tảng điện tử.

Hợp đồng chưa được gắn ID chưa hoàn tất quy trình giao kết hợp lệ. Điều này ảnh hưởng đến giá trị chứng minh và khả năng quản lý dữ liệu.

5. Trong trường hợp hệ thống eContract hoặc nền tảng kỹ thuật gặp sự cố, trách nhiệm pháp lý được xác định như thế nào?

Khi hệ thống eContract hoặc hạ tầng kỹ thuật phục vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử gặp sự cố, trách nhiệm pháp lý cần được xem xét trên cơ sở nghĩa vụ của từng chủ thể theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và hợp đồng dịch vụ giữa người sử dụng lao động và nhà cung cấp eContract. Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm duy trì, khắc phục sự cố và bảo đảm khả năng chứng thực, lưu trữ dữ liệu theo phương án kỹ thuật đã đăng ký. Trường hợp sự cố kỹ thuật dẫn đến việc hợp đồng không được chứng thực, không gắn ID hoặc không thể truy xuất dữ liệu, các bên có thể đối mặt với rủi ro pháp lý trong việc chứng minh hiệu lực và nội dung của hợp đồng, đặc biệt trong bối cảnh tranh chấp hoặc kiểm tra pháp lý.

6. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử có phải tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật dân sự về chủ thể và thẩm quyền ký kết hay không?

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử không chỉ tuân theo các quy định chuyên ngành của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, mà còn phải tuân thủ các nguyên tắc chung của pháp luật dân sự về chủ thể giao kết và thẩm quyền đại diện. Theo đó, người ký kết hợp đồng lao động điện tử thay mặt người sử dụng lao động phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc là người được ủy quyền hợp pháp, với phạm vi và nội dung ủy quyền rõ ràng, còn hiệu lực tại thời điểm ký kết.

Trường hợp hợp đồng lao động điện tử được ký bởi người không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi đại diện, không được ủy quyền hợp pháp theo pháp luật dân sự, hợp đồng có thể phát sinh rủi ro bị tuyên bố vô hiệu, dù được thực hiện trên hệ thống eContract và có đầy đủ chữ ký số, dấu thời gian và mã định danh theo quy định kỹ thuật.

VII. Kết luận

Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã thiết lập khuôn khổ pháp lý rõ ràng cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Việc công nhận giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động trong bối cảnh chuyển đổi số.

Từ góc độ tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần chủ động đánh giá lại hiện trạng quản lý hợp đồng lao động và sớm chuẩn bị các điều kiện cần thiết để chuyển đổi sang hình thức giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới. Việc này bao gồm lựa chọn nhà cung cấp eContract đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và kỹ thuật, có khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; đồng thời triển khai đồng bộ chữ ký số, định danh điện tử cho người lao động và người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần rà soát, điều chỉnh và hoàn thiện các quy trình nội bộ liên quan đến việc ký kết, sửa đổi, lưu trữ và khai thác hợp đồng lao động trên môi trường điện tử. Song song với đó, việc tăng cường biện pháp bảo mật, quản trị dữ liệu và đào tạo nhân sự phụ trách là yếu tố quan trọng nhằm bảo đảm tính hợp pháp, an toàn của hợp đồng lao động điện tử, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm khả năng đáp ứng yêu cầu kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý nhà nước khi Nghị định được triển khai áp dụng trên thực tế.