Sa thải người lao động đúng luật và những điều cần biết

Trong quá trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp không tránh khỏi những trường hợp người lao động vi phạm nội quy, không tuân thủ quy trình làm việc hoặc có hành vi gây ảnh hưởng đến tài sản và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khi đó, sa thải có thể là biện pháp xử lý được đặt ra nhằm bảo đảm kỷ luật lao động và duy trì trật tự trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, rủi ro thường không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp có chứng minh được người lao động vi phạm hay không, mà còn ở cách doanh nghiệp thu thập chứng cứ, xây dựng nội quy và thực hiện thủ tục kỷ luật.

1. Sa thải người lao động là gì? Phân biệt sa thải với các hình thức chấm dứt hợp đồng lao động khác

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, xử lý kỷ luật lao động bao gồm 04 hình thức:

• Khiển trách;
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
• Cách chức;
• Sa thải.

Trong đó, sa thải là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất, được áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm thuộc những trường hợp được pháp luật quy định. Đây cũng là một trong những căn cứ làm chấm dứt hợp đồng lao động theo khoản 8 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt sa thải với đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Hai hình thức này có bản chất pháp lý và điều kiện áp dụng khác nhau.

Cụ thể, sa thải xuất phát từ hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động. Trong khi đó, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có thể xuất phát từ việc người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, doanh nghiệp gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các căn cứ khác được pháp luật quy định.

Ví dụ, một nhân viên liên tục không đáp ứng yêu cầu công việc nhưng không có hành vi vi phạm thuộc các trường hợp được phép sa thải. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xem xét các căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thay vì áp dụng hình thức kỷ luật sa thải.

2. Những trường hợp doanh nghiệp được quyền sa thải người lao động

Không phải mọi hành vi vi phạm nội quy lao động đều có thể bị xử lý bằng hình thức sa thải. Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng hình thức kỷ luật này trong 04 nhóm trường hợp sau:

Thứ nhất, người lao động có hành vi vi phạm nghiêm trọng tại nơi làm việc.

Bao gồm các hành vi:

• Trộm cắp;
• Tham ô;
• Đánh bạc;
• Cố ý gây thương tích;
• Sử dụng ma túy tại nơi làm việc.

Đối với nhóm hành vi này, doanh nghiệp cần có tài liệu, chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm và xác định được trách nhiệm của người lao động có liên quan.

Chẳng hạn, doanh nghiệp phát hiện hàng hóa trong kho bị thất thoát và nghi ngờ thủ kho có liên quan. Việc ghi nhận hàng hóa thiếu hụt hoặc phát hiện thủ kho đưa hàng ra khỏi khu vực kho chưa đương nhiên chứng minh người này có hành vi trộm cắp. Doanh nghiệp cần tiếp tục xác minh diễn biến sự việc, trách nhiệm quản lý, mục đích và các tình tiết liên quan trước khi xem xét xử lý kỷ luật.

Thứ hai, người lao động có hành vi xâm phạm bí mật, tài sản hoặc lợi ích của doanh nghiệp.

Người sử dụng lao động có thể áp dụng hình thức sa thải nếu người lao động có một trong các hành vi:

• Tiết lộ bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ;
• Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
• Gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động;
• Có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.

Đáng chú ý, đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, doanh nghiệp cần quy định cụ thể trong nội quy lao động về hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng. Việc đánh giá hành vi cần dựa trên chứng cứ và quy định nội bộ phù hợp, không thể chỉ dựa vào nhận định chủ quan của người quản lý.

Thứ ba, người lao động tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật.

Theo Điều 125 và Điều 126 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp người lao động đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật thì có thể bị sa thải.

Tái phạm được hiểu là việc người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật nhưng chưa được xóa kỷ luật theo quy định.

Theo đó, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn xóa kỷ luật của từng người lao động để xác định việc áp dụng hình thức sa thải có đáp ứng điều kiện pháp luật hay không.

Thứ tư, người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng.

Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng, cũng thuộc trường hợp có thể bị sa thải.

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, những trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm:

• Do thiên tai, hỏa hoạn;
• Bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Như vậy, khi xem xét sa thải do người lao động tự ý bỏ việc, doanh nghiệp cần kiểm tra số ngày nghỉ, thời gian cộng dồn và lý do nghỉ việc. Việc chỉ căn cứ vào bảng chấm công mà không xác minh các tình tiết liên quan có thể dẫn đến áp dụng kỷ luật không phù hợp.

3. Có hành vi vi phạm nhưng doanh nghiệp chưa chắc được quyền sa thải ngay

Ngay cả khi hành vi vi phạm thuộc một trong các trường hợp tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra người lao động có đang thuộc khoảng thời gian pháp luật không cho phép xử lý kỷ luật hay không.

Cụ thể, theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động trong các thời gian sau:

• Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý;
• Đang bị tạm giữ, tạm giam;
• Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm;
• Lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Ngoài ra, khoản 5 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

Riêng đối với lao động nữ, khoản 3 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019 còn nghiêm cấm người sử dụng lao động sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ những trường hợp pháp luật quy định ngoại lệ.

