Sa thải người lao động: Những lưu ý cho doanh nghiệp

Sa thải người lao động là hình thức kỷ luật nặng nhất theo Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019). Hợp đồng lao động chấm dứt ngay khi quyết định có hiệu lực. Vì hậu quả nghiêm trọng như vậy, pháp luật đặt ra căn cứ chặt chẽ và trình tự bắt buộc. Chỉ một sai sót về căn cứ, chứng cứ hay thủ tục cũng có thể khiến quyết định bị coi là trái pháp luật.

1. Khi nào doanh nghiệp được sa thải người lao động?

Theo Điều 125 BLLĐ 2019, doanh nghiệp chỉ được sa thải người lao động khi hành vi vi phạm thuộc một trong bốn nhóm sau:

• Hành vi xâm phạm tài sản, trật tự nơi làm việc: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc.
• Hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng: tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng đến tài sản, lợi ích của doanh nghiệp; quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo quy định trong nội quy lao động.
• Tái phạm: người lao động đã bị kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm khi chưa được xóa kỷ luật.
• Tự ý bỏ việc: 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc, mà không có lý do chính đáng.

Hành vi vi phạm còn phải được quy định trong nội quy lao động hợp pháp (nội quy bằng văn bản và đăng ký theo luật nếu doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên) hoặc trong hợp đồng lao động. Làm việc kém hiệu quả, không đạt chỉ tiêu hay bất đồng với quản lý không đương nhiên là căn cứ sa thải người lao động. Với các trường hợp này, doanh nghiệp cần cân nhắc cơ chế khác như đánh giá thực hiện công việc hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng, vốn có căn cứ và thủ tục riêng.

Những trường hợp doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật. Theo Điều 122 và Điều 137 BLLĐ 2019, không được xử lý kỷ luật người lao động đang:

• nghỉ ốm đau, điều dưỡng, hoặc nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý;
• bị tạm giữ, tạm giam;
• chờ kết quả điều tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền đối với một số hành vi nêu tại Điều 125;
• mang thai, nghỉ thai sản, hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi;
• mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi.

Ngoài ra, không được sa thải lao động nữ vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản hay nuôi con nhỏ. Điều 127 cũng cấm xâm phạm thân thể, nhân phẩm người lao động, cấm phạt tiền hoặc cắt lương thay cho kỷ luật.

2. Quy trình sa thải người lao động đúng pháp luật theo 5 bước

Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc tại Điều 122, thời hiệu tại Điều 123 BLLĐ 2019 và trình tự tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 1: Xác minh hành vi và thu thập chứng cứ. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động. Chứng cứ có thể gồm biên bản sự việc, dữ liệu chấm công, camera, thư điện tử, tài liệu nội bộ, lời khai nhân chứng. Chứng cứ cần khách quan, có nguồn gốc rõ ràng và gắn trực tiếp với hành vi bị xử lý.

Bước 2: Kiểm tra thời hiệu và điều kiện xử lý. Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi. Với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh thì thời hiệu là 12 tháng. Đồng thời, doanh nghiệp phải rà soát danh sách trường hợp không được xử lý kỷ luật nêu ở phần 1.

Bước 3: Thông báo họp xử lý kỷ luật. Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp, doanh nghiệp gửi thông báo ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự, gồm người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi. Doanh nghiệp nên lưu bằng chứng đã gửi thông báo, ví dụ biên bản giao nhận hoặc thư bảo đảm.

Bước 4: Tổ chức họp và lập biên bản. Người lao động có quyền trực tiếp giải trình, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Cuộc họp phải được lập thành biên bản và có chữ ký của người tham dự. Trường hợp có người từ chối ký, biên bản cần ghi rõ lý do. Nếu người lao động vắng mặt, doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định về thông báo lại hoặc xử lý vắng mặt tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 5: Ban hành quyết định sa thải. Quyết định do người có thẩm quyền ký, trong thời hiệu xử lý kỷ luật, và gửi đến các thành phần tham dự. Nội dung phải nêu rõ hành vi vi phạm, căn cứ pháp lý, hình thức kỷ luật và ngày có hiệu lực.

Nghĩa vụ sau khi ra quyết định. Theo Điều 34 BLLĐ 2019, người lao động bị sa thải thì hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp này người lao động không được hưởng trợ cấp thôi việc theo Điều 46. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương, tiền nghỉ phép năm chưa nghỉ và các quyền lợi khác, đồng thời hoàn tất sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian làm việc trong thời hạn theo Điều 48 BLLĐ 2019 (thông thường 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng).

