Nghĩa vụ đóng bảo hiểm khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2

1. Giới thiệu chung về nghĩa vụ đóng bảo hiểm khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2

Trong bối cảnh thị trường lao động Việt Nam ngày càng linh hoạt, nhiều người lao động (NLĐ) lựa chọn ký kết đồng thời hai hoặc nhiều hợp đồng lao động với các doanh nghiệp (DN) khác nhau. Xu hướng này tạo thuận lợi về thu nhập, nhưng đặt ra thách thức trong xác định trách nhiệm đóng bảo hiểm bắt buộc cho cả NLĐ và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Khi NLĐ đã tham gia đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) tại HĐLĐ đầu tiên, các DN ký kết hợp đồng lao động thứ 2 với NLĐ cần hiểu rõ quy định tại Khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019 để thực hiện đúng nghĩa vụ chi trả thay thế hoặc đóng trực tiếp. Bài viết này cung cấp phân tích chuyên sâu, giúp doanh nghiệp nắm vững chi tiết pháp lý, thủ tục thực hành và rủi ro liên quan.

2. Khung pháp lý và nguyên tắc chung

Trước khi phân tích cụ thể nghĩa vụ tại hợp đồng lao động thứ hai, cần tổng hợp các nguyên tắc đóng các loại bảo hiểm bắt buộc:

2.1. Nguyên tắc đóng BHXH và BHTN khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2

Quy định pháp lý: Điểm a Khoản 5 Điều 85 Luật BHXH 2024 và Điều 43 Luật Việc làm 2013, hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH.

Nội dung: NLĐ có nhiều HĐLĐ chỉ đóng BHXH và BHTN tại hợp đồng lao động đầu tiên; các hợp đồng tiếp theo không thực hiện đăng ký, đóng quỹ. Nguyên tắc này giúp tránh đóng trùng và đơn giản hóa quản lý chế độ dài hạn.

2.2. Nguyên tắc đóng BHYT khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2

Quy định pháp lý: Khoản 2 Điều 13 Luật BHYT 2008 (sửa đổi 2014), hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH.

Nội dung: NLĐ đóng BHYT tại DN có mức lương cao nhất. Khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2 với mức lương vượt HĐLĐ đầu tiên, nghĩa vụ đóng BHYT chuyển sang DN thứ hai.

2.3. Nguyên tắc đóng BHTNLĐ-BNN khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2

Quy định pháp lý: Khoản 2 Điều 43 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH.

Nội dung: Mỗi NSDLĐ nơi NLĐ làm việc đều phải đóng BHTNLĐ-BNN cho HĐLĐ tương ứng, vì bảo hiểm này gắn với rủi ro tại từng môi trường lao động cụ thể.

2.4. Thay đổi nguyên tắc đóng BHYT từ 01/07/2025

Luật BHYT sửa đổi 2024: Có hiệu lực từ 01/07/2025, thống nhất nguyên tắc đóng BHYT theo hợp đồng lao động đầu tiên, tương tự BHXH và BHTN.

Tác động: Doanh nghiệp cần chuẩn bị điều chỉnh quy trình, điều này làm giảm phức tạp hành chính cho cả DN và NLĐ.

3. Phân tích nghĩa vụ của doanh nghiệp tại hợp đồng thứ hai

3.1. Giải thích “không thuộc đối tượng tham gia” bảo hiểm xã hội

Cơ sở pháp lý chi tiết:

Điều 2 Luật BHXH 2024 xác định đối tượng tham gia BHXH, song Khoản 4 Điều 85 Luật BHXH và Điều 43 Luật Việc làm 2013 quy định rõ: chỉ phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH/BHTN tại hợp đồng lao động đầu tiên.

Quyết định 595/QĐ-BHXH hướng dẫn cách ghi Mẫu D02-TS để báo giảm trừ khi NLĐ đã đóng BHXH tại đơn vị khác.

Luận giải thực tiễn:

Ở DN thứ hai, NLĐ được xem là đã hoàn thành nghĩa vụ tại DN thứ nhất. Vì vậy, hệ thống BHXH không thu bất kỳ khoản đóng nào từ DN thứ hai cho BHXH/BHTN.

Ví dụ cụ thể:

Cô A ký hợp đồng 12 tháng tại Công ty A (đã đóng BHXH). Ký thêm hợp đồng 6 tháng tại Công ty B. Công ty B khi lên danh sách báo tăng lao động phải chọn mục “giảm trừ” BHXH/BHTN trên D02-TS để tránh đóng trùng.

3.2. Chứng minh nghĩa vụ chi trả thay thế theo Điều 168.3

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019.

Tỷ lệ chi trả: Phần trách nhiệm NSDLĐ gồm:

• 14% quỹ hưu trí – tử tuất
• 3% quỹ ốm đau – thai sản
• 1% quỹ thất nghiệp
• Tổng 18% × lương tháng đóng BHXH tại hợp đồng thứ hai

Cơ chế “chống phân biệt”: bảo vệ NLĐ khi DN thứ hai tiết kiệm chi phí bảo hiểm bằng cách không đóng quỹ.

Minh họa số liệu:

Lương tháng đóng BHXH = 10 triệu đồng

Khoản thanh toán thay thế = 10,000,000 × 18% = 1,800,000 đồng

3.3 Phân biệt với trường hợp miễn trừ đóng bảo hiểm tuyệt đối

Điểm khác biệt: NLĐ nhiều hợp đồng vẫn là đối tượng tham gia BHXH chung, chỉ đóng tại hợp đồng đầu tiên; DN thứ hai chi trả thay thế để không làm mất lợi ích NLĐ.

4. Thủ tục, hạch toán và xử lý kế toán cho hợp đồng lao động thứ hai

Mục này hướng dẫn doanh nghiệp và bộ phận kế toán thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý, hạch toán hợp lý, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định thuế và tránh rủi ro trong quyết toán cuối năm.

4.1 Cách chi trả khoản tiền thay thế bảo hiểm

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019.

Tỷ lệ chi trả: Tổng 18% trên tiền lương tháng NLĐ (gồm 14% hưu trí – tử tuất, 3% ốm đau – thai sản, 1% thất nghiệp).

Bảng minh họa tính khoản chi trả:

Thời điểm thanh toán: Cùng kỳ lương hàng tháng.

Hình thức chi trả: Chuyển khoản hoặc tiền mặt (ghi rõ nội dung: chi trả khoản thay thế bảo hiểm – HĐLĐ thứ hai).

4.2 Thủ tục báo giảm, báo tăng BHXH – BHYT

1. Báo tăng (HĐLĐ đầu tiên):

Hồ sơ:

• Tờ khai TK1-TS của NLĐ;
• Hợp đồng lao động;
• Mẫu D02-TS (báo tăng lao động tham gia BHXH);
• Bảng lương và quyết định tuyển dụng nếu có.
• Cơ quan nộp: Cơ quan BHXH quản lý.
• Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ.

2. Báo giảm (tại nơi cũ nếu chuyển HĐLĐ chính sang đơn vị mới):

• Mẫu D02-TS và danh sách báo giảm lao động;

Thời hạn: Tối đa 30 ngày kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.

3. Không cần báo tăng tại HĐLĐ thứ hai:

Vì không thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc, nên doanh nghiệp thứ hai không cần lập thủ tục báo tăng.

Tuy nhiên cần có cam kết của NLĐ đã tham gia BHXH nơi khác (mẫu cam kết nội bộ hoặc bản photo thẻ BHXH).

4.3. Hạch toán kế toán và thuế thu nhập cá nhân

A. Hạch toán khoản chi trả thay thế:

Tài khoản ghi nhận:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc 154 (Chi phí sản xuất, nếu có phân bổ);
• Có TK 334 (Phải trả NLĐ) – ghi rõ khoản chi thay thế BHXH.

Phiếu chi tiền/thanh toán: Kèm theo bảng lương, hợp đồng lao động thứ hai, bảng tính khoản chi trả.

B. Xử lý về thuế TNCN:

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

“Các khoản thu nhập chịu thuế

…

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp sau:…

…

đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức.”

Như vậy, khoản chi trả thêm cho người lao động (không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) cùng lúc với kỳ lương một khoản tiền được xác định là các khoản lợi ích bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công mà người lao động được hưởng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân

C. Báo cáo quyết toán cuối năm:

Thể hiện đầy đủ trên phụ lục 05-1/BK-TNCN, phân loại nguồn thu từ hợp đồng thứ hai.

Tránh khai sai dẫn tới rủi ro bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.