Cần phân biệt rằng, các trường hợp không được xử lý kỷ luật nêu trên không làm mất đi hành vi vi phạm đã xảy ra, nhưng hạn chế quyền xử lý kỷ luật của doanh nghiệp trong khoảng thời gian tương ứng.

4. Thời hiệu xử lý kỷ luật sa thải người lao động

Bên cạnh căn cứ sa thải, thời hiệu xử lý kỷ luật là điều kiện doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Một hành vi vi phạm có thể đủ nghiêm trọng để áp dụng hình thức sa thải, nhưng nếu đã hết thời hiệu xử lý thì doanh nghiệp không thể tùy ý ban hành quyết định kỷ luật.

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

• 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm đối với trường hợp thông thường;
• 12 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động.

Điểm cần chú ý là thời hiệu được tính từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, không phải từ ngày doanh nghiệp phát hiện hoặc xác minh được hành vi đó.

Ví dụ, một nhân viên có hành vi vi phạm nội quy lao động vào tháng 01/2026 nhưng đến tháng 09/2026 doanh nghiệp mới phát hiện. Nếu hành vi này thuộc trường hợp áp dụng thời hiệu 06 tháng thì về nguyên tắc, thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết. Ngược lại, nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính hoặc tài sản của doanh nghiệp thì thời hiệu áp dụng là 12 tháng.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định cơ chế kéo dài thời hiệu trong một số trường hợp người lao động đang thuộc khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể, nếu thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết hoặc còn dưới 60 ngày khi kết thúc các khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật, doanh nghiệp được kéo dài thời hiệu nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày kết thúc khoảng thời gian tương ứng.

5. Trình tự, thủ tục sa thải người lao động đúng quy định

Sau khi xác định hành vi vi phạm thuộc trường hợp được phép sa thải và vẫn còn thời hiệu xử lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác minh và thu thập chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm

Theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh được lỗi của người lao động.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động thu thập và lưu giữ các tài liệu liên quan như biên bản sự việc, hình ảnh camera, dữ liệu hệ thống, email, tin nhắn, lời khai của người làm chứng hoặc các tài liệu khác có giá trị chứng minh.

Việc thu thập chứng cứ cần bảo đảm tính khách quan, xác định được hành vi vi phạm, thời điểm xảy ra và trách nhiệm của người lao động. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa tài liệu phản ánh dấu hiệu vi phạm và tài liệu đủ cơ sở chứng minh hành vi vi phạm.

Bước 2: Thông báo tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự theo quy định.

Các thành phần liên quan bao gồm:

• Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý kỷ luật là thành viên;
• Người lao động bị xử lý kỷ luật;
• Người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi, nếu có;
• Người bào chữa cho người lao động, nếu có.

Thông báo phải được gửi ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành cuộc họp, đồng thời phải bảo đảm các thành phần tham dự nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.

Doanh nghiệp cần lưu lại tài liệu chứng minh việc gửi và tiếp nhận thông báo để tránh tranh chấp về thủ tục.

Bước 3: Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Cuộc họp phải được tổ chức theo đúng thời gian, địa điểm đã thông báo và bảo đảm các thành phần tham dự có cơ hội thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.

Tại cuộc họp, doanh nghiệp cần thông báo rõ hành vi vi phạm, các chứng cứ liên quan và căn cứ dự kiến áp dụng hình thức kỷ luật.

Người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động hoặc người khác bào chữa theo quy định pháp luật.

Toàn bộ diễn biến cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc. Trường hợp có người tham dự không ký biên bản thì phải ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có.

Bước 4: Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật lao động

Sau khi hoàn tất cuộc họp, người có thẩm quyền tiến hành xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định sa thải trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo quy định.

Theo điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Quyết định sa thải cần thể hiện rõ hành vi vi phạm, căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật và thời điểm có hiệu lực. Sau khi ban hành, quyết định phải được gửi đến các thành phần tham dự theo quy định.

Góc nhìn tư vấn của Y&P: Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xử lý kỷ luật, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc hoàn thiện quyết định sa thải ở bước cuối cùng. Các tài liệu từ thời điểm phát hiện vi phạm, quá trình xác minh, thông báo họp đến biên bản cuộc họp cần được lưu trữ thống nhất và có thể đối chiếu với nhau.

Chẳng hạn, nếu biên bản xác minh ghi nhận một hành vi nhưng thông báo họp và quyết định sa thải lại mô tả hành vi khác, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh tính nhất quán của hồ sơ. Vì vậy, việc kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi ban hành quyết định là một bước kiểm soát rủi ro cần thiết.

6. Những sai sót thường gặp khiến quyết định sa thải bị xác định trái pháp luật

Trong thực tế, rủi ro pháp lý không chỉ phát sinh từ việc doanh nghiệp áp dụng sai căn cứ sa thải mà còn đến từ những thiếu sót trong quá trình quản lý và xử lý kỷ luật lao động.

Một số sai sót doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gồm:

Không có căn cứ chứng minh lỗi của người lao động

Việc doanh nghiệp nhận được phản ánh, nghi ngờ hoặc phát hiện dấu hiệu vi phạm không đồng nghĩa với việc đã đủ cơ sở xử lý kỷ luật.

Nếu không có chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm và trách nhiệm của người lao động, doanh nghiệp có thể không đáp ứng được nghĩa vụ chứng minh lỗi theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.

Không có nội quy lao động hợp lệ hoặc nội quy không quy định hành vi vi phạm

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

Đồng thời, theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nội quy lao động cần quy định cụ thể hành vi vi phạm, hình thức xử lý kỷ luật tương ứng và các nội dung bắt buộc khác theo quy định pháp luật.

Đặc biệt, đối với những hành vi mà pháp luật yêu cầu phải được quy định trong nội quy lao động, việc thiếu quy định tương ứng có thể khiến doanh nghiệp không đủ căn cứ áp dụng hình thức sa thải.

Không tổ chức họp hoặc thực hiện không đúng trình tự xử lý kỷ luật

Một số doanh nghiệp chỉ thông báo bằng email, tin nhắn hoặc văn bản yêu cầu người lao động nghỉ việc mà không tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật theo quy định.

Đây là sai sót về thủ tục cần đặc biệt lưu ý. Việc người lao động thừa nhận hành vi vi phạm hoặc doanh nghiệp đã có đầy đủ chứng cứ cũng không đồng nghĩa với việc được miễn thực hiện trình tự xử lý kỷ luật.

Người không có thẩm quyền ban hành quyết định sa thải

Quyết định sa thải phải do người có thẩm quyền theo quy định pháp luật ban hành. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ thẩm quyền xử lý kỷ luật trong cơ cấu tổ chức và nội quy lao động, tránh tình trạng trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp tự ý quyết định sa thải khi không có thẩm quyền.

Áp dụng hình thức phạt tiền hoặc trừ lương thay cho xử lý kỷ luật

Theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

Đây là hành vi bị nghiêm cấm, kể cả khi người lao động thực tế có hành vi vi phạm. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức xử lý kỷ luật phù hợp với quy định pháp luật và nội quy lao động.

Ngoài ra, Điều 128 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc tạm đình chỉ công việc để xác minh vụ việc có tình tiết phức tạp cũng phải đáp ứng các điều kiện nhất định. Thời gian tạm đình chỉ không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày và người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị tạm đình chỉ là thành viên.

Từ những vấn đề trên, Y&P nhận thấy việc kiểm soát rủi ro sa thải cần được thực hiện ngay từ khâu xây dựng nội quy lao động và thiết lập quy trình quản lý nhân sự, thay vì chỉ bắt đầu khi doanh nghiệp phát sinh một vụ việc vi phạm cụ thể.

7. Quyền lợi của người lao động sau khi bị sa thải

Việc bị sa thải không đồng nghĩa với việc người lao động mất toàn bộ quyền lợi liên quan đến quá trình làm việc trước đó.

Theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, người lao động bị sa thải theo Điều 125 không thuộc trường hợp được hưởng trợ cấp thôi việc.

Tuy nhiên, theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động vẫn có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của người lao động, bao gồm:

• Tiền lương tương ứng với những ngày người lao động đã làm việc nhưng chưa được thanh toán;
• Tiền nghỉ hằng năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết theo quy định;
• Các khoản tiền khác mà người lao động được hưởng theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy định pháp luật.

Thời hạn thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi của hai bên về nguyên tắc là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Một số trường hợp đặc biệt theo khoản 2 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có thể được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Trường hợp quyết định sa thải bị xác định là trái pháp luật, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những hậu quả pháp lý liên quan đến việc giải quyết tranh chấp lao động như quyết định xử lý kỷ luật có thể bị Tòa án bác bỏ và xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 16 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Y&P Law Firm lưu ý: Doanh nghiệp không nên chỉ đánh giá rủi ro của quyết định sa thải dựa trên mức xử phạt hành chính. Chi phí thực tế có thể phát sinh còn bao gồm thời gian xử lý tranh chấp, chi phí pháp lý, ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhân sự và những hệ quả khác đối với quan hệ lao động trong doanh nghiệp.

8. Kết luận

Sa thải người lao động là quyền của người sử dụng lao động trong những trường hợp pháp luật cho phép, nhưng quyền này phải được thực hiện trong khuôn khổ các điều kiện và trình tự chặt chẽ. Từ góc độ tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Y&P Law Firm cho rằng việc phòng ngừa tranh chấp cần bắt đầu từ quá trình quản trị lao động thường xuyên, thay vì chỉ tập trung xử lý khi vi phạm đã phát sinh. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng nội quy lao động phù hợp, thiết lập quy trình tiếp nhận và xác minh vi phạm, quản lý hồ sơ nhân sự cũng như kiểm tra các điều kiện pháp lý trước khi đưa ra quyết định kỷ luật.

Xem thêm: Sa thải người lao động: Những lưu ý cho doanh nghiệp