3. Rủi ro khi sa thải người lao động trái luật và câu hỏi thường gặp

Trên thực tế, tranh chấp có thể phát sinh dù doanh nghiệp tin rằng người lao động đã vi phạm nghiêm trọng. Các sai sót phổ biến nhất khi sa thải người lao động gồm:

• Không đủ căn cứ: hành vi không thuộc bốn nhóm tại Điều 125 hoặc không được quy định trong nội quy lao động.
• Không chứng minh được lỗi: hồ sơ thiếu tài liệu khách quan, biên bản mô tả sơ sài.
• Sai trình tự: thông báo họp không đủ 05 ngày làm việc, thiếu thành phần tham dự, biên bản không đầy đủ.
• Quá thời hiệu: ra quyết định khi đã hết 06 hoặc 12 tháng.
• Nhầm lẫn cơ chế: sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có căn cứ, thủ tục khác nhau, không thể thay thế cho nhau.

• 

Hậu quả pháp lý. Khi quyết định sa thải bị xác định là trái pháp luật, theo thực tiễn giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp thường có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả lương và đóng bảo hiểm trong thời gian không được làm việc, bồi thường tối thiểu 02 tháng tiền lương theo hợp đồng và các khoản khác theo Điều 41 BLLĐ 2019. Bên cạnh đó là chi phí tố tụng, thời gian và tổn hại uy tín doanh nghiệp. Người lao động có thể khởi kiện ra Tòa án mà không bắt buộc qua hòa giải đối với tranh chấp về hình thức sa thải (Điều 188 BLLĐ 2019).

Doanh nghiệp có được sa thải người lao động ngay khi phát hiện vi phạm không? Không. Doanh nghiệp phải xác định căn cứ hợp pháp, chứng minh lỗi, kiểm tra thời hiệu và thực hiện đủ trình tự họp xử lý kỷ luật trước khi ban hành quyết định.

Người lao động vắng mặt thì có họp xử lý kỷ luật được không? Có thể, nếu doanh nghiệp đã thông báo đúng quy định và xử lý vắng mặt đúng theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ bằng chứng đã thông báo.

Người lao động bị sa thải có được trợ cấp thôi việc không? Không, nếu quyết định sa thải hợp pháp. Nếu quyết định bị tuyên trái pháp luật, quyền lợi của người lao động sẽ được giải quyết theo Điều 41 BLLĐ 2019.

Khi nào doanh nghiệp nên nhờ luật sư tư vấn sa thải? Khi chứng cứ phức tạp, vụ việc liên quan đến tài sản hoặc bí mật kinh doanh, thời hiệu sắp hết, hoặc người lao động thuộc nhóm được bảo vệ đặc biệt.

4. Dịch vụ tư vấn sa thải người lao động tại Công ty Luật TNHH Youth & Partners

Việc sa thải người lao động không chỉ là ký một quyết định. Đây là quy trình đòi hỏi đánh giá tổng thể về căn cứ pháp lý, chứng cứ, nội quy lao động và rủi ro tranh chấp. Đội ngũ luật sư lao động của Youth & Partners có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo phạm vi được thống nhất, gồm:

• Rà soát vụ việc: đánh giá hành vi vi phạm, căn cứ sa thải và thời hiệu xử lý kỷ luật.
• Kiểm tra hồ sơ, chứng cứ và nội quy lao động, hợp đồng lao động liên quan.
• Tư vấn trình tự: thông báo họp, tổ chức họp, lập biên bản và ban hành quyết định.
• Soạn thảo, rà soát văn bản: thông báo, biên bản họp, quyết định xử lý kỷ luật.
• Đánh giá nguy cơ tranh chấp và đề xuất phương án giảm thiểu rủi ro, kể cả phương án thay thế sa thải khi phù hợp.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với người lao động, tổ chức đại diện người lao động hoặc tham gia giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận: Sa thải người lao động đúng luật đòi hỏi ba điều: căn cứ rõ ràng, chứng cứ đầy đủ và trình tự chặt chẽ. Rà soát pháp lý trước khi ra quyết định là cách thiết thực nhất để tránh tranh chấp tốn kém.

Tham khảo thêm:

Cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu phải làm thủ tục gì?

Xử lý lao động tự ý nghỉ việc – Cẩn thận kẻo đúng lại thành sai

Lợi ích của dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên cho cá nhân