4.4. Đề xuất bổ sung vào quy chế lương và quản trị nội bộ

Thêm quy định: về việc tiếp nhận NLĐ có HĐLĐ chính nơi khác.

Yêu cầu kê khai: NLĐ phải cung cấp bằng chứng đã tham gia BHXH tại nơi khác (thẻ BHXH, giấy xác nhận).

Mẫu quy định nội bộ đi kèm: có thể đính kèm form mẫu nội bộ để giảm rủi ro thanh tra lao động.

5. Quản trị rủi ro và khuyến nghị tuân thủ

5.1. Rủi ro pháp lý khi không thực hiện chi trả thay thế

Vi phạm nghĩa vụ trả lương đầy đủ: Không chi trả khoản thay thế tương đương mức đóng BHXH (18%) được xem là hành vi trả lương không đủ theo nghĩa vụ tại Điều 90 Bộ luật Lao động 2019.

Nguy cơ bị xử phạt hành chính: Theo khoản 1 Điều 6 và khoản 4 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

Mức phạt từ 6 đến 40 triệu đồng tùy số lượng NLĐ bị vi phạm.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc người sử dụng lao động trả đủ khoản tiền tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cộng với khoản tiền lãi của số tiền đó tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt cho người lao động.

Khả năng phát sinh tranh chấp lao động cá nhân: NLĐ có quyền yêu cầu thanh tra lao động can thiệp hoặc khởi kiện ra Tòa án để đòi khoản chi trả thay thế trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ.

5.2. Rủi ro nếu áp dụng sai hình thức hợp đồng (dân sự giả danh HĐLĐ)

Tái diễn sai lầm từ Hợp đồng khoán trá hình: Một số doanh nghiệp cố tình ký HĐ dân sự, thuê khoán công việc nhưng có tính chất của HĐLĐ (có sự điều hành, trả lương theo tháng), dẫn đến bị cơ quan thanh tra xác định là HĐLĐ ngụy trang.

Hậu quả pháp lý:

Bị xử phạt vi phạm hành chính: Doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính bởi hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc với mức phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng theo khoản 1 Điều 6 và điểm a khoản 7 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP trong trường hợp chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Truy cứu trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp đủ yếu tố cấu thành tội trốn đóng BHXH thì doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội này theo Điều 216 Bộ luật hình sự 2015.

5.3. Rủi ro trốn đóng thuế thu nhập cá nhân

Chi trả khoản thay thế không minh bạch:

• Nếu khoản chi trả 18% không ghi cụ thể trên bảng lương, hoặc ghi sai bản chất (thưởng, hỗ trợ), có thể gây rủi ro kê khai sai thu nhập chịu thuế.
• DN sẽ bị truy thu thuế TNCN, cộng thêm tiền chậm nộp, tiền phạt vi phạm hành chính về thuế (Thông tư 111/2013/TT-BTC và Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

5.4. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Cập nhật quy định nội bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu hợp đồng lao động thứ hai có điều khoản rõ ràng về việc không tham gia BHXH tại DN này và cam kết đã đóng ở nơi khác.

• Chi tiết hóa bảng lương: Nên thể hiện khoản 18% chi trả thay thế thành dòng riêng biệt, tên gọi rõ ràng (VD: “Chi trả thay thế BHXH theo Điều 168.3 BLLĐ”).
• Tư vấn định kỳ: Doanh nghiệp nên phối hợp với bộ phận pháp chế hoặc luật sư lao động để được cập nhật văn bản pháp luật mới, đặc biệt là từ 01/07/2025 khi Luật BHXH (sửa đổi) có hiệu lực.
• Rà soát hợp đồng và bảng lương định kỳ: Đảm bảo tất cả các hợp đồng LĐ song song đều có căn cứ, thống nhất với hồ sơ BHXH và quyết toán thuế.

6. Kết luận

Nghĩa vụ đóng bảo hiểm khi ký kết hợp đồng lao động thứ 2 đòi hỏi doanh nghiệp nắm vững quy định BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN. Điều 168.3 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ trách nhiệm chi trả thay thế, không phải là tùy chọn. Việc hiểu đúng, thực hiện chính xác và chuẩn bị cho thay đổi chính sách từ 01/07/2025 giúp DN tuân thủ, quản trị rủi ro hiệu quả và bảo vệ quyền lợi NLĐ.

Xem thêm bài viết: Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước

Xem thêm video hữu ích: