Quy định pháp luật mới nhất về lương đóng bảo hiểm xã hội

Việc tối ưu chi phí lao động thông qua cơ cấu thu nhập là bài toán phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc bóc tách tiền lương thành các khoản “phụ cấp” hay “tiền thưởng” không có tiêu chí đánh giá rõ ràng để hạ thấp lương đóng bảo hiểm xã hội đang tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn cho người sử dụng lao động.

Bài viết này phân tích vụ việc tranh chấp thực tế tại doanh nghiệp bất động sản, qua đó làm rõ căn cứ xác định lương đóng bảo hiểm xã hội và lưu ý kỹ thuật khi xây dựng quy chế thưởng.

I - Tìm hiểu về lương đóng bảo hiểm xã hội từ vụ việc thực tế

1. Phân tích thực tế vụ việc bóc tách khoản thu nhập “Ý thức chất lượng công việc”

Theo hồ sơ vụ việc, Bà H.H.M được tuyển dụng làm việc Giám đốc kinh doanh tại Công ty X (doanh nghiệp kinh doanh bất động sản). Khi giao kết hợp đồng lao động, tổng thu nhập thỏa thuận hàng tháng của người lao động đạt hơn 100 triệu đồng. Tuy nhiên, cơ cấu thu nhập được chia tách thành hai phần:

• Lương chính (lương chức danh): Chỉ ghi nhận ở mức 10.000.000 đồng/tháng (sau đó điều chỉnh tăng lên 18.000.000 đồng/tháng).
• Phụ cấp “Ý thức chất lượng công việc” (YTCLCV): Chiếm từ 88.000.000 đồng đến 107.000.000 đồng/tháng.

Trên thực tế, khoản phụ cấp YTCLCV được Công ty X chi trả định kỳ, đều đặn hàng tháng cùng kỳ trả lương. Đáng chú ý, doanh nghiệp không ban hành hệ thống chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI), không có biên bản chấm điểm hay bất kỳ tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc định kỳ nào đối với Bà H.H.M.

Khi đăng ký với cơ quan bảo hiểm, Công ty X chỉ lấy phần lương chính làm căn cứ lương đóng bảo hiểm xã hội, loại trừ toàn bộ khoản YTCLCV.

2. Bản chất pháp lý của khoản thu nhập và căn cứ tính lương đóng bảo hiểm xã hội

Xét dưới góc độ pháp lý, quy định tại Điều 90 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, cùng quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành đã phân định rõ bản chất giữa tiền lương và tiền thưởng:

• Bản chất của tiền thưởng: Thưởng là khoản tiền hoặc tài sản do người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Tiền thưởng mang tính biến động, không cố định và không mang tính chất bảo đảm đời sống hàng tháng.
• Bản chất của phụ cấp lương/khoản bổ sung (một cấu phần của tiền lương): Là các khoản chi trả bù đắp yếu tố điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc hoặc các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

Trong vụ việc trên, khoản YTCLCV được trả cố định, định kỳ, không gắn với bất kỳ kết quả đánh giá công việc cụ thể nào. Do đó, về mặt pháp lý, khoản tiền này không thể coi là tiền thưởng hay khoản thu nhập biến động, mà chính là một phần của phụ cấp lương cố định.

Việc Công ty X không đưa khoản chi trả thường xuyên này vào cấu thành lương đóng bảo hiểm xã hội là hành vi kê khai không đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị truy thu, xử phạt vi phạm hành chính, và chịu tiền lãi chậm đóng theo quy định.

II - Quy định của pháp luật và khuyến nghị cho doanh nghiệp khi xác định lương đóng bảo hiểm xã hội

1. Căn cứ xác định lương đóng bảo hiểm xã hội theo quy định

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành, lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là mức tiền lương tháng được ghi trong hợp đồng lao động của người lao động.

Khoản tiền lương này bao gồm các thành phần cụ thể:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh: Mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng.
• Phụ cấp lương: Các khoản phụ cấp nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
• Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể: Khoản tiền bổ sung cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

Do đó, việc xác định đúng lương đóng bảo hiểm xã hội giúp người lao động và người sử dụng lao động đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.

2. Các khoản tiền không tính vào lương đóng bảo hiểm xã hội

Pháp luật quy định rõ một số khoản tiền thưởng, trợ cấp, hỗ trợ không thuộc diện tính vào lương đóng bảo hiểm xã hội. Việc phân định rõ các khoản này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp pháp và tránh sai phạm khi kê khai.

Các khoản không tính vào lương đóng bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Tiền thưởng theo quy định tại Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến;
• Tiền ăn giữa ca, tiền hỗ trợ xăng xe, điện thoại, gửi xe, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
• Khoản hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người nhà kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
• Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

3. Mức trần và mức sàn áp dụng đối với lương đóng bảo hiểm xã hội

Khi kê khai lương đóng bảo hiểm xã hội, các bên phải tuân thủ giới hạn tối thiểu và tối đa theo quy định hiện hành:

• Mức sàn: Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.
• Mức trần: Không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở tại thời điểm đóng đối với bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế; không vượt quá 20 lần mức lương tối thiểu vùng đối với bảo hiểm thất nghiệp.

Việc điều chỉnh lương đóng bảo hiểm xã hội vượt quá giới hạn nêu trên sẽ không được cơ quan bảo hiểm xã hội ghi nhận.

4. Trách nhiệm pháp lý liên quan đến lương đóng bảo hiểm xã hội

Trong thực tiễn quan hệ lao động, một số doanh nghiệp (ví dụ: Công ty A) và người lao động (như trường hợp Chuyên viên Kế toán B) thực hiện hành vi kê khai mức lương đóng bảo hiểm xã hội thấp hơn thực tế nhằm giảm chi phí trích nộp. Hành vi này vi phạm nghiêm trọng quy định pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội.

Các chế tài xử lý vi phạm liên quan đến lương đóng bảo hiểm xã hội:

• Xử phạt hành chính: Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội không đủ số người thuộc diện tham gia hoặc đóng không đủ số tiền đóng bảo hiểm xã hội theo quy định sẽ bị xử phạt tiền và buộc truy nộp đủ số tiền chậm đóng, đóng thiếu cùng tiền lãi chậm đóng.
• Trách nhiệm bồi thường: Khi xảy ra các sự kiện bảo hiểm (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí), mức hưởng của người lao động căn cứ trên mức lương đóng bảo hiểm xã hội đã ghi nhận. Nếu doanh nghiệp đóng thiếu, doanh nghiệp phải bồi thường phần quyền lợi chênh lệch bị thất thoát cho người lao động.

III - Lưu ý cho doanh nghiệp khi xây dựng quy chế thưởng chuẩn pháp lý

Để vừa khích lệ hiệu suất làm việc của nhân sự, vừa đảm bảo tính hợp pháp của khoản lương đóng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau khi xây dựng quy chế thưởng:

1. Bảo đảm bản chất biến động của tiền thưởng

Tiền thưởng phải gắn liền với hai yếu tố:

• Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp theo từng kỳ (quý/năm).
• Mức độ hoàn thành công việc thực tế của từng người lao động. Doanh nghiệp tuyệt đối không cam kết trả một mức tiền thưởng cố định hàng tháng như một khoản phụ cấp mặc định mà không kèm điều kiện đánh giá.

2. Quy định rõ tiêu chí, điều kiện và mức hưởng

Quy chế thưởng phải thể hiện rõ ràng:

• Tiêu chí đánh giá (kèm hệ thống KPI, OKR hoặc định mức công việc cụ thể).
• Điều kiện được xét thưởng và các trường hợp không được hưởng thưởng.
• Công thức hoặc tỷ lệ tính mức thưởng tương ứng với các mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

3. Thực hiện hoạt động đánh giá và lưu trữ hồ sơ thực tế

Hàng tháng hoặc theo kỳ xét thưởng, doanh nghiệp phải triển khai đánh giá thực tế. Kết quả đánh giá phải được thể hiện bằng văn bản (biên bản đánh giá, phiếu chấm điểm, phê duyệt KPI) và lưu giữ đầy đủ trong hồ sơ nhân sự. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất chứng minh khoản tiền chi trả là tiền thưởng biến động, không thuộc cấu phần lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

IV - Kết luận

Việc xây dựng cơ cấu thu nhập minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tuân thủ mà còn phòng ngừa các tranh chấp lao động kéo dài. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng để bảo đảm xác định đúng lương đóng bảo hiểm xã hội, tránh nguy cơ bị xử phạt hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý.

 

Xem thêm:

Bóc tách tiền lương đóng bảo hiểm xã hội để trốn đóng: Cảnh báo nguy cơ hình sự

Quy chế lương thưởng: 03 tiêu chí phân biệt “lương hiệu suất” và “thưởng hiệu suất”

Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH: Quy định Luật BHXH 2024