Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (Luật BHXH 2024) chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong chính sách an sinh xã hội của Việt Nam. Với mục tiêu mở rộng diện bao phủ BHXH bắt buộc đến các nhóm lao động phi chính thức, Luật mới đưa chủ hộ kinh doanh và chủ doanh nghiệp/người quản lý không hưởng lương vào đối tượng tham gia. Trước bối cảnh này, một trong những thắc mắc phổ biến nhất là liệu các cá nhân trên có phải ký hợp đồng lao động với chính mình để thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH hay không.

Bài viết tổng hợp phân tích chuyên sâu, dựa trên cơ sở pháp lý và lộ trình triển khai quy định tại Luật BHXH 2024 và Nghị định số 158/2025/NĐ-CP. Hãy cùng khám phá câu trả lời chi tiết và những khuyến nghị thiết thực nhằm giúp chủ kinh doanh chủ động tuân thủ và tối ưu quyền lợi an sinh xã hội.

1. Luật BHXH 2024 và đối tượng bắt buộc: vai trò của việc “ký hợp đồng lao động”

1.1. Bối cảnh chính trị – xã hội và mục tiêu chiến lược

Việt Nam đang hướng tới mô hình an sinh xã hội đa tầng, linh hoạt và toàn diện, phù hợp với Nghị quyết số 28-NQ/TW về cải cách chính sách BHXH. Luật BHXH 2024 (41/2024/QH15), có hiệu lực từ 01/07/2025, thể hiện cam kết đưa BHXH tới mọi thành phần kinh tế, kể cả khu vực phi chính thức vốn chiếm khoảng 50% lực lượng lao động cả nước. Việc mở rộng này không chỉ nhằm bảo vệ người lao động mà còn hướng tới mục tiêu ổn định xã hội, khuyến khích tinh thần khởi nghiệp và giảm phụ thuộc vào quỹ phúc lợi công.

Luật BHXH 2024 - đối tượng bắt buộc: vai trò của việc ký hợp đồng lao động

1.2. Phạm vi áp dụng với chủ kinh doanh và cơ sở pháp lý

Luật BHXH 2024 mở rộng định nghĩa “người lao động” tại Điều 2, Khoản 1, với các điểm mới:

Điểm m: Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh đăng ký chính thức.
Điểm n: Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Quy định này cụ thể hóa danh mục đối tượng thông qua Nghị định 158/2025/NĐ-CP, quy định lộ trình và điều kiện tham gia BHXH bắt buộc. Trước đây, nhóm này chỉ tham gia theo hình thức tự nguyện hoặc không tham gia, nay trở thành bắt buộc. Cơ sở pháp lý rõ ràng cho thấy nghĩa vụ đóng BHXH xuất phát từ địa vị pháp lý (quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận kinh doanh), chứ không phụ thuộc vào việc ký hợp đồng lao động.

1.3. Phân tích bản chất của hợp đồng lao động đối với chủ kinh doanh

Bản chất Hợp đồng Lao động: Theo Bộ luật Lao động 2019, HĐLĐ quy định mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động hưởng lương, xác định mức lương, thời gian làm việc, nghỉ ngơi và các quyền lợi xã hội.
Trường hợp chủ kinh doanh: Chủ hộ kinh doanh và chủ doanh nghiệp không hưởng lương không nằm trong nhóm người lao động hưởng lương (Điểm a, Khoản 1, Điều 2 Luật BHXH 2024). Do đó, việc ký hợp đồng lao động với chính cá nhân mình không thay đổi bản chất nghĩa vụ: Họ vẫn tham gia BHXH bắt buộc dựa trên địa vị pháp lý, không phải mối quan hệ lao động.

1.4. Tác động của nhầm lẫn về hợp đồng lao động

Nhiều chuyên gia phát hiện tình trạng chủ kinh doanh hiểu sai rằng phải lập HĐLĐ mới có cơ sở đóng BHXH, dẫn đến:

Chậm trễ thực hiện nghĩa vụ, phát sinh phạt chậm đóng (12–15% số tiền phải đóng).
Thủ tục hành chính phức tạp, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Việc hiểu rõ rằng không cần ký hợp đồng lao động vừa giúp tiết kiệm thủ tục, vừa đảm bảo tuân thủ đúng tinh thần Luật BHXH 2024.

2. Chủ hộ kinh doanh có cần “ký hợp đồng lao động” để đóng BHXH không?

2.1. Căn cứ pháp lý và bản chất nghĩa vụ

Theo Luật BHXH 2024 (Điểm m, Khoản 1, Điều 2), chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh đã đăng ký kinh doanh chính thức là đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc. Nghị định số 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết lộ trình và phương thức thực hiện, khẳng định rõ nghĩa vụ này phát sinh từ tư cách pháp lý chứ không từ hợp đồng lao động. Việc tham gia BHXH cho chủ hộ kinh doanh không phụ thuộc vào việc ký hợp đồng lao động với chính mình.

2.2. Thành phần và tỷ lệ đóng góp

Chủ hộ kinh doanh tự lựa chọn mức thu nhập tháng làm cơ sở đóng BHXH, trong khung:

Tối thiểu: 1 lần mức tham chiếu (2.340.000 đồng).
Tối đa: 20 lần mức tham chiếu (46.800.000 đồng).

Tổng tỷ lệ đóng bắt buộc là 29,5%, bao gồm:

25% cho BHXH:
22% vào Quỹ hưu trí và tử tuất.
3% vào Quỹ ốm đau và thai sản.
4,5% cho BHYT.

Như vậy, chủ hộ kinh doanh đóng tối thiểu 690.750 đồng/tháng (29,5% × 2.340.000) và tối đa 13.806.000 đồng/tháng (29,5% × 46.800.000).

2.3. Quy trình đăng ký và đăng ký tự kê khai

1. Chuẩn bị hồ sơ:

Trường hợp không thuê lao động: Điền Mẫu TK1-TS.
Trường hợp có lao động thuê: Điền Mẫu TK3-TS và Mẫu D02-LT.

2. Nơi nộp:

Trực tuyến: Trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng điện tử BHXH Việt Nam (cần chữ ký số).
Trực tiếp: Tại bộ phận một cửa cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đăng ký kinh doanh.

Qua bưu chính: Gửi qua bưu điện kèm xác nhận ngày gửi.

3. Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức thuộc diện (01/07/2025 với hộ kê khai thuế).

4. Xác nhận và theo dõi: Lưu giữ biên lai, kiểm tra thông báo phản hồi của BHXH.

2.4. Lộ trình áp dụng và xử lý chuyển đổi

Giai đoạn 1 (01/07/2025): Hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp kê khai.
Giai đoạn 2 (01/07/2029): Hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp khoán.

Đối với các chủ hộ đang tham gia BHXH tự nguyện, khi Luật mới có hiệu lực, các tháng đã đóng sẽ được bảo lưu và cộng dồn. Số đóng thừa (trùng với tháng bắt buộc) sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả theo yêu cầu.

2.5. Phân tích tác động tài chính và chiến lược lựa chọn mức đóng

Chi phí hàng tháng: Khoản đóng BHXH bắt buộc là chi phí bắt buộc, nhưng được khấu trừ thuế TNCN, giảm đáng kể gánh nặng tài chính thực tế.

Quyền lợi dài hạn: Mức đóng cao hơn dẫn đến mức lương hưu và trợ cấp ốm đau, thai sản cao hơn.

Chiến lược:

Chọn mức đóng ban đầu phù hợp với dòng tiền.
Sau 12 tháng, đánh giá và điều chỉnh mức đóng để tối ưu tỷ lệ giữa chi phí hiện tại và quyền lợi lâu dài.
Lập kế hoạch phân bổ chi phí BHXH vào ngân sách kinh doanh.

Lưu ý quan trọng: Không có quy định buộc ký hợp đồng lao động với chính mình; việc hiểu đúng điểm này giúp tiết kiệm thủ tục và tuân thủ chuẩn chỉ Luật BHXH 2024.

3. Chủ doanh nghiệp và người quản lý không hưởng lương: “ký hợp đồng lao động” có cần thiết?

Chủ kinh doanh cần ký Hợp đồng lao động để đóng BHXH không?

3.1. Căn cứ pháp lý và định nghĩa đối tượng

Luật BHXH 2024 bổ sung tại Điểm n, Khoản 1, Điều 2 quy định rõ: người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng lương (như Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc không nhận thù lao) thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thủ tục kê khai thông tin và lộ trình áp dụng, nhấn mạnh nghĩa vụ này phát sinh từ địa vị pháp lý chứ không dựa trên hợp đồng lao động.

3.2. Tỷ lệ đóng

Căn cứ pháp lý Điều 1.1 tiểu mục 1 mục I Công văn 351/BHXH-QLT năm 2025

Bằng 29,5% trên mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng, bao gồm:

- Quỹ hưu trí và tử tuất: 22%.

- Quỹ ốm đau và thai sản: 3%.

- Quỹ BHYT: 4,5%.

3.3. Bản chất của việc “ký hợp đồng lao động” với chính doanh nghiệp

Không bắt buộc: Do nghĩa vụ BHXH dựa trên tư cách pháp nhân, không phụ thuộc HĐLĐ.

Thực chất HĐLĐ tự thân: Dù có ký, hợp đồng chỉ cung cấp căn cứ xác định mức lương chính thức, thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép và bảo hiểm tai nạn lao động/ BHTN cho trường hợp hưởng lương.

Việc ký hợp đồng lao động giữa người quản lý không hưởng lương và doanh nghiệp không làm thay đổi pháp lý nghĩa vụ BHXH; họ vẫn phải tự đóng 29,5% theo quy định.

3.4. Lợi ích khi chủ động ký hợp đồng lao động

Mặc dù không bắt buộc, nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn ký HĐLĐ với chính công ty để hưởng lợi:

1. Khấu trừ chi phí: Phần đóng góp của người sử dụng lao động (17,5% BHXH + 3% BHYT + 0,5% BHTNLĐ-BNN) trở thành chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Chia sẻ gánh nặng tài chính: Doanh nghiệp đóng phần chủ sử dụng, cá nhân chỉ đóng phần người lao động (8% BHXH + 1,5% BHYT), giảm áp lực.

3. Chế độ phúc lợi: HĐLĐ quy định rõ quyền lợi ốm đau, thai sản, bảo hiểm thất nghiệp và tai nạn lao động, giúp người quản lý hưởng thêm các chế độ này khi tham gia.

4. Minh bạch tài chính: Tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho báo cáo tài chính, tránh rủi ro thanh tra, kiểm toán.

3.5. Chiến lược lựa chọn hình thức tham gia BHXH

Khi không cần tối ưu thuế: Người quản lý có thể tham gia trực tiếp dưới dạng tự đóng 29,5%, tiết kiệm thủ tục nhưng gánh nặng cao.
Khi ưu tiên khấu trừ chi phí: Lập HĐLĐ, doanh nghiệp đóng phần của chủ sử dụng để tối ưu lợi ích thuế.
Khuyến nghị: Chủ doanh nghiệp nên cân nhắc cơ cấu thu nhập, chi phí đóng BHXH và lợi ích thuế, đồng thời tham vấn kế toán để lựa chọn hình thức HĐLĐ hay tự đóng phù hợp nhất.

4. Vai trò của hợp đồng lao động trong BHXH: Phân tích chuyên sâu về “ký hợp đồng lao động”

4.1. Định nghĩa chi tiết và chức năng pháp lý của hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là văn bản pháp lý được ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động, xác lập mối quan hệ làm việc theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. HĐLĐ gồm các nội dung chủ yếu:

Chức danh và vị trí công việc: Xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của bên ký hợp đồng.
Mức lương và phụ cấp: Là cơ sở để tính đóng các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và các chế độ phúc lợi.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi: Quy định cụ thể về ngày công, giờ giấc.
Các chế độ phúc lợi: Thưởng, nghỉ phép, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.

Về mặt pháp lý, HĐLĐ là cơ sở để cơ quan BHXH xác minh phạm vi đối tượng, mức đóng và thời gian đóng BHXH cho người hưởng lương.

4.2. Mối quan hệ giữa HĐLĐ và nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc

Đối với người lao động hưởng lương: NHà nước quy định bắt buộc đóng BHXH theo hợp đồng với tỷ lệ tổng cộng 32% (17,5% phần người sử dụng lao động + 14,5% phần người lao động) trên mức lương ghi trong HĐLĐ.
Đối với chủ hộ kinh doanh và quản lý không hưởng lương: Nghĩa vụ BHXH phát sinh từ địa vị pháp lý, không phụ thuộc vào HĐLĐ tự thân. Tuy nhiên, nếu ký HĐLĐ, họ sẽ được coi là người lao động hưởng lương, áp dụng quy định đóng BHXH cho nhóm này.

4.3. Trường hợp chồng chéo vai trò và xếp ưu tiên đóng BHXH

Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định thứ tự ưu tiên khi một cá nhân thuộc nhiều nhóm đối tượng:

Người lao động hưởng lương theo HĐLĐ: Ưu tiên đóng theo hợp đồng, doanh nghiệp đóng thay.
Chủ hộ kinh doanh/ký HĐLĐ tự thân: Nếu có HĐLĐ ký với doanh nghiệp của chính mình, xem như đóng theo hợp đồng.
Chủ hộ kinh doanh không ký HĐLĐ: Đóng dựa trên mức thu nhập tự chọn.

Nguyên tắc: Mỗi cá nhân chỉ đóng BHXH tại một nơi, tránh chồng chéo.

4.4. Phân tích ưu – nhược điểm của việc ký hợp đồng lao động

Ưu điểm:

Được hưởng phần đóng của người sử dụng (17,5% BHXH, 3% BHYT).
Giảm gánh nặng tài chính cá nhân.
Tích hợp đầy đủ chế độ ốm đau, thai sản, BHTN.

Lợi ích khi chủ kinh doanh ký hợp đồng lao động

Nhược điểm:

Phải thể hiện một mức lương cố định, có thể cao so với khả năng chi trả.
Phải chịu trách nhiệm kê khai và báo cáo theo quy định doanh nghiệp.
Có thể phát sinh nghĩa vụ nộp thuế TNCN cao hơn do mức lương công khai.

4.5. Khuyến nghị chiến lược về việc ký hợp đồng lao động

Đánh giá dòng tiền: Tính toán khả năng doanh nghiệp chi trả phần đóng của người sử dụng, so sánh với tự đóng 29,5%.
Xác định mục tiêu hưởng quyền lợi: Nếu ưu tiên quyền lợi thai sản, ốm đau, BHTN thì nên ký HĐLĐ.
Tư vấn chuyên nghiệp: Luôn tham vấn kế toán thuế, luật sư để thiết kế HĐLĐ phù hợp và tối ưu lợi ích cá nhân – doanh nghiệp.
Duy trì linh hoạt: Có thể chuyển đổi qua lại giữa ký HĐLĐ và tự đóng sau mỗi 12 tháng, phù hợp với tình hình tài chính.

5. Hướng dẫn thủ tục và chiến lược đóng BHXH mà không cần “ký hợp đồng lao động”

Bước 1: Xác định mô hình và lộ trình áp dụng

Nếu hộ kinh doanh kê khai thuế: Bắt buộc từ 01/07/2025.
Nếu hộ kinh doanh khoán: Bắt buộc từ 01/07/2029.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và nộp đúng hạn

Chủ hộ: Mẫu TK1-TS; nếu có lao động thuê: Mẫu TK3-TS + D02-LT.
Người quản lý DN: TK1-TS (cá nhân) + D02-LT (doanh nghiệp).

Bước 3: Lựa chọn mức thu nhập cơ sở đóng BHXH

Phạm vi: 1–20 lần mức tham chiếu (2.340.000–46.800.000 đồng).
Điều chỉnh hàng năm để cân bằng tài chính và quyền lợi.

Bước 4: Theo dõi, điều chỉnh và duy trì tuân thủ

Định kỳ kiểm tra thông báo của cơ quan BHXH.
Tính toán điều chỉnh mức đóng sau mỗi 12 tháng.
Xử lý kịp thời nếu có trùng đóng BHXH tự nguyện trước đó.

6. Khuyến nghị chiến lược cho chủ kinh doanh

Không chần chừ: Thực hiện ngay thủ tục đăng ký để tránh phạt chậm đóng.
Lên kế hoạch tài chính dài hạn: Đưa khoản đóng BHXH vào ngân sách, phân bổ hợp lý.
Xác định mức đóng tối ưu: Không chọn mức tối thiểu mặc định, cân nhắc tăng dần để bảo vệ lương hưu.
Tham khảo chuyên gia: Với trường hợp phức tạp, tìm luật sư hoặc kế toán thuế để đưa ra giải pháp tối ưu.
Cập nhật thường xuyên: Theo dõi hướng dẫn chi tiết từ BHXH Việt Nam và cơ quan thuế.

7. Kết luận

Luật BHXH 2024 đã khẳng định ký hợp đồng lao động không phải là điều kiện để chủ hộ kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp/người quản lý không hưởng lương tham gia BHXH bắt buộc. Nghĩa vụ đóng BHXH bắt nguồn từ địa vị pháp lý của họ. Tuy nhiên, việc ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp vẫn mang lại những lợi ích về mặt quản lý và thuế. Vì vậy, chủ kinh doanh nên hiểu rõ cơ sở pháp lý, thực hiện đúng lộ trình và tận dụng linh hoạt quyền chọn mức đóng để tối ưu hóa quyền lợi an sinh xã hội trong dài hạn.

Xem thêm bài viết: Doanh nghiệp giải thể, người lao động có đương nhiên bị chấm dứt hợp đồng lao động hay không?

Xem thêm video hữu ích: